Những điều cần biết về mô hình văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì? Mô hình văn phòng ảo có gì đặc biệt khiến nhiều doanh nghiệp sử dụng? Cùng tìm hiểu về văn phòng ảo qua bài viết dưới đây của Sabay!

Khái niệm văn phòng ảo

Văn phòng ảo (Virtual office) là thuật ngữ dùng để chỉ hình thức văn phòng cho thuê cung cấp địa chỉ văn phòng mà không cần không gian thực tế. Việc sở hữu mô hình văn phòng ảo giúp các doanh nghiệp “ghi danh” công ty tại các vị trí đắc địa với mức giá ưu đãi. Khi sở hữu văn phòng ảo, các nhân viên có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không cần có mặt tại văn phòng.

So sánh mô hình văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng truyền thống

Văn phòng ảo

Ưu điểm đầu tiên khi sử dụng mô hình văn phòng ảo chính là tiết kiệm chi phí. Với giá thuê ưu đãi, các văn phòng ảo giúp khách hàng tiết kiệm lên đến 90% chi phí doanh nghiệp. Đồng thời tối đa hóa lợi nhuận của mình. Ngoài tiết kiệm chi phí, văn phòng ảo còn giúp các doanh nghiệp kết nối với nhau, giao lưu và hợp tác. Bên cạnh đó, khi sở hữu vị trí “đẹp” các doanh nghiệp có thể kết nối với khách hàng ở mọi lúc mọi nơi. Và tạo dựng niềm tin đối với các khách hàng.

Một nhược điểm phải kể đến của mô hình văn phòng ảo chính là hạn chế thời gian. Thông thường, doanh nghiệp thường làm việc trong 8-9 tiếng. Nhân viên có thể thoải mái làm việc hoặc tăng ca khi khách hàng cần giải quyết công việc. Tuy nhiên các văn phòng ảo sẽ bị hạn chế về thời gian cho thuê, nhân viên tại văn phòng ảo sẽ không thể làm việc quá khoảng giờ đã ký kết trong hợp đồng.

Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là loại hình văn phòng giúp chia sẻ diện tích giữa các doanh nghiệp. Mô hình văn phòng chia sẻ có đầy đủ các tiện ích của văn phòng thông thường. Bên cạnh đó, một văn phòng có thể cho nhiều doanh nghiệp sử dụng. Từ đó tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp.

Cũng như  mô hình văn phòng ảo, văn phòng chia sẽ cũng bị giới hạn thời gian khi thuê văn phòng. Các nhân viên văn phòng sẽ không thể làm việc quá giờ quy định trong hợp đồng cho thuê. Bên cạnh đó, việc làm việc chung tại văn phòng mở đôi khi mang đến các rắc rối và tranh chấp giữa những bộ phận hoặc công ty khác.

Văn phòng truyền thống

Khác với mô hình văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ, văn phòng truyền thống là trụ sở chính của doanh nghiệp, nơi làm việc và liên lạc trực tiếp của nhân viên và khách hàng. Văn phòng truyền thống có tính ổn định về mặt pháp lý hơn so với các loại hình văn phòng khác, nhờ đó, gia tăng sự tin tưởng của khách hàng đối với doanh nghiệp. Khi sở hữu văn phòng truyền thống, các doanh nghiệp sẽ có một không gian làm việc riêng, từ đó xây dựng nên văn hóa của doanh nghiệp mình. Bên cạnh đó, tạo dựng được thương hiệu riêng cho doanh nghiệp với cấu trúc hoạt động và kỷ luật rõ ràng.

Khi một mình sở hữu văn phòng riêng, các doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí khá lớn để thuê văn phòng. Đồng thời chi trả các khoản mua vật dụng văn phòng, các khoản thuê nhân công, bảo vệ, chi trả điện nước, internet,….Hơn nữa, việc sở hữu không gian riêng khiến doanh nghiệp hạn chế việc giao lưu giữa các phòng bạn và hạn chế mở rộng mối quan hệ với các công ty khác. Khi văn phòng xuống cấp hoặc cần mở rộng, nâng cập, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi di chuyển hoặc sắp xếp chỗ làm mới.

Lợi ích khi thuê mô hình văn phòng ảo

Tiết kiệm chi phí

Chỉ với một chi phí rất rẻ, chủ doanh nghiệp có thể sở hữu ngay mô hình văn phòng ảo giá rẻ tại vị trí đắc địa. Đi kèm với văn phòng giá rẻ là các dịch vụ tiện ích. Các tiện ích như máy in, bàn ghế, camera, điện nước đều hoàn toàn miễn phí khi kí kết hợp đồng cho thuê. Chính vì thế, quý khách hàng sẽ không cần tốn thêm chi phí để chi trả cho các vấn đề đấy. Bên cạnh đó, các thiết bị và vật dụng văn phòng phẩm cũng hoàn toàn miễn phí, có sẵn trong gói cho thuê. Doanh nghiệp sẽ không cần mua thêm trang bị, các thiết bị văn phòng.

Tăng tính nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp

Trụ sở văn phòng nằm ở vị trí đặc địa và sầm uất sẽ tăng tính nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo niềm tin cho khách hàng, thu hút được nhiều khách hàng lớn.

Đáp ứng nhu cầu vận chuyển liên lạc

Với vị trí đắc địa của tòa nhà cho thuê, các doanh nghiệp sở hữu văn phòng ảo sẽ thuận tiện hơn trong quá trình giao nhận và vận chuyển thư từ.

Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp cho doanh nghiệp

Mỗi tòa nhà đều có rất nhiều mô hình văn phòng ảo cho thuê. Khi doanh nghiệp sở hữu văn phòng cho thuê bên trong tòa nhà, doanh nghiệp sẽ có cơ hội được tiếp xúc với các công ty, doanh nghiệp khác. Điều này tạo có hội cho doanh nghiệp của bạn được giao lưu, hợp tác cùng các đơn vị khác.

Bên trong các tòa nhà thường xuyên tổ chức các cuộc hội thảo, diễn thuyết. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp được gắn kết với nhau và xúc tiến mối quan hệ hợp tác.

Những ai cần thuê mô hình văn phòng ảo

Là một giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, mô hình văn phòng ảo rất được các doanh nghiệp quan tâm. Vậy, ai là đối tượng cần thuê văn phòng ảo?

• Những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Những doanh nghiệp muốn sở hữu cho thuê văn phòng gần trung tâm thành phố. Để tạo điều kiện giao dịch đối với khách hàng.
• Những nhóm chuyên viên tư vấn, nhóm dự án.
• Những công ty muốn đặt văn phòng đại diện.
• Những công ty nước ngoài hoạt động trong thời gian điều tra thị trường.
• Những công ty đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp;
• Những công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa chỉ kinh doanh;

Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Với mô hình văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp không còn cần phải bỏ ra một số tiền lớn để thuê văn phòng với chi phí đắt đỏ. Chỉ với chi phí cực thấp, chủ doanh nghiệp có thể sở hữu văn phòng 0m2 với đầy đủ các tiện ích. Các trang thiết bị cũng như cơ sở vật chất luôn được đảm bảo khi văn phòng cho thuê. Đây được coi là giải pháp siêu tiết kiệm dành cho các doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vừa tiết kiệm chi phí, vừa thu được lợi nhuận.

Văn phòng ảo là hoàn toàn mang tính hợp pháp. Bạn có thể thuê bất kỳ mô hình văn phòng ảo ở đâu một cách thoải mái mà không phải lo lắng về pháp lý. Không chỉ hợp pháp, văn phòng ảo còn mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đặc biệt tiện lợi hơn so với cho thuê văn phòng truyền thống.

>>> Xem thêm: Văn phòng ảo HCM – cho thuê văn phòng ảo giá rẻ

Kết luận

Hy vọng những thông tin trên của Sabay đã cung cấp cho bạn các thông tin cần thiết về mô hình văn phòng ảo. Bạn cầ đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo của mình, hãy liên hệ ngay với Sabay để được hỗ trợ.

——————————————————

 Địa chỉ: SABAY BUILDING

 Hotline: 090.369.0166

 SABAY OFFICE – 11A Hồng Hà, P.2, Q. TB

 SABAY OFFICE – 05 Đồng Nai, P.2, Q. TB