Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp mới nhất năm 2023

Con dấu doanh nghiệp được biết đến là công cụ không thể thiếu trong quá trình xác nhận các hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp. Nếu con dấu doanh nghiệp bị hư hỏng, cần thay đổi, doanh nghiệp có thể thực hiện các thủ tục thay đổi con dấu sau đây. Cùng Sabay tìm hiểu các thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp mới nhất năm 2023 dưới đây bạn nhé!

Con dấu doanh nghiệp là gì?

Con dấu doanh nghiệp là công cụ quan trọng mà doanh nghiệp sử dụng để xác nhận các văn bản, giấy tờ, nhằm khẳng định giá trị pháp lý của các tài liệu đó. Để những tài liệu ban hành tại doanh nghiệp có hiệu lực, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu trên các tài liệu đó. Nếu không có, tài liệu, hợp đồng đó được xem như vô hiệu.

Theo Điều 43, Luật doanh nghiệp 2020, con dấu doanh nghiệp được quy định như sau:

1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Về việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Con dấu doanh nghiệp là một phần không thể thiếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển quá nhanh như hiện nay, yêu cầu về giao dịch nhanh chóng, xuyên biên giới, rút gọn thủ tục hành chính diễn ra ở khắp nơi.

Từ năm 2021, Nhà nước đã ban hành quy định ngoài các con dấu truyền thống, doanh nghiệp cũng được sử dụng chữ ký số thay cho con dấu chính thức. Chữ ký số cũng là một công cụ có đầy đủ giá trị pháp lý, chứng thực tính hiệu lực của tài liệu. Đây là một trong những đổi mới hết sức tiến bộ, góp phần đẩy nhanh quá trình thực hiện các thủ tục kinh doanh tại doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp cần thay đổi mẫu dấu

Nếu gặp phải một trong các trường hợp sau, doanh nghiệp có thể tiến hành thủ tục thay đổi mẫu dấu:

• Con dấu bị hư hỏng, mờ, mòn méo, không còn giá trị sử dụng;
• Bị mất con dấu;
• Doanh nghiệp cần thay đổi con dấu do chất liệu làm con dấu;
• Doanh nghiệp có nhu cầu khắc thêm con dấu mới với mẫu mã tự quyết định phù hợp với quy định của pháp luật;
• Khi công ty thay đổi tên công ty;
• Công ty thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện, tỉnh thành phố;
• Khi công ty thay đổi số đăng ký kinh doanh cũ do công ty được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh từ lâu;
• Hợp nhất mã số thuế doanh nghiệp;
• Cập nhật mã số thuế thay thế số chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp

Hồ sơ thay đổi con dấu

Khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ sau đây:

• Đăng ký kinh doanh bản sao có công chứng;
• Giấy chứng nhận mẫu dấu của con dấu cũ;
• Chứng minh thư người đại diện pháp luật;
• Người được cử đi làm dấu mang theo CMND, Giấy giới thiệu/Ủy quyền (nếu có);
• Thông báo mẫu dấu lên sở kế hoạch đầu tư thành phố.

Quy định thay đổi con dấu

Theo điều luật cũ, khi thay đổi con dấu, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau đó đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục thông báo, thay đổi mẫu dấu theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, theo Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 mới ban hành, khi thay đổi con dấu doanh nghiệp sẽ có những quy định như sau:

• Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc con dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử (bổ sung thêm);
• Doanh nghiệp quyết định loại con dấu, số lượng, hình thức và nội dung của doanh nghiệp; chi nhánh; văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp;
• Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành (bổ sung thêm);

Như vậy, khi doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu chỉ cần liên hệ với đơn vị khắc dấu để làm con dấu mới và sử dụng. Các bên thỏa thuận và thống nhất thực hiện xác định thay đổi mẫu dấu. Sau đó, doanh nghiệp và các bên liên quan tiến hành ký kết các hợp đồng dân sự để được thực hiện công việc theo yêu cầu.

Nhờ những quy định mới này, các cơ quan nhà nước có thể giảm tải được công việc liên quan đến thay đổi con dấu. Từ đó có thời gian để thực hiện cac công việc khác. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được không ít thời gian và công sức trong khi thực hiện các thủ tục hành chính. Đặc biệt có thể chủ động, phản ánh trên nhu cầu khi cảm thấy cần thay đổi mẫu dấu doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Đăng ký bảo hộ thương hiệu là gì?

Quy trình thay đổi con dấu

Các bước thay đổi con dấu doanh nghiệp gồm:

Bước 1: Soạn thảo công văn hủy con dấu cũ;

Bước 2: Khắc con dấu mới;

Bước 3: Soạn thảo thông báo việc sử dụng con dấu công ty mới lên cổng thông tin quốc gia về doanh nghiệp;

Bước 4: Nộp thông báo v/v sử dụng con dấu công ty mới tới cơ quan đăng ký;

Bước 5: Sở Kế hoạch & Đầu tư tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác thực thông tin thay đổi con dấu doanh nghiệp;

Bước 6: Sở Kế hoạch & Đầu tư tiến hành công bố thông tin thay đổi con dấu công ty

Chú ý: Khi thay đổi con dấu công ty, các doanh nghiệp phải có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu mới tới cơ quan đăng ký kinh doanh thông qua thủ tục thông báo sử dụng mẫu dấu. Nếu doanh nghiệp không thực hiện bước này, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử phạt hành chính từ 2 triệu đồng cho đến 3 triệu đồng.

Lưu ý khi thay đổi con dấu doanh nghiệp

Khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:

• Với các công ty được thành lập trước ngày 1/7/2015, con dấu công ty sẽ do cơ quan công an cấp. Do đó, khi có sự thay đổi con dấu, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện BƯỚC 1 & BƯỚC 2 trong quy trình thay đổi con dấu nêu trên;
• Với các công ty được thành lập sau ngày 1/7/2015 đến nay, khi cần thay đổi con dấu, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện BƯỚC 2 theo thủ tục trên, không cần công bố mẫu dấu công ty trước khi sử dụng.

Ngoài ra:

• Doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/7/2015, khi thay đổi con dấu mới cần tiến hành nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cũ cho cơ quan công an, nơi mà doanh nghiệp đã đăng ký mẫu dấu và nhận lấy Biên nhận đã trả lại con dấu từ cơ quan công an.
• Doanh nghiệp thành lập trước ngày 1/7/2015 bị mất con dấu và giấy chứng nhận đăng ký con dấu: Thông báo mẫu dấu mới theo thủ tục, đồng thời thông báo đến cơ quan công an nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu v/v mất con dấu, mất giấy chứng nhận đăng ký.
• Doanh nghiệp thành lập sau ngày 1/7/2015: có thể giữ hoặc tiêu hủy con dấu cũ sau khi có con dấu mới.

Cuối cùng, đối với công ty giải thể: Căn cứ Khoản 8 Điều 70 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì trường hợp các doanh nghiệp sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp, doanh nghiệp có trách nhiệm trả con dấu, Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an theo quy định khi làm thủ tục giải thể.

>>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2023

Kết luận

Từ năm 2020, Luật doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi trong việc đăng ký, thay đổi con dấu công ty. Hy vọng những chia sẻ trên của Sabay sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình thực hiện thay đổi con dấu tại doanh nghiệp.

Để tìm hiểu các nội dung khác, đừng quên theo dõi Sabay mỗi ngày bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM