Chuyển đổi số là gì? Đặc điểm của chuyển đổi số 4.0

Trong kỷ nguyên công nghệ 4.0, chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng mà còn là yếu tố sống còn đối với doanh nghiệp và tổ chức. Đây là quá trình thay đổi toàn diện, từ việc áp dụng công nghệ số hóa vào quy trình hoạt động đến việc tái cấu trúc mô hình kinh doanh để tạo ra giá trị mới.

Vậy chuyển đổi số thực sự là gì, và đặc điểm của chuyển đổi số là gì? Qúy độc giả cùng theo dõi những chia sẻ sau của Sabay nhé!

Chuyển đổi số là gì?

Khái niệm

Theo Tech Republic – một tạp chí trực tuyến dành cho cộng đồng chuyên gia CNTT, chuyển đổi số 4.0 được định nghĩa là: “Cách sử dụng công nghệ để tái cấu trúc quy trình, giúp chúng hiệu quả hơn. Điều này không chỉ đơn thuần chuyển đổi một dịch vụ hiện có thành phiên bản kỹ thuật số, mà còn cải thiện và nâng cao giá trị của nó.”

Microsoft lại nhấn mạnh: “Chuyển đổi số là việc tái tư duy cách thức tổ chức kết nối con người, dữ liệu và quy trình để tạo ra những giá trị mới.”

Ở cấp độ doanh nghiệp, Chuyển đổi số (Digital Transformation) là việc tích hợp các giải pháp số vào cốt lõi hoạt động, làm thay đổi sâu sắc cách doanh nghiệp vận hành. Điều này bao gồm việc tạo ra các quy trình kinh doanh mới, cải thiện trải nghiệm khách hàng và xây dựng văn hóa tổ chức phù hợp. Chuyển đổi số không chỉ làm mới các phương pháp truyền thống, mà còn mở ra những cách làm sáng tạo nhằm đáp ứng kỳ vọng không ngừng thay đổi của thị trường.

Ví dụ chuyển đổi số

• Doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý tài chính và nhân sự thay thế quy trình thủ công.
• Sử dụng nền tảng thương mại điện tử để mở rộng kênh bán hàng trực tuyến.
• Cơ quan nhà nước áp dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến để giảm thiểu thủ tục hành chính.
• Bệnh viện sử dụng chuyển đổi số để đưa thông tin, hồ sơ bệnh án của bệnh nhân lên hệ thống.

>>> Xem thêm: Tỷ lệ thôi việc là gì? Cách tính Turnover Rate cho doanh nghiệp

Các giai đoạn của chuyển đổi số 4.0

Chuyển đổi số là một hành trình không ngừng nghỉ, có thể được chia thành 3 giai đoạn chính:

• Giai đoạn 1: Số hóa thông tin (Digitization): Chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý (analog) sang dạng kỹ thuật số (digital), tạo nền tảng cơ bản cho các bước tiếp theo.

• Giai đoạn 2: Số hóa quy trình (Digitalization): Áp dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình hiện có, cải thiện hiệu suất và giảm thiểu sai sót.

• Giai đoạn 3: Số hóa toàn diện hay chuyển đổi số (Digital Transformation): Tại giai đoạn này, doanh nghiệp không chỉ nâng cấp quy trình mà còn đổi mới toàn bộ mô hình kinh doanh, hướng tới giá trị bền vững và cạnh tranh lâu dài.

Mỗi giai đoạn đều mang lại cơ hội nhưng cũng đi kèm thách thức. Vì vậy, tổ chức/doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đạt hiệu quả tối đa trong từng bước chuyển đổi.

Các cấp độ của chuyển đổi số

Có 5 cấp độ chuyển đổi số bạn cần biết, cụ thể:

• Mức 0 – Chưa chuyển đổi số: Doanh nghiệp chưa hoặc mới có rất ít hoạt động liên quan đến chuyển đổi số.
• Mức 1 – Khởi động: Doanh nghiệp bắt đầu thực hiện những bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số, nhưng còn rời rạc và chưa đồng bộ.
• Mức 2 – Bắt đầu: Doanh nghiệp nhận thức rõ vai trò của chuyển đổi số, triển khai hoạt động trong một số lĩnh vực cụ thể, mang lại giá trị ban đầu và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Mức 3 – Hình thành: Chuyển đổi số được triển khai đồng bộ trên các lĩnh vực chính, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và dịch vụ, đồng thời dần định hình là một doanh nghiệp số.
• Mức 4 – Nâng cao: Doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình và trải nghiệm khách hàng thông qua nền tảng số, công nghệ số, và dữ liệu số, áp dụng các mô hình kinh doanh mới dựa trên nền tảng số.
• Mức 5 – Dẫn dắt: Doanh nghiệp đạt trình độ chuyển đổi số toàn diện, dẫn đầu thị trường với các mô hình kinh doanh số hóa, xây dựng hệ sinh thái số và tạo ảnh hưởng mạnh mẽ đến các doanh nghiệp khác.

Những lĩnh vực áp dụng chuyển đổi số hiện nay

Chuyển đổi số trong cơ quan nhà nước

Chuyển đổi số đang tạo ra bước tiến lớn trong lĩnh vực quản lý hành chính công, giúp cải thiện chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp.

• Dịch vụ công trực tuyến: Các thủ tục hành chính như đăng ký kinh doanh, cấp giấy phép, chứng thực… được số hóa, giúp tiết kiệm thời gian và giảm phiền hà cho người dân.
• Quản lý dữ liệu quốc gia: Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia như căn cước công dân, đăng ký đất đai, bảo hiểm xã hội được tích hợp, hỗ trợ các cơ quan liên thông hiệu quả hơn.
• Hệ thống văn bản điện tử: Thay thế văn bản giấy bằng các phần mềm quản lý văn bản và chữ ký số, giúp quá trình xử lý hồ sơ nhanh chóng, chính xác.
• Giám sát và quản lý đô thị thông minh: Ứng dụng công nghệ IoT (Internet of Things) trong giám sát giao thông, chiếu sáng đô thị, và quản lý môi trường, giúp xây dựng các thành phố thông minh.
• Nâng cao hiệu quả quản lý nội bộ: Áp dụng các hệ thống ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) trong quản lý ngân sách, tài sản công, và nhân sự.

Nhờ chuyển đổi số, các cơ quan nhà nước không chỉ nâng cao năng suất làm việc mà còn mang lại trải nghiệm dịch vụ công hiện đại, tiện lợi hơn cho người dân.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Chuyển đổi số đang là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng lợi thế cạnh tranh.

• Quản trị và vận hành thông minh: Các phần mềm ERP, CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) được tích hợp để quản lý tài chính, nhân sự, và dữ liệu khách hàng một cách toàn diện.
• Thương mại điện tử: Các doanh nghiệp tận dụng các nền tảng trực tuyến như Shopee, Lazada, hoặc xây dựng website bán hàng riêng để tiếp cận thị trường rộng lớn hơn.
• Marketing số: Ứng dụng các công cụ quảng cáo trực tuyến như Google Ads, Facebook Ads, và phân tích dữ liệu khách hàng qua AI (Trí tuệ nhân tạo) giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp thị.
• Chuỗi cung ứng và logistics: Sử dụng công nghệ Blockchain để theo dõi nguồn gốc hàng hóa, hoặc các hệ thống IoT trong quản lý kho bãi, vận chuyển.
• Dịch vụ khách hàng: Chatbot và hệ thống chăm sóc khách hàng tự động hỗ trợ doanh nghiệp phản hồi nhanh hơn, cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng.
• Sản xuất thông minh: Doanh nghiệp sản xuất ứng dụng công nghệ như IoT và AI trong dây chuyền sản xuất để tối ưu hóa hiệu suất và giảm lãng phí.

Chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất mà còn mở ra cơ hội để thích nghi nhanh chóng với những biến đổi trong thị trường toàn cầu.

Vai trò của chuyển đổi số

Thay đổi tư duy quản lý, văn hóa tổ chức

Chuyển đổi số thúc đẩy doanh nghiệp và tổ chức đổi mới tư duy quản lý, khuyến khích văn hóa làm việc linh hoạt, sáng tạo. Các nhà lãnh đạo chuyển từ cách quản lý truyền thống sang quản lý dựa trên dữ liệu, gia tăng khả năng ra quyết định chính xác và hiệu quả.

Cung cấp thông tin, dữ liệu nhanh chóng

Ứng dụng công nghệ số hóa giúp thông tin được lưu trữ và truy cập dễ dàng, đảm bảo tính kịp thời và chính xác trong công tác báo cáo và ra quyết định. Các hệ thống như Big Data và AI giúp phân tích dữ liệu nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp dự đoán xu hướng và tối ưu hóa hoạt động.

Giảm chi phí vận hành

Tự động hóa các quy trình như sản xuất, quản lý kho, và chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhân sự, vận hành, và tối ưu hóa nguồn lực. Công nghệ điện toán đám mây (Cloud Computing) còn giúp tiết kiệm chi phí đầu tư hạ tầng công nghệ.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng thông qua phân tích hành vi, sở thích. Các ứng dụng như chatbot, nền tảng chăm sóc khách hàng tự động hỗ trợ phản hồi nhanh chóng, tạo cảm giác hài lòng và chuyên nghiệp.

Tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số nhanh chóng nắm bắt cơ hội thị trường, thích nghi với thay đổi và cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng hơn. Công nghệ còn giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường, giữ vững lợi thế trước đối thủ.

>>> Xem thêm: 4 bước quy trình đánh giá nhân viên cuối năm

Kết luận

Chuyển đổi số là chìa khóa giúp tổ chức và doanh nghiệp thích nghi với thời đại số, nâng cao hiệu quả hoạt động, và tạo lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng chuyển đổi số không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Sabay là hệ thống văn phòng cho thuê cung cấp đa dạng sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ tối ưu cho sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm: Văn phòng ảo, văn phòng truyền thống, chỗ ngồi làm việc, phòng họp, dịch vụ Thành lập doanh nghiệp,… Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ Sabay qua hotline 093 179 1122 hoặc nhắn tin trực tiếp để được tư vấn nhanh chóng. Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích bạn nhé!!

SABAY – KHÔNG NGỪNG BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM