Thanh tra bảo hiểm xã hội là hoạt động bắt buộc trong Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước nhằm bảo đảm việc đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp được tuân thủ đúng quy định. Hiện nay, có không ít trường hợp khiến người sử dụng lao động (NSDLĐ) bị yêu cầu thanh tra về bảo hiểm xã hội. Bạn đã nắm rõ các trường hợp đó chưa? Cùng Sabay tìm hiểu nhé!
Trường hợp nào bị thanh tra bảo hiểm xã hội?
Doanh nghiệp nợ đọng BHXH hoặc đóng thiếu mức quy định
Nợ đọng BHXH là một trong những lý do phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị thanh tra. Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo dõi dữ liệu đóng hằng tháng và đánh giá mức độ tuân thủ của từng đơn vị.
Doanh nghiệp sẽ dễ bị thanh tra khi:
- Chậm đóng BHXH từ 03 tháng trở lên.
- Đóng thấp hơn mức lương làm căn cứ theo quy định về lao động và tiền lương.
- Không đóng BHXH cho toàn bộ Đối tượng được thanh tra, tức những lao động thuộc diện bắt buộc.
- Kéo dài tình trạng nợ dù đã được cơ quan quản lý nhắc nhở.
Có dấu hiệu trốn đóng, gian lận hoặc không tuân thủ pháp luật lao động
Tuân thủ pháp luật lao động là tiêu chí quan trọng trong hoạt động Kiểm tra giám sát BHXH của Cơ quan chuyên môn về thanh tra thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. Những hành vi sau thường dẫn đến thanh tra:
- Không ký hợp đồng lao động nhưng có giao việc thường xuyên.
- Ký hợp đồng cộng tác viên để tránh đóng BHXH dù công việc mang tính ổn định.
- Không kê khai đúng mức thu nhập làm căn cứ đóng.
- Lách luật trong bố trí thời gian làm việc để không phát sinh nghĩa vụ BHXH.
Bị phản ánh, khiếu nại từ Người lao động hoặc cơ quan liên quan
Khi Người thụ hưởng bảo hiểm xã hội hoặc người lao động tố cáo đơn vị có hành vi vi phạm, Chánh Thanh tra hoặc Đoàn thanh tra có thể lập tức kiểm tra đột xuất.
Các nội dung thường bị tố cáo:
- Không chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc.
- Không giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.
- Tự ý giữ sổ BHXH.
- Sai lệch số liệu dẫn đến người lao động không được hưởng quyền lợi.
Doanh nghiệp thuộc danh sách kiểm tra định kỳ của cơ quan nhà nước
Tổng cục Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Sở Lao động và các đơn vị thuộc Khu vực ngoài nhà nước hoặc Khu vực tư nhân thường có kế hoạch thanh tra định kỳ.
Doanh nghiệp sẽ bị thanh tra theo kế hoạch khi:
- Nằm trong nhóm ngành nghề có nguy cơ vi phạm cao.
- Thuộc danh sách kiểm tra hằng năm theo chỉ đạo của Bộ.
- Có biến động lớn về lao động hoặc tiền lương.
Không thực hiện yêu cầu kiểm tra, báo cáo hoặc cung cấp dữ liệu
Doanh nghiệp có thể bị thanh tra khi:
- Không nộp báo cáo định kỳ khi được yêu cầu.
- Không cung cấp hồ sơ để phục vụ Kiểm tra giám sát BHXH.
- Không hợp tác với cơ quan quản lý.
Nợ tiền bảo hiểm bao lâu thì NSDLĐ bị thanh tra?
Nợ đọng BHXH là một trong Các trường hợp nào dễ bị thanh tra bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và kế hoạch kiểm tra của Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước.
Khi doanh nghiệp chậm Đóng bảo hiểm xã hội, cơ quan chức năng có thể áp dụng biện pháp Kiểm tra giám sát BHXH hoặc tiến hành thanh tra đột xuất. Việc hiểu rõ thời điểm bị thanh tra giúp Đơn vị sử dụng lao động chủ động phòng tránh rủi ro, nhất là nguy cơ Xử phạt vi phạm BHXH, Truy thu BHXH hoặc bị áp dụng Quyết định xử phạt bởi Chánh Thanh tra hoặc Đoàn thanh tra.
Theo quy trình quản lý của Tổng cục Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, doanh nghiệp sẽ bị thanh tra khi:
- Nợ BHXH từ 03 tháng trở lên. Đây là ngưỡng phổ biến khiến doanh nghiệp bị đưa vào danh sách giám sát.
- Nợ từ 06 đến 12 tháng nằm trong nhóm nguy cơ cao bị thanh tra đột xuất.
- Nợ trên 12 tháng gần như chắc chắn bị đưa vào diện thanh tra, đặc biệt với doanh nghiệp thuộc Khu vực tư nhân và Khu vực ngoài nhà nước.
- Có dấu hiệu trốn đóng, trích nhưng không nộp, hoặc sử dụng sai tiền đóng từ Người lao động.
Các trường hợp trên đều thuộc Đối tượng được thanh tra, không phân biệt quy mô doanh nghiệp hay số lượng lao động. Việc nợ kéo dài ảnh hưởng trực tiếp đến Người thụ hưởng bảo hiểm xã hội, gây gián đoạn quyền lợi khi họ giải quyết chế độ. Vì vậy, cơ quan chức năng buộc phải can thiệp theo đúng chức năng của Cơ quan chuyên môn về thanh tra thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.
NSDLĐ cần chuẩn bị hồ sơ gì khi nhận được thông báo thanh tra?
Hoạt động thanh tra thường tập trung vào các nội dung: Đóng bảo hiểm xã hội, hồ sơ lao động, mức tiền lương, tình trạng Nợ đọng BHXH, quyền lợi của Người thụ hưởng bảo hiểm xã hội, và các hành vi thuộc danh mục Các trường hợp nào dễ bị thanh tra bảo hiểm xã hội. Vì vậy, chuẩn bị sớm và đúng quy định giúp doanh nghiệp xử lý được 90% tình huống phát sinh trong buổi làm việc với Đoàn thanh tra.
Các hồ sơ cần chuẩn bị khi nhận được thông báo bao gồm:
- Hợp đồng lao động;
- Hồ sơ cá nhân của toàn bộ lao động trong công ty (Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bản sao văn bằng chứng chỉ …);
- Danh sách trả lương;
- Bảng thanh toán tiền lương có chữ ký của NLĐ, bảng chấm công;
- Hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Hồ sơ điều chỉnh của cơ quan bảo hiểm xã hội trong quá trình đóng các loại bảo hiểm;
- Các thông báo kết quả đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Các loại giấy tờ làm căn cứ truy thu bảo hiểm (nếu có );
- Bản photo sổ BHXH của NLĐ;
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động;
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân và thu nhập doanh nghiệp của công ty;
- Giấy nộp tiền đóng các loại bảo hiểm bắt buộc;
- Các chứng từ chuyển tiền đóng các loại bảo hiểm bắt buộc.
NSDLĐ nợ tiền bảo hiểm bị xử lý thế nào?
hi Đơn vị sử dụng lao động chậm hoặc không Đóng bảo hiểm xã hội, cơ quan chức năng sẽ áp dụng biện pháp Kiểm tra giám sát BHXH, thanh tra chuyên ngành và đưa ra Quyết định xử phạt theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội và pháp luật về Tuân thủ pháp luật lao động.
Việc xử lý nợ tác động trực tiếp đến quyền lợi của Người thụ hưởng bảo hiểm xã hội và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong Khu vực tư nhân và Khu vực ngoài nhà nước.
Người sử dụng lao động (NSDLĐ) chậm đóng tiền bảo hiểm từ 30 ngày trở lên sẽ bị xem là vi phạm pháp luật và bị xử phạt theo điểm a khoản 5 Điều 39 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cụ thể:
Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm, nhưng không quá 75.000.000 đồng đối với NSDLĐ có hành vi chậm đóng.
Như vậy:
- Nếu NSDLĐ là cá nhân: mức phạt là 12% – 15% tổng số tiền BHXH phải đóng, nhưng tối đa 75 triệu đồng.
- Nếu NSDLĐ là tổ chức: mức phạt tăng gấp đôi, từ 24% – 30% tổng số tiền phải đóng, nhưng không quá 150 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Ngoài ra, NSDLĐ không chỉ phải nộp đủ số tiền BHXH chậm đóng mà còn phải trả tiền lãi chậm đóng cho cơ quan BHXH theo quy định.
Quy trình thanh tra BHXH của cơ quan nhà nước
Quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) do cơ quan nhà nước thực hiện được triển khai theo các bước sau:
- Bước 1: Cán bộ thanh tra yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp cung cấp đầy đủ hồ sơ liên quan đến lao động, tiền lương và việc đóng BHXH.
- Bước 2: Cán bộ thanh tra đối chiếu dữ liệu giữa bảng chấm công, bảng lương và hồ sơ báo cáo để xác định mức độ trùng khớp và tính chính xác.
- Bước 3: Kiểm tra việc chi trả ngày nghỉ phép năm của người lao động, đánh giá tính đúng và đủ theo từng nhóm đối tượng.
- Bước 4: Kiểm tra việc thực hiện ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của pháp luật.
- Bước 5: Kiểm tra hoạt động làm thêm giờ: doanh nghiệp có tuân thủ pháp luật và chi trả đủ tiền làm thêm cho người lao động hay không.
- Bước 6: Rà soát hợp đồng thời vụ của những lao động không tham gia BHXH để xem có đúng diện không thuộc nhóm phải đóng BHXH bắt buộc.
- Bước 7: Kiểm tra toàn bộ hợp đồng thử việc bảo đảm đúng thời hạn và quyền lợi của người lao động.
- Bước 8: Đối chiếu hồ sơ lao động từng người, bao gồm hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định lương, thỏa thuận khác.
- Bước 9: Kiểm tra thang lương – bảng lương, đánh giá việc áp dụng đúng nhóm chức danh, bậc lương và mức lương tối thiểu vùng.
- Bước 10: Kiểm tra nội quy lao động đã đăng ký và việc doanh nghiệp thực hiện nội quy đó trong thực tế.
- Bước 11: Kiểm tra hồ sơ về chế độ thai sản, ốm đau, dưỡng sức và số liệu chấm công để xác định tính hợp lệ.
- Bước 12: Kiểm tra các trường hợp không đóng BHXH bắt buộc, xác định xem họ có đúng thuộc nhóm đối tượng được miễn đóng theo quy định pháp luật hay không.
Thời gian tiến hành thanh tra bảo hiểm xã hội là bao lâu?
Thời gian thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) phụ thuộc vào quy mô Đơn vị sử dụng lao động, mức độ vi phạm, và phạm vi nội dung mà Cơ quan chuyên môn về thanh tra yêu cầu kiểm tra. Theo quy trình, một cuộc thanh tra thường kéo dài từ 01 đến 70 ngày làm việc. Một số trường hợp phức tạp có thể kéo dài hơn, nhưng phải có quyết định bằng văn bản của Chánh Thanh tra.
Theo khoản 2 Điều 18 Quy định hoạt động thanh tra chuyên ngành về đóng BHXH, BHYT, BHTN ban hành kèm theo Quyết định 1518/QĐ-BHXH năm 2016, thời gian tiến hành thanh tra được xác định như sau:
- Thanh tra chuyên ngành do Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện: Thời gian không quá 45 ngày. Nếu vụ việc có tính chất phức tạp thì được kéo dài, nhưng tối đa 70 ngày.
- Thanh tra chuyên ngành do Bảo hiểm xã hội cấp tỉnh thực hiện: Thời gian không quá 30 ngày. Nếu vụ việc phức tạp thì có thể kéo dài, nhưng không vượt quá 45 ngày.
>>> Xem thêm: Nợ quá hạn là gì?
Kết
Các trường hợp dễ bị thanh tra BHXH thường xuất phát từ hành vi vi phạm nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội, sai phạm trong quản lý lao động hoặc không tuân thủ thủ tục hành chính theo quy định. Khi hiểu đúng bản chất thanh tra và quy trình kiểm tra giám sát BHXH, doanh nghiệp có thể đảm bảo khả năng tuân thủ pháp luật lao động, đồng thời bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động và ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
