Hướng dẫn chọn kích thước tủ hồ sơ, tài liệu đúng chuẩn

Tìm chọn kích thước tủ hồ sơ, tài liệu phù hợp với văn phòng của bạn không chỉ là một bước quan trọng để tối ưu hóa không gian mà còn giúp duy trì sự tổ chức trong văn phòng. Trong bài viết này, mời quý độc giả cùng Sabay theo dõi hướng dẫn chọn kích thước tủ đúng chuẩn dựa trên diện tích văn phòng, nhu cầu lưu trữ, và sự thuận tiện trong công việc hàng ngày.

Vì sao văn phòng cần tủ hồ sơ, tài liệu?

Văn phòng cần tủ hồ sơ, tài liệu vì nhiều lý do quan trọng, bao gồm:

• Tổ chức thông tin: Tủ hồ sơ giúp tổ chức tài liệu và hồ sơ một cách có hệ thống. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết mà không mất thời gian.
• Bảo vệ tài liệu: Tủ hồ sơ cung cấp môi trường an toàn để bảo quản tài liệu khỏi những yếu tố như bụi bẩn, ẩm ướt, ánh sáng mặt trời và hạn chế tiếp xúc với không khí, giúp bảo vệ chúng khỏi hỏng hóc và mất mát.
• Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng tủ hồ sơ giúp tạo ra một không gian làm việc gọn gàng, chuyên nghiệp. Điều này có thể tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng, đối tác kinh doanh và nhân viên.
• An toàn và bảo mật: Tủ hồ sơ thường được thiết kế với khả năng khoá an toàn, giúp bảo vệ thông tin quan trọng và tài liệu nhạy cảm khỏi sự truy cập trái phép.
• Tiết kiệm không gian: Tủ hồ sơ được thiết kế để tối ưu hóa không gian lưu trữ, giúp văn phòng sắp xếp và sử dụng không gian một cách hiệu quả.
• Duy trì sự chính xác và tuân thủ: Việc sắp xếp hồ sơ và tài liệu trong tủ giúp duy trì sự chính xác và tuân thủ về quy trình làm việc, điều này quan trọng trong môi trường văn phòng.
• Dễ dàng quản lý: Sử dụng tủ hồ sơ giúp quản lý và theo dõi số lượng tài liệu và hồ sơ một cách hiệu quả hơn, đặc biệt là trong các tổ chức có lượng thông tin lớn cần lưu trữ.

>>> Xem thêm: D2C là gì? 5 lưu ý khi triển khai mô hình D2C

Các loại tủ đựng hồ sơ, tài liệu

Theo từng công dụng, tủ đựng tài liệu được chia thành các dòng sản phẩm khác nhau như tủ cá nhân, tủ hồ sơ kế toán, tủ lãnh đạo,… Ngoài ra, các loại tủ đựng hồ sơ còn được phân chia theo chất liệu sản phẩm, bao gồm:

Tủ gỗ tự nhiên

Tủ gỗ tự nhiên là sự kết hợp tuyệt vời giữa vẻ đẹp tự nhiên của gỗ và độ bền cao. Chúng được làm từ gỗ nguyên chất, giữ nguyên vẻ đẹp tự nhiên và tính chất riêng biệt của cây gỗ. Các loại tủ gỗ tự nhiên được làm từ những tấm gỗ ghép như sồi, thông, tần bì, gỗ lim,… Gỗ càng quý thì độ bền càng cao. Tất nhiên giá thành của nó cũng khá mắc, thích hợp đặt trong những không gian sang trọng và quan trọng như phòng giám đốc,…

Với các văn phòng hiện đại, xu hướng thiết kế đơn giản và sử dụng các loại gỗ như thông, xoan đào, tần bì, thường được ưa chuộng. Các loại gỗ này mang lại vẻ đẹp tinh tế và sự gọn gàng, phản ánh phong cách hiện đại và tinh tế.

Ngược lại, trong các văn phòng theo phong cách cổ điển và sang trọng kiểu Bắc Âu, ưu tiên thường được đặt cho những mẫu tủ lưu trữ tài liệu làm từ các loại gỗ cao cấp như giáng hương hay óc chó. Những loại gỗ này không chỉ mang lại vẻ đẹp cổ điển và sang trọng mà còn tôn lên đẳng cấp của không gian làm việc.

Tủ gỗ công nghiệp

Với sự phát triển của công nghệ sản xuất, trên thị trường hiện nay đã xuất hiện không ít các dòng tủ hồ sơ được làm từ gỗ công nghiệp. Quá trình sản xuất này sử dụng các dăm gỗ và vụn gỗ thu được từ cành và thân cây gỗ tự nhiên. Những nguyên liệu này được kết hợp với hóa chất công nghiệp và trải qua quy trình ép sấy đặc biệt.

Loại gỗ công nghiệp này mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm khả năng chống mối mọt cao, khả năng chống cong vênh ít bị ảnh hưởng bởi điều kiện thời tiết khắc nghiệt. Đặc biệt, chúng thường được phủ lớp melamine hoặc laminate bên ngoài, tạo ra vẻ ngoại hình giống gỗ tự nhiên. Lớp phủ này không chỉ bảo vệ tủ khỏi các yếu tố bên ngoài mà còn tạo nên vẻ đẹp mỹ quan và sự sang trọng.

Nhờ vào những tính năng này, tủ hồ sơ từ gỗ công nghiệp trở thành một lựa chọn phổ biến trong các văn phòng, kết hợp giữa hiệu suất và thiết kế thẩm mỹ hiện đại.

Tủ sắt

Tủ sắt là giải pháp chắc chắn và an toàn cho việc lưu trữ tài liệu quan trọng. Thường được làm từ chất liệu sắt hoặc kim loại, chúng có khả năng chịu lực và chống cháy. Bền bỉ và đảm bảo sự bảo mật, tủ sắt là lựa chọn lý tưởng cho các văn phòng có yêu cầu bảo mật cao, như ngân hàng, công ty tài chính, hay nơi cần bảo vệ tài liệu khỏi nguy cơ cháy.

Hướng dẫn chọn kích thước tủ hồ sơ, tài liệu đúng chuẩn

Chọn tủ cho văn phòng có diện tích lớn

Tại các văn phòng có diện tích lớn, bạn có thể chọn cho mỗi nhân viên một tủ đựng tài liệu riêng hoặc một tủ tài liệu chung với kích thước lớn.

Tủ hồ sơ, tài liệu có kích thước lớn, nhiều ngăn để có thể lưu trữ được nhiều tài liệu sẽ giúp nhân viên tập hợp tất cả hồ sơ cùng một chỗ, dễ dàng tìm kiếm và phân loại.  Kích thước tủ hồ sơ, tài liệu cho văn phòng có diện tích lớn thường có chiều cao từ 1800mm đến 2200mm, chiều rộng từ 1000mm đến 1600mm, chiều sâu từ 400mm đến 600mm. Loại tủ đựng hồ sơ cho văn phòng diện tích lớn có thể có từ 2 buồng, 3 buồng hoặc 4 buồng đựng.

Chọn tủ cho văn phòng có diện tích nhỏ

Với văn phòng có diện tích nhỏ, bạn nên lựa chọn tủ hồ sơ, tài liệu có kích thước vừa phải, phù hợp với diện tích không gian. Những loại tủ đựng tài liệu nhỏ sẽ chiếm diện tích vừa đủ, đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu của nhân viên. Đồng thời, loại tủ này có thể giúp việc di chuyển văn phòng thuận tiện hơn.

Kích thước tủ hồ sơ cho văn phòng nhỏ thường rơi vào khoảng 380mm chiều rộng: 1 khoang và 6 ngăn, 620mm: 2 khoang 6 ngăn, 764mm: 2 khoang, 8 ngăn. Những loại tủ này thường có độ sâu tiêu chuẩn là khoảng 400mm.

Chọn tủ cho lãnh đạo

Để chọn tủ cho lãnh đạo, bạn cần căn cứ một phần vào không gian văn phòng lãnh đạo của mình. Thông thường, phòng riêng của giám đốc có diện tích không quá lớn, rơi vào 20-40m2.

Tủ lãnh đạo thường có kích thước lớn, sang trọng, thể hiện được vị thế của người đứng đầu công ty. Kích thước tủ lãnh đạo thường có chiều cao từ 1800mm đến 2200mm, chiều rộng từ 1200mm đến 1600mm, chiều sâu từ 400mm đến 600mm.

Khi lựa chọn tủ đựng hồ sơ cho lãnh đạo, bạn cần chọn những loại tủ kèm bàn làm việc có cùng một tông màu. Điều này sẽ tạo nên sự đồng bộ cho không gian nội thất. Những loại tủ có thiết kế sang trọng, màu vân gỗ trầm sẽ là gợi ý hay cho không gian này.

Chọn tủ cho nhân viên

Mỗi văn phòng đều có diện tích và phong cách riêng biệt. Vì vậy, quá trình chọn lựa thiết kế và kích thước tủ đựng hồ sơ cần dựa trên các yếu tố đặc thù của từng không gian làm việc.

Ngoài ra, việc chọn kích thước tủ hồ sơ cũng cần phải phản ánh mục đích sử dụng của người dùng. Quan trọng là phải xem xét các yếu tố liên quan, bao gồm loại tài liệu cần lưu trữ và bản chất của chúng. Nếu tài liệu không đòi hỏi mức độ bảo mật cao, việc sử dụng tủ không có cánh có thể là lựa chọn hợp lý, giúp tiết kiệm không gian và thời gian khi tìm kiếm hồ sơ. Điều này cũng mang lại sự tiện ích và làm mới không gian làm việc của bạn.

Tủ cho nhân viên thường có kích thước nhỏ gọn, phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhân viên.

Mẫu tủ đựng tài liệu thường được sử dụng cho phòng nhân viên thường được chế tạo từ chất liệu gỗ công nghiệp hoặc sắt hiện đại. Kích thước tủ cho nhân viên thường có chiều cao từ 1200mm đến 1600mm, chiều rộng từ 600mm đến 1000mm, chiều sâu từ 300mm đến 400mm.

Những lưu ý khi chọn mua tủ tài liệu

Đối tượng sử dụng

Trước khi mua tủ tài liệu, bạn cần xác định đối tượng sử dụng tủ tài liệu là ai. Nếu bạn mua tủ tài liệu cho nhân viên, bạn nên lựa chọn tủ có kích thước vừa phải, phù hợp với nhu cầu sử dụng của nhân viên. Nếu bạn mua tủ tài liệu cho lãnh đạo, bạn nên lựa chọn tủ có kích thước lớn, sang trọng, thể hiện được vị thế của người đứng đầu công ty.

Chất liệu sản phẩm

Tủ tài liệu được làm từ nhiều chất liệu khác nhau, bao gồm: gỗ tự nhiên, gỗ công nghiệp, sắt, thép,… Mỗi loại chất liệu đều có những ưu nhược điểm riêng. Cụ thể:

• Gỗ tự nhiên: Tủ tài liệu gỗ tự nhiên có độ bền cao, sang trọng và đẳng cấp. Tuy nhiên, giá thành của tủ tài liệu gỗ tự nhiên thường cao.
• Gỗ công nghiệp: Tủ tài liệu gỗ công nghiệp có giá thành rẻ hơn tủ tài liệu gỗ tự nhiên, nhưng vẫn đảm bảo độ bền và tính thẩm mỹ.
• Sắt, thép: Tủ tài liệu sắt, thép có độ bền cao, chịu được lực tác động lớn. Tuy nhiên, tủ tài liệu sắt, thép thường có thiết kế đơn giản, không sang trọng bằng tủ tài liệu gỗ.

Tùy vào ngân sách công ty, bạn có thể lựa chọn loại tủ đựng hồ sơ phù hợp.

Diện tích không gian

Bạn cần xác định diện tích không gian văn phòng để lựa chọn được tủ tài liệu có kích thước phù hợp. Nếu văn phòng có diện tích nhỏ, bạn nên lựa chọn tủ tài liệu có kích thước vừa phải, tránh chiếm quá nhiều diện tích. Đối với các văn phòng mở, bạn có thể lựa chọn một tủ hồ sơ lớn cho tất cả các nhân viên cùng sử dụng.

Khối lượng tài liệu

Bạn cần xác định khối lượng tài liệu cần lưu trữ để lựa chọn được tủ tài liệu có kích thước và số ngăn phù hợp. Nếu khối lượng tài liệu lớn, bạn nên lựa chọn tủ tài liệu có kích thước lớn, nhiều ngăn để có thể lưu trữ được nhiều tài liệu.

Thương hiệu sản phẩm

Bạn nên lựa chọn sản phẩm của các thương hiệu uy tín để đảm bảo chất lượng và độ bền. Các thương hiệu tủ tài liệu uy tín hiện nay có thể kể đến như: Hòa Phát, Thiên hòa,…

>>> Xem thêm: O2O là gì? Từ A-Z các kiến thức về mô hình O2O

Kết luận

Tủ hồ sơ, tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tổ chức và hiệu suất làm việc tại văn phòng. Bằng cách chọn đúng loại tủ và tuân thủ các lưu ý khi mua sắm, văn phòng có thể tối ưu hóa không gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nha!

SABAY – VĂN PHÒNG SÂN BAY

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM