Cách tính phí ngoài giờ khi thuê văn phòng

Ngoài thời gian hoạt động hành chính, nhiều doanh nghiệp thường xuyên phải làm thêm ngoài giờ để hoàn thành các công việc. Do đó, khi thuê văn phòng, doanh nghiệp phải trả cho chủ văn phòng một khoản phí ngoài giờ để hoạt động. Vậy, phí ngoài giờ là gì? Phí ngoài giờ được tính như thế nào? Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết qua những chia sẻ dưới đây.

Các loại chi phí khi thuê văn phòng

Chi phí cố định

Chi phí thuê văn phòng

Chi phí thuê văn phòng là khoản chi bắt buộc mà doanh nghiệp nào cũng phải chi trả. Tùy theo loại hình văn phòng mà doanh nghiệp sử dụng sẽ có cách tính chi phí thuê khác nhau: theo m2, theo giờ làm việc,… Chi phí thuê văn phòng được thanh toán theo tháng, theo quý, theo năm tùy vào thỏa thuận giữa các bên liên quan.

Mỗi loại văn phòng sẽ có một mức phí khác nhau. Tùy theo từng vị trí và đặc điểm văn phòng, mỗi loại văn phòng sẽ có các mức giá chênh lệch nhau. Văn phòng hạng A sẽ có mức giá cao hơn so với văn phòng hạng B, hạng C và các loại hình văn phòng khác.

Phí dịch vụ

Phí dịch vụ là khoản phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho bên quản lý tòa nhà vào mỗi tháng, mỗi quý, theo hợp đồng. Mỗi tòa nhà sẽ có các loại phí dịch vụ khác nhau. Tuy nhiên, những loại phí cơ bản có thể kể đến như:

• Phí bảo vệ
• Phí vận hành hệ thống an ninh
• Phí hoạt động lễ tân
• Dịch vụ vệ sinh
• Điện sử dụng cho các thiết bị
• Internet
• Nước
• Chi phí bảo dưỡng tòa nhà

Thuế VAT

Ngoài các chi phí kể trên, VAT cũng là khoản phí cố định mà doanh nghiệp phải chi trả định kỳ. Thuế VAT thể hiện rằng chủ đầu tư tòa nhà có khai báo thuế, thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ.

Chi phí thay đổi theo thực tế sử dụng

Tiền điện, tiền nước

Tại một số tòa nhà, ban quản lý sẽ không tính tiền điện khi sử dụng máy lạnh vì khoản chi này đã nằm trong phí quản lý cố định. Tuy nhiên, các khoản chi khác như tiền điện cho máy tính, đèn, quạt, máy in,… vẫn được tính bình thường.

Thông thường, các doanh nghiệp thuê văn phòng sẽ phải trả khoản chi phí tiền điện tùy theo đồng hồ điện. Chi phí trung bình dao động từ 1-1.5 $/m2 cho mỗi tháng.

Phí gửi xe

Đa số các tòa nhà hiện nay không có chính sách gửi xe miễn phí cho nhân viên hay doanh nghiệp thuê văn phòng. Tùy vào từng tòa nhà, giá giữ xe sẽ được niêm yết khác nhau. Thông thường chi phí gửi xe sẽ dao động từ 5.000 đồng/chiếc/ngày hoặc 200.000 đồng/chiếc/tháng.

Phí ngoài giờ là gì?

Ngoài thời gian làm việc chính thức tại văn phòng, nhiều doanh nghiệp còn hoạt động ngoài giờ để hoàn tất các công việc trong thời gian sớm. Khi doanh nghiệp làm thêm giờ ngoài giờ hành chính, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm một khoản chi phí cho khoản thời gian đó. Chi phí này chính là “phí ngoài giờ”.

Hiện nay, khoảng thời gian làm việc phổ biến là từ 7h00 – 18h00 từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Riêng thứ 7 là từ 7h00 – 12h00.

Tại mỗi tòa văn phòng, chủ cho thuê đều có quy định khác nhau về giờ giấc làm việc. Vấn đề này thường được công khai rõ ràng trong hợp đồng cho thuê văn phòng. Nếu khách hàng có nhu cầu làm thêm ngoài khung giờ đã đăng ký, doanh nghiệp phải trả thêm một khoản chi phí cho chủ văn phòng.

Phí ngoài giờ thường bao gồm các khoản chi phí khi phát sinh ngoài, bao gồm: tiền điện, tiền điều hòa, tiền lương cho nhân viên vận hành, tiền điện thang máy, tiền nước, WC. Trong đó, khoản chi phí lớn nhất chính là tiền điện điều hòa.

>>> Xem thêm: Lợi ích khi thuê văn phòng gần sân bay

Phí ngoài giờ của các loại văn phòng

Phí ngoài giờ văn phòng hạng A, B

Văn phòng hạng A và B thường tọa lạc tại các vị trí đắc địa trong trung tâm thành phố. Do đó, chi phí vận hành cả một tòa nhà thường rất đắt đỏ. Khi doanh nghiệp làm việc tại văn phòng hạng A, B,, doanh nghiệp sẽ mất thêm phí ngoài giờ khi làm quá giờ tại văn phòng.

Những tòa nhà văn phòng này thường xây lên với mục đích phục vụ cho các doanh nghiệp hoạt động. Do đó, các tòa nhà đều lắp đặt hệ thống điều hòa, hệ thống chiếu sáng tại từng văn phòng và nơi công cộng.

Khi doanh nghiệp của bạn làm quá giờ quy định, bên thuê phải trả các khoản phí cho toàn bộ hoạt động của hệ thống điều hòa, chiến sáng, an ninh, thông gió. Vì vậy, thu phí ngoài giờ tại các văn phòng là điều cần thiết và hợp lý để vận hành tòa nhà, đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.

Phí ngoài giờ văn phòng hạng C

Tại các văn phòng hạng C hoặc các văn phòng nhỏ, hệ thống điều hòa treo tường và đồng hồ điện được lắp trực tiếp vào mỗi văn phòng. Hệ thống điều hòa và điện đã được tính vào tiền điện văn phòng. Do đó, khi thuê văn phòng, doanh nghiệp chỉ cần trả khoản chi phí điện năng tiêu thụ mà không phải chịu phí ngoài giờ như các tòa nhà hạng A và hạng B.

Hiện nay, thị trường văn phòng cho thuê cực kỳ cạnh tranh. Để thu hút được nhiều khách hàng, các chủ văn phòng thường sẽ có nhiều thiện chí trong việc đàm phán và thỏa thuận các điều khoản với doanh nghiệp. Do đó, phí ngoài giờ của văn phòng hạng C thường được ưu đãi hơn nhiều so với văn phòng hạng A và B.

Tuy nhiên, ngoài phí ngoài giờ, doanh nghiệp còn phải chi trả những khoản phí các như phí giữ xe, phí vận hành. Do đó, để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hai bên nên có những thỏa thuận thương lượng cắt giảm các khoản chi phí để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Top 10 vật dụng văn phòng không thể thiếu cho dân văn phòng

Cách tính phí ngoài giờ thuê văn phòng

Tùy vào từng đơn vị cho thuê, phí ngoài giờ có thể được tính theo các cách sau:

Tính theo văn phòng

Đây là một trong những cách tính phổ biến tại các tòa nhà văn phòng hiện nay. Phí ngoài giờ được quy định sẵn trên một văn phòng trong một giờ sử dụng.

Ví dụ: tòa nhà A có phí làm ngoài giờ là 250.000vnd/văn phòng/giờ.

Tính theo diện tích thuê

Ngoài cách tính trên, phí ngoài giờ còn có thể tính theo diện tích thuê văn phòng. Theo cách tính này, chi phí ngoài giờ được chủ đầu tư tòa nhà quy định sẵn trên một m2/giờ.

Ví dụ: tòa nhà văn phòng có phí ngoài giờ là 0.03$/m2/giờ, nếu tổng diện tích văn phòng là 200m2 thì phí ngoài giờ sẽ bằng 0.03$ x diện tích văn phòng x số giờ thuê.

Theo cách tính này, mỗi tòa nhà sẽ có phí thuê ngoài giờ khác nhau. Thậm chỉ tại một số tòa nhà, các doanh nghiệp bên trong tòa nhà nếu thuê diện tích khác nhau sẽ có phí ngoài giờ khác nhau.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp thuê văn phòng với diện tích từ 100m2-200m2, chi phi làm thêm giờ sẽ là 0.02$/m2/giờ. Những với khách thuê văn phòng từ 200m2, chi phí thuê ngòi sẽ là 0.01$/m2/giờ.

Tính theo thiết bị

Ngoài các cách tính trên, phí ngoài giờ còn được tính dựa trên lượng tiêu thụ các thiết bị ngoài giờ. Thông thường, phí ngoài giờ sẽ được tính theo thiết bị sử dụng, thường là họng điều hòa (còn gọi là tổ máy FCU – Fan Coil Unit) làm mát cho diện tích văn phòng. Số tiền/họng điều hòa/giờ sử dụng cũng được chủ đầu tư tòa nhà quy định rõ.

Với cách tính thứ 3 thì sẽ có lợi hơn đối với những công ty ít làm thêm ngoài giờ, thông thường họ sẽ được miễn phí. Còn với các doanh nghiệp thường xuyên làm thêm ngoài giờ sẽ phải chi trả phí ngoài giờ theo quy định.

>>> Xem thêm: Các loại hình văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những điều cần biết về phí ngoài giờ. Hy vọng những chia sẻ trên của Sabay sẽ giúp bạn hiểu thêm về phí ngoài giờ và cách tính phí ngoài giờ.

——————————————————

 Địa chỉ: SABAY BUILDING

 Hotline: 0931791122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình