5+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Quản lý công việc là một yếu tố quan trọng giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tổ chức công việc hiệu quả trong môi trường văn phòng. Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm quản lý công việc đã trở thành công cụ hữu ích, giúp cải thiện sự tổ chức, giao tiếp và theo dõi tiến độ công việc. Trong bài viết này, Sabay chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn 5+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả mà nhân viên văn phòng có thể sử dụng. Mời bạn đọc cùng đón xem!

Vì sao nên quản lý công việc bằng các phần mềm?

Quản lý công việc bằng các phần mềm mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho nhân viên văn phòng.

Đầu tiên, nó giúp tăng cường sự tổ chức và quản lý thời gian. Các công cụ quản lý công việc cho phép bạn lập kế hoạch, sắp xếp và ưu tiên công việc một cách hiệu quả, từ đó giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

Thứ hai, nó cải thiện giao tiếp và cộng tác trong nhóm. Các phần mềm này cho phép bạn chia sẻ thông tin, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và tương tác với đồng nghiệp một cách dễ dàng.

Cuối cùng, nó giúp bạn theo dõi tiến độ công việc và đạt được mục tiêu dễ dàng hơn. Bằng cách có một cái nhìn tổng quan về công việc đang diễn ra và tiến độ của từng nhiệm vụ, bạn có thể điều chỉnh và thay đổi kế hoạch để đảm bảo thành công.

>>> Xem thêm: Fit Out văn phòng là gì? Kế hoạch Fit Out văn phòng chi tiết

5+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho nhân viên văn phòng

Sau đây Sabay sẽ giới thiệu những phần mềm quản lý công việc mà bạn có thể tham khảo như:

1. Phần mềm quản lý công việc – Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án trực tuyến được phát triển bởi Fog Creek Software vào năm 2011.

Trello cung cấp giao diện trực quan và linh hoạt, cho phép bạn tạo ra các bảng, danh sách và thẻ để tổ chức công việc theo cách tùy chỉnh của bạn.

Bạn có thể dễ dàng kéo và thả các thẻ giữa các danh sách, gán nhãn, đặt hạn chế thời gian, và thêm bình luận cho từng nhiệm vụ. Chỉ cần nhìn vào giao diện, bạn có thể dễ dàng quản lý và nắm bắt được tiến độ dự án cũng như nội dung công việc của mình.

Ngoài ra, Trello còn hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác như Slack và Google Drive, giúp tạo ra sự kết nối liền mạch giữa các công cụ khác.

Một điểm trừ của Trello chính là công cụ này chỉ dùng để quản lý, lưu trữ thông tin, không có tính năng chat nhóm, không có báo cáo công việc và quản lý thời gian hiệu quả.

Dù sở hữu một số nhược điểm nêu trên, Trello vẫn là công cụ hữu ích dành cho các nhân viên văn phòng trong việc quản lý công việc.

2. Phần mềm quản lý công việc – Asana

Asana là một phần mềm quản lý công việc trực tuyến được phát triển vào năm 2008 bởi Dustin Moskovitz, người đồng sáng lập Facebook. Đây được xem là một phần mềm quản lý dự án, công việc và nguồn lực khá tối ưu, đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc của công ty,

Asana cung cấp một giao diện dễ sử dụng và tương tác, cho phép bạn tạo ra các dự án, nhiệm vụ, và danh sách công việc. Bạn có thể giao việc, đặt hạn chế thời gian, theo dõi tiến độ và thảo luận với đồng nghiệp trong từng nhiệm vụ.

Asana sở hữu nhiều tính năng hữu ích như Timeline, giúp bạ theo dõi tiến độ công việc, ngày hết hạn và tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Bạn có thể kết hợp Timeline với Instagantt hoàn toàn miễn phí để theo dõi tiến độ trực quan của công việc.

Để sử dụng thêm nhiều tính năng hữu ích khác, bạn có thể nâng cấp bản miễn phí lên Premium với giá từ 9.99$/tháng. Với phiên bản này, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm, thêm các trường tùy chỉnh cho dự án,… Những tính năng này không chỉ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả mà còn giúp người quản lý có thể theo dõi tổng thể dự án một cách khách quan, đầy đủ hơn.

3. Phần mềm quản lý công việc – Calendar

Calendar là một ứng dụng lịch trực tuyến được phát triển bởi công ty Calendar, Inc.

Calendar cung cấp một giao diện lịch trực quan và dễ sử dụng, cho phép bạn lên kế hoạch, sắp xếp và chia sẻ lịch công việc của mình.

Bạn có thể tạo sự kiện, đặt lịch hẹn, đặt nhắc nhở, và chia sẻ lịch với đồng nghiệp. Đồng thời, bạn có thể thiết lập thông báo, nhận thông tin từ các sự kiện quan trọng, chia sẻ lịch trình của mình với những người bạn cùng nhóm và thiết lập nhắc nhớ các công việc cần làm,…

Ngoài ra, Calendar còn tích hợp tính năng tự động gợi ý thời gian hợp lý cho các cuộc họp dựa trên sự khả dụng của mọi người trong nhóm.

4. Phần mềm quản lý công việc – Slack

Slack là một nền tảng trò chuyện và cộng tác trực tuyến được phát triển bởi Slack Technologies.

Slack cho phép bạn tạo ra các kênh trò chuyện, nhóm làm việc, và giao tiếp nhanh chóng với đồng nghiệp. Bạn có thể gửi tin nhắn, chia sẻ tệp, và thực hiện cuộc trò chuyện video hoặc âm thanh trong thời gian thực.

Một trong những tính năng nổi bật của Slack chinh là tích hợp với các dịch vụ nhắc nhở để đặt lịch nhắc nhở cho các công việc cần làm. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng Slack để tạo các mẫu thông báo, tự động thông báo cho các thành viên trong nhóm.

Slack cũng hỗ trợ tích hợp các công cụ và ứng dụng khác như Google Drive, Trello, và Asana, giúp bạn kết nối và quản lý công việc một cách thuận tiện.

5. Phần mềm quản lý công việc – 1Office

1Office là một phần mềm được thiết kế để quản lý các loại văn bản hành chính, công tác điều hành và lưu trữ với mục tiêu là cải tiến các quy trình quản lý văn bản của các đơn vị; tự động hóa các quy trình xử lý văn bản, nâng cao hiệu quả trong việc tìm kiếm và tra cứu dữ liệu.

1Office cung cấp một giao diện đơn giản và trực quan, cho phép bạn tạo, phân loại và quản lý công việc dễ dàng. Bạn có thể giao việc, đặt hạn chế thời gian, ghi chú và theo dõi tiến độ công việc.

Ngoài ra, 1Office còn cung cấp tính năng lịch trình, gửi thông báo và báo cáo tổng quan về tiến độ công việc.

Với phần mềm này, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý và đơn giản hóa các quy trình làm việc của toàn bộ hệ thống.

6. Phần mềm quản lý công việc – Base Wework

Base Wework là một phần mềm quản lý công việc và cộng tác trực tuyến được phát triển bởi Wework.

Base Wework cung cấp một giao diện tương tác và dễ sử dụng, cho phép bạn tạo, phân loại và giao việc một cách linh hoạt. Bạn có thể quản lý dự án, ghi chú, đặt hạn chế thời gian và tương tác với đồng nghiệp trong từng nhiệm vụ.

Ngoài ra, Base Wework còn tích hợp tính năng ghi âm, tạo cuộc họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu.

Một điểm không biết nên gọi là ưu hay nhược điểm của phần mềm này chính là nó chưa liên kết với các đối tác dịch vụ khác. Khi sử dụng phần mềm này, bạn có thể hoàn toàn làm việc độc lập với các công cụ khác.

Hiện nay, Base Wework đang ngày càng được hoàn thiện. Trong quá trình hoạt động, phần mềm này vẫn còn một số lỗi gây gián đoạn quá trình sử dụng của khách hàng. Đội ngũ Basa Wework vẫn đang cố gắng để mang đến trải nghiệm tốt nhất dành cho khách hàng của họ.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Khi sử dụng phần mềm quản lý công việc, hãy nhớ:

• Hiểu được các tính năng và công dụng của phần mềm: Để sử dụng hiệu quả các phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu những tính năng cụ thể và lựa chọn phần mềm phù hợp với công việc của mình.
• Nắm chắc cách sử dụng phần mềm: Phần mềm quản lý công việc chỉ thực hiện tốt khi bạn biết cách khai thác các tính năng của nó. Khi nắm chắc sử dụng các phần mềm, bạn có thể hạn chế sai sót trong quá trình sử dụng, những dữ liệu nhập vào sẽ không sai sót. Đồng thời, việc nắm chắc cách sử dụng đảm bảo mọi thành viên tham gia trong phần mềm đó đều biết cách sử dụng, vận dụng linh hoạt và hiệu quả.
• Cẩn trọng khi nhập liệu: Dù có sự hỗ trợ từ phần mềm, bạn vẫn phải thao tác thủ công việc nhập liệu nội dung và thông tin. Để tránh các sai sót, quá trình nhập liệu cần được thực hiện chính xác.
• Nhất quán giữa các thành viên: Một phần mềm công việc được sử dụng bởi một phòng ban hoặc cho toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì thế, để công việc được thuận lợi, toàn bộ thành viên đang sử dụng phần mềm phải nhất uqans trong mọi vấn đề.

>>> Xem thêm: Những điều cần biết về hóa đơn cho thuê văn phòng

Kết luận

Với sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý công việc, bạn, phòng ban của bạn hoặc toàn bộ doanh nghiệp có thể hoạt động đơn giản, logic và hiệu quả hơn. Hy vọng những chia sẻ trên của Sabay sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm và sử dụng phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Cùng theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích khác bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 05 Cửu Long, phường 2, quận Tân Bình, TP.HCM