Sau khi hoàn tất thủ tục thành lập công ty, giai đoạn tiếp theo đóng vai trò rất quan trọng để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đúng pháp luật. Chủ doanh nghiệp cần thực hiện một số bước cần thiết nhằm hoàn thiện hồ sơ, xây dựng bộ máy và tuân thủ quy định kinh doanh. Những việc này không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của công ty.
Hãy cùng Sabay điểm qua 4 việc quan trọng mà doanh nghiệp cần làm ngay sau khi thành lập.
Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký khai và nộp thuế điện tử
Sau khi thành lập doanh nghiệp, việc mở tài khoản ngân hàng công ty và đăng ký khai, nộp thuế điện tử là một trong các việc quan trọng sau khi thành lập công ty. Đây là bước bắt buộc để doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch tài chính, nộp lệ phí môn bài, khai thuế ban đầu, sử dụng hóa đơn điện tử, và đảm bảo tuân thủ Hệ thống pháp luật kinh doanh.
Mở tài khoản ngân hàng công ty
Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp được dùng để nhận – chi tiền, đóng bảo hiểm xã hội, nộp thuế, và giao dịch với đối tác. Để mở tài khoản, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
- Chọn ngân hàng phù hợp: Ưu tiên ngân hàng có hệ thống online mạnh, hỗ trợ doanh nghiệp tốt như Vietcombank, BIDV, MB, Techcombank…
- Chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Căn cước công dân của người đại diện pháp luật
- Con dấu công ty (nếu có)
- Biên bản họp hội đồng thành viên (với công ty TNHH nhiều thành viên)
- Ký hợp đồng mở tài khoản tại quầy hoặc mở online (nếu ngân hàng cho phép).
Sau khi được cấp số tài khoản, doanh nghiệp phải thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp không thông báo tài khoản ngân hàng, có thể bị xử phạt hành chính từ 3 – 5 triệu đồng theo quy định hiện hành.
Đăng ký khai và nộp thuế điện tử
Đây là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế điện tử thay vì nộp hồ sơ giấy. Quy trình được thực hiện như sau:
- Đăng ký tài khoản nộp thuế điện tử trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn.
- Cắm USB Token (chữ ký số điện tử) và đăng nhập bằng mã số thuế.
- Khai báo thông tin doanh nghiệp, tài khoản ngân hàng, người phụ trách kế toán.
- Gửi yêu cầu đăng ký nộp thuế điện tử đến cơ quan thuế quản lý.
Sau khi phê duyệt, doanh nghiệp có thể nộp lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN, TNCN và các khoản khác qua mạng.
Việc mở tài khoản ngân hàng và đăng ký nộp thuế điện tử giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục sau khi thành lập công ty TNHH một thành viên, phục vụ các nghĩa vụ như góp vốn điều lệ, quản lý tài chính doanh nghiệp, sử dụng hóa đơn, đăng ký hóa đơn điện tử, và báo cáo tình hình thay đổi lao động.
>>> Xem thêm: 8 việc cần làm ngay sau khi thành lập công ty (phần 1)
Đăng ký mua và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi thành lập doanh nghiệp và hoàn tất thủ tục khai thuế ban đầu, việc đăng ký mua và phát hành hóa đơn điện tử là bước quan trọng để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động hợp pháp.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC) là chứng từ được lập, gửi, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Doanh nghiệp mới cần đăng ký sớm vì:
- Là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc để xuất hóa đơn hợp lệ.
- Giúp doanh nghiệp mới thành lập thực hiện được các giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ đúng quy định.
- Giảm thiểu rủi ro bị phạt do sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc chậm phát hành.
Theo Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp chỉ được phát hành hóa đơn sau khi có chữ ký số hợp lệ và đã được cơ quan thuế chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới thành lập
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện theo các bước dưới đây, đảm bảo hoàn thiện 90% thủ tục mà không cần thuê dịch vụ bên ngoài:
Bước 1: Chuẩn bị điều kiện cần thiết
Doanh nghiệp cần có:
- Mã số thuế, tài khoản ngân hàng công ty đã kích hoạt.
- Chữ ký số điện tử (USB Token).
- Phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp được Tổng cục Thuế cấp phép (ví dụ: MISA, Viettel, VNPT, FPT…).
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
- Truy cập Cổng thông tin của Tổng cục Thuế: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
- Vào mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”, chọn Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Ký điện tử bằng USB Token và nộp hồ sơ.
- Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ phản hồi Thông báo chấp nhận hoặc từ chối (Mẫu số 01/TB-TĐT).
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp cần:
- Lập Quyết định phát hành hóa đơn.
- Tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm đã đăng ký.
- Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế qua hệ thống điện tử.
Sau khi được xác nhận, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng hợp pháp.
Nghĩa vụ góp vốn điều lệ theo thời hạn 90 ngày và thủ tục xác nhận
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu hoặc các thành viên/cổ đông sáng lập có 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để hoàn tất việc góp đủ vốn điều lệ đã cam kết. Đây là bước bắt buộc để doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, tránh bị xử phạt hoặc buộc phải giảm vốn điều lệ.
Thời hạn và hình thức góp vốn điều lệ
Trong 90 ngày kể từ ngày cấp giấy phép, doanh nghiệp phải góp đủ vốn điều lệ. Nếu góp vốn không đủ hoặc chậm, doanh nghiệp cần làm thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ để phù hợp với số vốn thực góp.
Hình thức góp vốn:
- Tùy loại hình thành lập doanh nghiệp, việc góp vốn có thể bằng:
- Tiền mặt hoặc chuyển khoản (đối với tổ chức, cá nhân trong nước).
- Tài sản như quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, vật liệu, hàng hóa.
- Ngoại tệ tự do chuyển đổi (đối với nhà đầu tư nước ngoài).
Khi góp vốn bằng tài sản, cần biên bản định giá tài sản góp vốn có chữ ký của các bên và lưu tại trụ sở doanh nghiệp.
Lưu ý cho doanh nghiệp mới thành lập
Nếu doanh nghiệp không góp đủ vốn trong thời hạn:
- Phải giảm vốn điều lệ bằng với số vốn thực góp.
- Không được chia lợi nhuận hoặc chuyển nhượng phần vốn góp chưa góp.
- Có thể bị xử lý vi phạm hành chính hoặc đình chỉ hoạt động nếu kéo dài tình trạng này.
Việc thực hiện đúng nghĩa vụ góp vốn điều lệ không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ Hệ thống pháp luật kinh doanh, mà còn tạo uy tín pháp lý và tài chính khi giao dịch, mở rộng hoạt động và vay vốn ngân hàng.
Tổ chức bộ máy kế toán
Căn cứ pháp lý
Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, mọi doanh nghiệp, công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hộ kinh doanh lớn đều phải có người phụ trách kế toán hoặc thuê đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán hợp pháp.
Bộ máy kế toán có nhiệm vụ:
- Theo dõi, ghi chép và báo cáo hoạt động tài chính.
- Thực hiện khai thuế ban đầu, kê khai thuế định kỳ, nộp lệ phí môn bài.
- Quản lý hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính và chi phí hợp lệ.
- Thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, và quản lý quỹ lương.
Nếu không bố trí kế toán đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
2 hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức tổ chức kế toán phổ biến sau:
Tổ chức kế toán nội bộ
Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và lớn, có nhiều nghiệp vụ tài chính, giao dịch thường xuyên.
Các bước thực hiện:
- Bổ nhiệm kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán có đủ trình độ, chứng chỉ hành nghề theo quy định của Hệ thống pháp luật kinh doanh.
- Xây dựng sơ đồ bộ máy kế toán nội bộ, gồm các vị trí:
- Kế toán tổng hợp
- Kế toán thuế
- Kế toán kho
- Kế toán công nợ
- Kế toán tiền lương
- Áp dụng phần mềm kế toán như MISA, FAST, Bravo hoặc ERP tùy quy mô và nhu cầu kiểm soát dữ liệu.
- Lập và lưu trữ sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, hồ sơ thuế đúng thời hạn theo quy định.
Ưu điểm:
- Chủ động trong quản lý tài chính, kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
- Dễ dàng tra soát và phân tích dữ liệu kế toán khi cần.
Nhược điểm: Chi phí nhân sự và vận hành cao, đặc biệt đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới đăng ký thành lập doanh nghiệp online.
Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài
Phù hợp: Doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ, chưa có bộ phận kế toán riêng.
Các bước thực hiện:
- Ký hợp đồng dịch vụ kế toán với đơn vị có giấy phép hành nghề hợp pháp.
- Cung cấp hồ sơ pháp lý doanh nghiệp, gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Con dấu công ty, mã số thuế, tài khoản ngân hàng
- Chứng từ kế toán ban đầu, biên bản họp hội đồng thành viên (nếu có)
Đơn vị dịch vụ kế toán thực hiện các công việc chính:
- Khai thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài (áp dụng đến hết năm 2025, từ 01/01/2026 chính thức bỏ lệ phí môn bài theo Nghị quyết 198/2024/QH15).
- Đăng ký hóa đơn điện tử, hướng dẫn sử dụng hóa đơn và quản lý tài chính doanh nghiệp.
- Báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo lao động – bảo hiểm xã hội định kỳ.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí, đảm bảo đúng hạn nộp thuế và tuân thủ quy trình thành lập doanh nghiệp.
- Giảm rủi ro sai sót, được hỗ trợ chuyên môn từ kế toán viên có kinh nghiệm thực tế.
Nhược điểm: Phụ thuộc vào đơn vị dịch vụ, hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu tài chính trực tiếp.
Đăng ký sử dụng lao động, bảo hiểm xã hội
Đăng ký sử dụng lao động
Sau khi thành lập doanh nghiệp, trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải thông báo tình hình sử dụng lao động đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính.
Hồ sơ thông báo bao gồm danh sách người lao động, thông tin về vị trí công việc, trình độ chuyên môn và loại hợp đồng dự kiến. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục này trực tiếp hoặc qua Cổng dịch vụ công trực tuyến.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng và thay đổi lao động định kỳ hàng quý. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng điều kiện tuyển dụng và quản lý nhân sự, mà còn tạo thuận lợi khi đăng ký bảo hiểm xã hội cho người lao động sau này.
Đăng ký bảo hiểm xã hội
Khi đã có danh sách lao động chính thức, doanh nghiệp phải đăng ký mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) tại cơ quan bảo hiểm địa phương.
Doanh nghiệp có trách nhiệm đóng đầy đủ các khoản BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên. Thời hạn hoàn tất thủ tục là 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động đầu tiên.
Tuân thủ đúng quy định về bảo hiểm và lao động giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính hoặc truy thu bảo hiểm, đồng thời khẳng định uy tín và trách nhiệm trong quản lý nhân sự và tài chính doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Những lưu ý luật thuế GTGT 2024 áp dụng từ 1/7/2025
Kết
Thực hiện đầy đủ các thủ tục này sẽ giúp doanh nghiệp đứng vững trong môi trường kinh tế vĩ mô, tận dụng tốt cơ hội trong hệ sinh thái khởi nghiệp, và phát triển ổn định trong dài hạn.
Hy vọng những chia sẻ của Sabay sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thành lập doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
