Lưu ý về hợp đồng thuê văn phòng dành cho doanh nghiệp

Hợp đồng thuê văn phòng dành cho doanh nghiệp có những lưu ý gì? Cùng Sabay tìm hiểu các thông tin chi tiết qua bài viết dưới đây.

Xác định người có thẩm quyền thuê văn phòng

Việc xác định người có thẩm quyền thuê văn phòng sẽ đảm bảo sự minh bạch cũng như an tâm cho người cho thuê. Xác định đúng người có thẩm quyền thuê văn phòng đảm bảo tính hiệu lực của hợp đồng cho thuê. Đồng thời tránh các tranh chấp về mặt pháp luật khi đôi bên xảy ra tranh chấp. Đối với những hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần đảm bảo danh tính của người đại diện thuê: đại diện theo pháp luật và đại diện theo ủy quyền.

Người có thẩm quyền trong việc thực hiện các thủ tục thuê văn phòng là người chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đại diện được ủy quyền. Khi làm thủ tục thuê văn phòng với người đại diện ủy quyền, thì người đại diện ủy quyền phải có cơ sở xác định thầm quyền.

>>> Xem thêm: Văn hóa doanh nghiệp và tầm quan trọng của nó với tổ chức

Một số điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, bên cạnh những điều khoản bắt buộc phải có trong hợp đồng, người đi thuê cần lưu ý các thông tin bên trong hợp đồng. Một số thông tin cần lưu ý như sau:

Diện tích thuê văn phòng

Bước đầu tiên trong quá trình thuê văn phòng chính là kiểm tra diện tích thuê văn phòng. Chủ doanh nghiệp cần lưu ý diện tích văn phòng được thuê chính xác là bao nhiêu. Hầu hết các văn phòng cho thuê hạng A, B, C chỉ tính diện tích thực tế mà khách hàng sử dụng. Tuy nhiên, điều quan trọng là diện tích văn phòng đó sẽ được đo theo phương thức nào? 

Một số phương thức đo diện tích văn phòng có thể kể đến như: 

• Đo theo tim tường và vách xung quanh văn phòng.
• Đo thông thủy, trong lòng diện tích văn phòng.
• Đo theo vách bao quanh văn phòng và mép ngoài của tường.

Thời gian thuê văn phòng và gia hạn thuê văn phòng

Theo điều khoản của bộ luật dân sự 2015. thời gian thuê phòng là do hai bên chủ cho thuê và doanh nghiệp thỏa thuận. Tùy vào nhu cầu của mỗi bên, một số mốc thời gian doanh nghiệp cần xem xét như sau:

• Ngày hợp đồng cho thuê có hiệu lực
• Ngày tính phí bắt đầu thuê. Ngày tính phí bắt đầu thuê có bao gồm khoảng thời gian chờ thi công, xây dựng hay trang trí nội thất không?
• Cách thức gia hạn hợp đồng như thế nào?
• Phải thông báo gia hạn hợp đồng trước đó trong khoảng bao lâu?

Thời gian thuê và thời hạn thuê là các yếu tố cần ghi rõ bên trong hợp đồng cho thuê văn phòng.Thời hạn thuê rất quan trọng, nếu bạn thuê dài hạn thì sẽ nhận được những ưu đãi nhất định. Ngược lại, nếu chỉ thuê trong thời gian ngắn hạn thì bạn phải chi trả một khoản phí cao hơn.

Tuy nhiên bù lại, bạn được phép trả văn phòng trong trường hợp làm ăn không tốt.

Khi thuê văn phòng, bạn nên cân nhắc tuổi đời thành lập của doanh nghiệp và định hướng trong tương lai. Nếu doanh nghiệp đã ổn định về mặt kinh tế thì việc thuê văn phòng trong dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và nhận về nhiều ưu đãi hơn.

Giá thuê văn phòng và phương thức thanh toán

Dựa theo quy định của pháp luật, hai bên có thẩm quyền sẽ tự thỏa thuận giá thuê và phương thức thanh toán hợp đồng thuê. Nếu hai bên thanh toán bằng ngoại tệ, cần lưu ý quy đổi ra tiền Việt Nam theo tỷ giá bán ra của ngân hàng nào tại thời điểm thanh toán.

Khi bàn bạc giá thuê, chủ doanh nghiệp cần lưu ý giá thuê đã bao gồm thuế VAT 10% hay các loại thuế liên quan khác hay chưa? Gía thuê đã bao gồm các chi phí như điện nước, phí sinh hoạt,..hay chưa? Giá thuê có đảm bảo tính ổn định trong suốt thời gian cho thuê hay chưa?

Khi thuê văn phòng, bên thuê cần lưu ý kĩ các khoản chi phí cần phải thanh toán theo hợp đồng. Đơn vị thuê không chỉ phải trả mỗi chi phí thuê mà còn phải trả thêm các khoản chi phí quản lý tòa nhà, các khoản phí không cố định, các khoản phát sinh khác,…Do đó, việc xem xét hợp đồng thuê văn phòng là điều rất cần thiết. Tránh trường hợp phát sinh tranh chấp về mặt tài chính sau này.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thanh toán đúng thời hạn, doanh nghiệp phải chi trả thêm phí phụ bằng bao nhiêu phần trăm cho mỗi ngày thanh toán chậm trên tổng số tiền chậm thanh toán. Nếu chậm thanh toán vượt quá một khoản tiền nhất định, bên cho thuê có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng.

>>> Xem thêm: Thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân

Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê

Trách nhiệm của bên cho thuê:

• Giao văn phòng và trang thiết bị gắn liền với văn phòng (nếu có) cho doanh nghiệp thuê theo đúng hợp đồng;
• Phổ biến cho doanh nghiệp thuê quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
• Bảo đảm cho doanh nghiệp thuê sử dụng ổn định văn phòng trong thời hạn thuê;
• Bảo dưỡng, sửa chữa văn phòng theo định kỳ hoặc theo thỏa thuận; nếu bên cho thuê không bảo dưỡng, sửa chữa nhà mà gây thiệt hại cho doanh nghiệp thuê, thì phải bồi thường;
• Tạo điều kiện cho doanh nghiệp thuê sử dụng thuận tiện diện tích thuê;
• Nộp các khoản thuế liên quan đến văn phòng đang thuê theo quy định của pháp luật (nếu có)

Trách nhiệm của bên thuê:

• Sử dụng văn phòng đúng mục đích đã thỏa thuận, giữ gìn nhà ở và có trách nhiệm trong việc sửa chữa những hư hỏng do mình gây ra;
• Trả đủ tiền đặt cọc, thuê văn phòng đúng kỳ hạn đã thỏa thuận;
• Trả tiền điện, nước, điện thoại, vệ sinh và các chi phí phát sinh khác trong thời gian thuê và trước khi thanh lý hợp đồng;
• Trả nhà cho bên cho thuê theo đúng thỏa thuận.
• Chấp hành đầy đủ những quy định về quản lý sử dụng văn phòng;
• Không được chuyển nhượng hợp đồng thuê văn phòng hoặc cho người khác thuê lại trừ trường hợp được bên cho thuê đồng ý bằng văn bản;
• Chấp hành các quy định về giữ gìn vệ sinh môi trường và an ninh trật tự trong khu vực cư trú;
• Giao lại văn phòng cho bên cho thuê trong các trường hợp chấm dứt hợp đồng quy định tại hợp đồng này.
• Chịu trách nhiệm về bất kỳ/toàn bộ sự mất mát các trang thiết bị, nội thất trong văn phòng, tài sản cá nhân.

Điều khoản chấm dứt hợp đồng

Khi thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, các bên liên quan cần lưu ý những điểm sau:

• Hợp đồng này đương nhiên chấm dứt: Vào ngày hết hạn hợp đồng; Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lụt, chiến tranh, hỏa hoạn, v.v….; Doanh nghiệp thuê không thể tiếp tục theo quy định của cấp thẩm quyền; Theo quy định khác của pháp luật.

• Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận: Nếu một trong hai bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, phải thông báo trước cho bên kia bằng văn bản ít nhất là bao nhiêu tháng và thời hạn thuê phải đạt được tối thiểu là bao nhiêu tháng.

Các điều khoản khác

Một số điều khoản khác có thể xuất hiện bên trong hợp đồng như:

• Điều khoản về việc sửa chữa, bảo dưỡng các trang thiết bị của tòa nhà, văn phòng
• Điều khoản về giải quyết tranh chấp hợp đồng
• Điều khoản về các cam kết chung giữa hai bên
• Điều khoản về thời gian hiệu lực của hợp đồng

>>> Xem thêm: 6 bước chọn tòa nhà để làm văn phòng công ty

Kết luận

Trên đây là một số lưu ý về hợp đồng thuê văn phòng dành cho doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin chúng tôi chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thuê văn phòng. Liên hệ ngay hotline 0931791122 của Sabay để được tư vấn tận tình từ đội ngũ nhân viên của chúng tôi.

——————————————————

 Địa chỉ: SABAY BUILDING

Hotline: 0931791122