Chức năng của văn phòng đại diện

Theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rằng: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật”.

Để không nhầm lẫn hai khái niệm “văn phòng đại diện” và “chi nhánh” là giống nhau, hãy cùng Sabay tìm hiểu về Văn phòng đại diện và chức năng của văn phòng đại diện qua những chia sẻ dưới đây.

Các chức năng văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện bao gồm 10 chức năng chính, thay mặt cho doanh nghiệp về mặt hành chính, cụ thể:

1. Thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
2. Thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
3. Thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
4. Thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
5. Tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
6. Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo quy mô định hướng của Hội đồng quản trị.
7. Phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở, chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
8. Quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
9. Soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
10. Chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.

>>> Xem thêm: Tổng hợp các tòa nhà văn phòng của Sabay

Văn phòng đại diện có được kí hợp đồng không?

Căn cứ theo Luật Thương mại năm 2005 Điều 18 khoản 3: “Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.”

Trường hợp là đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam: Theo nghị định 72/2006/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại điều 20 khoản 3: “Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.”

Trong trường hợp này, người đứng đầu văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể giao kết hợp đồng mua bán nếu được sự ủy quyền bằng văn bản của công ty. Việc ủy quyền sẽ phải bằng văn bản và chỉ cho từng lần giao kết hợp đồng.

Như vậy, văn phòng đại diện không có chức năng giao kết, ký kết hợp đồng trừ trường hợp đó là văn phòng đại diện của thương nhân, công ty nước ngoài tại Việt Nam.

Ngoài lưu ý quan trọng về thẩm quyền nêu trên khi tham gia giao dịch và ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần tham khảo về điều lệ, quy chế công ty của các doanh nghiệp thành lập để hiểu rõ hơn về thẩm quyền và hoạt động của chủ thể này, nhằm bảo vệ tốt nhất quyền lợi của mình.

Văn phòng đại diện có xuất hóa đơn được không?

Trong quá trình kinh doanh, khi đối tác muốn kí hợp đồng làm ăn, một văn phòng đại diện hợp pháp có được xuất hóa đơn không? Căn cứ theo điểm b, khoản 7, Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về việc xuất hóa đơn như sau:

“”Tiêu thức” “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.”

>>> Xem thêm: Những quy định cần biết về thưởng Tết cho người lao động

Thủ tục làm văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký)
• Quyết định bằng văn bản về việc thành lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị (do Chủ tịch hội đồng quản trị ký)
• Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Với Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu;
• Với Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu;
• Mục lục hồ sơ (ghi theo thứ tự trên);
• Bìa hồ sơ (bằng bìa giấy mỏng hoặc nylon cứng không có chữ sử dụng cho mục đích khác);
• Tờ khai thông tin người nộp hồ sơ;

Cơ quan chức năng có thẩm quyền giải quyết là: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư sở tại cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và thẩm định hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Thời giạn giải quyết thủ tục xin thành lập: 3 ngày bắt đầu từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ, sau khi xem xét tính hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp Giấy chứng nhận thành lập hoạt động văn phòng đại diện.

Mỗi đơn vị phải lập và nộp đầy đủ các biểu mẫu báo cáo và các thủ tục liên quan trong thời gian nhất định để tránh phát sinh các khoản phạt từ các cơ quan nhà nước.

>>> Xem thêm: 5 cách huy động vốn an toàn cho người mới khởi nghiệp

Với gần 1 năm hoạt động, Sabay tự hào là đơn vị cho thuê văn phòng uy tín tại TP. Hồ Chí Minh. Khi sử dụng các dịch vụ văn phòng của Sabay, khách hàng có thể đặt văn phòng đại diện tại đây và được hỗ trợ các thủ tục, hồ sơ khi thành lập doanh nghiệp. Liên hệ với hotline 093 179 1122 để được tư vấn gói văn phòng phù hợp cùng gói thành lập doanh nghiệp nếu cần.

Kết luận

Hy vọng những thông tin mà Sabay cung cấp sẽ giúp bạn hiểu thêm về chức năng của văn phòng đại diện. Cùng Sabay tìm hiểu các thông tin hữu ích khác qua các bài viết sau bạn nhé!

——————————————————

Địa chỉ: SABAY BUILDING

Hotline: 0931791122