Điều kiện mở văn phòng công chứng

Để thực hiện các hoạt động công chứng văn bản, giấy tờ khi cần thiết, người dân có thể đến các cơ sở công chứng như Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng. Đã bao giờ bạn tìm hiểu, văn phòng công chứng là gì và điều kiện mở văn phòng công chứng như thế nào chưa? Nếu chưa, hãy cùng Sabay giải đáp những nội dung này thông qua bài viết sau nhé!

Văn phòng công chứng là gì?

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm: Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng. Theo Điều 22 Luật công chứng năm 2014 quy định: “Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy định pháp luật khác có liên quan đối với hình thức công ty hợp danh.

Tại văn phòng công chứng, công dân có thể thực hiện được các thủ tục công chứng bao gồm:

• Hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn;
• Hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
• Công chứng bản dịch…

Trong đó, một số loại hợp đồng, giao dịch có thể công chứng gồm:

• Hợp đồng thế chấp bất động sản;
• Hợp đồng uỷ quyền;
• Di chúc;
• Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản…

Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng đều là nơi thực hiện hiện công chứng, chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch dân sự. Do đó, văn phòng công chứng được phép hoạt động và có thể giải quyết vấn đề công chứng của các công dân.

>>> Xem thêm: Đăng ký bảo hộ thương hiệu là gì?

Điều kiện mở văn phòng công chứng

Để mở văn phòng công chứng, bạn cần tuân thủ các điều kiện sau đây:

1. Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập

Theo Điều 22 Luật Công chứng 2014, Văn phòng công chứng phải là công ty hợp danh, được tổ chức và hoạt động theo quy định Pháp luật. Văn phòng công chứng được phép hoạt động khi có ít nhất 02 công chứng viên trở lên. Đồng thời, VPCC không được có thành viên góp vốn. Những thành viên này phải có trách nhiệm với các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản của công ty.

Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Để trở thành công chứng viên hợp pháp, các cá nhân phải đảm bảo các quyd dịnh sau đây:

• Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam;
• Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật;
• Có bằng cử nhân luật, có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức;
• Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng;
• Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;
• Có đủ sức khỏe để hành nghề.

2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật

Theo điều 22 Luật Công chứng 2014 quy định, người đại diện theo pháp luật của VPCC là Trưởng văn phòng.

Trưởng văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của VPCC và đã hành nghề từ 02 năm trở lên.

3. Điều kiện về tên gọi

Tên gọi của VPCC được quy định cụ thể tại khoản 3 điều 22 Luật công chứng 2014:

• Tên gọi của VPCC phải xuất hiện cụm từ “văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng văn phòng, hoặc họ tên của một Công chứng viên hợp danh khác do các Công chứng viên hợp danh trong văn phòng thỏa thuận;
• Tên VPCC không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức hành nghề công chứng khác;
• Tên VPCC không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc.

4. Điều kiện về trụ sở

Về trụ sở, văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do chính phủ quy định theo điều 17 Nghị định 29/2015:

• VPCC phải có địa chỉ cụ thể, có nơi làm việc cho Công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, có nơi tiếp người yêu cầu công chứng và nơi lưu trữ hồ sơ công chứng;
• Khi thành lập VPCC, Công chứng viên phải nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở tại thời điểm đăng ký hoạt động;
• Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

5. Điều kiện về con dấu

Theo quy định của Luật Công chứng 2014. VPCC phải có con dấu riêng.

VPCC được phép khắc và sử dụng con dấu không có hình quốc huy sau khi có quyết định cho phép thành lập văn phòng.

Các thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, quản lý, sử dụng con dấu của VPCC được thực hiện theo quy định pháp luật về con dấu.

6. Điều kiện về tài sản

Văn phòng công chứng phải có tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính. Tài khoản của VP được thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu nhập hợp pháp khác.

Văn phòng công chứng có tài sản độc lập với tài sản của chủ sở hữu.

Thủ tục mở văn phòng công chứng

Hồ sơ đăng ký

Để thành lập văn phòng công chứng, bạn cần chuẩn bị các hồ sở sau đây:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng;
• Đề án thành lập VPCC. Trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức,tên gọi, nhân sự, địa điểm, các điều kiện đáp ứng và kế hoạch triển khai thực hiện;
• Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.

Hồ sơ bổ nhiệm công chứng viên bao gồm:

• Đơn đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;
• Phiếu lý lịch tư pháp;
• Bản sao bằng cử nhân luật hoặc thạc sĩ, tiến sĩ luật;
• Giấy tờ chứng minh về thời gian công tác pháp luật;
• Bản sao giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương;
• Bản sao giấy chứng nhận kết quả kiểm tra tập sự hành nghề công chứng;
• Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.

Quy trình đăng ký

Như đã nêu trên, khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký mở văn phòng công chứng, bạn cần kèm theo hồ sơ bổ nhiệm công chứng viên. Trong thời gian 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sở công chứng viên, Sở Tư pháp sẽ có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ đề nghị bổ nhiệm.

Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do bị từ chối cho người nộp hồ sơ.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được hồ sở đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, Bộ trưởng Bộ Tư pháp sẽ xem xét, quyết định công chứng viên.

Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối, Bộ trưởng Bộ Tư pháp phải thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do bị từ chối và gửi cho Sở tư pháp, để Sở tư pháp phản hồi với người nộp đơn.

Sau khi đã được bổ nhiệm công chứng viên thành công, bạn có thể tiến hành thủ tục đề nghị thành lập văn phòng công chứng.

Quy trình đăng ký mở văn phòng công chứng gồm các bước sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

Bước 2: Duyệt hồ sơ

Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập VPCC, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ xem xét, quyết định cho phép thành lập VPCC.

Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối, Ủy bản nhân dân cấp tỉnh phải thông báo bằng văn bản cho người nộp đơn đăng ký và nêu rõ lý do từ chối.

Lúc này, người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Bước 3: Đăng ký hoạt động

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, VPCC phải thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp.

Khi đăng ký hoạt động, VPCC phải cung cấp đơn đăng ký hoạt đọng, giấy tờ chứng minh về trụ sở ở địa phương nơi quyết định cho phép thành lập.

Bước 4: Duyệt hồ sơ đăng ký hoạt động

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được giấy tờ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng.

Trong trường hợp từ chối, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho người nộp đơn và nêu rõ lý do bị từ chối.

Người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

Kể từ ngày được Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng có quyền được phép hoạt động.

>>> Xem thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty mới nhất năm 2023

Kết luận

Với những thông tin về văn phòng công chứng mà Sabay đã chia sẻ, hy vọng bạn đọc sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn. Để cập nhật những tin tức hữu ích, đừng quên theo dõi Sabay bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM