Hướng dẫn kê khai tờ khai thuế cho thuê nhà thay chủ nhà

Khi thuê nhà của cá nhân, doanh nghiệp có thể thực hiện kê khai và nộp thuế thay cho chủ nhà theo quy định. Vậy hướng dẫn kê khai tờ khai thuế cho thuê nhà thay chủ nhà gồm những bước nào, cần chuẩn bị hồ sơ gì và thực hiện ra sao? Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây bạn nhé!

Hướng dẫn kê khai nộp thuế thay cho chủ nhà năm 2026 chi tiết

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp thuê nhà, thuê văn phòng hoặc các loại Bất động sản cho thuê của cá nhân và có thỏa thuận nộp thuế thay thì doanh nghiệp được phép thực hiện Kê khai thuế nộp thay cho Chủ nhà. Việc kê khai cần thực hiện đúng quy định của Luật Quản lý thuế Việt Nam và hướng dẫn từ Tổng cục Thuế để tránh sai sót về hồ sơ, thời hạn nộp thuế và tiền chậm nộp.

Trên thực tế, nhiều kế toán thường gặp khó khăn khi xác định Người nộp thuế, lựa chọn đúng mẫu biểu hoặc xác định Doanh thu tính thuế cho thuê tài sản. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình kê khai sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành đầy đủ Nghĩa vụ thuế và đảm bảo hồ sơ hợp lệ.

Bước 1: Xác định đối tượng phải kê khai thuế thay

Doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng thuê tài sản để xác định trách nhiệm nộp thuế.

Thông thường, việc khai thay được áp dụng khi:

• Cá nhân có hoạt động Cho thuê nhà hoặc cho thuê tài sản.
• Hợp đồng thuê ghi rõ bên thuê thực hiện khai và nộp thuế thay.
• Cá nhân phát sinh doanh thu thuộc diện phải khai thuế theo quy định.

Mặc dù doanh nghiệp thực hiện khai thay nhưng cá nhân cho thuê vẫn là Người nộp thuế độc lập theo quy định của pháp luật thuế.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ kê khai thuế

Trước khi thực hiện kê khai tờ khai thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình nộp thuế diễn ra nhanh hơn và hạn chế việc phải điều chỉnh thông tin sau này.

Bước 3: Truy cập hệ thống thuế điện tử

Người thực hiện đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử Thueđientu bằng tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp.

Sau khi đăng nhập:

• Chọn mục khai thuế.
• Chọn chức năng khai thuế cho thuê tài sản.
• Chọn hình thức khai thay cá nhân.
• Khai báo thông tin người cho thuê.

Đây là bước quan trọng trong Hướng dẫn kê khai tờ khai thuế cho thuê nhà thay chủ nhà mà kế toán cần thực hiện chính xác ngay từ đầu.

Bước 4: Xác định doanh thu và kỳ tính thuế

Doanh nghiệp cần xác định chính xác:

• Doanh thu tính thuế cho thuê tài sản.
• Thời gian cho thuê.
• Hình thức thanh toán.
• Thời điểm phát sinh doanh thu.
• Kỳ tính thuế tương ứng.

Thông tin này là cơ sở để tính thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân theo quy định hiện hành.

Bước 5: Lập Tờ khai 01/TTS

Sau khi xác định đầy đủ dữ liệu, doanh nghiệp tiến hành lập Tờ khai 01/TTS.

Khi kê khai cần nhập chính xác:

• Thông tin cá nhân cho thuê.
• Địa chỉ tài sản cho thuê.
• Doanh thu phát sinh.
• Thời gian thuê.
• Thuế GTGT phải nộp.
• Thuế TNCN phải nộp.

Đây chính là nội dung trọng tâm của cách kê khai tờ khai thuế cho thuê tài sản theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Bước 6: Nộp tờ khai và tiền thuế

Sau khi hoàn thành việc kiểm tra dữ liệu:

• Gửi tờ khai điện tử.
• Ký số và nộp hồ sơ.
• Thực hiện nộp tiền thuế theo thông báo.
• Lưu chứng từ sau khi hoàn thành.

Doanh nghiệp cần lưu giữ Biên lai nộp thuế thay để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu và hạch toán chi phí.

Kê khai thuế cho thuê tài sản thay chủ nhà 2026 thế nào?

Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, trường hợp doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng hoặc các loại Bất động sản cho thuê của cá nhân và có thỏa thuận nộp thuế thay thì doanh nghiệp được phép thực hiện Kê khai thuế nộp thay cho cá nhân cho thuê. Việc kê khai phải thực hiện đúng quy định của Luật Quản lý thuế Việt Nam, hướng dẫn từ Tổng cục Thuế và quy trình khai thuế điện tử hiện hành.

Mặc dù doanh nghiệp thực hiện khai và nộp thuế thay, cá nhân cho thuê vẫn được xác định là Người nộp thuế và là Người nộp thuế độc lập theo quy định pháp luật. Vì vậy, thông tin kê khai phải chính xác, đầy đủ và phù hợp với hợp đồng thuê tài sản.

Điều kiện để doanh nghiệp kê khai thuế thay chủ nhà

Doanh nghiệp được thực hiện khai thuế thay khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Có hợp đồng thuê tài sản với cá nhân.
• Hợp đồng ghi rõ trách nhiệm khai và nộp thuế thay.
• Cá nhân phát sinh doanh thu từ hoạt động Cho thuê nhà hoặc cho thuê tài sản.
• Có đầy đủ thông tin cá nhân và mã số thuế của chủ tài sản.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ thay mặt cá nhân thực hiện thủ tục kê khai tờ khai thuế và nộp tiền thuế cho cơ quan thuế.

Hồ sơ kê khai thuế cho thuê tài sản thay chủ nhà

Trước khi thực hiện khai thuế, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sau:

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình xử lý trên hệ thống thuế điện tử diễn ra thuận lợi hơn.

Các bước kê khai thuế cho thuê tài sản thay chủ nhà

Bước 1: Xác định doanh thu tính thuế

Doanh nghiệp cần xác định chính xác Doanh thu tính thuế cho thuê tài sản theo nội dung hợp đồng.

Doanh thu thường bao gồm:

• Tiền thuê nhà.
• Tiền thuê mặt bằng.
• Các khoản thu khác theo hợp đồng (nếu có).

Đây là căn cứ để xác định số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp.

Bước 2: Xác định kỳ tính thuế

Người thực hiện cần xác định đúng Kỳ tính thuế theo thời gian thanh toán được ghi nhận trong hợp đồng.

Việc xác định đúng kỳ kê khai giúp tránh tình trạng khai sai thời điểm phát sinh doanh thu hoặc phát sinh hồ sơ điều chỉnh.

Bước 3: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin điện tử Thueđientu bằng tài khoản giao dịch điện tử của đơn vị.

Sau khi đăng nhập:

• Chọn chức năng khai thuế.
• Chọn khai thuế cho thuê tài sản.
• Chọn khai thay cá nhân.
• Nhập thông tin của chủ tài sản.

Đây là bước quan trọng trong Hướng dẫn kê khai tờ khai thuế cho thuê nhà thay chủ nhà mà kế toán cần thực hiện chính xác.

Bước 4: Lập Tờ khai 01/TTS

Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, doanh nghiệp tiến hành lập Tờ khai 01/TTS.

Thông tin cần khai gồm:

• Họ tên cá nhân cho thuê.
• Mã số thuế cá nhân.
• Địa chỉ tài sản cho thuê.
• Thời gian cho thuê.
• Doanh thu cho thuê.
• Số thuế GTGT phải nộp.
• Số thuế TNCN phải nộp.

Đây cũng là nội dung chính của cách kê khai tờ khai thuế cho thuê tài sản theo hướng dẫn hiện hành.

Bước 5: Nộp hồ sơ khai thuế

Sau khi kiểm tra dữ liệu:

• Ký điện tử hồ sơ.
• Gửi tờ khai lên hệ thống.
• Theo dõi trạng thái tiếp nhận hồ sơ.
• Lưu thông báo tiếp nhận của cơ quan thuế.

Bước 6: Nộp tiền thuế thay chủ nhà

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện nộp thuế theo số tiền đã kê khai.

Kế toán cần lưu lại:

• Giấy nộp tiền.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên lai nộp thuế thay.

Các chứng từ này là căn cứ chứng minh đã hoàn thành Nghĩa vụ thuế theo quy định.

Nội dung quản lý thuế gồm những gì?

Theo Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026), cơ quan thuế thực hiện quản lý thuế dựa trên việc phân nhóm người nộp thuế nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và giám sát việc tuân thủ pháp luật thuế.

Nội dung quản lý thuế bao gồm nhiều hoạt động xuyên suốt quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế của người dân và doanh nghiệp, cụ thể như:

• Đăng ký thuế, khai thuế, tính thuế và khấu trừ thuế.
• Thu nộp thuế, tiền chậm nộp và tiền phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Ấn định thuế, hoàn thuế và xử lý các khoản thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt nộp thừa.
• Thực hiện các chính sách miễn thuế, giảm thuế, khoanh nợ thuế, xóa nợ thuế, miễn tiền chậm nộp hoặc miễn tiền phạt theo quy định.
• Gia hạn thời hạn nộp thuế, gia hạn hồ sơ khai thuế và cho phép nộp dần tiền thuế nợ trong một số trường hợp.
• Áp dụng các biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế khi người nộp thuế không chấp hành nghĩa vụ.

Bên cạnh đó, công tác quản lý thuế còn bao gồm:

• Tuyên truyền, hướng dẫn và hỗ trợ người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật.
• Quản lý rủi ro và đánh giá mức độ tuân thủ của người nộp thuế.
• Thu thập, cập nhật và quản lý thông tin người nộp thuế.
• Quản lý hóa đơn, chứng từ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Kiểm tra thuế, thanh tra thuế và thực hiện các biện pháp phòng ngừa, phát hiện, xử lý vi phạm pháp luật về thuế.
• Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực thuế.
• Thực hiện hợp tác quốc tế và quản lý thuế theo các điều ước, thỏa thuận quốc tế về thuế mà Việt Nam tham gia hoặc ký kết.

Ngoài việc quản lý các khoản thuế, cơ quan thuế còn áp dụng các nội dung quản lý nêu trên để quản lý các khoản thu khác thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Quản lý thuế 2025 và các quy định pháp luật có liên quan.

Cá nhân cho thuê nhà có bắt buộc phải kê khai và đăng ký mã số thuế?

Theo quy định hiện hành, cá nhân có hoạt động cho thuê nhà, mặt bằng, nhà xưởng, kho bãi hoặc tài sản khác đều phải thực hiện kê khai thuế theo từng kỳ thanh toán hoặc theo năm. Trường hợp bên thuê thanh toán tiền thuê trước cho nhiều năm, doanh thu sẽ được phân bổ theo từng năm dương lịch để xác định nghĩa vụ thuế.

Từ ngày 01/01/2026, cá nhân kinh doanh cho thuê nhà có doanh thu trên 500 triệu đồng/năm thuộc diện phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định của pháp luật thuế.

Bên cạnh việc kê khai thuế, cá nhân cho thuê tài sản còn phải thực hiện đăng ký mã số thuế. Theo Luật Quản lý thuế, người nộp thuế phải được cấp mã số thuế trước khi phát sinh hoạt động kinh doanh hoặc nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Quy định này cũng áp dụng đối với cá nhân có hoạt động cho thuê tài sản dù không phải đăng ký hộ kinh doanh.

Như vậy, dù kê khai theo từng lần phát sinh, theo năm hay cho thuê không trọn năm, cá nhân cho thuê tài sản vẫn có trách nhiệm kê khai thuế và đăng ký mã số thuế theo quy định hiện hành.

Kết

Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM