Định biên nhân sự là gì? Các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh và biến đổi, quản lý nhân sự hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển. Định biên nhân sự xác định số lượng và loại hình nhân viên cần thiết để đáp ứng nhu cầu hoạt động. Quá trình này giúp tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu suất và tiết kiệm chi phí.

Bài viết sẽ khám phá khái niệm, vai trò và các bước thực hiện định biên nhân sự để đảm bảo thành công trong kinh doanh. Mời quý độc giả cùng theo dõi với Sabay!

Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và loại hình nhân viên cần thiết để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Quá trình này bao gồm việc dự báo nhu cầu nhân lực, phân tích thực trạng nhân sự hiện tại, và quyết định tuyển dụng hoặc cắt giảm nhân sự dựa trên mục tiêu kinh doanh. Định biên nhân sự không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: NLP là gì? Ứng dụng NLP trong công việc

Vai trò của định biên nhân sự đối với doanh nghiệp

Định biên nhân sự có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực để thực hiện các chiến lược kinh doanh và đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể:

• Tối ưu hóa chi phí: Giúp doanh nghiệp xác định số lượng nhân sự cần thiết, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự, từ đó tối ưu hóa chi phí lương và phúc lợi.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Đảm bảo mỗi vị trí công việc được phân bổ đúng người, đúng năng lực, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
• Dự báo và chuẩn bị cho tương lai: Giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu nhân lực trong tương lai, từ đó có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp.
• Đảm bảo sự ổn định và phát triển: Đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguồn nhân lực để duy trì hoạt động ổn định và phát triển bền vững.

Nguyên tắc và điều kiện định biên nhân sự

Nguyên tắc định biên nhân sự

Tỷ lệ tương quan

Tỷ lệ tương quan giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp quyết định số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận đó. Cụ thể:

• Tỷ lệ tăng/giảm so với năm trước: Tỷ lệ này tương ứng với mức tăng/giảm của doanh thu. Ví dụ, nếu doanh thu tăng 20%, thì định biên nhân sự tăng 10%.
• Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp và gián tiếp: Đối với các vị trí trực tiếp là 65% và gián tiếp là 35%. Tương tự, tỷ lệ giữa quản lý và nhân viên là 15% và 85%.
• Tương quan ngân sách: Phân bổ ngân sách giữa các nhóm quản lý và nhân viên, cũng như giữa các vị trí trực tiếp và gián tiếp.

Định mức lao động

• Định mức theo khối lượng: Áp dụng cho khối sản xuất và kinh doanh.
• Hệ số chi tiêu hệ suất: Áp dụng cho khối kinh doanh.
• Đối tượng phục vụ: Áp dụng cho khối gián tiếp.

Tần suất & thời lượng

Nguyên tắc này áp dụng cho khối gián tiếp dựa trên số lượng, chức vụ và thời gian thực hiện công việc, đồng thời tham khảo thông lệ từ các doanh nghiệp khác.

Điều kiện định biên nhân sự

Với cấp công ty:

• Định hướng chiến lược nhân sự rõ ràng, cụ thể: Doanh nghiệp cần có một chiến lược nhân sự chi tiết, nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và đáp ứng nhu cầu nhân lực trong tương lai.
• Kế hoạch kinh doanh bài bản, cụ thể: Doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch kinh doanh với ngân sách rõ ràng và các kịch bản ứng phó với những thách thức bất ngờ, giúp duy trì sự ổn định và phát triển.

Với cấp bộ phận:

• Xác định chi tiết vai trò, vị trí, quyền hạn công việc: Mỗi bộ phận cần xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng vị trí công việc, đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu và thực hiện đúng chức năng của mình.
• Xác định tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc hiệu quả: Thiết lập các quy trình công việc chi tiết và xác định tần suất thực hiện để đảm bảo hiệu suất và chất lượng công việc.
• Xác định kỳ vọng về mức độ thành thạo, ước lượng kết quả đầu ra: Đặt ra các tiêu chuẩn về kỹ năng và hiệu quả công việc cho từng vị trí, giúp đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc.
• Nắm rõ mức độ ứng dụng tự động hóa và hệ thống quản lý dữ liệu: Đảm bảo bộ phận ứng dụng tối đa công nghệ tự động hóa và sử dụng hiệu quả hệ thống quản lý dữ liệu để tăng cường hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

Công thức tính định biên nhân sự

Không có một công thức chung nhất cho việc tính định biên nhân sự, mà nó phải được điều chỉnh theo từng trường hợp cụ thể. Tuy nhiên, chúng ta có thể dựa trên ba nguyên tắc cơ bản để tính toán định biên nhân sự.

Ví dụ:

Một cửa hàng bán sách mở cửa 7 tiếng mỗi ngày, kể cả chủ nhật và ngày lễ. Bảy tiếng này tương đương với một ca làm việc.

Theo Luật Lao động, mỗi nhân viên được nghỉ tổng cộng 88 ngày mỗi năm, bao gồm ít nhất 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép năm, và 24 ngày nghỉ bù cho các ngày lễ tết. Do đó, số ngày làm việc của một nhân viên trong một năm sẽ là: 365 – 88 = 277 ngày công.

Để đảm bảo luôn có đủ nhân sự cho mỗi ca làm việc hàng ngày, cửa hàng cần tính toán số nhân sự cần tuyển theo công thức: 365 ngày / 277 ngày công = 1.32 người (hệ số bù trừ nhân sự chuẩn).

Như vậy, công thức tổng quát sẽ là: Số nhân sự cần tuyển = N*C*1.32

Trong đó:

• 𝑁: Số nhân viên cần cho một ca làm việc
• 𝐶: Số ca làm việc của cửa hàng
• 1.32: Hệ số bù trừ nhân sự

Các bước xây dựng định biên nhân sự hiệu quả

Bước 1. Xác định nhu cầu nhân lực

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu nhân lực dựa trên mục tiêu kinh doanh, quy mô và phạm vi hoạt động. Việc này bao gồm việc dự báo số lượng nhân viên cần thiết, các kỹ năng và kinh nghiệm cần có, cũng như thời gian cần tuyển dụng.

Bước 2. Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân tích thực trạng nguồn nhân lực hiện tại, bao gồm số lượng, chất lượng và cơ cấu nhân sự. Việc này giúp xác định các khoảng trống về nhân lực và đề xuất các giải pháp phù hợp.

Thực trạng nguồn nhân lực căn cứ vào các yếu tố sau:

Về mặt hệ thống, ta có:

• Số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, năng lực & thái độ làm việc và phẩm chất riêng của từng cá nhân.
• Cơ cấu tổ chức: các loại hình hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ trong cơ cấu.
• Chính sách quản lý nguồn nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật.

Về mặt quá trình, ta có:

• Mức độ hấp dẫn của công việc đối với nhân viên
• Sự hài lòng của nhân viên đối với công việc
• Môi trường, văn hóa doanh nghiệp
• Phong cách làm việc của người quản lý
• Tính cụ thể, rõ ràng của mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra
• Khó khăn của doanh nghiệp
• Qúa trình cải tiến hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Bước 3. Quyết định tăng hay cắt giảm nhân sự

Dựa trên phân tích nhu cầu và thực trạng nhân lực, doanh nghiệp sẽ quyết định tuyển dụng thêm nhân sự hoặc cắt giảm nhân viên để tối ưu hóa nguồn lực. Quyết định này cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Bước 4. Lên kế hoạch thực hiện

Sau khi quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần lập kế hoạch thực hiện chi tiết, bao gồm thời gian, ngân sách, và các bước cụ thể để thực hiện. Kế hoạch này cần được thông báo rõ ràng đến tất cả các bộ phận liên quan để đảm bảo sự phối hợp và thực hiện hiệu quả.

Bước 5. Đánh giá

Cuối cùng, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá định kỳ quá trình định biên nhân sự để đảm bảo hiệu quả và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết. Việc này bao gồm đánh giá kết quả thực hiện, phản hồi từ nhân viên và điều chỉnh các kế hoạch định biên nhân sự để phù hợp với tình hình thực tế.

>>> Xem thêm: SOW là gì? Ứng dụng SOW trong công việc

Kết luận

Việc thực hiện định biên nhân sự một cách hiệu quả đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về mục tiêu kinh doanh, chiến lược phát triển và sự linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch theo tình hình thực tế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đạt được sự cân bằng giữa chi phí và hiệu quả, giữa ngắn hạn và dài hạn, tạo nền tảng vững chắc cho sự thành công trong tương lai.

Theo dõi Sabay để cập nhật thêm tin tức hữu ích nha bạn!

SABAY – VĂN PHÒNG SÂN BAY

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM