Vietnamese
Chinese (Simplified)
English
Japanese
KoreanCác phần mềm chấm công hiện nay giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót. Với sự đa dạng và linh hoạt, các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến. Cùng Sabay khám phá 5+ phần mềm chấm công được ưa chuộng nhất hiện nay qua các chia sẻ sau nha bạn!
Mục lục bài viết
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là hệ thống cho phép ghi nhận và tổng hợp số ngày làm việc, thời gian đi muộn hoặc về sớm của nhân viên từ các thiết bị chấm công, hỗ trợ tính lương, thưởng và phạt một cách chính xác.
Phần mềm chấm công thường cung cấp những tính năng cốt lõi sau để quản lý ngày công và thời gian làm việc của nhân viên:
- Quản lý thời gian check-in, check-out: Hỗ trợ chấm công qua vân tay, nhận diện khuôn mặt, v.v.
- Quản lý lịch sử ra vào: Theo dõi và lưu trữ lịch sử chấm công của nhân viên.
Hệ thống phê duyệt linh hoạt: Ghi nhận và phê duyệt ngày phép, làm thêm, và công tác. - Quản lý ca làm việc linh hoạt: Hỗ trợ nhiều ca khác nhau như ca hành chính, sáng/chiều/tối, tăng ca, và ca làm việc ngày lễ, Tết.
- Tự động xuất dữ liệu: Tự động trích xuất bảng công và ghi nhận các ngày phép, tăng ca, công tác vào bảng tổng hợp công.
Ngoài những tính năng cơ bản này, một số phần mềm còn hỗ trợ chấm công qua GPS trên thiết bị di động, và có khả năng tích hợp với các hệ thống quản trị nhân sự khác để tự động hóa quy trình.
>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thang máy văn phòng
Vì sao cần sử dụng phần mềm chấm công?
Phần mềm chấm công giúp tự động hóa quy trình quản lý thời gian làm việc của nhân viên, giảm sai sót và đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương. Nó mang lại nhiều lợi ích như tăng hiệu suất làm việc, giảm chi phí quản lý nhân sự và cải thiện quy trình tính lương.
Đồng thời, phần mềm giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định lao động, tạo môi trường làm việc công bằng và minh bạch, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh thị trường phần mềm chấm công hiện nay vô cùng đa dạng, việc lựa chọn một giải pháp phù hợp với nhu cầu và hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp là điều không hề đơn giản. Vậy đâu là những yếu tố cần lưu ý khi chọn phần mềm chấm công lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn?
Dưới đây là một số tiêu chí bạn cần quan tâm:
Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng
Phần mềm chấm công dù có tính năng mạnh mẽ nhưng nếu khó sử dụng, có thể gây bất tiện và tốn thời gian. Giao diện phần mềm nên dễ dàng điều hướng, với các công cụ tìm kiếm và bộ lọc giúp người dùng thực hiện nhanh chóng.
Ngoài ra, tài liệu hướng dẫn hoặc khóa đào tạo triển khai sẽ giúp người dùng làm quen và sử dụng phần mềm hiệu quả hơn.
Đáp ứng quy tắc tính lương doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có quy định riêng về giờ làm việc và tính lương. Vì vậy, phần mềm cần linh hoạt để xử lý các quy tắc tính lương đặc thù của doanh nghiệp, cũng như có khả năng thay đổi khi có chính sách mới. Để đánh giá mức độ phù hợp, bạn có thể tham khảo danh sách khách hàng của nhà cung cấp hoặc yêu cầu demo phần mềm.
Tích hợp với hệ thống bảng lương
Việc tích hợp phần mềm chấm công với hệ thống tính lương giúp giảm sai sót trong quá trình nhập liệu và đảm bảo chính xác khi tính lương cho nhân viên. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều hình thức chấm công, giải pháp này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu nhầm lẫn trong quản lý.
Cho phép truy cập dữ liệu từ xa
Với sự phát triển của làm việc từ xa, phần mềm chấm công cho phép nhân viên và nhà quản lý truy cập và theo dõi dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Các phần mềm chấm công đám mây (SaaS) giúp tiết kiệm chi phí, không yêu cầu phần cứng và dễ dàng triển khai. Ngoài ra, tính năng theo dõi GPS giúp đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy trình chấm công từ xa.
Lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý mà còn nâng cao hiệu quả công việc và sự công bằng trong tính toán lương.
5+ phần mềm chấm công phổ biến
1. Phần mềm chấm công Wise Eye
Wise Eye là một trong những phần mềm quản lý chấm công tiên phong tại Việt Nam, ra mắt vào năm 2008. Phần mềm này hoạt động hiệu quả khi kết nối với các dòng máy chấm công như Ronald Jack. Tuy nhiên, do được phát triển sớm nên giao diện của Wise Eye trông khá cũ, và một số tính năng chưa đạt mức tối ưu so với các sản phẩm ra đời sau.
Dù vậy, Wise Eye vẫn là một trong những phần mềm chấm công miễn phí hàng đầu với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng. Hiện nay, Wise Eye có phiên bản web và hỗ trợ trên nền tảng Windows, cùng các bản cập nhật như Wise Eye on 39, Wise Eye on 39 Plus, và Wise Eye Mix 3.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ chấm công bằng nhận diện khuôn mặt, sinh trắc học, và kiểm soát cửa ra vào.
- Theo dõi báo cáo chi tiết về tình hình làm việc của nhân viên.
- Miễn phí sử dụng, đặc biệt phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Wise Eye:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Giao diện thân thiện với người dùng Việt Nam | Giao diện khá cũ, chưa hiện đại |
| Dễ dàng cài đặt và triển khai nhanh chóng | Chỉ tương thích tốt với các thiết bị của Wise Eye |
| Hoàn toàn miễn phí cho người dùng | Một số tính năng chưa đáp ứng được yêu cầu chấm công hiện đại |
Phần mềm Wise Eye được cung cấp miễn phí. Tuy nhiên, để sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp cần đầu tư vào các thiết bị chấm công từ các thương hiệu như Wise Eye, ZKTeco, hoặc Ronald Jack.
2. Phần mềm chấm công miễn phí MITACO
MITACO là phần mềm chấm công miễn phí, chạy trên nền tảng Access, với ưu điểm dễ cài đặt và khả năng tương thích cao với nhiều loại máy chấm công, hỗ trợ tốt cho việc tính lương nhân viên. MITACO cung cấp các bảng chấm công chi tiết theo thời gian làm việc dưới dạng file Excel, cùng các tính năng tiện ích khác. Đây là công cụ phù hợp cho các công ty vừa và nhỏ, tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ để quản lý hiệu quả nhân sự.
Chức năng chính:
- Xuất file giờ làm của từng nhân viên.
- Bảng chấm công chi tiết theo giờ, ngày dưới dạng file Excel.
- Hỗ trợ trên hệ điều hành Windows.
- Dù có chi phí đăng ký, phần mềm MITACO có mức giá phải chăng, cho phép doanh nghiệp sở hữu giải pháp quản lý chấm công chất lượng, lâu dài và thông minh.
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm MITACO:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Hoạt động ổn định, giúp quản lý thời gian làm việc hiệu quả | Có thể gặp lỗi khi sử dụng với các dòng máy chấm công hiện đại |
| Phần mềm miễn phí, tiết kiệm chi phí vận hành | Khó khăn trong việc đồng bộ với các máy chấm công đời mới |
| Giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng | Giao diện cũ kỹ, ít được cập nhật, không còn phù hợp với xu hướng hiện nay |
| Tương thích với nhiều thiết bị chấm công | Thiếu tính năng nâng cao, chưa đáp ứng được các yêu cầu quản lý phức tạp của doanh nghiệp |
Phần mềm chấm công Mitaco hoàn toàn miễn phí.
3. App chấm công online TAS-ERP
TAS-ERP là một phần mềm chấm công trực tuyến giúp tối ưu hoá tốc độ vận hành và giảm tải áp lực cho bộ phận nhân sự. TAS-ERP hoạt động độc lập và được trang bị các tiện ích cùng các bản cập nhật mới nhất. Người dùng có thể cài đặt trên nhiều thiết bị và khi cần thay đổi, chỉ việc sao chép dữ liệu từ máy tính cũ để quản lý nhân sự liền mạch.
Phần mềm này rất phù hợp với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cho phép bộ phận nhân sự quản lý giờ làm việc của nhân viên qua một hệ thống thống nhất.
Các chức năng chính:
- Dễ dàng cài đặt trên nhiều máy tính khác nhau, thuận tiện cho việc sử dụng và quản lý.
- Cung cấp báo cáo chi tiết trong một file duy nhất, giúp việc quản lý, đối chiếu và phân tích trở nên dễ dàng và rõ ràng.
- Phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hỗ trợ quản lý giờ làm của nhân viên từ xa.
- Hỗ trợ trên nền tảng Windows, chỉ cần máy tính cấu hình đơn giản là có thể quản lý trực tuyến toàn bộ nhân sự.
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm TAS-ERP:
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Cài đặt linh hoạt: TAS-ERP có thể cài đặt trên nhiều máy tính, hỗ trợ triển khai và sử dụng linh hoạt cho doanh nghiệp. | Giới hạn quy mô nhân viên: Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nhân viên từ 10 đến 150, khó mở rộng cho doanh nghiệp lớn. |
| Sao chép dữ liệu dễ dàng: Cho phép chuyển dữ liệu từ máy tính cũ, đảm bảo việc quản lý diễn ra liên tục và liền mạch. | Chi phí triển khai và bảo trì cao: Chi phí triển khai và bảo trì cao, có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. |
| Giao diện tiếng Việt thân thiện: Thiết kế giao diện trực quan, dễ sử dụng, phù hợp với người dùng Việt Nam. | Yêu cầu đầu tư hạ tầng và đào tạo: Cần đầu tư lớn vào hạ tầng và đào tạo nhân viên, tốn kém thời gian và tài nguyên. |
| Hoạt động ổn định và bảo mật cao: Đảm bảo độ ổn định và tính bảo mật cao trong quản lý dữ liệu chấm công và nhân sự. |
Chi phí cài đặt và sử dụng TAS-ERP linh hoạt, tùy vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, thường từ 500.000 VNĐ/ phần mềm.
4. Phần mềm quản lý chấm công Hubstaff
Hubstaff là phần mềm quản lý chấm công được nhiều doanh nghiệp quốc tế tin dùng, đặc biệt phù hợp cho các công ty vừa và lớn. Phần mềm có giao diện người dùng trực quan, với khu vực dành riêng để nhập liệu và phân tích dữ liệu chấm công. Hubstaff không chỉ hỗ trợ chấm công mà còn tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc và nhân sự hiệu quả hơn.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ trên nền tảng: Windows và MacOS.
- Dung lượng: 19.6 MB cho Windows, 15.7 MB cho MacOS.
- Có cả phiên bản miễn phí và trả phí, với mức giá 7 USD/tháng cho phiên bản trả phí.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Giao diện dễ sử dụng: Giao diện rộng rãi, thuận tiện cho việc nhập liệu và phân tích dữ liệu. | Không hỗ trợ tiếng Việt: Chưa có hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng không thành thạo tiếng Anh. |
| Hỗ trợ đa nền tảng: Có thể chạy trên cả Windows và MacOS, giúp người dùng linh hoạt hơn. | Nhập liệu thủ công: Phải nhập liệu thủ công, có thể gây tăng khối lượng công việc và dễ dẫn đến sai sót. |
| Tích hợp với hệ thống khác: Khả năng tích hợp tốt với các hệ thống quản lý khác, giúp tối ưu quy trình làm việc. | Cần ứng dụng bổ sung: Cần sử dụng thêm ứng dụng thứ hai để kích hoạt đồng hồ bấm giờ, có thể gây bất tiện. |
| Theo dõi từ xa: Giám sát hoạt động làm việc của nhân viên qua ứng dụng di động và web, dễ dàng điều chỉnh công việc từ xa. | Báo cáo cơ bản: Các báo cáo chỉ ở mức cơ bản, không đáp ứng nhu cầu phân tích dữ liệu phức tạp của một số doanh nghiệp. |
| Chi phí linh hoạt: Các gói giá phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. | Lo ngại về quyền riêng tư: Việc theo dõi hoạt động làm việc có thể ảnh hưởng đến quyền riêng tư và động lực làm việc của nhân viên. |
Chi phí:
- Gói Starter: $4.99/tài khoản/tháng.
- Gói Simple: $7/tài khoản/tháng.
- Gói Grow: $7.50/tài khoản/tháng.
- Gói Premium: $10/tài khoản/tháng.
5. Phần mềm chấm công trực tuyến FTA
FTA được phát triển bằng ngôn ngữ lập trình C# trên nền tảng .Net 3.5 và sử dụng cơ sở dữ liệu Firebird 2.5 hoặc MS SQL. Đây là một giải pháp hiện đại với khả năng kết nối đa dạng với nhiều loại máy chấm công khác nhau.
Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, FTA nổi bật với tính năng tự động tìm kiếm các ca làm việc, bao gồm cả các ca làm việc đêm muộn. Phần mềm này có dung lượng khá nhẹ, chỉ khoảng 13MB cho phiên bản FTA 2.1 và 84MB cho phiên bản FTA 2.2, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và dễ dàng cài đặt.
Tính năng nổi bật:
- Kết nối trực tiếp với nhiều thương hiệu máy chấm công như Suprema, ZKTeco, Virdi, WiseEye, Ronald Jack, Mita, v.v.
- Hỗ trợ hoạt động trên nền tảng Windows.
- Chi phí bản quyền được tính chung với máy chấm công.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Tương thích với Windows: Chạy ổn định trên hệ điều hành Windows, dễ dàng sử dụng với các máy tính doanh nghiệp. | Chi phí bản quyền kèm máy chấm công: Chi phí bản quyền được tính chung với máy chấm công, có thể làm tăng chi phí ban đầu. |
| Chi phí hợp lý: Tiết kiệm chi phí khi bản quyền phần mềm được cung cấp kèm theo máy chấm công. | Chi phí dịch vụ tăng theo số lượng nhân viên: Các doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều nhân viên có thể phải chi trả chi phí dịch vụ cao hơn. |
| Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác: Có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý dữ liệu. | Cần kiến thức về phần mềm: Người dùng cần có kiến thức quản lý phần mềm để khai thác hết các tính năng, điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm công nghệ. |
Chi phí:
- Gói miễn phí: Có giới hạn về số nhân viên có thể quản lý và chọn lựa máy chấm công.
- Gói trả phí: Người dùng sẽ nhận máy chấm công miễn phí khi mua phần mềm, tuy nhiên sẽ phải trả phí bản quyền tùy theo loại máy.
>>> Xem thêm: Văn phòng thông minh là gì?
Kết luận
Ngoài các phần mềm kể trên, hiện nay trên thị trường còn xuất hiện không ít phần mềm hỗ trợ cho nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Tùy theo thực trạng riêng của mỗi đơn vị, bạn có thể sử dụng phần mềm phù hợp.
Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích bạn nha!
SABAY – KHÔNG NGỪNG BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM
