5 mẫu công văn phổ biến trong văn phòng

Công văn là gì?

Công văn là loại hình văn bản được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn được sử dụng khá phổ biến, là phương tiện giao tiếp cơ bản giữa các cơ quan, tổ chức Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân. Trong môi trường văn phòng, công văn là phương thức giao tiếp giữa các phòng ban công ty và các cấp với nhau.

Trong môi trường văn phòng, công văn còn được dùng với mục đích trình bày các hoạt động thông tin và các giao dịch của doanh nghiệp.

Công văn được trình bày một cách ngắn gọn và súc tích, nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Nội dung của công văn chứa đựng một chủ đề rõ ràng, cụ thể. Khi sử dụng công văn, người viết cần chú ý ngôn từ nghiêm túc, trang trọng. Không được sử dụng ngôn ngữ teencode.

Ngoài ra, thể thức của một công văn cũng phải theo đúng quy định của nhà nước, cơ quan đặt ra. Những cá nhân, tổ chức phải trình bày công văn đúng theo quy định thì mới được coi là hợp lệ.

Tương tự như công văn tiếng Việt, công văn tiếng Anh cũng là văn bản hành chính phục vụ cho môi trường nhà nước và doanh nghiệp. Những thuật ngữ thường được sử dụng trong công văn tiếng Anh phải kể đến như:

• Incoming official dispatch – Công văn đến
• Official dispatch travels – Công văn đi
• Dispatch express – Công văn hỏa tốc
• According to note number – Theo công văn số

>>> Xem thêm: Văn phòng trọn gói là gì?

Mẫu công văn đề nghị thanh toán

Khi cần đối tác hoặc khách hàng thanh toán một khoản chi phí nào đó, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu công văn đề nghị thanh toán. Mẫu công văn đề nghị thanh tóaN thường được sử dụng khá nhiều giữa các doanh nghiệp. Hoặc là nhân viên gửi công văn lên cấp trên, yêu cầu thanh toán những khoản chi phí phát sinh trong quá trình làm việc như chi phí Marketing, chi phí quảng cáo, chi phí văn phòng phẩm. Bên cạnh đó, công văn đề nghị thanh toán còn có thể sử dụng để yêu cầu đối tác, khách hàng của doanh nghiệp chi trả khoản nợ, phí nào đó.

Mẫu công văn đề nghị thanh toán cần thể hiện nội dung một cách ngắn gọn, súc tích nhất có thể. Mẫu công văn đề nghị có nội dung tương tự mẫu giấy đề nghị thanh toán, mang tính chuyên nghiệp và tính thương thuyết cao đối với các bên.

Bạn có thể tham khảo mẫu công văn đề nghị thanh toán sau:

Mẫu công văn giải trình

Mẫu công văn giải trình là công văn được các cơ quan, doanh nghiệp lập ra và gửi đến các chi cục và cơ quan để giải trình về một sự việc/vấn đề nào đó.

Công văn giải trình thường nêu rõ các thông tin của doanh nghiệp và nội dung cần giải trình.

Mẫu công văn giải trình bạn có thể tham khảo:

Mẫu công văn đòi nợ

Công văn đòi nợ là mẫu văn bản được sử dụng để ghi chép về quá trình đòi nợ của các cá nhân, doanh nghiệp đến khách hàng, công ty đối tác. Mẫu công văn này cần nêu rõ thông tin của các bên liên quan. Đảm bảo thông tin chính xác và minh bạch.

Mẫu công văn đòi nợ có thể tham khảo:

Mẫu công văn gửi thuế

Công văn giải trình gửi thuế

Mẫu công văn gửi thuế thường được dùng để doanh nghiệp giải trình, đề nghị những vấn đề liên quan đến thuế. Mẫu công văn giải trình gửi thuế có thể là: công văn giải trình sai thuế, công văn giải trình về hóa đơn bỏ trốn.

Mẫu công văn tham khảo:

Công văn gửi thuế v/v xin gộp báo cáo tài chính vào năm sau

Khi công ty đáp ứng đầy đủ các yêu cầu theo khoản 4 Điều 2 Luật kế toán số 88/2015/QH13 thì công ty có thể sử dụng mẫu công văn gửi thuế về xin gộp báo cáo tài chính vào năm sau. Dưới đây là mẫu công văn mời các bạn tham khảo:

Công văn xác định không nợ đọng thuế

Công văn xác định không nợ đọng thuế được sử dụng khi doanh nghiệp muốn giải thể hoặc phá sản. Ngoài ra, những cá nhân muốn thực hiện xin thôi quốc tịch hoặc xin định cư nước ngoài cũng phải sử dụng công văn xác định không nợ đọng thuế. Dưới đây là mẫu công văn xác định không nợ đọng thuế mời các bạn tham khảo:

Công văn gửi thuế xin quyết toán thuế cho doanh nghiệp

Mẫu công văn này thường được sử dụng khi doanh nghiệp cần cơ quan thuế quyết toán thuế trước thời hạn với một mục đích nào đó. Mời các bạn tham khảo mẫu công văn dưới đây:

Mẫu công văn phúc đáp

Công văn phúc đáp là văn bản được cá nhân, tổ chức sử dụng nhằm trả lời những câu hỏi cho người làm công văn. Công văn phúc đáp cũng có thể là văn bản trả lời khi nhận được một văn bản khác từ phía cá nhân, tổ chức khác.

Dưới đây là mẫu công văn phúc đáp mời các bạn tham khảo:

>>> Xem thêm: Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

Đặc điểm của công văn

Khi soạn thảo công văn, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:

• Công văn không phải văn bản quy phạm pháp luật. Do đó, trình tựu và thủ tục thực hiện công văn yêu cầu nhanh chóng để thuận lợi giải quyết các công việc khẩn cấp.
• Công văn có nhiều loại, được sử dụng trong nhiều lĩnh vực miễn sao phù hợp với mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành.
• Thẩm quyền ban hành Công văn không bắt buộc là đơn vị, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Cá nhân cũng có thể ban hành Công văn nếu trong các văn bản quy phạm pháp luật, điều lệ tổ chức, văn phòng doanh nghiệp có quy định về chức năng, nhiệm vụ của cá nhân đó.
• Công văn có hiệu lực ngay từ ngày ký và chấm dứt hiệu lực sau khi thực hiện, giải quyết xong công việc thực tế.
• Công văn chỉ áp dụng với cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được nhận Công văn.

Các yêu cầu khi soạn thảo công văn

Yêu cầu chung khi soạn thảo công văn

• Mỗi Công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng.
• Câu chữ ngắn gọn, súc tích, bám sát vấn đề chính.
• Văn phong nghiêm túc, lịch sự, có tính thuyết phục cao.
• Tuân thủ đúng thể thức theo quy định của pháp luật.

Thể thức, bố cục của công văn

Căn cứ theo các quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn phải có các thành phần chính bao gồm:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;
• Số, ký hiệu Công văn;
• Địa danh, thời gian ban hành Công văn;
• Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;
• Nội dung Công văn;
• Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
• Nơi nhận.

Lưu ý:

• Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.
• Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
• Nơi nhận Công văn:

+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.

>>> Xem thêm: Dịch vụ văn phòng ảo là gì? Có nên thuê văn phòng ảo giá rẻ?

Kết luận

Trên đây là một số mẫu công văn mà doanh nghiệp thường hay sử dụng trong quá trình làm việc. Mời quý đọc giả tiếp tục theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích bổ ích khác!

SABAY BUILDING

Hotline: 093 179 1122

Địa chỉ: 99 Cộng Hòa, phường 04, quận Tân Bình, TP. HCM