Tổng hợp 7 nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả

Tổ chức cuộc họp hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có thể đạt được mục tiêu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tổ chức cuộc họp một cách đúng đắn và hiệu quả. Dưới đây là tổng hợp 7 nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả mà bạn cần biết. Cùng theo dõi ngay với Sabay!

7 Nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả

1. Tổ chức họp đúng thời điểm

Để tổ chức một cuộc họp hiệu quả, bạn cần xác định thời điểm phù hợp để các thành viên có thể tham gia đầy đủ và không bị ảnh hưởng bởi công việc hoặc những việc khác. Nếu cuộc họp diễn ra vào thời điểm không thích hợp, nó có thể sẽ không hiệu quả và không đạt được mục tiêu.

Thông thường, một cuộc họp sẽ được tổ chức nhằm đảm bảo các mục đích sau:

• Họp để cung cấp thông tin
• Họp để ra quyết định
• Họp để tìm ý tưởng
• Họp để tổng kết
• …

2. Xác định đối tượng dự họp

Trước khi tổ chức cuộc họp, bạn cần xác định rõ các đối tượng tham gia và lên danh sách gửi cho họ. Điều này giúp cho các thành viên có thể chuẩn bị trước về những vấn đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp và đưa ra ý kiến của mình một cách đầy đủ.

Hãy đảm bảo rằng những đối tượng dự họp là những thành viên chủ chốt, có khả năng đóng góp cho cuộc họp và không ảnh hưởng tới những người tham gia khác. Tùy vào mục đích và nội dung cuộc họp, số lượng người tham gia có thể duy trì từ 6-8 người hoặc nhiều hơn.

Nhìn chung, một cuộc họp sẽ đạt được hiệu quả cao nếu duy trì từ 7-10 thành viên tham gia. Điều này vừa đảm bảo tất cả các thành viên đều có cơ hội đưa ra quan điểm của mình, vừa đảm bảo cuộc họp không rơi vào trạng thái lang man, khó hiểu.

3. Chuẩn bị tài liệu của cuộc họp

Chuẩn bị tài liệu của cuộc họp trước khi diễn ra là rất quan trọng. Nó giúp cho các thành viên hiểu rõ hơn về nội dung và mục tiêu của cuộc họp, đồng thời cũng giúp cho việc thảo luận trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bên cạnh các giấy tờ cần thiết, cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị điện tử. Bạn đừng quên chuẩn bị trước những thiết bị như máy tính, máy chiếu,… Nếu những thiết bị này không có sẵn tại văn phòng hoặc gặp tình trạng hư hỏng, bạn có thể thuê thiết bị bên ngoài hoặc đầu tư một thiết bị mới cho văn phòng của mình.

Nếu doanh nghiệp bạn là Startup. văn phòng nhỏ hay ngân sách có hạn, bạn có thể sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp bên ngoài của Sabay. Chỉ với giá từ 250.000đồng/giờ, bạn có thể sở hữu phòng họp sang trọng với đầy đủ các thiết bị cần thiết: máy chiếu, máy in, TV 65 inch, bảng viết đứng,… Gọi ngay hotline 093 179 1122 của Sabay để được tư vấn chi tiết!

4. Đảm bảo đúng giờ

Điều quan trọng trong việc tổ chức cuộc họp là đảm bảo đúng giờ. Nếu bạn muốn cuộc họp của mình diễn ra hiệu quả, hãy đến đúng giờ và đảm bảo rằng các thành viên cũng đến đúng giờ. Trong bất kỳ trường hợp nào, thời gian chính là vàng bạc. Hãy đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra đúng giờ và không có ai phải chờ đợi vì sự chậm trễ của người khác. Khi đã đến thời gian họp, hãy đóng cửa và bắt đầu triển khai cuộc họp thay vì chờ đợi hoặc trì hoãn.

Ngoài thời điểm bắt đầu cuộc họp, thời điểm kết thúc cuộc họp cũng đóng vai trò quan trọng. Những người tổ chức cuộc họp cần biết cách điều phối, kiểm soát nội dung cuộc họp sao cho “vừa khít” với thời gian đã thông báo trước.

Để làm được điều này, không chỉ người chủ trì mà cả người tham gia cũng cần tiết chế, trình bày nội dung của mình một cách hợp lý. Nhờ đó, cuộc họp sẽ diễn ra hiệu quả hơn, không xuất hiện cảm giác nhàm chán và mệt mỏi.

5. Tập trung vào nội dung họp

Một trong những nguyên tắc tổ chức cuộc họp hiệu quả chính là tập trung vào nội dung cuộc họp. Trong quá trình diễn ra cuộc họp, hãy tập trung vào nội dung của cuộc họp và giữ cho cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Tránh những cuộc hội thoại không liên quan đến nội dung cuộc họp, tập trung vào chủ đề chính để có thể đạt được kết quả tốt nhất.

Ngoài ra, quá trình họp cần đảm bảo bất kỳ thành viên nào cũng được đưa ra ý kiến của mình. Điều này đảm bảo sự công bằng trong cuộc họp và tìm kiếm được nhiều giải pháp “hay ho” cho doanh nghiệp bạn.

Bên cạnh đó, bạn cần hết sức lưu ý điều phối và quản lý các thành viên tập trung vào nội dung cuộc họp. Trong cuộc họp, những thành viên cần tránh bình luận, chê bai, nói xấu những người khác. Thay vì đóng góp ý kiến hay tập trung vào cuộc họp, việc nói xấu nhau, chê bai nhau sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và thời gian của cuộc họp.

6. Bám sát chủ đề và mục tiêu của cuộc họp

Để đạt được kết quả tốt nhất, cuộc họp cần được bám sát chủ đề và mục tiêu của nó. Hãy giữ cho cuộc họp diễn ra theo kế hoạch và giữ cho các thành viên tập trung vào chủ đề và mục tiêu của cuộc họp.

Đôi khi, trong vài trường hợp thảo luận quá sôi nổi hoặc do người tham gia đang có nhiều mối bận tâm, cuộc họp sẽ bị chệch mục tiêu với vô vàn ý kiến, phản biện và đề xuất đi xa khỏi vấn đề đặt ra ban đầu. Lúc này, vị trí của người tổ chức/dẫn dắt là rất quan trọng.

Hãy khéo léo cắt bớt những luồng quan điểm lạc đề, nhắc lại mục đích chính của cuộc họp và đề nghị rằng những người có liên quan hãy có một buổi họp khác “đến nơi đến chốn” về vấn đề đó sau.

Tất nhiên, doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng có rất nhiều kế hoạch và vấn đề cần xử lý, nhưng không thể giải quyết tất cả cùng một lúc. Hãy giữ sự chuyên nghiệp và xây dựng thành công bắt đầu từ phương châm “đúng lúc – đúng người – đúng việc”.

7. Tổng kết cuộc họp

Cuối cùng, hãy tổng kết cuộc họp một cách rõ ràng và chính xác. Một cuộc họp hiệu quả và thực sự thành công là khi nó đưa ra được những quyết định chủ chốt sau quá trình thảo luận.

Điều này sẽ giúp các thành viên có thể hiểu rõ hơn về kết quả của cuộc họp và những việc cần làm tiếp theo. Đồng thời giúp cho các thành viên có thể thực hiện kế hoạch đề ra một cách hiệu quả.

>>> Xem thêm: Thủ tục chuyển nhượng vốn góp trong công ty TNHH 2TV trở lên

Lưu ý khi tổ chức cuộc họp

Ghi lại biên bản cuộc họp

Một trong những việc quan trọng khi tổ chức cuộc họp là ghi lại biên bản cuộc họp. Điều này giúp cho các thành viên có thể nhớ lại những điểm quan trọng và các quyết định được đưa ra trong cuộc họp.

Đảm bảo họp đúng giờ

Việc đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng giờ là rất quan trọng. Nếu bạn muốn cuộc họp của mình diễn ra hiệu quả, hãy đến đúng giờ và đảm bảo rằng các thành viên cũng đến đúng giờ.

Không để cuộc họp kéo dài quá mức

Cuộc họp quá lâu không chỉ gây mệt mỏi cho các thành viên mà còn làm giảm hiệu quả của cuộc họp. Vì vậy, hãy giữ cho cuộc họp diễn ra trong khoảng thời gian hợp lý để đạt được kết quả tốt nhất.

Thảo luận trước nội dung cuộc họp

Trước khi tổ chức cuộc họp, hãy thảo luận với các thành viên về nội dung và mục tiêu của cuộc họp. Điều này giúp cho các thành viên có thể chuẩn bị tốt hơn và đóng góp ý kiến trong cuộc họp một cách tốt nhất.

>>> Xem thêm: 7 bước thực hiện bảng kế hoạch kinh doanh hiệu quả

Kết luận

Như vậy, việc tổ chức cuộc họp hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng và tổ chức chặt chẽ. Tuy nhiên, nếu bạn tuân thủ đúng các nguyên tắc và lưu ý khi tổ chức cuộc họp, bạn sẽ có thể đạt được kết quả tốt nhất. Hãy lưu ý rằng việc tổ chức cuộc họp hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tăng cường sự hiệu quả trong công việc và gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.

Hy vọng những chia sẻ trên của Sabay sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tổ chức cuộc họp hiệu quả tại doanh nghiệp. Chúc bạn thành công!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 05 Cửu Long, phường 2, quận Tân Bình, TP. HCM