Các bước lựa chọn văn phòng cho doanh nghiệp

Để sở hữu văn phòng phù hợp, quá trình tìm kiếm văn phòng tốn không ít thời gian và công sức của doanh nghiệp. Cùng tham khảo các bước lựa chọn văn phòng cho doanh nghiệp qua những chia sẻ dưới đây của Sabay.

Vị trí văn phòng

Vị trí văn phòng là tiêu chí đầu tiên ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn văn phòng của doanh nghiệp. Vị trí văn phòng ảnh hưởng đến việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và các hoạt động giao dịch.

Nếu sở hữu vị trí hợp phong thủy, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều may mắn trong kinh doanh.

Để lựa chọn vị trí văn phòng phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố sau:

• Vị trí văn phòng có thuận tiện đi lại không?
• Môi trường xung quanh và một trường văn phòng có sạch sẽ không?
• Khu vực xung quanh có ngập lụt khi trời mưa không?
• Bên cạnh văn phòng có các tiện ích thiết yếu: dịch vụ ăn uống, trạm xăng, ngân hàng, bệnh viện,,.. không?

Ngoài những điểm trên, ánh sáng văn phòng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến lựa chọn của khách hàng. Một văn phòng với nhiều ánh sáng tự nhiên giúp nhân viên hưởng thụ không khí trong lành và nâng cao hiệu suất làm việc.

Bên cạnh đó, khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần tránh những nơi đông dân cư hoặc quá ồn ào bởi tiêng xe cộ hoặc âm thanh sinh hoạt. Vị trí văn phòng quá náo nhiệt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên, gây xao lãng và ồn ào trong không gian.

Giá thuê mặt bằng cao ốc văn phòng

Giá thuê văn phòng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định thuê văn phòng của doanh nghiệp. Với mỗi mức giá khác nhau, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được địa điểm văn phòng, đi kèm với dịch vụ, diện tích sử dụng khác nhau.

Khi lựa chọn văn phòng, doanh nghiệp cần đưa ra một khoản ngân sách tối thiểu và tối đa có thể chi trả cho việc thuê mặt bằng. Việc này sẽ rút ngắn thời gian tìm kiếm đồng thời khoanh vùng khu vực thuê một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Khi thuê mặt bằng, doanh nghiệp cần dự trù khoản chi trả này ít nhất trong một năm đầu. Tránh trường hợp kinh doanh thua lỗ phải di dời quá nhiều lần, ảnh hưởng đến tâm lý khách hàng. Việc di dời liên tục cũng gây nên sự tốn kém chi phí, thời gian của doanh nghiệp.

Ngoài giá thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lưu ý các khoản phí khi sử dụng văn phòng như tiền điện nước, internet, phí dịch vụ khác,…

* Lưu ý giá thuê nhà của công ty sẽ chịu mức thuế là 10 %, còn thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23 % tùy theo từng khu vực. Việc giá thuê nhà đã bao gồm thuế hay chưa cần làm rõ ngay từ đầu, ngoài ra khi thể hiện trong hợp đồng cần ghi rõ là đã bao gồm thuế do mỗi chi cục thuế có một cách hiểu khác nhau về phần thuế này. Một số toà nhà văn phòng, giá thuê đã bao gồm tiền điện điều hòa trong giờ hành chính, tuy vậy một số tòa nhà không áp dụng quy tắc này.

Diện tích mặt bằng cao ốc văn phòng

Diện tích văn phòng được tính dựa vào quy mô nhân sự và định hướng hoạt động lâu dài của doanh nghiệp. Thông thường, các daonh nghiệp phải đáp ứng quy diện tích tối thiểu của mỗi nhân viên là 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).

Diện tích tối thiểu cho 1 phòng chức năng là 20m2. Tùy thuộc vào từng bộ phận, doanh nghiệp có thể phân chia các không gian khác nhau với các diện tích khác nhau.

Khi thuê văn phòng, định hướng hoạt động trong tương lai cũng ảnh hưởng đến diện tính mặt bằng cần thuê. Phía doanh nghiệp cần thương lượng với bên cho thuê nếu trường hợp tương lai gia tăng hoặc thu hẹp số lượng nhân viên. Nhờ đó, tránh giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty có thay đổi sau này.

Để tính diện tích văn phòng, hãy tham khảo những chia sẻ của chúng tôi thông qua bài viết sau.

>>> Xem thêm: Cách dự tính diện tích khi thuê văn phòng

An ninh và chất lượng mặt bằng

Ngoài vị trí cùng chi phí thuê mặt bằng, môi trường xung quanh văn phòng cũng ảnh hưởng đến quyết định thuê văn phòng của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tìm hiểu về an ninh của các khu vực lân cận và an ninh của tòa nhà văn phòng trước khi quyết định thuê văn phòng.

Dù thế nào đi nữa, tài sản của công ty cũng là một khối tài sản lớn và có giá trị. Ngoài việc tự doanh nghiệp bảo vệ, tòa nhà văn phòng cũng phải chịu trách nhiệm trong việc giữ gìn các tài sản. Nếu xảy ra xung đột trộm cướp, không chỉ tài sản bị thiệt hại mà đôi khi cũng ảnh hưởng đến nhân viên của doanh nghiệp.

Với chất lượng toàn nhà thì xét đến thiết kế mặt bằng, phải tối đa hóa diện tích mặt bằng sử dụng và hạn chế ít nhất có thể diện tích bao quanh. Mặt bằng phải được thiết kế để có thể sắp xếp văn phòng hiệu quả nhất.

Tính pháp lý

Khi đã xác định được vị trí văn phòng muốn thuê, bạn nên xem xét tính pháp lý của tòa nhà và chủ tòa nhà. Hãy kiểm tra thật kỹ những điều khoản về giá cả và ràng buộc bên trong hợp đồng. Tránh trường hợp phát sinh tranh chấp.

Một hợp đồng thuê văn phòng thường kéo dài rất lâu, có thể lên đến 10 năm. Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một chủ nhà không đáng tin cậy, khách thuê có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như: lựa chọn một chủ nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi, khảo sát tài chính của chủ nhà và đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khách thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi chủ nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.

Ngoài ra, do sự biến động của thị trường, giá thuê văn phòng mỗi năm đều có sự thay đổi khác nhau. Hãy đảm bảo rằng giá thuê văn phòng tỏng vòng một năm không tăng quá 20% cũng như bên cho thuê luôn có những chính sách hỗ trợ và giải đáp thắc mắc trong quá trình thuê văn phòng.

Kết luận

Trên đây là các bước lựa chọn văn phòng cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm văn phòng phù hợp.

Với gần 10 năm hoạt động trên thị trường bất động sản, Sabay được đánh giá là một trong những đơn vị cho thuê văn phòng hàng đầu tại khu sân bay. Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm phong thủy đắc địa cùng đa dạng các tiện ích, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn sản phẩm phù hợp.

——————————————————

SABAY BUILDING

 Hotline: 0931791122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình