Chữ ký số là gì? Lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Thay vì sử dụng chữ ký thông thường, chữ ký số đang ngày càng được “trọng dụng” nhờ những tính năng ưu việt của nó. Cùng Sabay tìm hiểu các khái niệm liên quan đến chữ ký số cùng những lưu ý cần biết khi sử dụng chữ ký số.

Chữ ký số là gì?

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token thì: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa. Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Chữ ký hay còn được gọi là chữ ký số token là cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Chữ ký số sở hữu các dữ liệu đã mã hóa, gồm mã số thuế của doanh nghiệp và thông tin của doanh nghiệp.

Thay vì dùng chữ ký thông thường, chữ ký số là phương tiện để doanh nghiệp đảm bảo cho nội dung gốc của văn bản/tin nhắn không bị thay đổi. Từ đó, nhận dạng người có thẩm quyền gửi tin nhắn hoặc ký nhận tài liệu.

Để các dữ liệu được đảm bảo an toàn, chữ ký số là một công cụ khá cần thiết. Nhờ tính pháp lý chắc chắn, chữ ký số được dùng ở Việt Nam thông qua các giao dịch trực tuyến, chuyển tiền ngân hàng,…

>>> Xem thêm: Vốn điều lệ và cách chứng minh vốn điều lệ khi thành lập doanh nghiệp

Đặc điểm của chữ ký số

Chữ ký số có hình dạng giống một chiếc USB. Do đó, chúng thường được gọi là USB Token.

Một số khái niệm cần biết

• Private Key: Khóa bí mật: Khóa trong cặp khóa dùng để tạo ra chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng.
• Public Key: Khóa công khai: Khóa trong một cặp khóa dùng để kiểm tra chữ ký số và được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa. Khóa công khai thuộc hệ thống mã không đối xứng.
• Người ký: Người dùng khóa bí mật của mình thực hiện ký số vào một thông điệp dữ liệu bằng tên của mình.
• Người nhận: Tổ chức hoặc cá nhân nhận thông điệp được gửi bởi người ký.
• Ký số: Hành động đưa khóa bí mật vào phần mềm để tạo chữ ký tự động và gắn vào 1 thông điệp nào đó.
• Mã PIN: Mật khẩu của chữ ký số, đảm bảo tính bảo mật.

Thông tin chứa Token

Chứng thư số là dữ liệu được gán trong chữ ký số, chứng thư số được sử dụng để các đối tác của người sử dụng biết và xác định được chữ ký, chứng minh của mình là đúng.

Chứng thư số bao gồm các nội dung như:

• Tên doanh nghiệp & Mã số thuế
• Số serial của chứng thư số
• Thời gian hiệu lực
• Tên đơn vị chứng thực chứng thư số
• Chữ ký số của đơn vị chứng thực chứng thư số
• Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng  số.
• Các hạn chế về trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

Công dụng của chữ ký số

• Chữ ký số dùng để kê khai thuế điện tử trực tuyến, bảo hiểm xã hội, kê khai hải quan, cổng thông tin một cửa quốc gia, cơ quan hành chính,các giao dịch ngân hàng và chứng khoán điện tử.
• Có tính xác thực nên là bằng chứng xác thực trách nhiệm của doanh nghiệp trên các văn bản, giấy tờ, hợp đồng đã ký.
• Dùng để giao dịch online, ký hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử giữa bên mua và bên bán.
• Giúp việc trao đổi dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Cách đăng ký chữ ký số

Để tiến hành sử dụng chữ ký số, bạn có thể đăng ký mua tại: Viettel, FPT, BKAV, CK, Vna hay Safe-CA,…Sau đó tiến hành đăng ký chữ ký số:

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân qua USB Token. Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, người dùng thực hiện nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token. Để nộp hồ sơ đăng ký cấp chữ ký số qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho đơn vị cung cấp.

Bước 2: Nhà cung cấp kiểm tra, thẩm định hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân

Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token. Sau khi hồ sơ đăng ký được nhà cung cấp thẩm định thành công. USB Token sẽ được gửi về đơn vị và tiến hành cài đặt, kích hoạt USB để thực hiện ký số bằng USB Token.

Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với Tổng cục Thuế

Bước 5: Sau khi xác nhận thông tin, Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia sẽ trả lại kết quả xác nhận với cơ quan thuế. Khi đó doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký điện tử các văn bản điện tử.

>>> Xem thêm: Những lưu ý cần tránh khi bố trí đồ vật trên bàn làm việc

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Đảm bảo chữ ký số đáp ứng được khả năng kết nối

Khi sử dụng chữ ký số, cần đảm bảo rằng chữ ký số phải có khả năng kết nối tốt không chỉ với máy tính củ bạn mà còn kết nối tốt với các phần mềm khác như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, kê khai thuế, BHXH,…

Nếu không kết nối được hoặc trong quá trình kết nối gặp lỗi, mọi giao dịch chứng từ sẽ bị ảnh hưởng, làm giảm hiệu quả hoạt động của công việc.

Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần trang bị một phần mềm chữ ký số chất lượng, cung cấp bởi đơn vị uy tín. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn chữ ký số cùng nhà cung cấp với các phần mềm có liên quan.

Những phần mềm thuộc cùng 1 hệ sinh thái có khả năng tích hợp và độ tương thích cao, hạn chế những sai sót trong quá trình sử dụng.

Đảm bảo chữ ký số vẫn còn thời hạn sử dụng

Mỗi token đều có một thời hạn sử dụng nhất định. Tùy thuộc vào điều khoản hợp đồng giữa đơn vị cung cấp với doanh nghiệp mà mỗi token sẽ có một thời hạn sử dụng khác nhau.

Để sử dụng được, chữ ký số bắt buộc phải đang trong thời hạn sử dụng. Nếu chữ ký số sắp hoặc hết hạn sử dụng, doanh nghiệp cần tiến hành gia hạn thời hạn sử dụng chữ ký số. Nếu không, doanh nghiệp có thể xóa chữ ký số đang dùng và chuyển sang chữ ký mới để các giao dịch được tiếp tục diễn ra.

Trang bị đủ số lượng USB token cần thiết

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp sẽ khó tránh tình trạng nhiều người, nhiều bộ phận đồng sử dụng chữ ký số. Nếu các nhân viên hoặc các bộ phận hay chi nhánh doanh nghiệp ở cách xa nhau, việc trao đổi chữ ký số sẽ mất nhiều thời gian.

Do đó, giải pháp tốt nhất cho trường hợp này chính là trang bị số lượng lớn USB token cần thiết. Đảm bảo mỗi bộ phận, mỗi chi nhánh công ty đều có chữ ký số để sử dụng riêng.

Việc mỗi người sử dụng 1 USB token riêng đảm bảo các giao dịch cần chữ ký số không bị gián đoạn. Bên cạnh đó, trong giai đoạn dịch bệnh, việc sở hữu riêng một chữ ký số sẽ đảm bảo cho các nhân viên không tiếp xúc gần và tránh tình trạng lây chéo.

Đảm bảo xử lý kịp thời sự cố trong quá trình ký số

Khi sử dụng các thiết bị công nghệ, việc gặp phải những sự cố trong quá trình sử dụng là điều khó tránh khỏi. Nhiều người thường gặp khó khăn trong việc sử dụng, cài đặt và thiết lập chữ ký số. Bên cạnh đó, cũng có không ít người mắc phải lỗi khi ký số do thao tác sai, do các phần mềm không tương thích với nhau,…

Để hạn chế những sự cố trong quá trình sử dụng, các doanh nghiệp cần được trợ giúp bởi đội ngũ kỹ thuật thuộc đơn vị cung cấp chữ ký số. Do đó, khi mới bắt đầu sử dụng chữ ký số, đừng quên lựa chọn một đơn vị cung cấp uy tín, có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp, có chuyên môn cao để giải quyết những tình trạng lỗi của token.

>>> Xem thêm: 4 kinh nghiệm lựa chọn đơn vị thi công nội thất văn phòng

Kết luận

Bằng cách sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện các trường hợp giao dịch trên thị trường kinh tế số. Đảm bảo các hoạt động mua hàng trực tuyến, thành toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp thông tin.

Theo dõi Sabay để cập nhật nhiều tin tức hữu ích khác!

SABAY BUILDING

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình