Fit Out văn phòng là gì? Kế hoạch Fit Out văn phòng chi tiết

Để tạo nên không gian làm việc hợp lý và thoải mái cho nhân viên, đồng thời gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp đến đối tác, khách hàng, Fit Out văn phòng là quá trình mà doanh nghiệp nào cũng phải trải qua. Fit Out văn phòng là gì? Các bước thực hiện Fit Out văn phòng như thế nào? Mời bạn đọc cùng theo dõi những hướng dẫn chi tiết của Sabay ngay sau đây.

Fit Out văn phòng là gì?

Fit Out văn phòng là quá trình trang trí và thiết kế nội thất cho một không gian văn phòng. Nó bao gồm các công việc liên quan đến thay đổi hoặc cải thiện không gian văn phòng để tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn, tăng cường hiệu suất làm việc và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và thẩm mỹ.

Fit Out văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả cho nhân viên. Nó không chỉ tạo điều kiện để nhân viên hoạt động tốt hơn, mà còn góp phần trong việc xây dựng hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Khi văn phòng được Fit Out tốt sẽ gây ấn tượng đến các khách hàng, đối tác và toàn bộ nhân viên trong công ty.

Thông thường, quá trình Fit Out được bắt đầu khi doanh nghiệp mới thành lập, mở rộng hoặc thay đổi địa chỉ văn phòng khác.

Tại sao doanh nghiệp cần Fit Out văn phòng?

Đầu tiên, Fit Out văn phòng giúp tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp và chứng tỏ sự quan tâm của doanh nghiệp đối với nhân viên. Bên cạnh đó, một văn phòng được thiết kế và trang trí đẹp mắt, tiện nghi, hiện đại sẽ tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác khi đến thăm.

Thứ hai, Fit Out văn phòng không chỉ cải thiện mỹ quan văn phòng mà còn tạo điều kiện làm việc tốt hơn cho nhân viên. Một không gian làm việc thông minh với bố trí hợp lý, ánh sáng tự nhiên tốt, không gian thoáng đãng và nội thất tiện nghi sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn, tăng cường sự sáng tạo và tăng cao năng suất làm việc.

Cuối cùng, Fit Out văn phòng cũng giúp tạo dựng và thể hiện thương hiệu của doanh nghiệp. Một không gian văn phòng được thiết kế theo phong cách riêng, phản ánh giá trị và cái nhìn của doanh nghiệp sẽ tạo nên sự thống nhất và gắn kết trong công ty, cùng với việc tạo nên ấn tượng mạnh với khách hàng và đối tác. Nhờ đó, hình ảnh và thương hiệu của công ty được nâng lên đáng kể.

>>> Xem thêm: 5+ mô hình kinh doanh khởi nghiệp vốn ít lời nhiều

Kế hoạch Fit Out văn phòng chi tiết

Để thực hiện quá trình Fit Out văn phòng hiệu quả, bạn cần tiến hành theo trình tự sau đây:

1. Tìm đơn vị cho thuê văn phòng

Trước khi bắt đầu quá trình Fit Out văn phòng, doanh nghiệp cần tìm kiếm và lựa chọn đơn vị cho thuê văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.

Trong tình hình kinh tế biến động như hiện tại, thị trường bất động sản đang trải qua nhiều đợt sóng với các bước chuyển mình liên tục. Để thực hiện Fit Out văn phòng, doanh nghiệp cần theo dõi tình hình thị trường, nắm rõ các thông tin về văn phòng, xu hướng hiện tại, giá thuê và hợp đồng thuê,..

Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong việc tìm thuê văn phòng và thực hiện Fit Out nó, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự giúp đỡ của các đơn vị cho thuê. Những đơn vị này sẽ nắm bắt nhu cầu và mong muốn hiện tại của bạn để đưa ra những gợi ý phù hợp.

2. Khảo sát hiện trạng văn phòng cho thuê

Sau khi đã có đơn vị cho thuê văn phòng, bước tiếp theo bạn cần làm chính là tiến hành khảo sát hiện trạng văn phòng. Điều này bao gồm kiểm tra cấu trúc, diện tích và các yếu tố khác của không gian văn phòng hiện tại.

Khảo sát hiện trạng văn phòng là quan trọng để đánh giá được những điểm mạnh và yếu của không gian, từ đó đề xuất các phương án Fit Out phù hợp. Ngoài ra, việc khảo sát còn giúp xác định các công việc phải thực hiện để cải thiện văn phòng như sửa chữa cấu trúc, sơn sửa, hoặc nâng cấp hệ thống điện, nước.

Việc khảo sát hiện trạng văn phòng có thể kéo dài lên tới 4 tuần. Bạn có thể xem xét từ 4 – 20 tòa nhà văn phòng để tìm ra “mảnh đất” phù hợp cho doanh nghiệp mình.

3. Lên bản vẽ mặt bằng

Sau khi đã khảo sát hiện trạng văn phòng, bước tiếp theo là lên bản vẽ mặt bằng. Bản vẽ mặt bằng giúp trực quan hóa ý tưởng thiết kế và bố trí không gian văn phòng.

Trong bản vẽ, cần xác định vị trí các khu vực như văn phòng làm việc, khu tiếp khách, khu hội thảo, phòng họp, và các khu vực chung khác. Bản vẽ cũng cần chỉ rõ vị trí các cửa, cửa sổ, điểm điện, điểm nước, và các yếu tố khác trong không gian văn phòng. Đây sẽ là bước quan trọng để những ý tưởng thiết kế văn phòng của bạn được trình bày rõ ràng hơn.

4. Đàm phán thuê văn phòng

Sau khi đã có bản vẽ mặt bằng, doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán với chủ sở hữu văn phòng để thương lượng điều khoản và điều kiện thuê văn phòng. Trong quá trình đàm phán, cả hai bên cần đảm bảo rõ ràng về các yêu cầu và kế hoạch Fit Out văn phòng.

Đàm phán thuê văn phòng cũng cần xem xét về mức giá thuê, thời hạn thuê, và các điều khoản khác như quyền sử dụng không gian chung, quyền sửa chữa, và quyền tiếp cận dịch vụ hỗ trợ. Việc trao đổi kỹ lưỡng trong quá trình này sẽ đảm bảo quyền lợi nhiều nhất trong hợp đồng thuê của bạn.

5. Lựa chọn nhà thầu thi công văn phòng

Sau khi đã có đơn vị cho thuê văn phòng và đã đàm phán thành công, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà thầu thi công văn phòng. Nhà thầu này sẽ đảm nhận việc thực hiện các công việc Fit Out văn phòng theo bản vẽ đã được phê duyệt.

Khi lựa chọn nhà thầu, cần xem xét các yếu tố như kinh nghiệm, uy tín, và khả năng thực hiện dự án trong khung thời gian và ngân sách nhất định. Việc chọn nhà thầu đáng tin cậy và có chuyên môn cao sẽ đảm bảo cho quá trình thi công văn phòng diễn ra thuận lợi và đạt được kết quả tốt.

6. Hoàn thiện layOut thiết kế văn phòng

Sau khi đã chọn được nhà thầu thi công, cần tiếp tục hoàn thiện layOut thiết kế văn phòng. Việc này bao gồm việc xác định vị trí và bố trí các yếu tố nội thất và trang thiết bị trong không gian văn phòng.

LayOut thiết kế văn phòng cần phù hợp với công việc và hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, cần xem xét các yếu tố như tiện ích, thoải mái và sự linh hoạt trong sử dụng không gian. Việc hoàn thiện layOut thiết kế văn phòng sẽ tạo ra một không gian làm việc hiệu quả và thúc đẩy sự sáng tạo của nhân viên.

7. Lựa chọn nội thất và đặt hàng

Sau khi đã hoàn thiện layOut thiết kế văn phòng, doanh nghiệp cần lựa chọn nội thất phù hợp với phong cách và mục đích sử dụng của văn phòng.

Lựa chọn nội thất bao gồm các yếu tố như bàn làm việc, ghế, tủ hồ sơ, kệ sách, và các vật dụng trang trí khác. Cần chú trọng đến chất lượng, kiểu dáng, và tính thẩm mỹ của nội thất để tạo nên một không gian văn phòng đẹp mắt và chuyên nghiệp.

Sau khi lựa chọn được nội thất, doanh nghi văn phòng cần tiến hành đặt hàng. Quá trình đặt hàng bao gồm liên hệ với nhà cung cấp nội thất, xác nhận các chi tiết về sản phẩm, số lượng, màu sắc và thời gian giao hàng.

Quan trọng để đảm bảo rằng các sản phẩm được đặt hàng sẽ phù hợp với không gian văn phòng và đáp ứng được nhu cầu sử dụng. Đồng thời, cần kiểm tra tính khả dụng của sản phẩm và thời gian giao hàng để đảm bảo quá trình Fit Out diễn ra theo kế hoạch.

8. Thi công nội thất

Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình Fit Out văn phòng. Sau khi đã có đầy đủ nội thất và trang thiết bị, nhà thầu thi công sẽ tiến hành lắp đặt, lắp ráp và hoàn thiện các công trình nội thất trong văn phòng.

Việc thi công nội thất bao gồm cắt, đóng, lắp ráp các bộ phận nội thất, sơn, hoàn thiện các bề mặt và lắp đặt hệ thống điện, nước, mạng. Quá trình này cần được thực hiện cẩn thận và chính xác để đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được chất lượng và thẩm mỹ cao.

9. Chuyển văn phòng

Sau khi đã hoàn thiện thi công nội thất, bước cuối cùng là chuyển văn phòng từ không gian cũ sang không gian mới. Quá trình này bao gồm di dời tài liệu, thiết bị và đồ đạc từ văn phòng cũ sang văn phòng mới.

Cần lên kế hoạch chuyển văn phòng để đảm bảo việc di dời diễn ra thuận lợi và không gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, cần đảm bảo rằng mọi thiết bị và tài liệu được sắp xếp và đặt đúng vị trí trong văn phòng mới.

Những lưu ý khi Fit Out văn phòng

Khi thực hiện quá trình Fit Out văn phòng, có một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của doanh nghiệp: Trước khi bắt đầu Fit Out văn phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu của mình. Điều này giúp định hình được phong cách thiết kế, không gian và nội thất phù hợp với hoạt động kinh doanh và hình ảnh của doanh nghiệp.
• Lên kế hoạch và ngân sách: Quá trình Fit Out văn phòng cần được lên kế hoạch chi tiết, bao gồm thời gian thực hiện, công việc cần làm, ngân sách dự kiến. Việc lên kế hoạch và quản lý ngân sách sẽ giúp tránh tình trạng vượt quá ngân sách và đảm bảo tiến độ hoàn thành.
• Tìm hiểu về đơn vị cho thuê văn phòng và nhà thầu: Việc chọn đúng đơn vị cho thuê văn phòng và nhà thầu thi công rất quan trọng để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của quá trình Fit Out văn phòng. Doanh nghiệp nên nghiên cứu và tìm hiểu về đơn vị trước khi quyết định hợp tác.
• Kiểm soát chất lượng: Quá trình Fit Out văn phòng cần được kiểm soát chất lượng một cách cẩn thận. Doanh nghiệp nên theo dõi tiến độ công việc, kiểm tra các công trình và sản phẩm nội thất để đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu và tiêu chuẩn.
• Tiến hành kiểm tra và bảo trì: Sau khi hoàn thành quá trình Fit Out văn phòng, doanh nghiệp nên tiến hành kiểm tra và bảo trì định kỳ. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề và tiến hành sửa chữa, điều chỉnh để duy trì và nâng cao chất lượng không gianvăn phòng, đồng thời đảm bảo rằng mọi thiết bị và hệ thống hoạt động ổn định.
• Tạo không gian làm việc thoải mái và sáng tạo: Khi tiến hành Fit Out văn phòng, doanh nghiệp cần tạo ra không gian làm việc thoải mái và sáng tạo cho nhân viên. Cân nhắc về ánh sáng, không gian mở, âm thanh, và không gian xanh để tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên.
• Quản lý thay đổi và sự linh hoạt: Quá trình Fit Out văn phòng cũng là một cơ hội để thay đổi và cải thiện không gian làm việc. Doanh nghiệp nên cân nhắc về sự linh hoạt và khả năng thích ứng của không gian để đáp ứng được sự thay đổi nhanh chóng trong hoạt động kinh doanh.

Sabay – đơn vị cho thuê văn phòng hàng đầu tại Tân Bình

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp và uy tín tại khu vực Tân Bình, Sabay là một lựa chọn hàng đầu. Với hệ thống văn phòng hiện đại và tiện nghi, Sabay cam kết cung cấp không gian làm việc chất lượng và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, Sabay không chỉ cung cấp các dịch vụ thuê văn phòng linh hoạt mà còn hỗ trợ khách hàng trong quá trình Fit Out văn phòng. Đội ngũ chuyên viên tư vấn của Sabay sẽ tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu lên kế hoạch, thiết kế, đến thi công và hoàn thiện không gian văn phòng.

Để tìm hiểu về văn phòng cho thuê cùng các dịch vụ khác tại Sabay, quý khách hàng có thể liên hệ chúng tôi qua hotline 093 179 1122 hoặc INBOX trực tiếp qua Fanpage Sabay – Dịch vụ Bất động sản cho thuê để được tư vấn chi tiết. Ngoài các dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ, Sabay chúng tôi còn cung cấp dịch vụ cho thuê căn hộ ngắn/dài hạn và cho thuê phòng họp với giá ưu đãi.

>>> Xem thêm: Top 5 máy phát điện cho văn phòng phổ biến nhất 2023

Kết luận

Fit Out văn phòng là quá trình quan trọng để tạo ra không gian làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và thúc đẩy sự sáng tạo. Để thực hiện quá trình Fit Out văn phòng thành công, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chi tiết, lựa chọn các đơn vị đáng tin cậy, và tuân thủ các yếu tố quan trọng như mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

Hy vọng những chia sẻ trên của Sabay sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu và thực hiện Fit Out văn phòng. Hãy cùng theo dõi website chúng tôi để cập nhật những tin tức hữu ích khác bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 05 Cửu Long, phường 2, quận Tân Bình, TP. HCM