Vietnamese
Chinese (Simplified)
English
Japanese
KoreanKhi tiến hành các giao dịch dân sự, từ mua bán nhà đất, ký kết hợp đồng đến xác nhận tài liệu cá nhân, việc đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch là yếu tố then chốt. Văn phòng công chứng, với vai trò không thể thiếu trong hệ thống pháp lý, đóng vai trò quan trọng trong việc chứng nhận và xác thực các tài liệu, hợp đồng, bảo vệ quyền lợi cho các bên liên quan.
Cùng Sabay tìm hiểu văn phòng công chứng cùng các nội dung liên quan đến văn phòng công chứng qua những chia sẻ sau bạn nhé!
Mục lục bài viết
Văn phòng công chứng là gì?
Khái niệm
Theo quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng là cơ sở hành chính có nhiệm vụ chứng nhận tính hợp pháp của các tài liệu, giao dịch và hợp đồng theo quy định của pháp luật. Được quản lý bởi một hoặc nhiều công chứng viên, văn phòng công chứng đảm bảo các giao dịch dân sự được thực hiện đúng pháp luật, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.
Đặc điểm
Văn phòng công chứng có một số đặc điểm nổi bật sau:
- Con dấu riêng: Văn phòng công chứng có con dấu riêng được khắc sau khi có quyết định thành lập. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo quy định pháp luật về con dấu.
- Tối thiểu hai công chứng viên: Mỗi văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
- Tài khoản ngân hàng riêng: Văn phòng công chứng có tài khoản ngân hàng riêng, hoạt động tài chính tự chủ dựa trên nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Không có thành viên góp vốn: Trưởng Văn phòng công chứng, người đại diện theo pháp luật, phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng và đã có ít nhất 2 năm kinh nghiệm hành nghề.
>>> Xem thêm: MBTI là gì? 16 nhóm tính cách theo mô hình MBTI
Cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng
Theo quy định tại Điều 22 của Luật Công chứng, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công chứng được quy định như sau:
- Để được cấp phép hoạt động, Văn phòng công chứng phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh. Trưởng Văn phòng công chứng sẽ là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng.
- Để trở thành Trưởng Văn phòng công chứng, ứng viên phải là một trong các công chứng viên hợp danh và có ít nhất hai năm kinh nghiệm hành nghề trong lĩnh vực công chứng.
Chức năng và vai trò của văn phòng công chứng
Chức năng
Văn phòng công chứng sở hữu các chức năng của một tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm:
- Chức năng xác thực, xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các hợp đồng, giấy tờ giao dịch dân sự dưới dạng văn bản cùng các loại giấy tờ khác.
- Văn phòng công chứng và công chứng viên có trách nhiệm đảm bảo an toàn cho các bên liên quan khi thực hiện các giao dịch cũng như ký kết hợp đồng.
Những văn bản cần công chứng sẽ do cá nhân và các tổ chức tự nguyện yêu cầu được công chứng. Do đó, văn phòng công chứng sẽ hạn chế tối thiểu và phòng ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro khi tranh chấp xảy ra. Lúc này, quyền lợi và lợi ích của cá nhân, tổ chức công chứng cũng được bảo vệ, góp phần xây dựng một xã hội ngày càng phát triển ổn định và bền vững.
Vai trò
Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng đối với cá nhân, tổ chức thực hiện công chứng cùng nhà nước và chính văn phòng giao dịch, cụ thể:
Đối với các bên tham gia công chứng
- Văn phòng công chứng giúp các cá nhân, tổ chức tham gia công chứng một cách nhanh chóng, thuận lợi và hợp pháp.
- Những quyền lợi và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia công chứng được đảm bảo một cách tối ưu nhất.
- Qúa trình công chứng sẽ trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn khi có nhiều địa điểm công chứng. Lúc này, các bên tham gia công chứng có thể tiết kiệm thời gian và công sức để lựa chọn địa điểm công chứng phù hợp với nhu cầu của mình.
Đối với nhà nước
- Văn phòng công chứng có vai trò san sẻ gánh nặng giúp Nhà nước về số lượng hồ sơ cần giao dịch hằng ngày.
- Công cuộc này hỗ trợ tích cực trong việc đẩy mạnh các quy trình pháp chế CNXH, phát huy tối đa và hiệu quả các nguồn lực pháp lý trong toàn xã hội.
Đối với văn phòng công chứng
- Sở hữu khoản thù lao để chi trả cho các hoạt động vận hành của văn phòng và nhân viên công chứng theo quy định của Pháp luật.
Phân biệt phòng công chứng và văn phòng công chứng
| Tiêu chí | Phòng công chứng | Văn phòng công chứng |
|---|---|---|
| Căn cứ pháp lý | Căn cứ tại khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014. | Căn cứ tại khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014. |
| Hình thức thành lập | – Là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp. – Có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng. – Do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập. (Khoản 1, 2 Điều 19 Luật Công chứng 2014) | – Được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. – Phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. – Không có thành viên góp vốn. (Khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014) |
| Người đại diện | – Trưởng phòng công chứng. – Trưởng phòng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. (Khoản 2 Điều 19 Luật Công chứng 2014) | – Trưởng Văn phòng công chứng. – Trưởng Văn phòng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. (Khoản 1 Điều 22 Luật Công chứng 2014) |
| Tên gọi | – Bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập. (Khoản 3 Điều 19 Luật Công chứng 2014) | – Phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng, do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận. – Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc. (Khoản 3 Điều 22 Luật Công chứng 2014) |
Thủ tục thành lập văn phòng công chứng
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng công chứng
Để thành lập Văn phòng công chứng, các công chứng viên cần chuẩn bị hồ sơ gửi đến UBND cấp tỉnh để xem xét và quyết định.
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết, tổ chức dự kiến, tên gọi, nhân sự, địa điểm trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
Quy trình đăng ký hoạt động văn phòng công chứng
Quy trình thành lập Văn phòng công chứng bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị thành lập
Người có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng chuẩn bị hồ sơ theo quy định và nộp đến cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Xem xét hồ sơ
Trong vòng 20 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét và quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
Nếu từ chối, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 3: Đăng ký hoạt động
Trong vòng 90 ngày kể từ khi nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi đã cấp phép thành lập.
Bước 4: Thông báo nội dung đăng ký hoạt động
Trong vòng 10 ngày kể từ khi cấp hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản đến các cơ quan liên quan và Ủy ban nhân dân nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.
Bước 5: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động
Trong vòng 30 ngày kể từ khi cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng phải đăng thông tin trên báo trung ương hoặc địa phương trong ba số liên tiếp về tên, địa chỉ, công chứng viên, và ngày bắt đầu hoạt động.
Nếu được cấp lại giấy đăng ký, việc đăng báo phải tuân theo quy định hiện hành.
Phí công chứng hồ sơ hiện nay
Trường hợp cần công chứng
Có 2 trường hợp cần thực hiện công chứng, cụ thể:
- TH1: Các bên liên quan là cá nhân, tổ chức có giao kết hợp đồng và có nhu cầu công chứng giấy tờ một cách tự nguyện. Ví dụ: Căn cước công dân, Sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh,…
- TH2: Các loại hợp đồng dân sự và giấy tờ cần phải công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành (bắt buộc). Ví dụ: Hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng cho tặng bất động sản, thế chấp nhà ở; hợp đồng trao đổi tài sản; văn bản thừa kế nhà sở, quyền sử dụng đất; di chúc; hợp đồng chuyển nhượng mua bán nhà ở thương mại,…
Phí công chứng hồ sơ
Theo Thông tư 257/2016/TT-BTC, mức thu phí công chứng được áp dụng đồng nhất cho cả Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Đối với Văn phòng công chứng, mức thu phí đã bao gồm thuế giá trị gia tăng theo quy định.
Các loại hồ sơ không được công chứng
Có 6 giấy tờ không được chứng thực bản sao, chính là:
- Bản chính bị tẩy xóa, chỉnh sửa, thêm bớt nội dung: Các sửa đổi làm thay đổi bản chất hoặc thông tin gốc của tài liệu.\
- Bản chính bị hư hỏng hoặc cũ nát: Tài liệu không còn đủ rõ ràng để xác định nội dung hoặc bị mất các phần quan trọng.
- Bản chính có dấu mật hoặc yêu cầu không sao chụp: Tài liệu có dấu mật của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền, hoặc có ghi chú rõ ràng rằng không được sao chép.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật hoặc vi phạm đạo đức xã hội: Tài liệu chứa thông tin tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống lại chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử dân tộc, xúc phạm danh dự hoặc quyền lợi của cá nhân, tổ chức, hoặc vi phạm quyền công dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp nhưng chưa hợp pháp hóa lãnh sự: Tài liệu chưa được chứng nhận hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, văn bản tự lập không có xác nhận: Tài liệu do cá nhân soạn thảo mà không có xác nhận hoặc đóng dấu của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền.
>>> Xem thêm: 7+ app đăng tin bất động sản phổ biến
Kết luận
Văn phòng công chứng đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi trong giao dịch dân sự. Việc hiểu rõ cơ cấu, chức năng, quy trình thành lập và nắm bắt thông tin về phí công chứng giúp thực hiện giao dịch hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý.
Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích bạn nha!
SABAY – VĂN PHÒNG CHO THUÊ
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM
