Trong thời đại chuyển đổi số, chữ ký điện tử dần thay thế chữ ký tay và con dấu mực đỏ trong nhiều giao dịch điện tử. Tuy nhiên, để có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng Mẫu chữ ký điện tử đúng chuẩn Thông Tư 01 của Chính Phủ.
Việc áp dụng đúng chuẩn giúp đảm bảo xác thực danh tính, toàn vẹn dữ liệu và sử dụng hợp lệ trong các nghiệp vụ như hóa đơn điện tử, kê khai thuế qua mạng và hợp đồng điện tử.
Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử đúng chuẩn Thông tư 01 của Chính phủ là như thế nào? Cùng Sabay tìm hiểu bạn nhé!
Chữ ký điện tử là gì?
Khái niệm chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử là thông tin được tạo ra dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn với cá nhân hoặc tổ chức nhằm xác nhận sự đồng ý với nội dung trong giao dịch điện tử. Thay vì ký bằng chữ ký tay trên văn bản giấy, người dùng có thể ký trực tiếp trên file số hoặc hệ thống online.
Theo Luật Giao dịch điện tử 2005 (Điều 21), chữ ký điện tử được định nghĩa là dữ liệu điện tử được tạo ra bằng phương pháp điện tử, dùng để xác nhận người ký và sự chấp thuận nội dung. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được công nhận nếu đáp ứng điều kiện về xác thực danh tính và toàn vẹn dữ liệu.
Ngoài ra, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, dựa trên công nghệ mã hóa công khai và hạ tầng khóa công khai. Đây là nền tảng giúp đảm bảo tính chống chối bỏ và an toàn trong giao dịch điện tử.
Tiêu chí chữ ký điện tử an toàn
Một chữ ký điện tử hợp lệ cần đảm bảo:
- Gắn liền với định danh điện tử của cá nhân hoặc tổ chức
- Có khả năng xác nhận người ký (xác thực danh tính)
- Bảo đảm nội dung không bị thay đổi (toàn vẹn dữ liệu)
- Có cơ chế kiểm tra và xác minh thông qua hệ thống
Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử
Chữ ký điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi được sử dụng đúng nguyên tắc theo quy định tại Điều 28 Luật Giao dịch điện tử 2023. Việc hiểu rõ nguyên tắc giúp đảm bảo xác thực danh tính, toàn vẹn dữ liệu và tính chống chối bỏ trong mọi giao dịch điện tử.
Quy định chung theo pháp luật
Pháp luật cho phép các bên chủ động trong việc sử dụng chữ ký điện tử. Cụ thể:
- Trong các giao dịch cần xác nhận, các bên được quyền thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử
- Các bên có thể lựa chọn loại chữ ký, phương thức xác thực phù hợp
- Không bắt buộc một hình thức cố định nếu pháp luật không quy định riêng
Điều này tạo điều kiện linh hoạt khi triển khai hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử, hoặc giao dịch trên cổng dịch vụ công quốc gia.
Điều kiện để chữ ký điện tử có giá trị pháp lý
Trong trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản phải có chữ ký, thì chữ ký điện tử được công nhận nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Xác định được người ký thông qua định danh điện tử
- Đảm bảo nội dung không bị thay đổi sau khi ký (toàn vẹn dữ liệu)
- Được tạo bằng phương tiện điện tử an toàn và nằm dưới sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký
- Được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử hợp lệ
Các điều kiện này thường được đảm bảo thông qua công nghệ mã hóa công khai trong hạ tầng khóa công khai.
Nguyên tắc áp dụng với thông điệp dữ liệu
Pháp luật quy định rõ cách áp dụng chữ ký trong môi trường số:
- Khi một thông điệp dữ liệu cần chữ ký, việc ký bằng chữ ký điện tử được xem là hợp lệ nếu đáp ứng tiêu chuẩn an toàn theo luật
- Nội dung đã ký phải giữ nguyên. Nếu thay đổi, chữ ký sẽ mất hiệu lực
- Việc ký phải có khả năng kiểm tra lại trên hệ thống
Điều này áp dụng trực tiếp trong các nghiệp vụ như:
- Kê khai thuế qua mạng
- Bảo hiểm xã hội điện tử
- Ký hợp đồng lao động điện tử
Nguyên tắc đối với cơ quan, tổ chức
Đối với cơ quan, tổ chức, yêu cầu sẽ chặt chẽ hơn:
- Chữ ký điện tử phải thể hiện đúng thông tin đơn vị
- Phải tuân thủ Mẫu chữ ký điện tử đúng chuẩn Thông Tư 01 của Chính Phủ
- Được quản lý và sử dụng theo quy định riêng của Nhà nước
Điều này thay thế cho con dấu mực đỏ và giảm nhu cầu chứng thực vật lý trong nhiều thủ tục hành chính.
Mẫu chữ ký điện tử dành cho tổ chức, doanh nghiệp
Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan nhà nước về mẫu chữ ký số đúng chuẩn như sau:
| Tiêu chí | Nội dung quy định |
| ️ Hình ảnh chữ ký | Chữ ký điện tử của doanh nghiệp thường được đại diện bằng hình ảnh con dấu đỏ của doanh nghiệp. Dù là hình ảnh hay con dấu thật thì đều có giá trị pháp lý tương đương nhau. Nên kích thước của con dấu trên hình ảnh đại diện phải bằng với con dấu thật và sẽ được lưu với định dạng đuôi .png (Portable Network Graphics). |
| ️ Thông tin chữ ký | Mẫu chữ ký điện tử hợp lệ là phải hiển thị được đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên doanh nghiệp/cơ quan/tổ chức và thời gian ký (ghi rõ ngày tháng năm, giờ, phút, giây, múi giờ Việt Nam) theo tiêu chuẩn ISO 8601. |
Mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức
Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành có quy định về mẫu chữ ký số đúng chuẩn của cá nhân trong tổ chức như sau:
| Tiêu chí | Nội dung quy định |
| Hình ảnh chữ ký | Mẫu chữ ký điện tử cá nhân trong doanh nghiệp tổ chức cũng chính là hình ảnh chữ ký của riêng cá nhân đó. Màu mực khi lên hình của chữ ký phải có màu xanh và được ký bằng tay. Mẫu chữ ký này phải được lưu dưới dạng đuôi .png. Tuy nhiên, vì là một cá nhân trong tổ chưc nên chữ ký khi được phát hành phải theo sự phân quyền của tổ chức và mẫu chữ ký online của cá nhân phải được sử dụng cho các giao dịch liên quan đến tổ chức. |
| ️ Thông tin chữ ký | Chữ ký điện tử của cá nhân trong doanh nghiệp, tổ chức thường không yêu cầu thông tin của người ký. Nên mẫu chữ ký này chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký đúng quy định pháp luật (Theo Luật Giao dịch điện tử 2005) là sẽ được phát hành trong các giao dịch thuộc phạm vi của doanh nghiệp, tổ chức. |
Mẫu chữ ký điện tử dành cho cá nhân
Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành có quy định về mẫu chữ ký điện tử cá nhân đúng chuẩn quy định như sau:
| Tiêu chí | Nội dung quy định |
| ️ Hình ảnh chữ ký | Với mỗi cá nhân, mẫu chữ ký điện tử là hình ảnh chữ ký của người đó. Quy định về hình thức khi hiển thị của chữ ký là phải có màu mực xanh, phải là chữ ký tay và được lưu dưới dạng đuôi .png. |
| ️ Thông tin chữ ký | Nội dung của chữ ký điện tử cá nhân không yêu cầu phải đầy đủ thông tin của người ký. Nên mẫu chữ ký chỉ cần hiển thị thông tin mang tính hợp lệ theo đúng quy định là có thể sử dụng được. |
Vị trí của mẫu chữ ký điện tử hợp lệ
| Phân loại | Trường hợp | Vị trí đặt chữ ký điện tử | Lưu ý quan trọng |
| Cá nhân / Cá nhân trong tổ chức | Ký văn bản điện tử | Đặt tại đúng vị trí ký như chữ ký tay trên văn bản giấy | Đảm bảo đúng vị trí, không lệch, không che nội dung |
Doanh nghiệp / Cơ quan / Tổ chức | Văn bản điện tử nhận (đã có chữ ký bên gửi) | Không cần ký thêm | Tránh làm thay đổi toàn vẹn dữ liệu |
| Văn bản giấy được số hóa (scan thành file) | Góc trên bên phải trang đầu tiên | Xác nhận bản điện tử hợp lệ, thay cho chứng thực vật lý | |
| Văn bản điện tử gửi (có chữ ký lãnh đạo + tổ chức) | Chữ ký tổ chức chồng lên khoảng 1/3 chữ ký cá nhân, lệch về bên trái | Đảm bảo xác thực danh tính và tính pháp lý kép | |
| Văn bản giấy đã ký tay + đóng dấu, sau đó số hóa | Góc trên bên phải trang đầu tiên | Thay thế con dấu mực đỏ trong môi trường số |
>>> Xem thêm: Hộ kinh doanh phải báo mọi tài khoản nhận tiền cho cơ quan thuế
Kết
Áp dụng đúng Mẫu chữ ký điện tử đúng chuẩn Thông Tư 01 của Chính Phủ giúp đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong mọi giao dịch điện tử. Khi tuân thủ đúng quy định về định danh điện tử và hạ tầng khóa công khai, doanh nghiệp có thể thay thế hoàn toàn văn bản giấy, giảm phụ thuộc vào giao dịch trực tiếp và tối ưu quá trình chuyển đổi số.
Theo dõi Sabay để cập nhật tin tức hữu ích bạn nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
