Doanh nghiệp có cần kế toán?

Khi thành lập doanh nghiệp, nhiều chủ công ty đặt câu hỏi: “Doanh nghiệp có cần kế toán không?” hay “Doanh nghiệp siêu nhỏ có cần kế toán trưởng không?”
Thực tế, kế toán là bộ phận bắt buộc theo Luật Kế toán – đảm bảo mọi hoạt động tài chính, thuế và báo cáo tài chính (BCTC) được minh bạch, đúng quy định.
Dù bạn là doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên hay doanh nghiệp siêu nhỏ, việc bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hợp pháp là yêu cầu cần thiết để tuân thủ pháp luật và quản trị tài chính hiệu quả.

Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết các quy định về kế toán qua những chia sẻ dưới đây!

Quy định Luật Kế toán về việc tổ chức bộ máy kế toán

Theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn, mọi doanh nghiệp khi hoạt động đều phải tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp và báo cáo các hoạt động tài chính. Việc tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tuân thủ pháp luật, minh bạch tài chính và tránh xử phạt vi phạm hành chính.

Cơ sở pháp lý và trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán

Doanh nghiệp cần dựa trên Luật Kế toán, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính. Theo quy định:

Mọi đơn vị kế toán phải có tổ chức bộ máy kế toán phù hợp quy mô và tính chất hoạt động.

Người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm trực tiếp về việc bố trí kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán (đối với doanh nghiệp siêu nhỏ).

Bộ máy kế toán có thể được tổ chức tập trung hoặc phân tán tùy vào hệ thống quản lý, cơ cấu tổ chức và đặc điểm sản xuất kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp không tổ chức bộ máy kế toán, hoặc không bổ nhiệm người phụ trách, có thể bị xử phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Cách doanh nghiệp tổ chức bộ máy kế toán thực tế

Bước 1: Xác định mô hình kế toán phù hợp

Doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ có thể thuê dịch vụ kế toán bên ngoài nếu chưa đủ điều kiện bố trí kế toán trưởng.

Doanh nghiệp vừa và lớn nên xây dựng phòng kế toán nội bộ gồm kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán thuế, thủ quỹ.

Bước 2: Bổ nhiệm nhân sự chịu trách nhiệm kế toán

• Kế toán trưởng: người có trình độ chuyên môn, có chứng chỉ kế toán trưởng, được Giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật bổ nhiệm bằng văn bản.
• Phụ trách kế toán: áp dụng khi chưa có điều kiện bổ nhiệm kế toán trưởng, tối đa không quá 12 tháng kể từ ngày thành lập doanh nghiệp.

Bước 3: Thiết lập hệ thống sổ sách và quy trình hạch toán

• Mở sổ kế toán, báo cáo tài chính (BCTC), hóa đơn, chứng từ theo quy định.
• Áp dụng đúng chế độ kế toán theo thông tư hướng dẫn (ví dụ: Thông tư 132/2018/TT-BTC cho doanh nghiệp siêu nhỏ).
• Thực hiện kê khai thuế, báo cáo tài chính và quản lý tài chính định kỳ.

Bước 4: Đảm bảo nguyên tắc phân quyền và kiểm soát nội bộ

Không bố trí thủ kho, thủ quỹ hay người quản lý doanh nghiệp làm kế toán cùng lúc để tránh xung đột lợi ích.

Thiết lập phân cấp ký chứng từ rõ ràng, mỗi giao dịch cần người chịu trách nhiệm xác nhận.

>>> Xem thêm: 8 việc cần làm sau khi thành lập công ty (phần 2)

Tại sao doanh nghiệp phải tuân thủ tổ chức bộ máy kế toán

Tuân thủ quy định này giúp:

• Đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, kê khai thuế đúng hạn, tránh sai phạm pháp lý.
• Nâng cao quản trị tài chính, minh bạch nguồn vốn, phục vụ việc ra quyết định đầu tư.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, tránh thất thoát, gian lận nội bộ.

Ai là người chịu trách nhiệm? Phân biệt Kế toán trưởng và Phụ trách kế toán

Theo Điều 49 Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác kế toán trong doanh nghiệp là Kế toán trưởng. Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện bố trí kế toán trưởng, có thể chỉ định Phụ trách kế toán.

• Kế toán trưởng: Là người tổ chức, kiểm soát, giám sát toàn bộ hệ thống kế toán, đảm bảo chế độ kế toán, quy trình hạch toán, và kê khai thuế chính xác.
• Phụ trách kế toán: Là người được giao tạm thời điều hành nghiệp vụ kế toán, thay thế vị trí kế toán trưởng trong doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu.

Cả hai chức danh đều phải báo cáo trực tiếp cho người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu công ty.

Phân biệt Kế toán trưởng và Phụ trách kế toán

Trường hợp doanh nghiệp siêu nhỏ

Theo Thông tư 132/2018/TT-BTC, doanh nghiệp siêu nhỏ không bắt buộc có kế toán trưởng, có thể chỉ định Phụ trách kế toán để đảm bảo kê khai thuế và quản lý tài chính hợp lệ.

Nếu doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán bên ngoài, đây là hành vi hợp pháp, được pháp luật thừa nhận, giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo Hệ thống quản lý và Sổ sách kế toán được cập nhật đầy đủ.

Mức phạt khi không bố trí người làm kế toán

Mỗi doanh nghiệp khi thành lập công ty đều có nghĩa vụ tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hợp pháp để đảm bảo tuân thủ Luật Kế toán. Việc không bố trí người làm kế toán hoặc kế toán trưởng là hành vi vi phạm, có thể bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Cơ sở pháp lý quy định về xử phạt

Theo Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, hành vi không tổ chức bộ máy kế toán, không bố trí người làm kế toán hoặc không bổ nhiệm kế toán trưởng trong thời hạn quy định sẽ bị xử phạt hành chính.

Các quy định này áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên, doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Căn cứ pháp lý gồm:

• Luật Kế toán 2015
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành
• Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định mức xử phạt hành chính trong lĩnh vực kế toán

Mức phạt khi không bố trí người làm kế toán

Theo quy định hiện hành, mức xử phạt vi phạm hành chính được chia thành các trường hợp sau:

Mức phạt có thể tăng nếu doanh nghiệp cố tình không khắc phục hoặc tái phạm.

Giải pháp dành cho doanh nghiệp

Trong giai đoạn đầu thành lập doanh nghiệp, nhiều đơn vị chưa đủ điều kiện tài chính hoặc nhân sự để tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh. Giải pháp thực tế và hợp pháp hiện nay là thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hoặc bố trí Phụ trách kế toán tạm thời theo đúng quy định của Pháp luật kế toán.

Thuê dịch vụ kế toán bên ngoài

Theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép thuê dịch vụ kế toán bên ngoài trong trường hợp chưa bố trí được Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán. Điều này đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp tư nhân, hoặc công ty TNHH một thành viên mới thành lập.

Thuê dịch vụ kế toán là lựa chọn tuyệt vời giúp doanh nghiệp:

• Đảm bảo việc kê khai thuế, lập sổ sách và báo cáo tài chính (BCTC) đúng quy định.
• Tiết kiệm chi phí nhân sự, văn phòng, và hệ thống phần mềm kế toán.
• Giảm rủi ro xử phạt vi phạm khi chưa có người làm kế toán theo đúng Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
• Được hỗ trợ bởi đội ngũ kế toán chuyên nghiệp, am hiểu chế độ kế toán, quản lý tài chính, và thuế doanh nghiệp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín, có chứng chỉ hành nghề kế toán, đăng ký hoạt động hợp pháp, và cam kết bảo mật thông tin tài chính.

Thời gian bố trí Phụ trách kế toán tối đa

Theo Điều 49 – Nghị định 174/2016/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp chưa bố trí được Kế toán trưởng, có thể tạm thời cử Phụ trách kế toán trong thời gian không quá 12 tháng kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

Quy trình bố trí Phụ trách kế toán:

• Ra quyết định bổ nhiệm Phụ trách kế toán bằng văn bản, ghi rõ họ tên, chức vụ, và thời hạn đảm nhiệm.
• Thông báo với cơ quan thuế và phòng đăng ký kinh doanh về người phụ trách.
• Đảm bảo năng lực chuyên môn của người được bổ nhiệm, đáp ứng yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm kế toán.

Sau thời gian 12 tháng, doanh nghiệp phải bổ nhiệm Kế toán trưởng chính thức. Nếu không, có thể bị xử phạt hành chính từ 10 – 20 triệu đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Ai không được làm kế toán?

Theo Luật Kế toán 2015, không phải ai trong doanh nghiệp cũng được đảm nhận vị trí kế toán. Một số cá nhân, dù có năng lực chuyên môn, vẫn bị pháp luật cấm kiêm nhiệm để tránh xung đột lợi ích, đảm bảo tính trung thực, minh bạch trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.

Vì sao có quy định về người không được làm kế toán?

Mục tiêu của quy định này là ngăn ngừa hành vi gian lận sổ sách, thất thoát tài sản và báo cáo tài chính sai lệch. Kế toán là người trực tiếp ghi chép, tổng hợp và hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh, nên nếu họ đồng thời giữ tiền hoặc tài sản, rủi ro xung đột lợi ích là rất cao.

Điều 52 – Luật Kế toán 2015 quy định rõ:

Những người không được làm kế toán, bao gồm:

• Thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng đơn vị.
• Người quản lý, người điều hành, người thân của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán (như vợ, chồng, cha mẹ, con, anh chị em ruột).
• Người đang bị cấm hành nghề kế toán hoặc đang trong thời gian bị kỷ luật về lĩnh vực kế toán.

Việc phân tách nhiệm vụ giữa thủ quỹ, thủ kho và kế toán là yêu cầu bắt buộc trong tổ chức bộ máy kế toán. Đây là nguyên tắc cốt lõi của hệ thống quản lý nội bộ trong mọi loại hình doanh nghiệp – từ doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên đến doanh nghiệp siêu nhỏ.

Nếu doanh nghiệp vi phạm quy định này, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, mức phạt từ 5 đến 20 triệu đồng, tùy tính chất và hậu quả.

Ai không được làm kế toán trong đơn vị của bạn?

a. Thủ kho và thủ quỹ

Thủ kho là người trực tiếp quản lý hàng hóa, vật tư, tài sản.

Thủ quỹ giữ tiền mặt, chịu trách nhiệm chi – thu theo lệnh của kế toán trưởng hoặc giám đốc.

Nếu một người vừa làm kế toán, vừa giữ kho hoặc quỹ, họ có thể tự tạo chứng từ, ký duyệt, và bỏ qua quy trình kiểm soát chéo. Hệ quả là doanh nghiệp có thể mất khả năng kiểm tra nội bộ, dẫn đến rủi ro tài chính, thậm chí gian lận kế toán.

b. Người quản lý và người điều hành doanh nghiệp

Giám đốc, phó giám đốc, chủ sở hữu công ty hoặc người đại diện theo pháp luật không được trực tiếp làm kế toán hay phụ trách kế toán trong cùng đơn vị. Lý do là họ nắm quyền quyết định và điều hành tài chính – nếu kiêm nhiệm kế toán, tính khách quan trong báo cáo tài chính (BCTC) sẽ không còn.

c. Người có quan hệ thân thuộc với kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán

Theo pháp luật kế toán, vợ chồng hoặc người thân trong gia đình không được làm kế toán cho nhau. Điều này giúp loại bỏ ảnh hưởng cá nhân, đảm bảo tính minh bạch và độc lập của dữ liệu kế toán.

>>> Xem thêm: Thuế vãng lai là gì? Hướng dẫn kê khai thuế GTGT vãng lai ngoại tỉnh

Kết

Tóm lại, mọi doanh nghiệp đều cần kế toán, dù quy mô lớn hay nhỏ. Kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp kê khai thuế, lập sổ sách, báo cáo tài chính mà còn là công cụ quản trị chi phí, kiểm soát dòng tiền và định hướng phát triển bền vững. Tuân thủ pháp luật kế toán không chỉ là nghĩa vụ, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vững vàng trong hệ thống pháp luật kinh doanh và phát triển dài hạn.

Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM