8 cách thiết kế phòng họp hiện đại, khoa học

Không gian phòng họp là không gian quan trọng trong văn phòng của mỗi doanh nghiệp. Để mang đến cho nhân viên không gian thoải mái, tăng khả năng sáng tạo, doanh nghiệp cần thiết kế phòng họp một cách hợp lý. Cùng Sabay tham khảo 8 cách thiết kế phòng họp hiện đại, khoa học qua những chia sẻ dưới đây.

1. Quan tâm tới nhu cầu của người tham gia cuộc họp

Một phòng họp thiết kế khoa học là một phòng họp có đầy đủ không gian để nhân viên có thể suy nghĩ, đưa ra ý tưởng trong kinh doanh. Để thiết kế phòng họp, đơn vị cần quan tâm tới nhu cầu của người tham gia cuộc họp.

Bước đầu tiên, đơn vị cần xác định, số lượng nhân viên tham gia vào cuộc họp. Tiếp đến, đơn vị cần đo đạc diện tích phòng họp, diện tích mà bàn ghế và các vật dụng cần thiết chiếm dụng. Điều này đặc biệt quan trọng khi thiết kế. Đảm bảo phòng họp đủ rộng, thoải mái, để nhân viên có thể tự do đưa ra ý tưởng. 

Một phòng họp khoa học là nơi có không gian vừa đủ để các nhân viên có thể thoải mái ngồi, đứng, đi lại trong phạm vi phòng họp để suy nghĩ. Tuy nhiên, phòng họp cũng không nên quá lớn hay quá nhỏ, dễ tạo cảm giác “ngợp” và thiếu an toàn.

2. Lựa chọn cách thức sắp xếp bàn ghế

Trong phòng họp, bạn có thể sắp xếp bàn ghế theo nhiều cách khác nhau. Có thể là kiểu bàn chữ U, phù hợp cho những buổi thuyết trình ít người. Có thể là kiểu bàn ghế xếp theo hàng lối, thích hợp cho những buổi họp đông người. Ngoài ra, kiểu xếp bàn hình tròn cũng là một lựa chọn lý tưởng cho những cuộc họp. 

Để sắp xếp bàn ghế phòng họp, bạn có thể dựa vào mục đích của cuộc họp. Sắp xếp bàn họp một cách hợp lý để các thành viên có không gian để đề xuất, đóng góp ý tưởng.

Để bố trí bàn ghế phù hợp, bạn có thể liệt kê những điểm mạnh, điểm yếu của từng phương thức và lựa chọn phương thức hợp lý. 

3. Lựa chọn đúng phòng

Để nhân viên có không gian thoải mái đưa ra các ý tưởng cho cuộc họp, phòng họp cần được thiết kế tách biệt với các không gian khác. Tránh ảnh hưởng, làm xao nhãng những người tham gia cuộc họp. Chính vì thế, việc lựa chọn đúng không gian phòng họp đặc biệt quan trọng. 

Thông thường, thiết kế phòng họp thường được bố trí ở gần phòng Tổng giám đốc. Đây là một trong các địa điểm yên tĩnh và ít bị làm phiền nhất trong công ty. Một số nơi cần tránh khi bố trí phòng họp là ở giữa sảnh đi lại, ở gần khu vực có quá nhiều tiếng ồn (phòng kinh doanh, phòng tiếp khách, nhà ăn,…)

Bên cạnh vị trí phòng họp, người thiết kế cần lưu ý màu sắc bên trong phòng họp. Những màu sơn dịu nhẹ như màu xanh, trắng sẽ khiến người tham gia cuộc họp cảm thấy thư giãn và dễ dàng đồng ý với ý tưởng. Ngược lại, những phòng họp có màu sắc nổi bật như màu đỏ dễ tạo cảm giác ganh đua và căng thẳng.

4. Điều chỉnh ánh sáng

Ánh sáng lý tưởng nhất trong không gian văn phòng nên là nguồn ánh sáng tự nhiên từ bên ngoài. Bên cạnh đó, bạn cũng cần điều chỉnh nguồn sáng này một cách hợp lý, phù hợp với không khí bên trong văn phòng.

Ngoài ánh sáng tự nhiên, bạn có thể tận dụng nguồn sáng nhân tạo từ đèn LED. Nguồn sáng từ ánh đèn LED mang đến không gian dịu nhẹ và thoải mái hơn so với các bóng đèn huỳnh quang khác. Bên cạnh đó, bạn có thể điều chỉnh nhiệt lượng thoát ra từ đèn LED để phù hợp với trạng thái mình cần. 

Bên cạnh đó, để ánh sáng trong phòng họp được đảm bảo, bạn nên lựa chọn các màu sơn không được quá tương phản với màu đèn điện. Các màu sơn có ảnh hưởng không nhỏ đến không khí bên trong phòng hợp. Những màu sơn xanh dịu sẽ khiến không gian phòng hợp thoải mái, mang đến cảm giác thư giãn cho nhân viên. Ngược lại, sơn màu đỏ kết hợp với ánh đèn sẽ mang đến không khí ganh đua, căng thẳng trong phòng họp.

Với những phòng họp có diện tích lớn, bạn nên cân nhắc sử dụng các loại đèn phát quang chuyên dụng.

5. Lựa chọn màn chiếu phù hợp

Máy chiếu là một trong các vật dụng không thể thiếu trong phòng họp. Tùy theo quy mô cuộc họp, bạn nên lựa chọn màn chiếu với độ rộng phù hợp.

Vị trí đặt máy chiếu và màn chiếu cũng nên được cân nhắc. Tránh trường hợp bị che khuất, không nhìn rõ nội dung bên trên.

Tùy vào từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn màn chiếu treo tường, màn hình TV đặt trên bàn hoặc màn chiếu có giá đỡ. Để lựa chọn được loại màn chiếu phù hợp, bạn có thể tham khảo đề xuất của các nhà cung cấp.

6. Thiết kế phòng họp với đầy đủ tiện nghi

Để mang đến cảm giác thoải mái cho những thành viên trong cuộc họp, những tiểu tiết nhỏ bên trong thiết kế sẽ giúp tăng tính hiệu quả của cuộc họp hơn. 

Thiết kế phòng họp với đầy đủ các tiện nghi, đáp ứng mọi nhu cầu của nhân viên là một trong các giải pháp hữu hiệu. Bạn có thể bố trí ghế họp có bánh lăn, giúp người tham gia dễ dàng di chuyển khi cần. Ngoài ra, bàn họp có ngăn nhỏ sẽ tiện lợi cho việc lưu trữ túi xách và giấy tờ.

Bên cạnh đó, phòng họp cũng không thể thiếu giấy bút, để người dùng có thể sử dụng khi cần. 

7. Ý tưởng thiết kế phòng họp gắn với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Phòng họp cũng là nơi mà công ty bạn tiếp đón đối tác và những vị khách quý. Chính vì vậy, đây phải là nơi mà doanh nghiệp bạn bày tỏ rõ nhất văn hóa và giá trị cốt lõi của mình.

Chẳng hạn, nếu bạn là doanh nghiệp start-up mới nổi thì sự trẻ trung, năng động và một chút tinh nghịch là nét chấm phá không thể thiếu trong thiết kế của phòng họp.

Nếu doanh nghiệp của bạn làm việc trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính thì không gian phòng họp lại phải mang tính nghiêm túc và chuyên nghiệp. Sự sáng tạo là tốt, nhưng chúng phải gắn kết với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp thì mới có thể phát huy tác dụng.

8. Test thử phòng trước khi bước vào cuộc họp thật

Sự chuẩn bị bao giờ cũng cần thiết, nhất là với những buổi họp với đối tác hay khách hàng. Để giữ được sự tỉnh táo và bình tĩnh, tốt nhất bạn nên tổ chức 1 buổi họp thử để kịp thời nắm bắt những sự cố có thể xảy đến về mặt kỹ thuật.

Buổi diễn tập nên được thực hiện trước cuộc họp thật 1 ngày. Trong buổi test thử, hãy để đồng nghiệp của bạn đóng vai là khách hàng và yêu cầu họ nhận xét một cách khách quan về bài thuyết trình.

Sabay – Đơn vị cho thuê phòng họp uy tín

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh, Sabay đã và đang mang đến cho khách hàng những dịch vụ và sản phẩm văn phòng tốt nhất.

Bên cạnh các dịch vụ cho thuê văn phòng, văn phòng trọn gói, văn phòng ảo và chỗ ngồi làm việc, Sabay còn cung cấp cho khách hàng phòng họp hiện đại và sang trọng.

Chỉ từ 200.000 đồng mỗi giờ, khách hàng có thể sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp hiện đại tại 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình. Tại 99 Cộng Hòa, quý khách hàng có thể lựa chọn loại hình phòng họp tùy thuộc vào nhu cầu và số lượng thành viên của mình. Chúng tôi có sẵn các phòng họp từ 8-12 người, 8-16 người và phòng họp lớn với sức chứa lên tới 35 người cho khách hàng.

Bên cạnh phòng họp hiện đại, Sabay còn trang bị các thiết bị cần thiết, phục vụ cho cuộc họp như màn hình TV, máy chiếu, bảng trắng và viết, internet tốc độ cao cùng hệ thống tường cách âm đạt chuẩn,…

Để đặt lịch sử dụng phòng họp, vui lòng liên hệ với chuyên viên tư vấn qua hotline 039 179 1122 hoặc website: https://sabay.vn/cho-thue-phong-hop/

Kết luận

Hy vọng những cách thiết kế phòng họp trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn khi bố trí phòng họp cho văn phòng công ty. Theo dõi Sabay để cập nhật các kiến thức hữu ích khác bạn nhé!

——————————————————

Địa chỉ: SABAY BUILDING

Hotline: 0931791122

SABAY OFFICE – 99 Cộng Hòa, P4, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh