Khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xác định đúng khoản chi phí được trừ và không được trừ để tránh bị truy thu thuế. Nhiều khoản chi dù đã hạch toán trên Sổ sách kế toán nhưng vẫn có thể bị loại nếu thiếu hóa đơn, chứng từ hoặc không đúng quy định của Luật Thuế TNDN.
Vậy chi phí nào không được trừ khi tính thuế TNDN? Sabay sẽ tổng hợp các khoản chi phí không được trừ và điều kiện để doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lý theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất trong bài viết dưới đây. Mời quý độc giả cùng theo dõi.
Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?
Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải xác định rõ khoản nào được đưa vào chi phí hợp lệ và khoản nào không được khấu trừ. Đây là bước quan trọng trong cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật Thuế TNDN và Luật quản lý thuế hiện hành.
Theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất và định hướng áp dụng của luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí được trừ là khoản chi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định pháp luật. Ngược lại, chi phí không được trừ là khoản chi không đủ hồ sơ, không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc vi phạm quy định của Cơ quan thuế.
Một khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ cần đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.
- Được ghi nhận đầy đủ trên Sổ sách kế toán và chứng từ nội bộ.
Ví dụ:
| Khoản chi | Có được trừ không? | Lý do |
| Chi phí thuê văn phòng có hợp đồng và hóa đơn | Được trừ | Phục vụ kinh doanh |
| Chi tiếp khách không có hóa đơn | Không được trừ | Thiếu chứng từ hợp lệ |
| Mua hàng trên 20 triệu thanh toán tiền mặt | Không được trừ | Sai quy định thanh toán |
| Lương nhân viên có hợp đồng lao động | Được trừ | Có hồ sơ đầy đủ |
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng việc ghi nhận chi phí không chỉ ảnh hưởng đến số thuế phải nộp mà còn liên quan trực tiếp đến Tờ khai quyết toán, báo cáo tài chính và hồ sơ thanh tra thuế.
>>> Xem thêm: MBO là gì? Quy trình quản trị doanh nghiệp theo mục tiêu MBO
Chi phí không được trừ là gì?
Chi phí không được trừ là các khoản chi không đáp ứng điều kiện theo quy định của Luật Thuế TNDN. Khi quyết toán, doanh nghiệp phải loại các khoản này khỏi chi phí hợp lệ để xác định đúng Thu nhập chịu thuế.
Một số khoản phổ biến gồm:
- Chi không có hóa đơn chứng từ hợp pháp.
- Chi tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu đồng.
- Chi phạt vi phạm hành chính, phạt thuế.
- Khoản trích lập dự phòng sai quy định.
- Chi lương nhưng không có chứng từ thanh toán.
- Khoản chi không liên quan hoạt động kinh doanh.
Ví dụ, doanh nghiệp kê khai chi phí mua hàng nhưng không có hợp đồng và hóa đơn VAT. Khi thanh tra, Cơ quan thuế có thể loại toàn bộ khoản chi này khỏi chi phí hợp lệ. Điều đó làm tăng lợi nhuận tính thuế và tăng số tiền phải nộp theo Thuế suất 20% đối với phần lớn doanh nghiệp hiện nay.
Tổng hợp 23 khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN mới nhất
Căn cứ Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP ban hành ngày 15/12/2025, dưới đây là bảng tổng hợp các khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN mà doanh nghiệp cần lưu ý khi lập Tờ khai quyết toán và xác định Thu nhập chịu thuế theo quy định của Luật Thuế TNDN.
| STT | Khoản chi phí không được trừ | Nội dung chi tiết |
| 1 | Khoản chi không đáp ứng điều kiện | Không liên quan hoạt động SXKD; không có hóa đơn chứng từ; thanh toán tiền mặt với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên |
| 2 | Tiền phạt vi phạm hành chính | Phạt giao thông, thuế, kế toán, đăng ký kinh doanh, tiền chậm nộp thuế |
| 3 | Khoản chi đã được bù đắp | Đã được tài trợ hoặc chi từ quỹ khoa học công nghệ, quỹ đổi mới sáng tạo |
| 4 | Chi vượt mức quy định | Bao gồm chi quản lý DN nước ngoài, casino, lãi vay liên kết, phúc lợi vượt mức |
| 5 | Trích lập dự phòng sai quy định | Dự phòng hàng tồn kho, đầu tư tài chính, nợ khó đòi, bảo hành không đúng quy định |
| 6 | Khấu hao TSCĐ sai quy định | TSCĐ không phục vụ kinh doanh, không đủ hồ sơ, khấu hao vượt mức |
| 7 | Khoản trích trước không đúng | Trích trước sửa chữa, nghĩa vụ hợp đồng nhưng không phát sinh thực tế |
| 8 | Chi cho người lao động sai quy định | Lương chưa chi, thưởng không có quy chế, trang phục vượt mức |
| 9 | Lãi vay tương ứng vốn điều lệ thiếu | DN chưa góp đủ vốn điều lệ nhưng vẫn tính lãi vay vào chi phí |
| 10 | Lãi vay vượt trần Bộ luật Dân sự | Áp dụng với khoản vay cá nhân hoặc tổ chức không phải tín dụng |
| 11 | Chi phí dầu khí vượt mức | Chi phí vượt tỷ lệ hợp đồng dầu khí hoặc khoản không được thu hồi |
| 12 | Các khoản thuế không được trừ | Thuế GTGT đã khấu trừ, thuế TNDN, một số trường hợp Thuế TNCN |
| 13 | Chi đóng góp quỹ, hội phí sai quy định | Hội phí vượt mức hoặc đóng góp sai mục đích |
| 14 | Tiền điện nước thuê địa điểm thiếu chứng từ | Không có hợp đồng thuê hoặc hóa đơn thanh toán hợp lệ |
| 15 | Chi phí thuê TSCĐ trả trước vượt mức phân bổ | Chi vượt số năm phân bổ theo hợp đồng |
| 16 | Lỗ chênh lệch tỷ giá cuối kỳ | Lỗ đánh giá lại tiền mặt, tiền gửi, công nợ ngoại tệ cuối năm |
| 17 | Chi tài trợ, từ thiện sai quy định | Ủng hộ địa phương, đoàn thể không thuộc diện được trừ |
| 18 | Chi đầu tư xây dựng cơ bản hình thành TSCĐ | Các khoản phải vốn hóa nhưng hạch toán chi phí |
| 19 | Chi liên quan tăng giảm vốn chủ sở hữu | Chi phát hành cổ phiếu, mua cổ phiếu quỹ |
| 20 | Chi cấp quyền khai thác khoáng sản vượt mức | Phần vượt nghĩa vụ nộp theo quy định |
| 21 | Chi của ngành nghề đặc thù vượt quy định | Ngân hàng, bảo hiểm, BOT, xổ số, chứng khoán |
| 22 | Khoản chi không tương ứng doanh thu tính thuế | Chi không phục vụ tạo doanh thu |
| 23 | Khoản chi vi phạm pháp luật chuyên ngành | Quảng cáo sản phẩm cấm, làm thêm vượt giờ luật định |
Trong quá trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, nhóm chi phí vượt mức quy định là nhóm bị loại phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp vẫn hạch toán đầy đủ trên Sổ sách kế toán nhưng không được chấp nhận khi tính thuế theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất.
37 khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN trước ngày 15/12/2025
Căn cứ khoản 1 Điều 24 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được lựa chọn thời điểm áp dụng quy định mới về doanh thu, chi phí, ưu đãi thuế và thuế thu nhập doanh nghiệp từ:
– Đầu kỳ tính thuế năm 2025
– Ngày 01/10/2025 theo Luật Thuế TNDN
– Ngày 15/12/2025 theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Dưới đây là bảng tổng hợp 37 khoản chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN trước ngày 15/12/2025 mà kế toán doanh nghiệp cần lưu ý khi xác định Thu nhập chịu thuế và lập Tờ khai quyết toán.
| STT | Khoản chi phí không được trừ | Nội dung chính |
| 1 | Khoản chi không đủ điều kiện | Không liên quan SXKD, thiếu hóa đơn, thiếu chứng từ thanh toán |
| 2 | Khấu hao TSCĐ sai quy định | TSCĐ không phục vụ kinh doanh, vượt mức khấu hao, không có hồ sơ |
| 3 | Chi nguyên vật liệu vượt định mức | Vượt định mức tiêu hao Nhà nước quy định |
| 4 | Mua hàng không lập bảng kê | Không có bảng kê và chứng từ thanh toán hợp lệ |
| 5 | Thuê tài sản cá nhân thiếu hồ sơ | Không có hợp đồng hoặc chứng từ nộp thuế |
| 6 | Tiền lương, thưởng sai quy định | Không chi thực tế, thiếu chứng từ, thiếu quy chế |
| 7 | Chi trang phục vượt mức | Vượt 5 triệu/người/năm hoặc thiếu hóa đơn |
| 8 | Thưởng sáng kiến không hợp lệ | Không có quy chế hoặc hội đồng nghiệm thu |
| 9 | Phụ cấp tàu xe sai quy định | Thiếu hóa đơn hoặc sai quy chế nội bộ |
| 10 | Chi cho lao động nữ, dân tộc thiểu số sai quy định | Sai đối tượng hoặc vượt mức |
| 11 | Bảo hiểm hưu trí vượt mức | Vượt 1 triệu đồng/người/tháng |
| 12 | Trợ cấp mất việc sai quy định | Không đúng quy định pháp luật |
| 13 | Đóng góp chi phí quản lý cấp trên | Không được tính chi phí hợp lệ |
| 14 | Hội phí vượt mức | Vượt mức quy định của hiệp hội |
| 15 | Tiền điện nước thiếu chứng từ | Không có hợp đồng thuê hoặc chứng từ thanh toán |
| 16 | Thuê TSCĐ trả trước vượt mức phân bổ | Chi vượt thời gian phân bổ |
| 17 | Lãi vay vượt 150% lãi suất cơ bản | Áp dụng với vay cá nhân hoặc tổ chức khác |
| 18 | Lãi vay vốn điều lệ thiếu | Góp thiếu vốn điều lệ nhưng vẫn tính lãi vay |
| 19 | Trích lập dự phòng sai quy định | Dự phòng hàng tồn kho, nợ khó đòi sai hướng dẫn |
| 20 | Chi phí trích trước không hợp lệ | Không chi thực tế hoặc vượt chứng từ |
| 21 | Lỗ chênh lệch tỷ giá cuối kỳ | Đánh giá lại tiền tệ gốc ngoại tệ |
| 22 | Tài trợ giáo dục sai quy định | Sai đối tượng hoặc thiếu hồ sơ |
| 23 | Tài trợ y tế sai quy định | Không đúng mục đích hoặc thiếu hồ sơ |
| 24 | Tài trợ thiên tai sai quy định | Không đủ hồ sơ chứng minh |
| 25 | Tài trợ nhà cho người nghèo sai quy định | Sai đối tượng hoặc thiếu hồ sơ |
| 26 | Tài trợ khác không đúng quy định | Tài trợ nghiên cứu, đối tượng chính sách sai quy định |
| 27 | Chi phí quản lý phân bổ vượt mức | Công ty nước ngoài phân bổ vượt công thức quy định |
| 28 | Chi được bù đắp bằng nguồn khác | Chi từ quỹ khoa học công nghệ hoặc chi golf |
| 29 | Chi thuê quản lý casino vượt 4% doanh thu | Áp dụng ngành casino, trò chơi điện tử có thưởng |
| 30 | Khoản chi không tương ứng doanh thu tính thuế | Không phục vụ tạo doanh thu |
| 31 | Chi đầu tư xây dựng cơ bản | Chi giai đoạn đầu tư hình thành TSCĐ |
| 32 | Chi ủng hộ, từ thiện sai quy định | Không thuộc diện được trừ |
| 33 | Chi liên quan cổ phiếu | Phát hành cổ phiếu, mua cổ phiếu quỹ |
| 34 | Tiền cấp quyền khai thác khoáng sản vượt mức | Vượt mức thực tế phát sinh |
| 35 | Chi hoạt động kinh doanh đặc thù sai quy định | Bảo hiểm, chứng khoán, xổ số |
| 36 | Tiền phạt vi phạm hành chính | Phạt giao thông, thuế, kế toán |
| 37 | Các khoản thuế không được trừ | Thuế GTGT, Thuế TNDN, một số trường hợp Thuế TNCN |
Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN trước ngày 15/12/2025
Dưới đây là bảng tổng hợp các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định của Luật Thuế TNDN và luật thuế thu nhập doanh nghiệp mới nhất.
| Loại chi phí | Điều kiện được trừ |
| Chi phí nguyên vật liệu | Khoản chi mua nguyên vật liệu, hàng hóa nằm trong định mức tiêu hao do doanh nghiệp xây dựng và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh |
| Chi phí lãi vay | Có hợp đồng vay, chứng từ thanh toán hợp lệ. Trường hợp vay cá nhân: lãi suất không vượt 150% lãi suất cơ bản của NHNN và phải khấu trừ thuế TNCN. Trường hợp vay doanh nghiệp: cần có hóa đơn. Vay ngân hàng phải đúng lãi suất công bố. Doanh nghiệp góp đủ vốn điều lệ thì lãi vay phục vụ đầu tư được tính chi phí hợp lý |
| Chi phí khấu hao tài sản cố định | TSCĐ phục vụ hoạt động SXKD hoặc phục vụ người lao động. Có giấy tờ sở hữu hợp lệ, hạch toán đúng trên sổ sách kế toán và trích khấu hao đúng quy định của Bộ Tài chính |
| Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ | Công cụ dụng cụ phân bổ trong thời gian không quá 3 năm và phục vụ hoạt động kinh doanh |
| Chi phí mua hàng không có hóa đơn | Được lập bảng kê mẫu 01/TNDN, có CCCD người bán và chứng từ thanh toán phù hợp |
| Chi phí thuê nhà, thuê tài sản | Có hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán và phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Trường hợp nộp thuế thay chủ nhà phải có chứng từ nộp thuế |
| Chi phí sửa chữa tài sản thuê | Hợp đồng thuê ghi rõ trách nhiệm sửa chữa thuộc bên thuê |
| Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng | Mức hưởng và điều kiện hưởng được ghi trong hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng hoặc thỏa ước lao động. Có bảng lương và chứng từ thanh toán hợp lệ |
| Các khoản phụ cấp | Phụ cấp tăng ca, điện thoại, điện nước, đồng phục… được ghi rõ trong hợp đồng hoặc quy chế nội bộ và có chứng từ hợp lệ |
| Chi bảo hiểm tự nguyện | Người lao động tham gia đầy đủ bảo hiểm bắt buộc và doanh nghiệp không nợ BHXH |
| Chi phúc lợi cho nhân viên | Có quy chế, hóa đơn chứng từ hợp lệ. Tổng mức chi không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm |
| Tiền thưởng sáng kiến, nghiên cứu khoa học | Có quy chế thưởng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và chứng từ thanh toán |
| Khoản trích lập dự phòng | Thực hiện đúng hướng dẫn của Bộ Tài chính và có đầy đủ hồ sơ chứng minh |
| Dự phòng giảm giá hàng tồn kho | Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và chứng minh quyền sở hữu hàng tồn kho |
| Dự phòng nợ phải thu khó đòi | Có hợp đồng, đối chiếu công nợ và chứng từ xác nhận khách hàng chưa thanh toán |
| Dự phòng tổn thất đầu tư tài chính | Chứng khoán đã niêm yết hoặc đăng ký giao dịch và giá trị thực tế thấp hơn giá trị ghi sổ |
| Dự phòng bảo hành hàng hóa, công trình | Hợp đồng có điều khoản bảo hành rõ ràng |
| Trích lập quỹ tiền lương dự phòng | Có quyết định hoặc tờ trình từ ban lãnh đạo doanh nghiệp |
| Hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng | Có hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên và lập hóa đơn GTGT khi tặng |
| Chi phí trích trước | Trích đúng kỳ, đúng chu kỳ và có hồ sơ chứng từ hợp pháp |
| Chi phí điện nước thuê văn phòng | Có hóa đơn điện nước, chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê địa điểm ghi rõ trách nhiệm thanh toán |
| Chi phí lỗ chênh lệch tỷ giá | Khoản lỗ thực tế phát sinh liên quan hoạt động kinh doanh và có chứng từ hợp lệ |
| Chi phí hàng hóa hư hỏng do thiên tai, hết hạn | Có biên bản kiểm kê, hồ sơ bảo hiểm, văn bản giải trình gửi cơ quan thuế |
| Chi tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai | Chi đúng đối tượng, thông qua tổ chức có chức năng huy động tài trợ và có hồ sơ xác nhận |
| Chi phí ngành nghề đặc thù | Thực hiện đúng hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính đối với bảo hiểm, chứng khoán, xổ số và ngành nghề đặc thù khác |
>>> Xem thêm: CCO là gì? Vai trò chức danh của CCO trong doanh nghiệp
Kết
Việc xác định đúng chi phí được trừ giúp doanh nghiệp tính đúng thuế thu nhập doanh nghiệp, hạn chế rủi ro bị truy thu và phát sinh Khoản phạt chậm nộp. Doanh nghiệp nên thường xuyên rà soát hóa đơn, chứng từ và cập nhật quy định mới của Luật Thuế TNDN để kê khai chính xác khi lập Tờ khai quyết toán.
Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
