Kaizen là gì? 7 bước triển khai Kaizen trong doanh nghiệp

Kaizen, một công cụ quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng trong môi trường làm việc. Bằng cách áp dụng 7 bước triển khai Kaizen trong doanh nghiệp, các tổ chức có thể tạo ra sự cải thiện liên tục và đạt được sự phát triển bền vững. Cùng Sabay tìm hiểu bạn nhé!

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật, được dịch là “cải tiến liên tục”. Nó không chỉ là một phương pháp cải tiến mà còn là một triết lý, một tư duy về sự cải thiện liên tục và tăng cường hiệu suất trong môi trường làm việc.

Tại cơ bản, Kaizen tập trung vào việc tìm kiếm và triển khai các cải tiến nhỏ, liên tục, từng bước một, nhằm cải thiện quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ. Phương pháp này thường kết hợp sự tham gia của tất cả các cấp bậc và nhân viên trong tổ chức, khuyến khích họ tự đề xuất và thực hiện các cải tiến.

Kaizen không chỉ nhắm vào việc giảm lãng phí hoặc tăng hiệu quả sản xuất, mà còn tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đề cao sự phát triển cá nhân và chia sẻ ý kiến. Điều này giúp Kaizen trở thành một phương tiện mạnh mẽ để tăng cường sự cạnh tranh và sự linh hoạt của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày nay.

>>> Xem thêm: Công ty holding là gì? Thủ tục thành lập Holding Company

Bản chất của phương pháp Kaizen

Phương pháp Kaizen có nguồn gốc từ sau Thế chiến thứ 2, khi Nhật Bản tiến hành các biện pháp cải cách kinh tế. Vào năm 1951, Tập đoàn ô tô Toyota đã bắt đầu triển khai Hệ thống Đề xuất Ý tưởng, và những thay đổi này đã đem lại sự nâng cao về chất lượng sản phẩm và năng suất lao động, góp phần quan trọng vào sự phát triển của Toyota vào thời điểm đó.

Tháng 9 năm 1955, các nhà điều hành ở Nhật Bản chính thức bắt đầu viếng thăm Hoa Kỳ như một phần của sáng kiến của Trung tâm Japan Productivity. Việc kết hợp cách thức kinh doanh của Mỹ với phương pháp tiếp cận nhân bản hóa đã thúc đẩy các doanh nghiệp Nhật Bản vào khả năng cạnh tranh trên toàn thế giới. Vào những năm 1980, nhà tư vấn quản lý Masaaki Imai đã hợp tác với Taiichi Ohno để lan truyền thông điệp về Hệ thống sản xuất của Toyota, kết quả của nhiều năm cải tiến liên tục.

Được coi là người sáng lập của Kaizen, Masaaki Imai đã giới thiệu Kaizen trên toàn cầu thông qua sách “Kaizen: The Key to Japan’s Competitive Success” (1986). Ngày nay, các tổ chức trong nhiều ngành khác nhau áp dụng Kaizen như một phần không thể thiếu của giá trị cốt lõi của họ và thực hiện cải tiến liên tục hàng ngày, kết hợp với các khái niệm từ Six Sigma và Lean. Kaizen cũng được tích hợp với các khung phân tích khác như SWOT để nâng cao hiệu suất và sự cạnh tranh.

Lợi ích của Kaizen đối với doanh nghiệp

Kaizen đem lại nhiều lợi ích rõ ràng và to lớn cho mọi khía cạnh của một tổ chức:

• Tăng cường hiệu suất và chất lượng: Bằng cách liên tục tìm kiếm và triển khai các cải tiến nhỏ, Kaizen giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và sản xuất, từ đó tăng cường hiệu suất và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc cải thiện liên tục này không chỉ giúp giảm thời gian và nguyên liệu cần thiết mà còn cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
• Giảm lãng phí: Kaizen tập trung vào việc loại bỏ các hoạt động không cần thiết, tránh lãng phí thời gian, nguyên liệu và tài nguyên. Bằng cách này, tổ chức có thể tối ưu hóa sản xuất và quản lý, giảm thiểu chi phí và tăng cường lợi nhuận.
• Tăng cường sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng: Kaizen khuyến khích sự linh hoạt và đoàn kết trong tổ chức. Nhân viên được khuyến khích để đề xuất và triển khai các cải tiến, giúp tổ chức nhanh chóng thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh và đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của khách hàng.
• Tạo ra một môi trường làm việc tích cực: Kaizen khuyến khích sự sáng tạo, động viên và hợp tác trong tổ chức. Việc thúc đẩy sự tham gia và đóng góp của mọi người không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn tăng cường sự cam kết và hài lòng của nhân viên.
• Tăng cường sự cạnh tranh: Bằng cách liên tục cải tiến và nâng cao hiệu suất, tổ chức có thể duy trì hoặc nâng cao vị thế của mình trong thị trường cạnh tranh. Kaizen giúp tổ chức tạo ra các sản phẩm và dịch vụ vượt trội, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tăng cường lòng trung thành khách hàng.
• Tạo ra một nền tảng cho sự phát triển bền vững: Bằng cách tích lũy các cải tiến nhỏ từng bước một, Kaizen xây dựng một nền tảng cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Việc thúc đẩy sự phát triển liên tục giúp tổ chức thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi và duy trì sự cạnh tranh trong thời gian dài.

Các bước triển khai Kaizen trong doanh nghiệp

Bước 1: Tìm hiểu về thực trạng của doanh nghiệp, xác định mục tiêu Kaizen

Trước khi doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen, việc đánh giá thực trạng là bước quan trọng để đặt ra mục tiêu cải thiện và đổi mới. Mục đích của việc này là tránh tình trạng đặt ra mục tiêu không thực tế, dẫn đến việc thực hiện không hiệu quả và lãng phí thời gian cũng như nguồn lực.

Kaizen không đòi hỏi một số vốn đầu tư lớn, nhưng nó yêu cầu sự cam kết và nỗ lực lâu dài từ mọi cấp bậc trong doanh nghiệp, từ CEO cho đến nhân viên cơ sở.

Bước 2: Xác định nguyên nhân của vấn đề tồn tại của doanh nghiệp

Trong giai đoạn tiếp theo của quá trình, doanh nghiệp cần dành thời gian để tìm hiểu và xác định rõ ràng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang diễn ra. Việc này đòi hỏi phải đi sâu vào tìm hiểu về các yếu tố và quy trình nào đang góp phần tạo ra vấn đề.

Bằng cách nhìn nhận và phân tích một cách toàn diện, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về bản chất của vấn đề, từ đó tìm ra các phương án giải quyết phù hợp và có hiệu quả nhất.

Điều này giúp đảm bảo rằng các biện pháp cải tiến được đề xuất sau đó sẽ đích thực giải quyết được nguyên nhân cơ bản của vấn đề, không chỉ là giải pháp tạm thời.

Bước 3: Xác định giải pháp tốt nhất

Sau khi đã nhận diện được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, doanh nghiệp cần tiến hành tìm kiếm các giải pháp sáng tạo và lựa chọn ra phương án khả thi nhất. Sau đó, họ sẽ phát triển kế hoạch thực hiện phù hợp để triển khai các giải pháp đó.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Trước khi tiến hành bước này, doanh nghiệp sẽ thiết lập kế hoạch áp dụng Kaizen một cách cẩn thận. Có thể sử dụng các chương trình thử nghiệm hoặc thực hiện từng bước nhỏ để kiểm tra hiệu quả trước khi triển khai vào toàn bộ doanh nghiệp.

Trong quá trình áp dụng, các cấp quản lý và nhân sự liên quan sẽ cần thực hiện việc theo dõi, thu thập thông tin và kiểm tra định kỳ. Điều này giúp đảm bảo rằng quá trình cải tiến được thực hiện một cách mạnh mẽ và liên tục, và cũng cung cấp dữ liệu quan trọng để đánh giá và điều chỉnh chiến lược Kaizen nếu cần thiết.

Bước 5: Thực hiện phân tích kết quả đạt được

Để đánh giá mức độ hiệu quả của giải pháp Kaizen, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích và đo lường các thông tin và dữ liệu thu thập được trong suốt quá trình triển khai và áp dụng.

Điều này bao gồm việc đánh giá sự tiến triển của các chỉ số hiệu suất, đo lường sự cải thiện trong quy trình làm việc và sản xuất, và thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng.

Bằng cách này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin có cơ sở, đồng thời điều chỉnh chiến lược Kaizen để tối ưu hóa hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Qua bước 5, doanh nghiệp có thể nhận ra một số điểm yếu của giải pháp cũng như những cơ hội để cải thiện và tối ưu hiệu quả của nó. Điều này cung cấp căn cứ cho doanh nghiệp để tiến hành các điều chỉnh và cải thiện trong quá trình triển khai.

Bằng cách này, họ có thể học hỏi từ kinh nghiệm trước đó và áp dụng các biện pháp cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất trong các lần thực hiện sau này.

Bước 7: Lập lại quy trình đã được chuẩn hóa

Sau khi đã tìm được giải pháp kaizen thích hợp, doanh nghiệp thực hiện lặp lại chu trình từ bước 1 để tiếp tục xác định các vấn đề mới và tìm giải pháp phù hợp.

Một số nhược điểm của Kaizen

Khó khăn trong việc áp dụng trong môi trường văn hóa không phù hợp

Kaizen yêu cầu sự cam kết và tham gia tích cực từ tất cả các cấp bậc và nhân viên trong tổ chức. Tuy nhiên, trong các tổ chức có văn hóa tự phát, chủ động ít hoặc sự chống đối, việc triển khai Kaizen có thể gặp phải khó khăn. Do đó, những người chủ quản doanh nghiệp phải tạo ra một môi trường làm việc cởi mở hơn, khuyến khích sự hợp tác giữa các bên để triển khai Kaizen hiệu quả.

Hiệu quả ngắn hạn, thiếu sự bền vững

Các cải tiến nhỏ thường mang lại hiệu quả ngay lập tức, nhưng không đảm bảo rằng chúng sẽ được duy trì và phát triển trong dài hạn. Sự thành công của Kaizen yêu cầu sự cam kết lâu dài và nỗ lực liên tục, điều này có thể không phù hợp với môi trường kinh doanh có sự biến động nhanh chóng.

Yêu cầu kỷ luật cao

Triển khai Kaizen đòi hỏi sự tổ chức kỷ luật và quản lý hiệu quả để đảm bảo rằng mọi người đều thực hiện đúng quy trình và đóng góp một cách tích cực. Trong một số trường hợp, việc thay đổi văn hóa làm việc và thói quen làm việc có thể gặp phải sự kháng cự và khó khăn.

Mặc dù có nhược điểm, nhưng Kaizen vẫn là một công cụ mạnh mẽ để tăng cường hiệu suất và chất lượng trong môi trường làm việc. Điều quan trọng là tổ chức nên nhận biết và đối phó với những thách thức này một cách có hiệu quả để đạt được sự thành công tối đa từ việc triển khai Kaizen.

>>> Xem thêm: Top 8 tiêu chí đánh giá môi trường làm việc lý tưởng

Kết luận

Trong một thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc áp dụng Kaizen không chỉ là một chiến lược mà còn là một yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển. Bằng cách liên tục tìm kiếm cách cải thiện và áp dụng các biện pháp tiến bộ, doanh nghiệp có thể tạo ra giá trị cạnh tranh bền vững trong thời đại hiện nay.

Theo dõi Sabay để cập nhật nhiều tin tức hữu ích hơn bạn nha!

SABAY – VĂN PHÒNG SÂN BAY

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM