6 điều cần làm khi chuyển văn phòng

Mỗi văn phòng cho thuê đều có thời hạn sử dụng nhất định. Khi doanh nghiệp chuyển sang văn phòng mới, có rất nhiều những điều cần lưu ý. Cùng Sabay khám phá 6 điều cần làm khi chuyển văn phòng qua những chia sẻ sau đây.

Thuê văn phòng mới tại địa điểm thuận lợi

Trước khi chuyển văn phòng từ địa điểm này sang địa điểm mới, doanh nghiệp cần tìm một văn phòng khác để thay thế. Doanh nghiệp có thể tìm văn phòng mới thông qua các kênh thông tin, các mạng xã hội. Nếu không có nhiều thời gian để tự mình tìm kiếm, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của môi giới bất động sản. 

Các văn phòng tìm mới cần đáp ứng các tiêu chí về địa điểm, không gian, tiện ích cũng như phù hợp với tình hình tài chính của quý doanh nghiệp. 

Trong số những yếu tố kể trên, yếu tố quan trọng không kém chính là xác định khi nào doanh nghiệp sẽ chuyển đi, chuyển đi đâu. Việc tìm kiếm địa điểm kỹ càng rất cần thiết, nó quyết định nơi mà doanh nghiệp bạn sẽ gắn bó trong suốt một thời gian dài sau này. 

>>> Xem thêm: 5 cách bố trí cây cảnh trong văn phòng

Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Khi chuyển văn phòng, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể để tránh những sai sót trong quá trình vận chuyển. Khi lập kế hoạch này, bạn cần liệt kê rõ những thông tin liên quan đến nhân sự, vật tư, kinh phí, thời gian liên quan. Cụ thể:

• Thời gian dự kiến chuyển văn phòng là khi nào?
• Nội thất nào cần thay mới, nội thất nào cần bổ sung
• Vị trí chỗ ngồi cho các nhân sự của các phòng ban
• Dự kiến kinh phí chuyển văn phòng: kinh phí thuê nhân công, kinh phí vận chuyển, các chi phí phát sinh
• Các thủ tục, giấy tờ liên quan đến thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh nếu cần

Xác định ngày giờ chuyển văn phòng

Thời gian chuyển văn phòng của doanh nghiệp sẽ lệ thuộc vào thời hạn thuê văn phòng cũ trên hợp đồng. Đồng thời, doanh nghiệp cần xem xét văn phòng mới đã có thể chuyển đến hay chưa.

Trong một số trường hợp, việc chuyển văn phòng còn lệ thuộc vào cung mệnh cũng như phong thủy của người sáng lập. Việc chọn ngày tốt, giờ tốt để chuyển văn phòng sẽ ảnh hưởng đến tài vận và may mắn của doanh nghiệp sau khi chuyển sang văn phòng mới.

Không những thế, việc chuyển văn phòng phải đảm bảo các công việc của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng. Những lúc công việc đang dày đặc, có lịch hẹn gặp đối tác tại văn phòng thì không nên chuyển văn phòng. Tránh ảnh hưởng đến các hoạt động của công ty.

Thời gian hợp lý trong ngày để chuyển văn phòng chính là vào buổi sáng hoặc buổi trưa. Tránh chuyển văn phòng vào chiều tối vì khi đó bạn sẽ có ít thời gian để dọn dẹp và bố trí lại văn phòng mới. Bên cạnh đó, dựa theo yếu tố phong thủy thì không nên chuyển văn phòng vào buổi chiều tối.

Liệt kê tài sản và phương án vận chuyển

Khi chuyển văn phòng, việc quan trọng là phải liệt kê các tài sản, thiết bị văn phòng một cách rõ ràng và gọn gàng. Phân loại trang thiết bị, tài sản theo từng phòng ban sẽ tránh các thiết bị bị lẫn lộn và bỏ sót. Trong quá trình vận chuyển, cần đóng gói và vận chuyển phù hợp các thiết bị đã liệt kê. Đây còn là phương án để bố trí văn phòng mới sao cho phù hợp nhất.

Để chuyển văn phòng sang địa chỉ mới, bạn cần chuẩn bị các vật dụng cần thiết như thùng carton, băng dính, dây chằng….Mỗi cá nhân cần tự tháo lắp và sắp xếp đồ dùng của mình trong từng khu vực riêng. Điều này đảm bảo rằng các vật dụng của họ sẽ không bị nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển.

Phương án vận chuyển được đưa ra ngay khi liệt kê số tài sản cần chuyển đi, bao gồm quy cách đóng gói, đồ đạc nào chuyển trước, chuyển sau, chuyển bằng xe gì, ai chịu trách nhiệm theo dõi quá trình vận chuyển đồ đạc đó.

Ngoài ra, cần đánh dấu đồ đạc, thiết bị của từng nhân viên để không bị lẫn mã, sai mã tài sản tương ứng với từng nhân viên, từng phòng ban.

>>> Xem thêm: 15 loại cây để bàn làm việc hợp phong thủy

Bàn giao mặt bằng văn phòng cũ cho chủ đầu tư

Khi chuyển qua văn phòng mới, doanh nghiệp cần bàn giao lại mặt bằng văn phòng cũ cho chủ đầu tư. Bên cạnh đó, hai bên cần thực hiện các thủ tục cần thiết khi kết thúc hợp đồng thuê văn phòng. 

Trong quá trình bàn giao, những vấn đề cần sự xác nhận của các bên liên quan phải được chú ý. Tránh những vấn đề về pháp lý phát sinh sau quá trình bàn giao. 

Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê tài sản sau khi đến văn phòng mới

Công việc cuối cùng trong quá trình chuyển văn phòng chính là giám sát quá trình vận chuyển và kê khai tài sản sau khi đến văn phòng mới. Qúa trình này kéo dài từ khi đóng gói, di chuyển đồ đạc đến việc sắp xếp đồ đạc vào những vị trí đã chỉ định khi đến văn phòng mới. Việc này sẽ tránh gây hư hỏng cũng như thất lạc đồ đạc trong quá trình vận chuyển.

Sau khi đã chuyển những đồ đạc cần thiết qua văn phòng mới, bạn cần kiểm kê các tài sản đã chuyển đến đủ hay chưa. Việc kiểm kê bày căn cứ vào quá trình bạn đã liệt kê tài sản ở bước trên. Sau khi kiểm kê, bạn có thể sắp xếp, bố trí văn phòng mới theo kế hoạch của mình.

>> Xem thêm: Chức năng của văn phòng đại diện

Lưu ý khi chuyển văn phòng

Lên kế hoạch trước khi chuyển văn phòng

Trước khi chuyển văn phòng, bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho việc chuyển. Bạn cần xem xét các yếu tố về thời gian, nhân lực và vật lực đã kể trên. Thêm vào đó, một số yếu tố tâm linh, phong thủy cũng nên được quan tâm đến. Việc chuẩn bị một kế hoạch chuyển địa điểm chi tiết sẽ giúp bạn liệt kê từng công việc và phân công công việc một cách phù hợp.

Để cho quá trình chuyển đổi địa điểm kinh doanh diễn ra thuận lợi, một số nội dung cần lưu ý khi chuyển văn phòng gồm:

• Thay đổi địa chỉ  công ty trên mọi giấy tờ, website,…
• Thực hiện chuyển đổi điện thoại (nếu cần), mạng internet, nước
• Thiết kế và trang trí không gian nội thất ở văn phòng mới
• Thực hiện thuê xe chuyển văn phòng nếu công ty không có xe
• Bổ sung những đồ dùng nội thất, trang thiết bị văn phòng cho phù hợp với văn phòng mới…

Lên dự trù kinh phí trước khi chuyển văn phòng

Khi chuyển văn phòng mới, doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng, xác định chi phí và nhân lực cần thiết trong quá trình vận chuyển. Việc xác định trước các yếu tố cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian khi vận chuyển. Để vận chuyển đồ đạc qua cơ sở mới, bạn có thể tham khảo phí chuyển văn phòng tại nhiều công ty, đơn vị khác nhau. Bên cạnh đó, bạn cần chuẩn bị thêm một khoản phí riêng để tránh phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Một số yếu tố tác động đến chi phí chuyển văn phòng như:

• Loại xe thuê vận chuyển (trọng tải xe)
• Số lượng đồ đạc mà bạn cần cần vận chuyển
• Quãng đường từ điểm đi và điểm đến (khoảng cách văn phòng cũ với văn phòng mới).
• Một số chi phí khác như: chi phí cầu đường, xăng xe, chi phi BOT, gửi xe, vào bãi…

Kết luận

Trên đây là những công việc quan trọng doanh nghiệp cần lưu ý khi chuyển văn phòng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm một điểm dừng chân mới cho doanh nghiệp của bạn.

Liên hệ Sabay tại hotline 0931791122 để được tư vấn văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp bạn.

——————————————————

Địa chỉ: SABAY BUILDING

Hotline: 0931791122