Từ 01/01/2026, nhiều hộ kinh doanh sẽ chuyển từ thuế khoán sang cơ chế kê khai thuế theo doanh thu thực tế theo quy định của Pháp luật thuế. Sự thay đổi này yêu cầu hộ kinh doanh chuẩn bị sổ sách, chứng từ, hóa đơn điện tử và sử dụng công cụ như phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hoặc Phần mềm HTKK mới nhất trên Hệ thống thuế quốc gia.
Dưới đây là 7 bước hộ kinh doanh cần chuẩn bị khi chuyển sang kê khai từ năm 2026 để thực hiện đúng quy định. Bạn đọc cùng theo dõi với Sabay nhé!
7 Bước hộ kinh doanh cần chuẩn bị khi chuyển sang kê khai từ năm 2026
Từ năm 2026, nhiều hộ kinh doanh sẽ chuyển từ cơ chế thuế khoán sang kê khai thuế theo quy định của Pháp luật thuế. Việc chuyển đổi này giúp tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính, đồng thời giúp cơ quan thuế quản lý nguồn thu cho Ngân sách nhà nước hiệu quả hơn. Vì vậy, hộ kinh doanh cần chuẩn bị sớm để hiểu rõ HKD kê khai thuế như thế nào và tránh sai sót khi thực hiện nghĩa vụ thuế.
Quy trình chuyển đổi không quá phức tạp nếu thực hiện theo từng bước rõ ràng. Người kinh doanh cần chuẩn bị dữ liệu, chứng từ, sổ sách và sử dụng các công cụ như phần mềm hỗ trợ kê khai thuế hoặc Phần mềm HTKK mới nhất do Hệ thống thuế quốc gia cung cấp. Khi thực hiện đúng quy trình, hộ kinh doanh có thể chủ động trong kế toán thuế, thực hiện Cách kê khai thuế GTGT qua mạng, theo dõi Lịch nộp tờ khai thuế quý, và Tra cứu thông báo từ cơ quan thuế.
Có 7 bước quan trọng bạn cần lưu ý, bao gồm:
Bước 1: Xác định nhóm quy mô kinh doanh
Hộ kinh doanh cần xác định quy mô hoạt động để biết mình thuộc nhóm nào trong hệ thống quản lý thuế. Đây là bước đầu trong cách kê khai thuế hộ kinh doanh.
Các yếu tố cần xem xét gồm:
– Doanh thu trung bình năm
– Số lượng lao động
– Lĩnh vực kinh doanh
– Hình thức thanh toán
Sau khi xác định quy mô, HKD sẽ biết nghĩa vụ đối với các loại thuế như:
– Thuế giá trị gia tăng
– Thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế thu nhập cá nhân
Việc xác định đúng quy mô giúp lựa chọn phương pháp kê khai thuế phù hợp và chuẩn bị chứng từ kế toán chính xác.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn kê khai thuế hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi
Hộ kinh doanh cần kiểm kê toàn bộ hàng hóa trước khi áp dụng phương pháp kê khai thuế.
Quy trình thực hiện:
- Lập danh sách hàng tồn kho.
- Ghi số lượng và giá trị từng loại hàng.
- Đối chiếu với chứng từ mua hàng.
- Lưu bảng kiểm kê để phục vụ kế toán thuế.
Bảng kiểm kê giúp HKD kiểm soát dòng tiền và hỗ trợ quản lý tài chính khi thực hiện kê khai.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Từ năm 2026, nhiều hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Pháp luật thuế.
Các bước đăng ký:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn trên Hệ thống thuế quốc gia.
- Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Kết nối dữ liệu với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế.
- Kiểm tra trạng thái đăng ký và Tra cứu thông báo.
Hóa đơn điện tử giúp quản lý doanh thu và hỗ trợ việc Cách kê khai thuế GTGT qua mạng.
Bước 4: Chuẩn bị sổ sách kế toán
Hộ kinh doanh cần lập sổ sách cơ bản để phục vụ kế toán thuế.
Các loại sổ cần có:
– Sổ doanh thu
– Sổ chi phí
– Sổ hàng tồn kho
– Sổ quỹ tiền mặt
Sổ sách giúp theo dõi dòng tiền, hỗ trợ quản trị doanh nghiệp, và chuẩn bị dữ liệu cho Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN hoặc các báo cáo thuế khác.
Bước 5: Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, thuế
Trong một số trường hợp, HKD cần cập nhật lại thông tin với cơ quan quản lý.
Các nội dung có thể phải điều chỉnh:
– Địa chỉ kinh doanh
– Ngành nghề kinh doanh
– Phương thức nộp thuế
– Thông tin người đại diện
Việc cập nhật giúp dữ liệu trên Hệ thống thuế quốc gia chính xác và hỗ trợ thực hiện Thủ tục khai thuế doanh nghiệp mới nếu có kế hoạch chuyển đổi mô hình kinh doanh.
Bước 6: Đăng ký tài khoản ngân hàng riêng
Hộ kinh doanh nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh.
Các bước thực hiện:
- Chọn ngân hàng phù hợp.
- Mở tài khoản đứng tên chủ hộ kinh doanh.
- Sử dụng tài khoản cho giao dịch bán hàng và thanh toán chi phí.
Tài khoản riêng giúp kiểm soát dòng tiền và phục vụ quản lý tài chính minh bạch khi thực hiện kê khai thuế.
Bước 7: Khai thuế với hoạt động kinh doanh
Sau khi chuẩn bị đầy đủ dữ liệu và hệ thống, hộ kinh doanh cần bắt đầu thực hiện kê khai thuế định kỳ.
Quy trình cơ bản:
- Cài đặt Phần mềm HTKK mới nhất.
- Nhập dữ liệu doanh thu và chi phí.
- Lập tờ khai theo Lịch nộp tờ khai thuế quý.
- Nộp tờ khai qua hệ thống thuế điện tử.
- Tra cứu thông báo phản hồi từ cơ quan thuế.
Các công việc thường gặp gồm:
– Cách kê khai thuế GTGT qua mạng
– hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân
– Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN
Nếu chưa quen với quy trình, hộ kinh doanh có thể sử dụng dịch vụ hỗ trợ kê khai thuế hoặc hỗ trợ kê khai thuế mới nhất từ đơn vị tư vấn chuyên về kế toán thuế.
Hồ sơ kê khai thuế của hộ kinh doanh áp dụng từ năm 2026
Căn cứ Quyết định 3389/QĐ-BTC năm 2025 về hệ thống biểu mẫu khai thuế, từ 01/01/2026 hộ kinh doanh phải chuẩn bị hồ sơ khai thuế theo từng phương thức nộp thuế. Mỗi trường hợp sẽ có mẫu tờ khai và chu kỳ kê khai khác nhau.
Trường hợp hộ kinh doanh thuộc diện khoán thuế
Đối với HKD vẫn áp dụng phương pháp khoán, hồ sơ khai thuế khá đơn giản.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
– Tờ khai thuế mẫu 01/CNKD theo quy định của cơ quan thuế.
Chu kỳ khai thuế:
– Thực hiện 1 lần mỗi năm, theo kỳ tính thuế năm.
Hộ kinh doanh chuyển sang cơ chế tự kê khai
Khi hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai thuế, hồ sơ sẽ chi tiết hơn để xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế.
Thành phần hồ sơ gồm:
– Tờ khai mẫu 01/CNKD.
– Phụ lục 01-2/BK-HĐKD, bảng kê hoạt động kinh doanh dùng để xác định doanh thu tính thuế.
Chu kỳ kê khai:
– Thuế GTGT và thuế TNCN được khai theo tháng hoặc theo quý, tùy theo quy mô và mức doanh thu theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
Hồ sơ thuế đối với trường hợp chuyển đổi thành doanh nghiệp
Nếu HKD đăng ký thành lập doanh nghiệp, việc khai thuế sẽ thực hiện theo các sắc thuế áp dụng cho doanh nghiệp.
Các loại tờ khai chính gồm:
– Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): mẫu 02/TNDN, 03/TNDN và phụ lục kèm theo.
– Thuế giá trị gia tăng (GTGT): tờ khai 01/GTGT và các phụ lục liên quan.
– Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): tờ khai 05/KK-TNCN, 05/QTT-TNCN.
– Thuế bảo vệ môi trường (BVMT): tờ khai 01/TBVMT.
– Thuế tài nguyên: tờ khai 01/TAIN.
– Thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB): tờ khai 01/TTĐB.
Chu kỳ khai thuế áp dụng:
– Thuế GTGT: khai theo tháng hoặc quý.
– Thuế TNDN: khai từng lần phát sinh hoặc theo tháng đối với khoản thu nhập không thường xuyên.
– Thuế TTĐB, BVMT, thuế tài nguyên: thực hiện kê khai theo tháng theo quy định chung.
Việc chuẩn bị đúng hồ sơ và chu kỳ kê khai giúp hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp mới thực hiện nghĩa vụ thuế đúng quy định và tránh sai sót khi nộp tờ khai.
Nhóm HKD phải sử dụng hóa đơn điện tử sau khi bỏ thuế khoán từ 2026
Căn cứ Nghị quyết 198/2025/QH15, từ 01/01/2026 chính sách thuế khoán chính thức chấm dứt. Hộ kinh doanh sẽ chuyển sang tự kê khai doanh thu và được chia thành 3 nhóm để áp dụng nghĩa vụ thuế và quy định về hóa đơn điện tử. Việc triển khai hóa đơn căn cứ Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15 và lộ trình của Bộ Tài chính.
Nhóm 1: Doanh thu ≤ 200 triệu đồng/năm
Nhóm này không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Vì không phát sinh nghĩa vụ thuế nên không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử có mã để ghi nhận doanh thu và minh bạch hoạt động kinh doanh.
Nhóm 2: Doanh thu trên 200 triệu đến 3 tỷ đồng/năm
Hộ kinh doanh trong nhóm này nộp thuế theo phương pháp trực tiếp và kê khai theo quý.
– Trường hợp doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và bán trực tiếp cho người tiêu dùng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
– Trường hợp dưới 1 tỷ đồng/năm có thể tự chọn áp dụng hóa đơn điện tử, không bắt buộc.
Quy định này nhằm ghi nhận doanh thu theo từng giao dịch và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Nhóm 3: Doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm
Nhóm này áp dụng chế độ hóa đơn, chứng từ tương tự doanh nghiệp nhỏ, vì vậy bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh có thể chọn:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
– Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (nếu bán trực tiếp cho cá nhân)
Quy định giúp kiểm soát doanh thu và hỗ trợ kê khai thuế theo doanh thu thực tế.
>>> Xem thêm: 8 quyền lợi của lao động nữ mang thai theo Bộ luật Lao động
Kết
Việc chuẩn bị đúng các bước như quản lý chứng từ, sử dụng hóa đơn điện tử và nắm rõ cách kê khai thuế hộ kinh doanh sẽ giúp quá trình kê khai thuế diễn ra thuận lợi. Hộ kinh doanh nên theo dõi Lịch nộp tờ khai thuế quý, cập nhật Phần mềm HTKK mới nhất và Tra cứu thông báo từ cơ quan thuế để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định.
Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
