Tổng hợp 10 cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp là tổng hợp tất cả các bộ phận (đơn vị, cá nhân) khác nhau, có mối quan hệ mật thiết với nhau, cùng thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay, tại Việt Nam có không ít cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khác nhau. Cùng Sabay tìm hiểu 10 cơ cấu tổ chức phổ biến qua những chia sẻ sau đây.

1. Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp theo chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là mô hình cấu trúc phổ biến nhất tại các công ty.

Cơ cấu tổ chức này hoạt động dựa trên các chức năng của công việc, bao gồm: một tổ chức sẽ có các bộ phận chuyên biệt như Sales, Marketing, Dịch vụ khách hàng, Tài chính, Nhân sự,…

Khi doanh nghiệp được tổ chức theo chức năng, các nhân viên sẽ được phân nhóm theo từng bộ phận, kỹ năng riêng biệt. Điều này cho phép họ tập trung chuyên môn hóa vào một vai trò cụ thể. Đây cũng là lợi thế cho doanh nghiệp nếu yêu cầu mở rộng quy mô khi phát triển.

Ngược lại, việc tổ chức doanh nghiệp theo chức năng cũng sẽ gây ra những rào cản giữa các bộ phận khác nhau. Điều này sẽ dẫn đến không hiệu quả nếu tổ chức co nhiều loại sản phẩm hay thị trường mục tiêu khác nhau. Bên cạnh đó, một nhược điểm phải kể đến của tổ chức theo chức năng chính là sự hạn chế trong giao tiếp, hiểu biết giữa các bộ phận.

2. Cấu trúc tổ chức theo ma trận

Cơ cấu tổ chức theo ma trận là loại hình thường được sử dụng tại các công ty lớn, hoạt động theo một số mục tiêu ngang. Cơ cấu tổ chức theo bộ phận cho phép nhiều quyền tự chủ hơn giữa các nhóm tổ chức.

Khi sử dụng cơ cấu tổ chức theo ma trận, các thông tin trong doanh nghiệp sẽ được truyền đạt theo cả chiều dọc (tuyến chức năng hoạt động) và chiều ngang (tuyến sản phẩm).

Loại cấu trúc tổ chức theo ma trận này cung cấp tính linh hoạt, khả năng cân bằng cho doanh nghiệp nhờ có 2 chuỗi mệnh lệnh song song thực hiện. Bên cạnh đó, cấu trú này còn tạo cơ hội để các bộ phận chia sẻ nguồn lực và giao tiếp cởi mở với nhau.

Ngoài những ưu điểm trên, cấu trúc tổ chức theo ma trận cũng mang đến một số “rắc rối” cho doanh nghiệp. Nhân viên cần phải trải qua nhiều tầng phê duyệt. Một số nhầm lẫn về việc ai là người nhận được câu trả lời sẽ thường xuyên xảy ra. Sự nhầm lẫn này có thể gây tranh cãi về việc ai có thẩm quyền trong việc đưa ra các quyết định, ai sẽ là người chịu trách nhiệm về những quyết định đó khi có sai xót xảy đến.

3. Cơ cấu tổ chức phân theo nhóm

Cơ cấu phổ biến thứ ba tại doanh nghiệp Việt Nam chính là cơ cấu tổ chức phân theo nhóm. Ở cơ cấu tổ chức phân theo nhóm, nhân viên sẽ làm việc với nhau trong các nhóm dự án riêng. Những nhóm này đôi khi không có người kiểm soát. Do đó, các thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm đồng đều, cùng quản lý công việc với nhau. Khi cần đưa ra quyết định quan trọng, tất cả các thành viên trong nhóm đều có quyền nêu ý kiến.

Trong các tổ chức phân nhóm như thế này, người quản lý sẽ có trách nhiệm thiết lập các mục tiêu chủ chốt, các chỉ số quan trọng. Nhân sự trong nhóm sẽ có trách nhiệm hoàn thành công việc dựa trên các mục tiêu mà người quản lý đã đề ra. Sau khi hoàn tất các dự án, các nhân sự này sẽ quay về nhiệm vụ cũ hoặc tiếp tục chuyển sang dự án mới.

Loại hình tổ chức phân theo nhóm này thường giúp tăng năng suất, hiệu suất và tính minh bạch của công việc hơn các loại hình cơ cấu khác. Bên cạnh đó, đây cũng là một cách thúc đẩy tư duy phát triển cho các thành viên trong dự án.

Tuy nhiên, loại hình phân nhóm này cũng mang đến cho doanh nghiệp một số bất lợi. Cơ cấu tổ chức phân theo nhóm thường đi ngược lại so với khuynh hướng tự nhiên của nhiều công ty vầ cấu trúc phân cấp thuần túy. Cơ cấu này cũng sẽ khiến các chỉ dẫn, thông điệp của doanh nghiệp trở nên ít rõ ràng hơn cho các nhân viên.

4. Cấu trúc tổ chức phẳng

Cơ cấu tổ chức phẳng là loại hình cơ cấu phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và các doanh nghiệp vừa khởi nghiệp.

Cơ cấu tổ chức phẳng kết hợp cơ cấu chức năng và cơ cấu phẳng dẫn đến cơ cấu tổ chức phân cấp – phẳng. Cơ cấu này cho phép doanh nghiệp đưa ra nhiều quyết định hơn giữa các cấp của tổ chức. Nhìn chung, cơ cấu này làm phẳng diện mạo theo chiều dọc của hệ thống phân cấp.

Cơ cấu tổ chức này tạo cho nhân viên một môi trường làm việc ít bị áp lực về hệ thống cấp bậc. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ cảm thấy người quản lý ngang hàng hoặc là thành viên trong nhóm làm việc sẽ thoải mái hơn là những cấp trên.

Một nhược điểm “chí mạng” của hệ thống phân cấp phẳng này chính là khi có những bất đồng về quan điểm, thì đội ngũ khó có thể liên kế và đi đúng hướng nếu không có sự can thiệp của nhà lãnh đạo. Các nhân viên sẽ khó xác định người quản lý hay nhà lãnh đạo nào để xin ý kiến, tham khảo hướng giải quyết cho tình huống này.

5. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm là một khuôn khổ trong đó doanh nghiệp được tổ chức thành các bộ phận riêng biệt, mỗi bộ phận tập trung vào một sản phẩm/dịch vụ khác nhau, hoạt động riêng lẻ như một đơn vị.

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm có thể không phù hợp với hầu hết tất cả các doanh nghiệp, những đây là mô hình có khả năng cung cấp những lợi thế khác biệt cho từng doanh nghiệp. Cấu trúc theo sản phẩm là loại cấu trúc lý tưởng cho các tổ chức có nhiều sản phẩm, giúp rút ngắn thời gian và chu kỳ phát triển sản phẩm. Đồng thời, đây là một cách thức giúp doanh nghiệp nhỏ có thể tiếp cận thị trường, sản phẩm một cách nhanh chóng.

Dù sở hữu những lợi thế cho doanh nghiệp, song, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc trong quá trình áp dụng hình thức này. Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm khiến doanh nghiệp khó mở rộng quy mô và tổ chức, có thể bị trùng lặp nguồn lực khi các bộ phận khác nhau đều cố gắng phát triển dịch vụ mới.

>>> Xem thêm: Thiết kế văn phòng dành cho doanh nghiệp đông nhân viên

6. Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường

Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường được hình thành khi các bộ phận của tổ chức dựa trên thị trường, ngành hoặc loại khách hàng.

Cơ cấu doanh nghiệp dựa trên thị trường là cấu trúc lý tưởng cho các tổ chức có sản phẩm/dịch vụ dành riêng cho các phân đoạn thị trường cụ thể. Đặc biệt, loại hình này có hiệu quả đáng kể nếu tổ chức đó có kiến thức chuyên sâu về các phân đoạn đó. Cơ cấu này cũng giúp doanh nghiệp nhận thức được những thay đổi về nhu cầu giữa các phân khúc đối tượng khác nhau của mình.

Một số điểm hạn chế của loại hình cơ cấu này phải kể đến chính là có quá nhiều quyền tự chủ, dẫn đến việc các bộ phận phát triển các hệ thống không tương thích với nhau. Các bộ phận cũng có thể vô tình trùng lặp các hoạt động mà các bộ phận khác đang xử lý.

7. Cấu trúc công ty phân chia theo địa lý

Cấu trúc công ty phân chia theo địa lý thiết lập các bộ phận dựa trên khu vực địa lý (lãnh thổ, vùng hoặc quận).

Ưu điểm của loại hình cấu trúc này là gần nguồn cung cấp hoặc gần khách hàng. Đồng thời, mô hình này cũng tập hợp nhiều hình thức chuyên môn kinh doanh, cho phép mỗi bộ phận địa lý tự đưa ra quyết định từ các quan điểm đa dạng hơn.

Mặc khác, nhược điểm của loại hình này là khi doanh nghiệp có nhiều bộ phận Marketing khác nhau, mỗi bộ phận với nhiều chiến dịch cạnh tranh khác nhau sẽ tạo nên nhiều rủi ro.

8. Cơ cấu tổ chức theo quy trình

Cơ cấu tổ chức theo quy trình được thiết kế dựa trên chuỗi đầu và chuỗi cuối của các quy trình khác nhau. Ví dụ như nghiên cứu và phát triển chuỗi cung ứng. Chuỗi cơ cấu tổ chức theo quy trình không chỉ xem xét các hoạt động mà nhân viên đang thực hiện, chúng còn xem xét cách thức hoạt động tương tác khác nhau.

Điểm cộng của cơ cấu này chính là cải thiện và tăng hiệu quả tổ chức. Cơ cấu này có tính thích ứng cao, nên phù hợp với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.

Một nhược điểm phải kể đến của loại hình cơ cấu này chính là chúng có thể gây ra rào cản giữa các nhóm, quy trình khác nhau.

9. Sơ đồ cấu trúc tổ chức vòng tròn

Sơ đồ cấu trúc tổ chức vòng tròn hoạt động dựa trên hệ thống phân cấp. Các nhân viên cấp cao chiếm vòng tròn trong, những nhân viên cấp thấp chiếm vòng trong ngoài, các nhà lãnh đạo sẽ là người ở giữa vòng tròn.

Loại hình này thúc đẩy giao tiếp và truyền đạt thông tin tự do giữa các bộ phận khác nhau. Đối với cấu trúc này, tất cả các bộ phận trong công ty đều là một phần của tổng thể, không bị tách biệt.

Một điểm đáng lưu ý khi tổ chức doanh nghiệp theo loại hình này chính là dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt là đối với các nhân viên mới. So với loại hình cấu trúc truyền thống, cấu trúc hình tròn khiến nhân viên mới khó xác định được ai là người nó cần báo cáo công việc.

10. Cơ cấu tổ chức dạng mạng lưới (phù hợp Remote Work)

Cấu trúc tổ chức dạng mạng lưới phù hợp cho các công ty làm việc với một số tổ chức khác, để chia sẻ tài nguyên hoặc công ty có nhiều địa điểm với chức năng lãnh đạo khác nhau. Cấu trúc này được sử dụng khi có phần lớn nhân sự, các dịch vụ được thuê ngoài. Ngoài ra, cơ cấu dạng mạng lưới có thể giúp liệt kê các dịch vụ thuê ngoài hoặc các địa điểm khác bên ngoài văn phòng chính.

Ưu điểm: Nhân viên có thể hình dung quy trình làm việc và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp với nhau trên toàn bộ hệ thống. Khuyến khích tất cả nhân viên cộng tác với nhau để hoàn thành dự án một cách tốt nhất. Vì hệ thống không phân cấp nghiêm ngặt, nhân viên được trao quyền chủ động và đưa ra quyết định.

Nhược điểm: Hình dạng sơ đồ có thể bị thay đổi dựa trên số lượng công ty hay vị trí làm việc. Nếu như cấu trúc trở nên quá phức tạp sẽ gây ra hiểu lầm giữa các phòng ban hoặc nhân viên làm những việc tương tự. Biểu đồ mạng lưới cần phải đảm bảo nêu rõ vị trí của từng vai trò và chức năng công việc cụ thể.

>>> Xem thêm: Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

Kết luận

Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM