Cách kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026

Từ năm 2025, doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo, kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi theo quy định pháp luật về đăng ký doanh nghiệp. Vậy cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi, chuẩn bị hồ sơ và kê khai thông tin năm 2026 như thế nào? Cùng Sabay tìm hiểu các quy định và hướng dẫn thực hiện trong bài viết dưới đây.

Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là ai?

Kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp năm 2026 là thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp. Việc kê khai nhằm xác định cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu, kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp, góp phần tăng cường minh bạch sở hữu và phục vụ công tác phòng chống rửa tiền.

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15, doanh nghiệp thành lập mới từ ngày 01/07/2025 phải kê khai thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi trong hồ sơ đăng ký thành lập. Doanh nghiệp thành lập trước thời điểm này thực hiện bổ sung thông tin theo quy định khi làm thủ tục đăng ký hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp gần nhất, trừ trường hợp chủ động bổ sung sớm hơn.

Để thực hiện đúng thủ tục, doanh nghiệp cần xác định cá nhân thuộc diện kê khai, lựa chọn biểu mẫu phù hợp, chuẩn bị thông tin và nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc xác định không chỉ căn cứ vào tỷ lệ vốn góp mà còn phải xem xét quyền chi phối và khả năng kiểm soát thực tế của cá nhân đối với doanh nghiệp.

1. Chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp là ai?

Theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP, chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp có tư cách pháp nhân là một hoặc nhiều cá nhân trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu hoặc kiểm soát cuối cùng trên thực tế đối với doanh nghiệp, không bao gồm cá nhân đại diện phần vốn nhà nước trong doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần xem xét các trường hợp sau:

• Sở hữu trực tiếp hoặc gián tiếp từ 25% trở lên: Cá nhân sở hữu trực tiếp, gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức từ 25% vốn điều lệ hoặc từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.
• Sở hữu theo nhóm: Các cá nhân có mối quan hệ gia đình thuộc trường hợp luật định hoặc có thỏa thuận cùng sở hữu từ ngưỡng 25% trở lên có thể thuộc diện xác định là chủ sở hữu hưởng lợi.
• Kiểm soát doanh nghiệp trên thực tế: Cá nhân có quyền quyết định hoặc chi phối những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, dù không đáp ứng tiêu chí tỷ lệ sở hữu nêu trên.
• Công ty hợp danh: Tất cả thành viên hợp danh được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi, không phụ thuộc tỷ lệ vốn góp hoặc quyền biểu quyết.

Đối với trường hợp kiểm soát doanh nghiệp, cần xem xét quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm người quản lý; sửa đổi điều lệ; thay đổi cơ cấu tổ chức; quyết định chính sách tài chính, đầu tư, hoạt động; tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào danh sách cổ đông lớn hoặc thành viên góp vốn để hoàn tất việc xác định.

2. Cách xác định chủ sở hữu hưởng lợi trước khi kê khai

Doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:

• Bước 1: Rà soát cơ cấu sở hữu doanh nghiệp. Thu thập điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông, sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông và thông tin về các tổ chức đang sở hữu vốn tại doanh nghiệp.
• Bước 2: Xác định tỷ lệ sở hữu của từng cá nhân. Đối chiếu tỷ lệ vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Nếu cá nhân sở hữu thông qua tổ chức trung gian, cần tiếp tục truy xét cơ cấu sở hữu để xác định người sở hữu cuối cùng.
• Bước 3: Kiểm tra quyền chi phối. Xem xét các thỏa thuận, quyền bổ nhiệm nhân sự quản lý, quyền quyết định chính sách tài chính và các quyền khác có thể tạo ra khả năng kiểm soát thực tế.
• Bước 4: Đối chiếu các trường hợp đặc thù. Kiểm tra quan hệ gia đình hoặc thỏa thuận cùng sở hữu theo quy định pháp luật. Với công ty hợp danh, lập danh sách tất cả thành viên hợp danh.
• Bước 5: Tổng hợp danh sách và lưu căn cứ xác định. Đối chiếu thông tin nhận diện cá nhân, tỷ lệ sở hữu và căn cứ kiểm soát trước khi chuyển sang bước kê khai biểu mẫu.

Ví dụ, Công ty A có một cá nhân sở hữu trực tiếp 30% vốn điều lệ. Cá nhân này đáp ứng tiêu chí về tỷ lệ sở hữu để được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi. Nếu một cá nhân khác sở hữu vốn thông qua Công ty B, doanh nghiệp cần kiểm tra chuỗi sở hữu gián tiếp thay vì chỉ nhìn vào tên tổ chức đứng trên danh sách thành viên.

Hướng dẫn kê khai chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp năm 2026

Sau khi xác định đối tượng, doanh nghiệp cần lựa chọn biểu mẫu theo loại thủ tục và tình trạng hồ sơ hiện tại.

• Bước 1: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Truy cập địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Người thực hiện sử dụng tài khoản và phương thức xác thực được hệ thống chấp nhận, đồng thời kiểm tra thẩm quyền của người nộp hồ sơ hoặc giấy ủy quyền nếu có.
• Bước 2: Chọn đúng thủ tục. Tùy trường hợp, doanh nghiệp lựa chọn đăng ký thành lập, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi, cập nhật, bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi.
• Bước 3: Chuẩn bị thông tin kê khai. Thông tin cần đối chiếu gồm họ và tên, ngày sinh, quốc tịch, giấy tờ pháp lý cá nhân, địa chỉ liên lạc, tỷ lệ sở hữu và căn cứ xác định quyền chi phối theo các trường thông tin của biểu mẫu áp dụng.
• Bước 4: Điền biểu mẫu và kiểm tra dữ liệu. Đối chiếu thông tin trên hồ sơ với giấy tờ pháp lý và tài liệu nội bộ. Không tự suy đoán tỷ lệ sở hữu gián tiếp hoặc kê khai quyền kiểm soát khi chưa có căn cứ.
• Bước 5: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả. Kiểm tra thành phần hồ sơ theo thủ tục đã chọn, gửi hồ sơ điện tử và theo dõi yêu cầu sửa đổi, bổ sung nếu có. Doanh nghiệp cần lưu bản kê khai, tài liệu làm căn cứ xác định và kết quả tiếp nhận hồ sơ.

Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 10 hay Mẫu số 12?

Doanh nghiệp cần phân biệt biểu mẫu xác định chủ sở hữu hưởng lợi với biểu mẫu thông báo thay đổi thông tin. Theo hướng dẫn cập nhật năm 2026, Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC được sử dụng trong các trường hợp kê khai thông tin để xác định chủ sở hữu hưởng lợi hoặc bổ sung thông tin theo quy định tương ứng. Mẫu số 12 được sử dụng cho thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.

Trước khi điền, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng đăng ký và nội dung cần xử lý:

• Bổ sung thông tin cho doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025: Xác định biểu mẫu theo thủ tục bổ sung thông tin và hướng dẫn áp dụng cho hồ sơ hiện tại.
• Thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã kê khai: Xem xét sử dụng mẫu thông báo thay đổi tương ứng.
• Cập nhật thông tin nhận diện cá nhân: Phân biệt việc cập nhật giấy tờ, địa chỉ hoặc thông tin cá nhân với trường hợp thay đổi chủ thể sở hữu hay quyền kiểm soát.

Doanh nghiệp nên tải biểu mẫu từ nguồn chính thức và đối chiếu hướng dẫn tại thời điểm nộp. Không nên lựa chọn mẫu chỉ dựa vào số thứ tự hoặc tên gọi trong bài viết hướng dẫn, vì loại hồ sơ thực tế quyết định biểu mẫu cần sử dụng.

Mức phạt khi không kê khai hoặc kê khai sai chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026

Theo nội dung hướng dẫn được cập nhật trong năm 2026, Điều 48 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 288/2026/NĐ-CP, quy định các mức xử phạt đối với một số hành vi vi phạm về kê khai và lưu giữ thông tin chủ sở hữu hưởng lợi.

Mức phạt cụ thể cần được xác định theo hành vi, chủ thể vi phạm, tình tiết của vụ việc và quy định có hiệu lực tại thời điểm xử lý. Doanh nghiệp không nên mặc định mọi trường hợp thiếu thông tin đều chịu cùng một mức phạt.

Cách điền Mẫu số 10 theo Thông tư 121

Căn cứ điểm g khoản 1 Điều 1 Thông tư 121/2026/TT-BTC, Mẫu số 12 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC được sử dụng làm mẫu thông báo thay đổi thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, tùy trường hợp, doanh nghiệp cần sử dụng đúng biểu mẫu theo quy định:

• Trường hợp thay đổi thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, bao gồm thông tin người quản lý doanh nghiệp đã kê khai với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh: Doanh nghiệp thực hiện kê khai theo biểu mẫu tương ứng với thủ tục thay đổi thông tin.
• Trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2025 bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi theo khoản 1 Điều 3 Luật số 76/2025/QH15 ngày 17/06/2025: Doanh nghiệp kê khai theo Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC.

Khi lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần kê khai thông tin cá nhân, căn cứ xác định chủ sở hữu hưởng lợi, tỷ lệ sở hữu và quyền kiểm soát thực tế. Cách điền từng nội dung được thực hiện theo hướng dẫn của biểu mẫu như sau:

1. Thông tin cá nhân

Nếu kê khai số định danh cá nhân tại cột số 5 thì doanh nghiệp không phải kê khai thông tin tại cột số 6 và cột số 7.

2. Căn cứ xác định chủ sở hữu hưởng lợi

Chủ sở hữu hưởng lợi được xác định theo Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần xác định đúng cá nhân thuộc diện kê khai theo tiêu chí về quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát thực tế.

3. Trường hợp kê khai người quản lý có quyền hạn lớn nhất

Nếu không có cá nhân đáp ứng tiêu chí tại khoản 1 và khoản 2 Điều 17 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 3 Nghị định 296/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp xác định một cá nhân là người quản lý có quyền hạn lớn nhất để hành động thay mặt doanh nghiệp.

Khi kê khai, doanh nghiệp ghi rõ chức danh quản lý tương ứng tại cột được quy định trong biểu mẫu.

4. Kê khai tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ

Đối với công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty hợp danh, doanh nghiệp kê khai tỷ lệ sở hữu vốn điều lệ của cá nhân hoặc nhóm cá nhân thuộc diện phải kê khai.

Nội dung này áp dụng với cá nhân sở hữu trực tiếp, sở hữu gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức từ 25% vốn điều lệ trở lên. Doanh nghiệp cũng cần xem xét nhóm cá nhân có quan hệ gia đình theo khoản 22 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc có thỏa thuận cùng sở hữu theo quy định.

5. Kê khai tỷ lệ sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết

Đối với công ty cổ phần, doanh nghiệp xác định tỷ lệ sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết theo công thức:

Tỷ lệ sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết = (Số cổ phần có quyền biểu quyết cá nhân sở hữu / Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty) × 100%.

Doanh nghiệp kê khai tỷ lệ sở hữu của cá nhân hoặc nhóm cá nhân thuộc diện xác định là chủ sở hữu hưởng lợi, bao gồm trường hợp sở hữu trực tiếp, gián tiếp hoặc kết hợp cả hai hình thức từ 25% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên.

6. Trường hợp chủ sở hữu hưởng lợi là thành viên hợp danh

Nếu cá nhân được kê khai là thành viên hợp danh của công ty hợp danh, doanh nghiệp đánh dấu X vào ô tương ứng trên biểu mẫu.

7. Trường hợp nhóm cá nhân có quan hệ gia đình hoặc cùng sở hữu theo hợp đồng

Doanh nghiệp ghi rõ mối quan hệ giữa các cá nhân tại cột số 16. Đồng thời, doanh nghiệp kê khai tỷ lệ sở hữu tại các cột tương ứng từ cột số 9 đến cột số 14, tùy theo loại hình doanh nghiệp và hình thức sở hữu.

8. Trường hợp chủ sở hữu hưởng lợi có quyền kiểm soát thực tế

Doanh nghiệp ghi rõ một hoặc nhiều quyền mà cá nhân thực tế nắm giữ, chẳng hạn:
– Quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên, chủ tịch hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc theo trường hợp luật định.
– Quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ doanh nghiệp.
– Quyền quyết định thay đổi cơ cấu tổ chức.
– Quyền quyết định chính sách tài chính, đầu tư và hoạt động của doanh nghiệp.
– Quyền quyết định tổ chức lại hoặc giải thể doanh nghiệp.

Thông tin kê khai cần phản ánh đúng quyền chi phối của chủ sở hữu hưởng lợi và có căn cứ từ điều lệ, thỏa thuận hoặc hồ sơ quản trị của doanh nghiệp.

9. Người ký danh sách chủ sở hữu hưởng lợi

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị ký trực tiếp và ghi rõ họ tên theo quy định.

Trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, người được chỉ định ký trực tiếp vào phần dành cho người ký trên biểu mẫu.

Lưu ý: Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần kiểm tra số định danh cá nhân, căn cứ xác định chủ sở hữu hưởng lợi, tỷ lệ sở hữu trực tiếp và gián tiếp, thông tin về nhóm cá nhân và quyền kiểm soát thực tế. Việc đối chiếu với biểu mẫu chính thức giúp hạn chế sai sót và bảo đảm thực hiện đúng quy định về kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi năm 2026.

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thay thế giấy chứng nhận đăng ký thuế không?

Có. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp. Quy định này được nêu tại khoản 3 Điều 6 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025.

Theo Điều 8 Nghị định này, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số doanh nghiệp duy nhất. Mã số này đồng thời là mã số thuế của doanh nghiệp và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp không cần xin cấp riêng Giấy chứng nhận đăng ký thuế chỉ để có mã số thuế. Tuy nhiên, việc được cấp giấy chứng nhận không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn thành các nghĩa vụ thuế.

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và mã số doanh nghiệp trên giấy chứng nhận.
• Bước 2: Sử dụng mã số doanh nghiệp làm mã số thuế trong hồ sơ, chứng từ và giao dịch liên quan.
• Bước 3: Tra cứu thông tin đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi cần đối chiếu.
• Bước 4: Thực hiện các nghĩa vụ thuế phát sinh, bao gồm kê khai, nộp thuế và tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Lưu ý: Một số doanh nghiệp được cấp giấy tờ pháp lý theo quy định trước đây có thể thuộc trường hợp chuyển tiếp. Doanh nghiệp cần căn cứ vào loại giấy tờ hiện có và thủ tục đang thực hiện để xác định hồ sơ phù hợp.

>>> Xem thêm: Người lao động xin nghỉ từ 14 ngày trở lên trong tháng cần lưu ý điều gì?

Kết

Việc kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về đăng ký doanh nghiệp, góp phần minh bạch cơ cấu sở hữu và nâng cao hiệu quả quản lý. Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng, chuẩn bị đầy đủ thông tin và thực hiện kê khai theo biểu mẫu hiện hành.

Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM