Top 10 phần mềm dành cho dân văn phòng cải thiện hiệu suất làm việc

Các phần mềm trên máy tính là những công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dùng, đặc biệt là cho dân văn phòng. Cùng Sabay điểm danh top 10 phần mềm dành cho dân văn phòng giúp cải thiện hiệu suất làm việc ngay sau đây.

1. Bộ công cụ Microsoft Office

Bộ công cụ Microsoft Office là một trong những phần mềm dành cho dân văn phòng phổ biến nhất hiện nay.  Microsoft office bao gồm các phần mềm như Word, Excel, PowerPoint, Outlook,… và nhiều phần mềm khác.

Thành phần và chức năng chính của Microsoft office bao gồm:

• Microsoft Word: Phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới, được sử dụng để tạo và chỉnh sửa các loại tài liệu văn bản như thư, báo cáo, đề cương, thuyết trình, hợp đồng, văn bản pháp lý, tài liệu hướng dẫn và nhiều loại tài liệu khác.
• Microsoft Excel: Phần mềm tính toán bảng tính, được sử dụng để tạo bảng tính và tính toán các phép tính số học, phân tích dữ liệu, quản lý dữ liệu và vẽ biểu đồ.
• Microsoft PowerPoint: Phần mềm tạo bài thuyết trình chuyên nghiệp, được sử dụng để tạo các bài thuyết trình, báo cáo, hội nghị, trình chiếu kinh doanh và nhiều loại tài liệu khác.
• Microsoft Outlook: Phần mềm quản lý email và lịch, được sử dụng để quản lý các tài khoản email, lịch trình làm việc, ghi chú, danh sách việc cần làm và liên lạc cá nhân.
• Microsoft Access: Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu, được sử dụng để lưu trữ, quản lý và truy xuất dữ liệu theo cách dễ dàng và hiệu quả.
• Microsoft OneNote: Phần mềm ghi chú số, được sử dụng để ghi chú, lưu trữ thông tin, tạo danh sách công việc và quản lý các tài liệu liên quan đến công việc.
• …

2. Phần mềm khôi phục dữ liệu

Một trong những phần mềm dành cho dân văn phòng quan trọng nhất chính là phần mềm khôi phục dữ liệu. Khi dữ liệu trên máy tính bị mất hoặc vô ý xóa đi, các phần mềm này sẽ giúp bạn tìm lại dữ liệu trong thời gian ngắn.

Với việc sử dụng phần mềm khôi phục dữ liệu, người dùng sẽ không cần quá lo lắng việc bị mất các dữ liệu quan trọng. Các phần mềm khôi phục dữ liệu chẳng hạn như DataRecovery, Recover My Files, Recuva là được nhiều người dùng tin tưởng lựa chọn nhất.

3. Google Docs, Google Slides, Google Sheets

Google Docs, Google Slides và Google Sheets là ba phần mềm dành cho dân văn phòng miễn phí được cung cấp bởi Google, được sử dụng phổ biến ở khắp nơi trên thế giới.

Với tính năng đồng bộ hóa trực tuyến, người dùng có thể truy cập vào các tài liệu của mình từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào mà không bị gián đoạn hoặc mất dữ liệu cũ. Đặc biệt, bộ ứng dụng của Google cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa tài liệu bất cứ khi nào mà trong cần phải sao lưu tài liệu trên máy tính cá nhân.

Chúng có tính năng tương tự như bộ công cụ của Microsoft Office, với Google Docs được sử dụng để soạn thảo văn bản, Google Slides được sử dụng để thuyết trình và Google Sheets được sử dụng để tính toán số liệu.

Điểm nổi bật của Google Docs, Google Slides và Google Sheets là tính linh hoạt và dễ sử dụng. Cả bộ công cụ Google đều có giao diện khá đơn giản, người dùng có thể tùy ý thực hiện các thao tác trên đó mà không cần phải có nhiều kinh nghiệm và công nghệ. Một điểm cộng phải kể đến của bộ công cụ này chính là có thể dễ dàng chia sẻ với bất kỳ ai, cho phép họ cùng xem, chỉnh sửa hoặc phản hồi tài liệu.

4. Phần mềm gõ tiếng việt Unikey

Unikey là phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt đa năng và phổ biến nhất hiện nay. Tại Việt Nam, hầu hết 99% người dùng nào cũng đang sử dụng phần mềm này.

Hiện nay, có 2 loại phần mềm gõ tiếng Việt được sử dụng phổ biến là Unikey và Vietkey. Với Unikey, người dùng có thể gõ tiếng Việt dễ dàng hơn trên máy tính.  Unikey hiện đang có mặt trên hầu hết các loại máy tính để bàn và máy tính xách tay, đặc biệt phù hợp với hệ điều hành Windows.

Một số tính năng nổi bật của Unikey phải kể đến như:

• Hỗ trợ gõ tiếng Việt với đầy đủ bộ chữ Unicode, gồm cả chữ Việt Nam và chữ Quốc tế.
• Có thể tùy chỉnh các phím tắt để tiện lợi hơn trong quá trình gõ.
• Tích hợp sẵn bộ gõ Telex, VNI, VIQR để người dùng có thể lựa chọn phương pháp gõ phù hợp với mình.
• Có tính năng gợi ý từ khóa khi gõ, giúp người dùng nhanh chóng chọn từ cần tìm.
• Có thể thiết lập chế độ gõ dấu tự động hoặc gõ dấu bằng cách nhấn phím tắt.

5. Phần mềm giải nén file WinRAR

Đối với dân công sở, WinRAR là phần mềm không còn quá xa lạ, được mệnh danh là cánh tay đắc lực trong việc “đọc” các tập tin một cách dễ dàng. WinRAR là một phần mềm dành cho dân văn phòng, hỗ trợ nén và giải nén tệp tin hiệu quả, giúp cho việc chia sẻ dữ liệu qua email hoặc truyền qua mạng dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Bằng cách sử dụng phần mềm giải nén file WinRAR, người dùng, đặc biệt là nhân viên văn phòng có thể giải nén các file có định dàng RAR, ZIP, ISO, 7-ZIP,… một cách nhanh chóng. Phần mềm WinRAR có giao diện khá đơn giản, dễ sử dụng và cho phép người dùng tạo file nén với độ nén cao cũng như giảm kích thước các file, tiết kiệm dung lượng lưu trữ trên máy tính.

Ngoài ra, WinRAR cũng hỗ trợ mã hóa dữ liệu với các thuật toán AES (Advanced Encryption Standard) với khóa dài 128 bit, bảo vệ dữ liệu của người dùng tránh khỏi việc bị truy cập trái phép.

Một điểm hạn chế khi sử dụng WinRAR chính là để sử dụng toàn bộ tính năng, người dùng phải trả phí đăng ký bản quyền. Một điểm hạn chế nữa chính là khi giải nén một số file có dung lượng lớn, WinRAR sẽ yeu cầu nhiều tài nguyên hệ thống, làm chậm quá trình giải nén.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể mới nhất năm 2023

6. Phần mềm diệt virus, dọn rác máy tính

Phần mềm diệt virus, dọn rác máy tính là phần mềm bảo vệ máy tính khỏi virus, phần mềm độc hại và tăng tốc hoạt động của máy tính. Chúng giúp máy tính của bạn được bảo vệ bởi các mối đe dọa từ phần mềm độc hại và loại bỏ các tập tin rác không cần thiết.

Các phần mềm diệt virus như Kaspersky, Norton hay Avast là những ứng dụng phổ biến nhất trong nhóm này. Ngoài những phần mềm có phí, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm miễn phí như AVG AntiVirus, Avira Free Antivirus, Bitdefender Antivirus Free Edition và Windows Defender (được tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows).

Nhờ chức năng diệt virus và dọn rác của các phần mềm này, không gian đĩa cứng của bạn sẽ được giải phóng. Đồng thời, tốc độ hoạt động của máy tính cũng sẽ được tăng tốc hơn.

Một điểm lưu ý khi sử dụng các phần mềm này chính là chúng có thể gây nên tình trạng giảm hiệu suất hoạt động của máy tính khi quét toàn bộ hệ thống. Ngoài ra, đôi khi phần mềm này có thể bị lỗi, chưa được cập nhật đầy đủ dẫn đến không phát hiện được các mối đe dọa mới nhất.

7. Phần mềm chat Zalo, Skype, Viber

Phần mềm chat Zalo, Skype, Viber là những phần mềm chat được sử dụng phổ biến trong công việc và cuộc sống hàng ngày của mọi người.

Với những tính năng tiện ích như chat, gọi điện, gửi file, chia sẻ màn hình, các phần mềm này giúp cho việc liên lạc giữa các thành viên trong một dự án hoặc giữa các đối tác trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.

Ngoài ra, việc sử dụng các phần mềm này cũng giúp tiết kiệm chi phí cho việc gọi điện thoại, gửi tin nhắn hay di chuyển đến nơi gặp gỡ.

Tuy nhiên, khi sử dụng các phần mềm chat này, người dùng cần chú ý đến việc bảo mật thông tin cá nhân, tránh sử dụng những ứng dụng có độ bảo mật kém dễ dẫn đến rủi ro mất an toàn thông tin.

8. Phần mềm tăng tốc download

Trong công việc văn phòng, thời gian là tiền bạc. Việc phải tải xuống nhiều tài liệu hay các tệp tin có dung lượng lớn thường tốn nhiều thời gian.

Để giảm thiểu thời gian cho công việc này, các phần mềm tăng tốc download sẽ giúp bạn tải xuống nhanh chóng hơn. Một số phần mềm tăng tốc download phổ biến bao gồm IDM (Internet Download Manager), FDM (Free Download Manager), EagleGet, JDownloader.

Thay vì sử dụng trình duyệt Coccoc để tài về, bạn có thể sử dụng trình duyệt Google chrome kết hợp với phần mềm tăng tốc. Sự kết hợp này sẽ giúp bạn tăng tốc tải về các tài liệu quan trọng một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.

9. Phần mềm đọc file hay tập tin PDF

Đây là một trong những phần mềm dành cho dân văn phòng, đặc biệt là khi phải xử lý các tài liệu, hợp đồng, báo cáo, giấy tờ có định dạng PDF.

Với các tính năng như đọc, chỉnh sửa, tạo chữ ký điện tử, in ấn, các phần mềm đọc file hay tập tin PDF giúp cho công việc của bạn trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn.

Một số phần mềm đọc file hay tập tin PDF phổ biến bao gồm Adobe Acrobat Reader DC, Foxit Reader, Sumatra PDF. Trong đó, Foxit Reader là phần mềm đọc tập tin PDF phổ biển nhất do giao diện đơn giản, dễ sử dụng và đa tính năng nhất.

10. Phần mềm giúp kết nối giữa 2 máy tính Team Viewer

Teamviewer là một trong những phần mềm dành cho dân văn phòng, hỗ trợ cho công việc làm việc từ xa, giúp bạn dễ dàng kết nối và điều khiển một máy tính từ một máy tính khác. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ cho việc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình và giải quyết các sự cố kỹ thuật từ xa một cách nhanh chóng và hiệu quả.

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình