Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2023

Trong quá trình hoạt động của mình, đôi lúc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ công ty từ vị trí này sang vị trí khác. Khi đó, để thay đổi địa chỉ công ty một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh theo quy định của pháp luật. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty gồm những bước nào? Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết thông qua những nội dung sau đây.

Địa chỉ công ty là gì?

Địa chỉ công ty là địa điểm làm việc, liên hệ của doanh nghiệp trong lãnh thổ Việt Nam. Địa chỉ công ty được xác định cụ thể bằng số nhà, hẻm, phố, đường hoặc thôn, xóm, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố,…Ngoài ra, địa chỉ công ty còn cần có số điện thoại, số fax và số thư điện tử của công ty (nếu có). (Tham khảo Điều 42 Luật doanh nghiệp).

Trên thực tế, địa chỉ công ty hay trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm các đặc điểm sau:

• Trụ sở chính được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh cấp;
• Trụ sở chính phải có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính;
• Trụ sở chính không được đặc tại chung cư, nghiêm cấm đặt địa chỉ công ty tại nhà chung cư có mục đích để ở;
• Nơi đặt trụ sở chính không bắt buộc phải diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo pháp luật quy định, địa chỉ công ty hay trụ sở chính phải chính xác, rõ ràng, thuộc quyền sử dụng của doanh nghiệp. Trụ sở chính của doanh nghiệp là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp.

Trong quá trình hoạt động, nếu doanh nghiệp thay đổi trụ sở công ty sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các mối quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2023

Để thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục sau đây:

1. Lựa chọn địa chỉ mới làm trụ sở công ty

Để thực hiện các thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần tìm kiếm một địa chỉ công ty mới.

Khi thay đổi địa chỉ công ty, các quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các mối quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật vẫn không thay đổi. Do đó, khi tiến hành đổi địa chỉ mới, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương của nơi trụ sở mới để thực hiện thay đổi địa chỉ thuận lợi.

Như đã nêu trên, địa chỉ trụ sở chính không được là nhà chung cư, nhà tập thể. Trong trường hợp địa chỉ nhà chung cư, nhà tập thể chứng minh được mục đích sử dụng là tòa nhà văn phòng, có quyền sử dụng hợp pháp thông qua giấy chứng nhận quyền sử dụng đất thì mới được phép làm trụ sở công ty.

2. Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi lựa chọn được trụ sở công ty mới, doanh nghiệp cần tiến hành thực hiện chuẩn bị các hồ sơ thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty bao gồm những giấy tờ sau:

Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, khác quận: 

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
• 01 Quyết định của chủ sở hữu về việc thay đổi địa chỉ công ty (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần);
• 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty;
• 01 Bản gốc Công văn (mẫu 09) cơ quan thuế về việc đồng ý cho chuyển quận (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện).

Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh/thành phố: 

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
• 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao);
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh);
• 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần);
• 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty (áp dụng trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh/thành phố).

Trường hợp 3: Thay đổi địa chỉ công ty cùng quận:

• 01 Thông báo thay đổi địa chỉ nêu rõ: tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế; địa chỉ dự định chuyển đến; họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
• 01 Điều lệ công ty đã sửa đổi bổ sung (Bản sao);
• Danh sách người đại diện theo ủy quyền (Công ty TNHH 1 thành viên), danh sách thành viên (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), danh sách cổ đông (Công ty cổ phần), danh sách thành viên hợp danh (Công ty hợp danh);
• 01 Quyết định của chủ sở hữu (đối với Công ty TNHH 1 thành viên), của Hội đồng thành viên (đối với Công ty TNHH 2 thành viên), của các thành viên hợp danh (với công ty hợp danh), của Đại hội đồng cổ đông (với công ty cổ phần);
• 01 Bản sao biên bản cuộc họp về vấn đề thay đổi địa điểm công ty.

3. Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi hoàn tất các hồ sơ thay đổi trụ sở công ty, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đến các cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan thu nhận và xử lý hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh là Sở kế hoạch & Đầu tư tỉnh/ thành nơi doanh nghiệp đang đặt trụ sở.

Bộ phận thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký kinh doanh là Bộ phận một cửa – phòng Đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch & Đầu tư tỉnh/ thành.

Đối với các doanh nghiệp tại thành phố Hà Nội, việc nộp hồ sơ liên quan đến thay đổi trụ sở công ty sẽ diễn ra bằng hình thức online qua website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/.

4. Công bố thông tin thay đổi trụ sở công ty

Trong vòng 3 – 5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch đầu tư, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy phép chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công nhận địa chỉ công ty mới.

Bước tiếp theo, doanh nghiệp phải thực hiện Công bố thông tin thay đổi trụ sở công ty. Đây là thủ tục bắt buộc phải thực hiện khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên thực hiện công bố thông tin thay đổi đúng hạn để tránh bị xử lý vi phạm hành chính, gây ảnh hưởng về công việc kinh doanh của công ty.

Các lưu ý trong quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh

Thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan thuế

Trước khi thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan thuế.

Hồ sơ thay đổi trụ sở công ty tại cơ quan thuế bao gồm:

• Biên bản họp về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở khác quận;
• Quyết định về việc thay đổi đăng ký kinh doanh chuyển trụ sở;
• Công văn gửi thuế về việc xin chốt thuế chuyển quận;
• Mẫu 08;
• Giấy đăng ký kinh doanh bản sao có chứng thực;
• Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính.

Mức xử phạt khi không thông báo thay đổi địa chỉ công ty

Theo Khoản 2, Điều 32 Luật doanh nghiệp quy định về việc doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đối với việc thay đổi địa điểm kinh doanh.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp không thông báo địa điểm kinh doanh đến cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt mà doanh nghiệp có thể gánh chịu dao động từ 500.000 đồng – 5.000.000 đồng tùy thuộc vào thời gian mà quá hạn. Cụ thể:

• Doanh nghiệp bị phạt 500.000 – 1.000.000 nếu quá hạn từ 1 – 30 ngày;
• Doanh nghiệp bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 nếu quá hạn từ 31 – 90 ngày;
• Doanh nghiệp bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 nếu quá hạn từ 91 ngày trở lên

Mức xử phạt khi đăng ký sai địa chỉ công ty

Nếu đăng ký sai địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp có thể gánh chịu các mức phạt sau:

• Chậm công bố hoặc không công bố nội dung đăng ký: 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng;
• Kê khai thiếu, sai, không trung thực nội dung đăng ký: 10.000.000 đồng – 15.000.000 đồng;
• Chậm đăng ký thay đổi nội dung trên giấy phép kinh doanh: 1.000.000 đồng – 15.000.000 đồng.

Kết luận

Trên đây là những thông tin về thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2023. Sabay xin chân thành cảm ơn quý đọc giả đã chú ý đón xem. Cùng Sabay tìm hiểu những kiến thức hữu ích mỗi ngày trên website: https://sabay.vn/ bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM