Quy trình tính lương cho nhân viên mới nhất hiện nay

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp và đòi hỏi sự chuyên nghiệp, quản lý lương nhân viên trở thành một phần quan trọng để đảm bảo công bằng, minh bạch, và hiệu quả trong quản lý nhân sự. Quy trình tính lương không chỉ là một yếu tố đơn thuần về thanh toán tiền mà còn là một quá trình phức hợp đòi hỏi sự tổ chức và tính chính xác cao.

Cùng Sabay tìm hiểu quy trình tính lương cho nhân viên được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp qua những chia sẻ sau bạn nha!

Vai trò của quy trình tính lương

Quy trình tính lương là một hệ thống các quy định, thủ tục, phương pháp được áp dụng để xác định mức lương và các khoản chi trả khác cho người lao động. Một quy trình tính lương được thực hiện bài bản, chuyên nghiệp không chỉ giúp bộ phận nhân sự cũng như các cấp lãnh đạo thực hiện hoạt động tính lương một cách trơn tru mà còn mang lại nhiều lợi ích cho người lao động. Cụ thể:

• Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc trả lương cho người lao động: Quy trình tính lương được xây dựng trên cơ sở các quy định của pháp luật, các quy định nội bộ của doanh nghiệp và các căn cứ đánh giá năng suất, hiệu quả công việc của người lao động. Điều này giúp đảm bảo mức lương được trả cho người lao động là hợp lý, phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và đóng góp của họ cho doanh nghiệp.
• Tạo động lực làm việc cho người lao động: Mức lương cao, được trả đúng và đủ thời hạn sẽ là động lực để người lao động nỗ lực làm việc, nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí: Quy trình tính lương được xây dựng khoa học, hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót trong việc tính lương, từ đó tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Mô hình B2E là gì? Những điều cần biết về B2E

Các mức lương, mức chế độ cho nhân viên

Quy định chung về các khoản lương mà tiền đề để phân cấp bậc lương cho từng vị trí. Ngoài mức lương cơ bản, tiền lương của nhân viên còn phụ thuộc vào các khoản như phụ cấp, khấu trừ, hoa hồng,… Cụ thể:

Mức lương cơ bản

Đây là mức lương được trả cho người lao động theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Mức lương cơ bản thường được xác định dựa trên các yếu tố như chức danh, trình độ, kinh nghiệm của người lao động.

Trong giai đoạn thử việc, nhân viên có thể nhận mức lương thấp hơn so với sau thời gian thử việc. Mức lương thử việc được quy định phải từ 80 – 85% mức lương cơ bản.

Mức lương thưởng năng suất

Đây là mức lương được trả cho người lao động dựa trên kết quả thực hiện công việc của họ. Mức lương thưởng năng suất thường được xác định theo quy định của doanh nghiệp, căn cứ vào các tiêu chí như sản lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành công việc,…Bao gồm:

• Thưởng hiệu suất: Nhân viên có thể được thưởng dựa trên hiệu suất làm việc cá nhân hoặc nhóm.
• Thưởng thành tích: Các thành tựu nổi bật hoặc đóng góp đặc biệt có thể được đánh giá và thưởng.
• Thưởng doanh số bán hàng: Trong các công ty thương mại, nhân viên bán hàng thường nhận được thưởng dựa trên doanh số bán hàng đạt được.

Mức lương thưởng năng suất được tính theo công thức:

Mức thưởng năng suất thực tế = Mức thưởng năng suất tương ứng * Hệ số đánh giá công việc.

Các khoản phụ cấp

Các khoản phụ cấp là khoản tiền được trả thêm cho người lao động ngoài mức lương cơ bản, nhằm bù đắp cho những chi phí phát sinh do tính chất công việc hoặc vị trí công việc của người lao động. Các khoản phụ cấp thường được xác định theo quy định của doanh nghiệp, căn cứ vào các yếu tố như tính chất công việc, vị trí công việc,…

Các khoản phụ cấp cho nhân viên có thể kể đến như:

• Phụ cấp ăn trưa: Nếu công ty cung cấp phụ cấp ăn trưa cho nhân viên.
• Phụ cấp đi lại: Các khoản hỗ trợ chi phí đi lại của nhân viên đến và từ nơi làm việc.
• Phụ cấp chăm sóc sức khỏe: Các khoản hỗ trợ chi phí y tế của nhân viên.

Theo quy định tại mục b khoản 5 điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BLĐBXH, mức lương phụ cấp được quy định như sau:

b) Phụ cấp lương theo thỏa thuận của hai bên như sau:

b1) Các khoản phụ cấp lương để bù đắp yếu tố về điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương thỏa thuận trong hợp đồng lao động chưa được tính đến hoặc tính chưa đầy đủ;

b2) Các khoản phụ cấp lương gắn với quá trình làm việc và kết quả thực hiện công việc của người lao động.

Các khoản giảm trừ lương

Các khoản giảm trừ lương bao gồm ứng lương, bồi thường thiệt hại, trừ tiền trách nhiệm hoặc chức vụ, giảm trừ đóng vào các quỹ bảo hiểm, công đoàn,…

Quy trình tính lương cho nhân viên

Một quy trình tính lương cho nhân viên cần được trình bày một cách khoa học, chi tiết. Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết từng bước trong quy trình tính lương ngay sau đây:

Thu thập dữ liệu tính lương

Để tạo ra một bảng lương toàn diện và chính xác cho nhân viên, bước mở đầu không thể thiếu là việc thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương, thường được thực hiện bởi bộ phận chấm công.

Thường, hầu hết các doanh nghiệp sẽ tính lương dựa trên dữ liệu từ bảng chấm công. Tuy nhiên, đối với một số ngành như nhân viên kinh doanh, nhân viên sản xuất, thì việc tính lương không chỉ dựa vào thời gian làm việc mà còn phụ thuộc vào kết quả sản xuất và doanh số kinh doanh (gọi là KPI hoặc doanh số). Điều này đồng nghĩa với việc bảng lương sẽ được hình thành từ nhiều dữ liệu khác nhau. Dưới đây là một số dữ liệu thường được sử dụng trong quy trình tính lương:

• Danh sách chấm công: Được tính dựa trên số giờ làm việc hàng ngày của nhân viên, có thể được chấm công thông qua thẻ hoặc dấu vân tay.
• Doanh số: Đây là một yếu tố quan trọng đối với nhân viên kinh doanh, dựa trên hiệu suất và doanh số bán hàng của họ.
• KPI (Chỉ số hiệu suất chính): Dữ liệu này đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí và mục tiêu đặt ra.
• Hiệu suất sản phẩm: Đặc biệt quan trọng trong ngành sản xuất, đây là dữ liệu về hiệu suất của nhân viên trong quá trình sản xuất.

Việc tính toán lương dựa trên nhiều dữ liệu này giúp tạo ra bảng lương phản ánh chính xác và công bằng về đóng góp và hiệu suất của từng nhân viên.

Đối chiếu, xác nhận bảng chấm công

Đây là một phần vô cùng quan trọng trong quy trình tính lương nhân viên, nhằm đảm bảo rằng các dữ liệu đã được thiết lập đúng và chuẩn chỉnh. Thông thường, người phụ trách đối chiếu thường là bộ phận chấm công hoặc trưởng bộ phận.

Dựa vào bảng chấm công, bộ phận nhân sự sẽ đối chiếu với dữ liệu đã lưu giữ trong tháng như đơn nghỉ việc, đơn xin nghỉ,… Bộ phận hành chính sẽ rà soát báo cáo KPI và chuyển báo cáo về cho bộ phận kế toán lương.

Trong bảng lương, nhân sự cần để ý đến một số thông tin như sau:

• Giờ công thực tế của NLĐ đã ghi nhận theo thẻ chấm công của từng các nhân.
• Nếu giờ công ghi nhận bị thiếu so với thực tế, bộ phận nhân sự phải làm giấy đề nghị xác nhận giờ công theo quy định của công ty.
• Đối với giờ công không chính xác so với quy chế doanh nghiệp, BP nhân sự phải mời nhân viên cũng như các bộ phận liên quan tiến hành giải thích. Nếu vi phạm quy định của doanh nghiệp, các bộ phận và cá nhân liên quan sẽ bị xử lý theo quy chế công ty.

Lập bảng tính lương

Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc lập bảng tính lương cho nhân viên, đảm bảo sự chính xác và tính minh bạch. Có hai hình thức chính để thực hiện quy trình này là sử dụng Excel và phần mềm tính lương chuyên biệt, mỗi loại đều có những ưu và nhược điểm riêng.

• Excel:

Excel là một công cụ mạnh mẽ và phổ biến, nhiều người đã quen thuộc với nó. Excel có khả năng tùy chỉnh cao, có thể tùy chỉnh bảng tính theo nhu cầu cụ thể của công ty. Không yêu cầu chi phí đặc biệt cho việc sử dụng Excel.

Do phụ thuộc vào việc nhập liệu thủ công, Excel có rủi ro cao về sai sót. Bên cạnh đó, việc tính toán và kiểm tra lương có thể tốn nhiều thời gian và công sức. Khi công ty phát triển với số lượng nhân viên đông hơn, việc duy trì và quản lý các bảng tính có thể trở nên phức tạp hơn.

• Phần mềm tính lương chuyên biệt:

Phần mềm chuyên biệt thường có tính toán tự động, giảm rủi ro sai sót. Quy trình tính lương được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán. Bên cạnh đó, không ít phần mềm thường có các biện pháp bảo mật để đảm bảo an toàn thông tin nhân viên.

Mặt khác, việc sử dụng phần mềm chuyên biệt có thể đòi hỏi chi phí cao hơn, khó thao tác hơn, tốn kém nhiều thời gian đào tạo và làm quen với phần mềm.

Kiểm tra và ký duyệt

Sau khi kiểm tra và xác nhận lần cuối, quản lý nhân sự sẽ trình bày bảng tính lương cho kế toán trưởng. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được chuyển đến giám đốc để duyệt và phê chuẩn. Khi bảng lương đã nhận được sự chấp thuận từ giám đốc, kế toán trưởng sẽ nhận lại bảng lương và chuyển giao cho bộ phận kế toán tiền lương.

Gửi xác nhận lương cho nhân viên

Sau khi phiếu lương đã được gửi để phê duyệt, quá trình tiếp theo là chuyển trực tiếp bảng lương đã được duyệt cho từng nhân viên. Trong bước này, điều quan trọng là đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của thông tin lương trong công ty.

Mỗi nhân viên chỉ nhận được thông tin lương của mình và không thấy thông tin lương của các đồng nghiệp khác. Điều này không chỉ giữ cho thông tin cá nhân của từng nhân viên được bảo vệ một cách an toàn mà còn tạo ra một môi trường làm việc có tính minh bạch và tôn trọng quyền riêng tư.

Thanh toán lương cho nhân viên

Sau khi nhân viên đã xác nhận mức lương, công ty tiếp tục quy trình thanh toán lương theo một trong hai hình thức – thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán qua thẻ ngân hàng.

Lưu hồ sơ

Bước cuối cùng trong quy trình tính lương nhân viên là lưu trữ hồ sơ và dữ liệu về tiền lương nhằm phục vụ công tác xây dựng báo cáo cho quản trị nhân sự. Báo cáo về tiền lương là nền tảng để quản lý có thể theo dõi tổng quan về biến động lương thưởng trong doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ việc đưa ra các chiến lược ứng biến kịp thời, đặc biệt là trong những giai đoạn kinh tế khó khăn.

Lưu đồ tính và thanh toán tiền lương trong công ty

Tóm lại, lưu đồ tính và thanh toán tiền lương cho nhân viên sẽ bao gồm các bước sau:

– Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương.

– Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấn công và các chứng từ liên quan.

– Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng.

– Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương:

+ Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 5).

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương.

– Bước 5: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương sau đó chuyển lại cho Kế toán trưởng.

– Bước 6: Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán tiền lương.

– Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên.

– Bước 8: Nhân viên nhận lương và ký nhận.

>>> Xem thêm: O2O là gì? Từ A-Z các kiến thức về mô hình O2O

Kết luận

Quy trình tính lương là một công việc quan trọng trong doanh nghiệp. Việc xây dựng và thực hiện quy trình tính lương khoa học, hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong việc trả lương cho người lao động, tạo động lực làm việc cho người lao động và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Hy vọng những chia sẻ của Sabay sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu về quy trình thanh toán lương. Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích khác bạn nha!
—

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM