Quy trình thành lập doanh nghiệp mới nhất 2025 (phần 2)

Với xu hướng số hóa thủ tục hành chính, nhiều địa phương hiện nay áp dụng hình thức nộp hồ sơ trực tuyến hoàn toàn. Do đó, việc nắm rõ quy trình thành lập doanh nghiệp online sẽ giúp cá nhân, tổ chức chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, tiết kiệm thời gian và chi phí khi khởi nghiệp. 

Cùng Sabay tiếp tục dõi theo các thông tin liên quan đến thành lập doanh nghiệp bạn nhé! 👇

Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ thành lập công ty

Việc nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp hiện nay chủ yếu thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Bình Dương…, Sở Kế hoạch và Đầu tư chỉ tiếp nhận hồ sơ qua mạng.

Trước khi nộp, doanh nghiệp nên kiểm tra lại quy định tại địa phương để tránh trường hợp hồ sơ bị từ chối do nộp sai phương thức.

5 bước thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp online

Để đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tuyến, bạn thực hiện theo 5 bước cơ bản sau:

• Bước 1: Đăng ký và đăng nhập tài khoản tại Cổng thông tin quốc gia.
• Bước 2: Tạo mới hồ sơ đăng ký thành lập công ty theo loại hình doanh nghiệp.
• Bước 3: Điền đầy đủ thông tin vào mẫu đơn trên hệ thống.
• Bước 4: Quét (scan) và tải các tài liệu đính kèm như: điều lệ công ty, danh sách thành viên, CMND/CCCD,…
• Bước 5: Thực hiện ký xác thực hồ sơ và nộp lên hệ thống.

Lưu ý khi nộp hồ sơ điện tử:

• Nếu sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực phải là người đại diện pháp luật được cấp tài khoản.
• Nếu sử dụng chữ ký số (USB Token), chữ ký số cần được liên kết với tài khoản đăng ký để ký điện tử hợp lệ.

Việc tuân thủ đúng quy trình thành lập doanh nghiệp online sẽ giúp rút ngắn thời gian xử lý và tăng khả năng được phê duyệt hồ sơ ngay từ lần đầu.

>>> Xem thêm: Quy trình thành lập doanh nghiệp mới nhất 2025 (phần 1)

Các khoản chi phí liên quan đến việc thành lập công ty

Khi thực hiện quy trình thành lập doanh nghiệp, chi phí là yếu tố cần được tính toán kỹ để đảm bảo chuẩn bị đủ nguồn lực tài chính. Dưới đây là các khoản chi phí cơ bản cần dự trù. Dù thành lập công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân hay công ty cổ phần, bạn đều phải trải qua những khoản bắt buộc trong thủ tục thành lập doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Sabay tổng hợp giúp bạn một số khoản phí cần nộp khi thành lập doanh nghiệp, gồm:

Theo Điều 37 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải nộp phí, lệ phí tại thời điểm nộp hồ sơ. Việc thanh toán có thể thực hiện theo ba cách:

• Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Chuyển khoản vào tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Thanh toán điện tử qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý:

• Lệ phí không hoàn trả nếu hồ sơ bị từ chối.
• Phí giao dịch điện tử không tính vào lệ phí đăng ký.
• Nếu có lỗi khi thanh toán điện tử, người nộp liên hệ với đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán để xử lý.
• Bộ Tài chính và Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ hướng dẫn cụ thể về mức thu và cách quản lý phí, lệ phí.

Cập nhật mới nhất: Từ ngày 1/1/2026, doanh nghiệp đăng ký kinh doanh được miễn hoàn toàn lệ phí môn bài (Căn cứ Khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15).

Những việc cần làm sau khi nhận được giấy phép kinh doanh

Sau khi hoàn thành quy trình thành lập doanh nghiệp và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn cần nhanh chóng triển khai các bước tiếp theo để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động. Những việc này không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn đảm bảo doanh nghiệp không bị xử phạt hành chính hoặc đình chỉ hoạt động.

Khắc dấu doanh nghiệp

• Doanh nghiệp tự liên hệ đơn vị khắc dấu.
• Có thể khắc dấu pháp nhân (dấu tròn), dấu chức danh và dấu tên riêng.
• Sau khi khắc xong, không cần thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng dấu theo luật.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

• Lựa chọn ngân hàng thương mại uy tín, phù hợp nhu cầu giao dịch.
• Cần mang theo giấy phép kinh doanh, CMND/CCCD của người đại diện, và con dấu (nếu có).
• Sau khi mở, doanh nghiệp phải thông báo số tài khoản cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mua chữ ký số (USB Token)

• Chữ ký số dùng để thực hiện các thủ tục kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có thể mua từ các nhà cung cấp như Viettel, FPT, MISA…
• Gói chữ ký số phổ biến từ 1 đến 3 năm, chi phí dao động từ 1 – 2 triệu VNĐ.

Kê khai thuế ban đầu

Doanh nghiệp nộp tờ khai thuế ban đầu tại chi cục thuế nơi đặt trụ sở trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy phép.

Hố sơ kê khai bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế
• Thông tin tài khoản ngân hàng
• Hồ sơ đăng ký hình thức kế toán
• Đăng ký người ký báo cáo thuế

Mua và đăng ký hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp phải đăng ký phát hành hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn lần đầu.
• Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn hợp pháp, như MISA, Viettel, VNPT…
• Đăng ký mẫu hóa đơn qua cổng thuế điện tử của Tổng cục Thuế.

Thông báo sử dụng lao động và đăng ký BHXH

Trong vòng 30 ngày kể từ khi hoạt động, doanh nghiệp phải thông báo tình hình lao động tới Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.

Nếu có người lao động, doanh nghiệp cần đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Treo bảng hiệu tại trụ sở chính

Bảng hiệu công ty phải ghi rõ:

• Tên công ty
• Mã số thuế
• Địa chỉ trụ sở

Lưu ý quan trọng và những sai lầm thường gặp khi thành lập doanh nghiệp

Lưu ý quan trọng trước và sau khi thành lập doanh nghiệp

Trước khi nộp hồ sơ:

• Chọn đúng loại hình doanh nghiệp: Xác định rõ là doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, hay công ty cổ phần. Mỗi loại có quy định riêng về cơ cấu, trách nhiệm pháp lý và nghĩa vụ thuế.
• Xác định đúng mã ngành nghề: Tra cứu mã ngành nghề kinh doanh phù hợp trên hệ thống của Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tránh bị từ chối hồ sơ.
• Lập điều lệ công ty đầy đủ: Ghi rõ quyền và nghĩa vụ của các thành viên, tỷ lệ góp vốn, thời gian góp vốn, cơ chế ra quyết định và chia lợi nhuận.
• Đăng ký vốn điều lệ hợp lý: Vốn điều lệ ảnh hưởng đến thuế môn bài, năng lực tài chính khi ký kết hợp đồng và trách nhiệm pháp lý. Không nên kê khai quá cao nếu không có đủ năng lực tài chính thực tế.

Sau khi nhận được giấy phép kinh doanh:

• Khẩn trương khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng thương mại, đăng ký chữ ký số, mua hóa đơn điện tử và nộp thuế môn bài.
• Nộp kê khai thuế ban đầu đúng thời hạn để tránh bị phạt do chậm báo cáo hoặc bị đưa vào danh sách “không hoạt động tại địa chỉ đăng ký”.

Những sai lầm thường gặp khi thành lập doanh nghiệp

Sai sót trong hồ sơ thành lập doanh nghiệp:

• Sai tên doanh nghiệp trùng với tên đã đăng ký.
• Sai hoặc thiếu thông tin trong hồ sơ thành lập (địa chỉ, mã ngành, CMND người đại diện…).
• Không kiểm tra kỹ các điều khoản trong điều lệ công ty.

Kê khai vốn điều lệ không phù hợp:

• Đăng ký vốn quá cao dẫn đến rủi ro về thuế và ràng buộc trách nhiệm.
• Không góp đủ vốn đúng thời hạn theo quy định (thường là 90 ngày từ ngày cấp phép).

Chậm thực hiện các bước sau thành lập:

• Không nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày.
• Không đăng ký phát hành hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn.
• Không kê khai thuế ban đầu, dẫn đến bị đóng mã số thuế.

Không đăng ký bảo hiểm cho người lao động: Nếu sử dụng lao động nhưng không thực hiện báo cáo hoặc đăng ký bảo hiểm xã hội, có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.

Không hiểu rõ vai trò pháp lý: Chủ sở hữu không phân biệt rõ nghĩa vụ cá nhân và nghĩa vụ của doanh nghiệp trong mô hình công ty TNHH, dễ dẫn đến rủi ro pháp lý và tài chính.

Dịch vụ hỗ trợ tư vấn và thành lập doanh nghiệp tại Sabay

Việc thành lập doanh nghiệp là một chặng đường đòi hỏi kiến thức pháp lý, thời gian và sự chính xác trong từng thủ tục. Với những người mới khởi nghiệp, nếu không hiểu rõ quy trình thành lập doanh nghiệp, bạn có thể gặp khó khăn, chậm tiến độ hoặc bị từ chối hồ sơ.

Với các bước xử lý chuyên nghiệp, Sabay giúp bạn thực hiện nhanh chóng tất cả các thủ tục thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần, hoặc doanh nghiệp tư nhân mà không cần tự nghiên cứu luật, đối chiếu biểu mẫu hay đến nhiều cơ quan.

Quy trình làm việc tại Sabay:

• Bạn có thể đăng ký dịch vụ qua điện thoại, email hoặc đến văn phòng Sabay. Quy trình làm việc gồm 3 bước:
• Tiếp nhận thông tin: Gồm tên công ty, ngành nghề, vốn điều lệ, loại hình doanh nghiệp, thông tin người đại diện.
• Soạn và nộp hồ sơ: Sabay chuẩn bị và nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Nhận kết quả và hoàn thiện hồ sơ: Sabay bàn giao giấy phép, con dấu, chữ ký số và hướng dẫn kê khai thuế, hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH 2 thành viên

Kết

Đăng ký doanh nghiệp qua mạng là phương thức ngày càng phổ biến, minh bạch và thuận tiện. Tuy nhiên, người nộp hồ sơ cần cẩn trọng ở từng bước để tránh sai sót dẫn đến bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Trong trường hợp gặp khó khăn, bạn có thể liên hệ các đơn vị hỗ trợ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp để được tư vấn và thực hiện nhanh gọn. 

Theo dõi Sabay để cập nhật các nội dung hữu ích bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM