Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không trực tiếp kinh doanh nhưng có vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác, và duy trì sự hiện diện thương hiệu. Cùng Sabay khám phá khái niệm văn phòng đại diện là gì và những đặc điểm của nó qua các chia sẻ sau bạn nhé!
Mục lục bài viết
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện (gọi tắt là vpdd) là một đơn vị phụ thuộc của Doanh nghiệp, Công ty hoặc Tập đoàn, được thành lập tại một địa phương khác hoặc quốc gia khác nhằm thực hiện chức năng đại diện thương mại, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại. Văn phòng này không thực hiện hoạt động sinh lời như ký hợp đồng hay phát sinh doanh thu trực tiếp.
Đối với Doanh nghiệp nước ngoài, việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Thị trường Việt Nam là bước đi chiến lược để mở rộng thị trường, tìm hiểu khách hàng, xây dựng kênh phân phối, thiết lập mối quan hệ với các đối tác địa phương, trước khi quyết định đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI).
>>> Xem thêm: Vốn điều lệ của các loại hình doanh nghiệp phổ biến
Chức năng và vai trò của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện (VPDD) là mô hình tổ chức phổ biến trong chiến lược mở rộng thị trường của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nước ngoài vào thị trường Việt Nam. Dù không trực tiếp tạo ra doanh thu, chức năng của văn phòng đại diện lại có vai trò hỗ trợ quan trọng trong quản lý, liên kết đối tác và phát triển kinh doanh.
Chức năng của văn phòng đại diện
Các chức năng chính của văn phòng đại diện công ty thường bao gồm:
- Liên lạc, kết nối và quản lý thông tin giữa trụ sở chính và đối tác địa phương.
- Tiếp thị và xây dựng thương hiệu tại khu vực đặt văn phòng, sử dụng logo công ty, biển hiệu, địa chỉ, nhằm quảng bá hình ảnh một cách hợp pháp.
- Thu thập và phân tích thông tin thị trường, bao gồm hành vi tiêu dùng, kênh phân phối và mức độ cạnh tranh.
- Hỗ trợ công tác hành chính và pháp lý như dịch vụ khách hàng, hỗ trợ tuyển dụng, chuẩn bị cho việc thành lập chi nhánh công ty hoặc cửa hàng đại diện.
- Tiếp nhận thông tin, theo dõi và giám sát thực hiện hợp đồng thương mại, nếu được ủy quyền giao dịch từ công ty mẹ.
Lưu ý: Văn phòng đại diện không phải là đơn vị có quyền kinh doanh, không được phép trực tiếp ký hợp đồng thương mại trừ trường hợp được ủy quyền. Mọi hoạt động đều mang tính hỗ trợ và không sinh lợi nhuận độc lập.
Vai trò của văn phòng đại diện
Vai trò của văn phòng đại diện của công ty thể hiện rõ ở khả năng mở rộng thị trường và phát triển hệ sinh thái kinh doanh. Cụ thể:
- Tăng cường sự hiện diện toàn cầu: Với các tập đoàn đa quốc gia, việc đặt văn phòng đại diện của Facebook tại Việt Nam, Google, Amazon,… đều nhằm đảm bảo hình ảnh doanh nghiệp hiện diện rõ ràng tại các khu vực chiến lược.
- Chuẩn bị cho đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI): Việc có VPDD giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ tiềm năng của khu vực trước khi đầu tư mở chi nhánh, địa điểm kinh doanh chính thức.
- Giảm thiểu rủi ro tài chính: Với ngân sách thấp và bộ máy nhân sự gọn nhẹ (số lượng nhân viên ít), vpdd giúp doanh nghiệp hạn chế chi phí ban đầu trong khi vẫn duy trì hoạt động tại thị trường mục tiêu.
- Tạo lập mối quan hệ chiến lược với đối tác địa phương: Thay vì quản lý từ xa, doanh nghiệp có thể sử dụng VPDD để duy trì sự gần gũi, tăng cường hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp, marketing và bán hàng, đặc biệt trong các lĩnh vực có tính cạnh tranh cao.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật địa phương: Việc đăng ký văn phòng đúng quy trình giúp doanh nghiệp tránh bị xử lý hành chính hoặc yêu cầu văn phòng đóng cửa vì hoạt động không hợp lệ.
Thủ tục pháp lý để thành lập văn phòng đại diện
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, khi thành lập văn phòng đại diện (VPDD), doanh nghiệp cần lưu ý:
- Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty đã đăng ký. Không thể làm cùng lúc với thủ tục thành lập công ty.
- Tên VPDD phải có đầy đủ tên công ty kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Trưởng VPDD không được ký hợp đồng kinh doanh, khác với địa điểm kinh doanh có thể phát sinh hoạt động thương mại.
- Địa chỉ Văn phòng đại diện không được đặt tại chung cư hoặc nhà tập thể.
- VPDD không phát sinh nghĩa vụ thuế, nhưng nếu chuyển quận/huyện, vẫn phải xác nhận thuế tại nơi cũ. Vì vậy, nên chọn địa chỉ ổn định ngay từ đầu để tránh thủ tục rườm rà. Trong khi đó, địa điểm kinh doanh khi chuyển địa chỉ không cần xác nhận thuế.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện cho công ty Việt Nam
Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện được quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện, do người đại diện theo pháp luật ký.
- Nghị quyết hoặc quyết định thành lập VPDD (bản sao).
- Đối với công ty TNHH MTV: quyết định của chủ sở hữu công ty.
- Đối với công ty TNHH 2 TV trở lên, công ty hợp danh, công ty cổ phần: cần kèm theo biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (bản sao).
- Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân còn hiệu lực (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.
- Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu của người nộp hồ sơ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài
Khi thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài, Doanh nghiệp Việt Nam cần lưu ý:
- Thực hiện thủ tục thành lập theo quy định pháp luật của nước sở tại.
- Không cần xin Giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài theo quy định hiện hành.
- Chỉ cần đăng ký giao dịch ngoại hối với Ngân hàng Nhà nước để chuyển kinh phí hoạt động cho văn phòng đại diện.
Sau khi nhận được giấy phép tại nước ngoài, người đăng ký cần nộp bản sao cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở chính để cập nhật thông tin trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện
Việc đăng ký văn phòng đại diện là bước quan trọng để các công ty, doanh nghiệp nước ngoài hay cá nhân có thể hiện diện tại Việt Nam một cách hợp pháp, chuyên nghiệp.
Thủ tục dưới đây áp dụng cho cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đã đăng ký hoạt động tại Việt Nam. Tuy nhiên, không áp dụng cho các công ty nước ngoài chưa có pháp nhân tại Việt Nam.
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu như đã nêu ở mục trên.
- Bước 2: Soạn thảo và ký hồ sơ
Sau khi tiếp nhận thông tin, đơn vị dịch vụ hoặc phòng pháp lý công ty sẽ soạn thảo đầy đủ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện (vpdd).
Hồ sơ hoàn tất sẽ được gửi lại doanh nghiệp ký tên và đóng dấu. Thời gian xử lý thường trong 01 ngày làm việc.
- Bước 3: Nộp hồ sơ và công bố thông tin
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Tiếp theo, người đăng ký nộp lệ phí công bố và thực hiện công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Bước 4: Nhận giấy chứng nhận hoạt động
Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Nếu văn phòng đại diện ở nước ngoài, sau khi có giấy phép hợp lệ từ nước sở tại, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ cập nhật thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh trong nước.
- Bước 5: Khắc dấu văn phòng đại diện
Mặc dù không bắt buộc, doanh nghiệp nên khắc dấu riêng cho văn phòng đại diện để thuận tiện ký văn bản, giao dịch nội bộ hoặc đại diện pháp lý.
Những lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện
Quá trình thành lập văn phòng đại diện yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật. Để đảm bảo mọi thủ tục được xử lý đúng cách, dưới đây là các điểm bạn cần xem xét kỹ lưỡng:
- Nghiên cứu quy định pháp luật: Tìm hiểu kỹ các quy định liên quan đến văn phòng đại diện là gì, chức năng, phạm vi hoạt động và giới hạn pháp lý tại quốc gia hoặc địa phương dự định thành lập.
- Xác định rõ thủ tục và điều kiện đăng ký: Doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình, tài liệu cần chuẩn bị, cũng như các nghĩa vụ về thuế, giấy phép hoạt động, biển hiệu, và ngân sách hoạt động.
- Chọn địa điểm phù hợp: Địa chỉ văn phòng cần dễ tiếp cận, đảm bảo đúng mục đích thương mại, phù hợp với kế hoạch mở rộng thị trường và đáp ứng yêu cầu về trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh.
- Đăng ký hợp pháp với cơ quan quản lý: Hoàn tất hồ sơ, nộp đơn và thực hiện đúng quy trình đăng ký với Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Bộ Công Thương (đối với doanh nghiệp nước ngoài). Việc có giấy phép là bắt buộc.
- Lập kế hoạch tài chính ban đầu: Xác định ngân sách, chi phí vận hành, các khoản thuế phải nộp và cách thức tài trợ từ công ty mẹ.
- Xây dựng phương án vận hành: Thiết lập quy trình quản lý, phân quyền cho người đại diện theo pháp luật, lập kế hoạch giám sát hoạt động và báo cáo định kỳ.
- Thuê chuyên gia hỗ trợ pháp lý nếu cần: Để tránh sai sót, có thể thuê công ty tư vấn đầu tư hoặc luật sư chuyên về quản lý doanh nghiệp và đầu tư nước ngoài.
- Tuân thủ quy định về nhân sự: Xác định mô hình nhân sự phù hợp, đảm bảo quyền lợi lao động và có chính sách rõ ràng nếu có tuyển dụng tại địa phương.
- Theo dõi cập nhật pháp luật liên quan: Luôn cập nhật các thay đổi trong Luật doanh nghiệp, quy định về FDI, quản lý thuế, hoặc các chính sách mới từ cơ quan nhà nước.
>>> Xem thêm: 3 cách tra cứu ngành nghề kinh doanh nhanh chóng và chính xác
So sánh Văn phòng đại diện với chi nhánh công ty
Khi Doanh nghiệp mở rộng quy mô tại Thị trường Việt Nam, cần phân biệt rõ giữa văn phòng đại diện, chi nhánh, và các hình thức mở rộng khác như địa điểm kinh doanh hay văn phòng giao dịch. Việc lựa chọn đúng hình thức không chỉ giúp tối ưu chi phí hoạt động, mà còn đảm bảo tuân thủ đúng Luật doanh nghiệp, quy định về văn phòng đại diện, và các thủ tục hành chính liên quan.
| Tiêu chí | Văn phòng đại diện (VPĐD) | Chi nhánh công ty |
| Tư cách pháp lý | Không có tư cách pháp nhân | Không có tư cách pháp nhân |
| Chức năng chính | – Đại diện theo ủy quyền của công ty mẹ – Không thực hiện hoạt động sinh lợi – Thường là đại diện thương mại, nghiên cứu thị trường, xúc tiến đầu tư | – Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh của công ty mẹ – Có thể trực tiếp tạo ra doanh thu, ký hợp đồng |
| Phạm vi hoạt động | Giới hạn, không được kinh doanh | Rộng, được phép kinh doanh đầy đủ |
| Hạch toán kế toán | Phụ thuộc vào công ty mẹ | Có thể độc lập hoặc phụ thuộc vào công ty mẹ |
| Nghĩa vụ thuế | Không phát sinh thuế GTGT, TNDN Chỉ nộp lệ phí môn bài nếu có hoạt động | Phát sinh các loại thuế như GTGT, TNDN, TNCN, lệ phí môn bài |
| Ký kết hợp đồng | Không được phép ký kết hợp đồng kinh doanh | Được phép ký kết hợp đồng theo ủy quyền |
| Con dấu & hóa đơn | Không có con dấu riêng Không phát hành hóa đơn | Có thể có con dấu riêng Được phát hành hóa đơn nếu hạch toán độc lập |
| Thủ tục thành lập | Đơn giản hơn Hồ sơ gồm: – Quyết định của công ty mẹ – Giấy tờ cá nhân người đứng đầu – Giấy đề nghị đăng ký hoạt động VPĐD | Phức tạp hơn Hồ sơ gồm: – Quyết định thành lập chi nhánh – Điều lệ công ty – Hồ sơ người đứng đầu – Giấy đề nghị đăng ký hoạt động chi nhánh |
| Lĩnh vực hoạt động cụ thể | Không được hoạt động trong các lĩnh vực kinh doanh có điều kiện | Phải tuân thủ điều kiện với ngành nghề kinh doanh tại chi nhánh |
| Biển hiệu & trụ sở | Phải treo biển hiệu đúng theo quy định pháp luật Không đặt tại nơi cấm đặt VPĐD | Tương tự VPĐD, có thể đặt tại các địa phương khác |
| Tình huống sử dụng phù hợp | – Mở rộng mạng lưới đại diện – Tiếp cận thị trường mới – Không có nhu cầu phát sinh doanh thu tại địa điểm mới | – Mở rộng kinh doanh – Ký hợp đồng, xuất hóa đơn tại địa phương – Thành lập cơ sở sản xuất, phân phối |
Kết
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không trực tiếp kinh doanh nhưng có vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường, tìm kiếm đối tác, và duy trì sự hiện diện thương hiệu. Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ tại TP. Hồ Chí Minh để thành lập văn phòng đại diện, đừng quên tham khảo 9+ tòa nhà văn phòng đại diện của Sabay nhé. Để lại thông tin hoặc liên hệ trực tiếp Sabay qua hotline 093 179 1122, sẽ có đội ngũ nhân viên hỗ trợ nhanh chóng.
Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM
