Quỹ lương là gì? Quy định về quỹ lương của doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý quỹ lương của doanh nghiệp không chỉ là một nhiệm vụ đơn giản mà còn là một yếu tố chủ chốt quyết định đến sự phát triển và thành công của một tổ chức. Quỹ lương của doanh nghiệp không chỉ đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên mà còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và năng suất của họ. Mời quý độc giả cùng Sabay tìm hiểu chi tiết Quý lương là gì và các quy định về quỹ lương của doanh nghiệp qua những chia sẻ sau.

Qũy lương là gì?

Qũy lương là một khái niệm phổ biến trong lĩnh vực quản lý nhân sự của mỗi doanh nghiệp. Đây là một khoản tiền được doanh nghiệp dành ra để trả lương cho nhân viên hàng tháng. Quỹ lương không chỉ đơn thuần là tổng số tiền mà còn bao gồm các khoản chi phí phụ trợ khác như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và các khoản trợ cấp khác.

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Các bước Onboarding nhân viên mới hiệu quả

Quy định về quỹ lương của doanh nghiệp

Thành phần của quỹ lương

Quỹ lương của một doanh nghiệp đại diện cho tổng số tiền trả cho tất cả các nhân viên mà doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần của quỹ lương bao gồm các mục chính sau:

• Tiền lương được tính theo thời gian làm việc, theo sản phẩm hoặc dựa trên hợp đồng khoán.
• Chi phí tiền lương cho nhân viên sản xuất sản phẩm hỏng, tuân theo quy định.
• Chi phí lương cho nhân viên trong thời gian doanh nghiệp tạm ngừng sản xuất do các nguyên nhân khách quan, cũng như thời gian được giao công việc đi công tác, nghỉ phép hoặc học tập.
• Tiền ăn trưa và các phụ cấp khác như làm thêm giờ.
• Các khoản thưởng thường xuyên cho nhân viên.

Bên cạnh đó, quỹ lương cũng bao gồm các khoản chi phí bảo hiểm xã hội như bảo hiểm y tế, bảo hiểm thai sản, và bảo hiểm tai nạn giao thông, nhằm hỗ trợ cho nhân viên trong trường hợp cần thiết.

Để quản lý các khoản tiền lương trong doanh nghiệp, có thể phân loại thành hai dạng chính: tiền lương trực tiếp và gián tiếp. Dưới đây là các loại tiền lương chi tiết:

• Tiền lương chính: bao gồm tiền lương chính thức cho việc làm nhiệm vụ chính, bao gồm tiền lương theo cấp bậc, các phụ cấp thường xuyên và các khoản thưởng trong quá trình làm việc.
• Tiền lương phụ: là các khoản tiền lương cần trả cho nhân viên khi họ không làm việc trong các thời gian nghỉ được quy định bởi doanh nghiệp, bao gồm tiền lương trong kỳ nghỉ phép, thời gian thực hiện nghĩa vụ công dân, và tiền lương trong thời gian doanh nghiệp tạm ngừng sản xuất.

Quy định về chi trả tiền lương

Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp luật về việc chi trả tiền lương đúng hạn và đầy đủ cho nhân viên. Điều này bao gồm việc xác định ngày thanh toán lương, tính toán các khoản phụ cấp và trợ cấp đúng theo quy định, và cung cấp hóa đơn lương cho nhân viên.

Theo nguyên lý quản lý tài chính, doanh nghiệp cần kiểm soát quỹ lương một cách chặt chẽ:

• Chi quỹ lương theo mục đích đề ra.
• Liên kết với hiệu suất sản xuất kinh doanh dựa trên các tiêu chuẩn lao động.
• Đơn giá tiền lương phải được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền.

Với doanh nghiệp chưa sinh lãi, tổng quỹ lương được phép chi theo quy định mà không vượt quá mức lương cơ bản tính theo số lao động tham gia sản xuất. Các mức lương và phụ cấp được quy định trong hợp đồng lao động và theo quy định của pháp luật.

Đối với các doanh nghiệp đã sinh lãi và đóng góp lớn cho ngân sách nhà nước, quỹ lương có thể được chi theo hiệu suất của doanh nghiệp, nhưng phải đảm bảo bảo toàn vốn và không giảm chi phí khấu hao hoặc các khoản nộp thuế cần thiết.

Các khoản tiền lương và phụ cấp chưa được chi do chưa hoàn tất thủ tục nộp thuế năm cụ thể, ngoại trừ các trường hợp doanh nghiệp đã trích từ quỹ dự dùng để bổ sung quỹ lương cho năm kế tiếp.

Quy định về mức dự phòng tiền lương

Doanh nghiệp cần thiết lập một mức dự phòng tiền lương để đảm bảo rằng họ có đủ kinh phí để trả lương cho nhân viên trong mọi tình huống, kể cả trong trường hợp khẩn cấp như giảm thu nhập do tác động của dịch bệnh hoặc khủng hoảng kinh tế.

Trong trường hợp không gặp lỗ, việc trích lập quỹ dự phòng phải đảm bảo rằng tỷ lệ trích lập không vượt quá 17%. Đối với trường hợp doanh nghiệp gặp lỗ, tỷ lệ trích lập quỹ dự phòng cũng không được vượt quá 17%.

Nếu quỹ dự phòng tiền lương được trích lập mà không được sử dụng hoặc sử dụng không hết trong vòng 6 tháng, doanh nghiệp phải tính toán giảm chi phí cho năm kế tiếp liền sau.

3 yếu tố ảnh hưởng đến quỹ lương của doanh nghiệp

Quỹ lương của một doanh nghiệp không chỉ phản ánh mức độ cống hiến và giá trị của lao động mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, dưới đây là ba yếu tố chính:

Số lượng lao động

Số lượng lao động có ảnh hưởng trực tiếp đến quỹ lương của doanh nghiệp.

Khi doanh nghiệp tăng cường nhân sự, quỹ lương tổng thể cũng sẽ tăng lên do phải chi trả tiền lương cho một số lượng lớn hơn các nhân viên.

Ngược lại, khi cần cắt giảm chi phí hoặc tối ưu hóa năng suất lao động, doanh nghiệp có thể giảm số lượng nhân viên để giảm tổng chi phí lương và lợi ích.

Tiền lương bình quân trên thị trường

Tiền lương bình quân trên thị trường cũng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quỹ lương của doanh nghiệp. Nếu tiền lương mà doanh nghiệp trả cao hơn so với mức trung bình của ngành hoặc khu vực đó, họ có thể gặp khó khăn trong việc cạnh tranh và duy trì nhân sự.

Hơn nữa, các yếu tố như tăng lương theo quy định pháp luật, tăng lương do kinh nghiệm làm việc, và các phụ cấp khác cũng có thể làm thay đổi mức lương trung bình của nhân viên, gây ra sự biến động trong quỹ tiền lương.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp trả lương thấp hơn so với mức trung bình, họ có thể gặp rủi ro mất nhân viên chất lượng và khó khăn trong việc thu hút nhân tài.

Mục tiêu của doanh nghiệp

Khi mục tiêu của doanh nghiệp thay đổi, quỹ lương cũng sẽ điều chỉnh theo:

• Tăng hoặc giảm số lượng nhân viên sẽ tạo ra sự biến động tương ứng trong quỹ lương.
• Thay đổi mức lương thưởng: Chính sách thưởng lương tích cực sẽ khích lệ nhân viên và tạo động lực cho họ hoàn thành công việc. Nhiều doanh nghiệp sẵn lòng mở rộng quỹ lương để cung cấp trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên. Tuy nhiên, trong những thời kỳ khó khăn, nhiều doanh nghiệp có xu hướng hạn chế chi phí thưởng.
• Cân nhắc giữa tăng số lượng nhân viên và tăng mức lương thưởng: Mục tiêu này giúp doanh nghiệp phát triển quy mô và đồng thời cung cấp chế độ phúc lợi tốt cho nhân viên. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tính toán quỹ lương một cách cẩn thận để đảm bảo sự cân đối.

Hướng dẫn lập kế hoạch quỹ lương

Xác định nguồn quỹ

Để xây dựng quỹ lương cho một năm, bộ phận kế toán cần thực hiện một kế hoạch từ năm trước để được phê duyệt và thông qua. Việc lập quỹ dự phòng phần nào phụ thuộc vào sự hỗ trợ của bộ phận khảo sát thị trường. Từ đó, có thể xác định các nguồn tài chính chi tiết như sau:

• Ngân sách dựa trên giá cả cụ thể được giao.
• Các nguồn tài chính bổ sung theo quy định của nhà nước.
• Các nguồn thu nhập từ hoạt động sản xuất và kinh doanh.
• Các nguồn dự phòng từ năm trước được chuyển sang.

Xây dựng quỹ tiền lương kế hoạch

Quỹ lương sẽ được xây dựng dựa trên số lượng nhân viên hiện tại của công ty và bảng lương thang tính chính xác nhất tại thời điểm đó. Sau khi điều chỉnh và hoàn thiện, đây sẽ trở thành quỹ lương chính thức.

Tiếp theo, nhiệm vụ của phòng kế toán là so sánh quỹ lương chính thức với quỹ lương theo kế hoạch để học hỏi, tạo cơ sở cho các điều chỉnh cần thiết cho tương lai hoặc cho năm kế tiếp.

Phân phối quỹ tiền lương

Phân phối quỹ lương liên quan đến việc xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương và phân bổ các khoản phụ cấp cho từng bộ phận và cấp độ lao động trong doanh nghiệp, gồm:

• Thang lương: Bao gồm tất cả các cấp bậc lương được xác định dựa trên độ phức tạp của công việc.
• Bảng lương: Được thiết lập cho mỗi nhóm chức danh hoặc công việc, với các hệ số lương tương ứng. Mỗi bảng lương có thể bao gồm một hoặc nhiều cấp bậc lương khác nhau.
• Các khoản phụ cấp: Bao gồm các khoản phụ cấp như điện thoại, xăng xe, ăn uống, phụ cấp nguy hiểm và độc hại, phụ cấp theo chức vụ, và các khoản phụ cấp khác phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Thiết lập các cơ chế về quỹ lương

Một số phương pháp trả lương phổ biến mà nhiều doanh nghiệp áp dụng bao gồm:

• Trả lương theo thời gian: Dựa trên cấp bậc và số giờ làm việc thực tế của nhân viên tại doanh nghiệp. Phương pháp này thường được sử dụng cho các vị trí công việc mà mức độ công việc không dễ xác định như quản lý, phục vụ,…
• Trả lương theo sản phẩm: Dựa trên số lượng và chất lượng sản phẩm mà nhân viên đã sản xuất trong một khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp này tạo ra một liên kết giữa thu nhập và hiệu suất lao động, từ đó thúc đẩy năng suất làm việc.
• Trả lương theo khoán: Nhân viên được trả lương khi hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể đã được giao, trong một khoảng thời gian nhất định. Phương pháp này thường được sử dụng cho các công việc có tính chất đột xuất và không thể dự đoán trước mức độ công việc ổn định.

Dựa vào đặc tính của công việc, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp trả lương khác nhau cho nhân viên ở mỗi bộ phận.

Ban hành và áp dụng trong doanh nghiệp

Để đảm bảo tính minh bạch và sự rõ ràng, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống các tiêu chí đánh giá áp dụng cho từng mức độ hoàn thành công việc. Các phương pháp đánh giá như đánh giá theo chỉ số hiệu suất KPI, hoặc đánh giá dựa trên khung năng lực ASK, có thể được sử dụng để khuyến khích sự tham gia của nhân viên.

Một số câu hỏi liên quan đến quỹ lương của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có bắt buộc lập quỹ dự phòng tiền lương không?

Có cần thiết phải trích lập quỹ dự phòng tiền lương hay không là tùy thuộc vào quyết định của doanh nghiệp. Việc này không bắt buộc và thường được thực hiện nhằm đảm bảo rằng có đủ nguồn kinh phí để trả lương cho nhân viên đúng hạn và đầy đủ, đặc biệt trong những thời điểm khó khăn.

Hồ sơ lập quỹ dự phòng tiền lương như thế nào?

Hồ sơ trích lập quỹ dự phòng tiền lương bao gồm:

• Quy định rõ về việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương, bao gồm thời điểm cần trích lập và mức độ dự kiến được quy định trong quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
• Tờ trình tổng hợp về quỹ lương đã chi trong năm và kế hoạch trả lương trong năm tiếp theo, đồng thời làm rõ sự cần thiết của quỹ dự phòng tiền lương.
• Phiếu chi và quyết định của ban giám đốc về việc trích lập quỹ dự phòng tiền lương, trong đó cần điều chỉnh chi tiết về mức độ trích lập và kế hoạch sử dụng quỹ.

>>> Xem thêm: Kaizen là gì? 7 bước triển khai Kaizen trong doanh nghiệp

Kết luận

Quỹ dự phòng tiền lương là một công cụ quan trọng để đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc khó khăn tài chính mà doanh nghiệp có thể đối mặt. Đồng thời, việc xây dựng và duy trì hồ sơ rõ ràng và chi tiết về quỹ lương là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch.

Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích khác bạn nha!

SABAY – VĂN PHÒNG SÂN BAY

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM