Hợp đồng điện tử là gì? 3 bước ký kết hợp đồng điện tử

Trong bối cảnh Chuyển đổi số doanh nghiệp và Thương mại điện tử phát triển mạnh, hợp đồng điện tử đang dần thay thế nhiều quy trình ký kết truyền thống. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí, hình thức này còn hỗ trợ các bên giao kết từ xa mà vẫn đảm bảo tính pháp lý theo quy định.

Vậy hợp đồng điện tử là gì và được pháp luật công nhận như thế nào? Cùng Sabay tìm hiểu bạn nhé!

Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đây là định nghĩa được quy định tại Khoản 16, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023.

Vậy hợp đồng điện tử là gì một cách dễ hiểu? Đó là loại hợp đồng mà nội dung không nằm trên giấy, mà được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại, máy tính bảng có kết nối internet. Hai bên thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ thông qua các thông điệp dữ liệu này.

Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Phương tiện điện tử là phần cứng, phần mềm, hệ thống thông tin hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học hoặc công nghệ tương tự.

Ký hợp đồng điện tử là hành động các bên xác nhận sự đồng ý với nội dung hợp đồng bằng chữ ký điện tử thay cho chữ ký tay. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp logic với thông điệp dữ liệu, nhằm xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó với nội dung văn bản. Phổ biến nhất hiện nay là chữ ký số, sử dụng cặp khóa bí mật và khóa công khai để ký và xác thực.

Lợi ích khi khách hàng ký kết hợp đồng điện tử

Doanh nghiệp chuyển từ hợp đồng giấy truyền thống sang hợp đồng điện tử không chỉ vì xu hướng. Lợi ích thực tế đến từ chi phí, thời gian và mức độ an toàn dữ liệu. Dưới đây là 5 lợi ích nổi bật khi khách hàng ký kết hợp đồng điện tử.

1. Ký kết linh hoạt, mọi lúc mọi nơi

Khách hàng ký hợp đồng trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng, chỉ cần có kết nối internet. Không cần gặp mặt trực tiếp, không cần chờ đối tác có mặt tại văn phòng. Lãnh đạo doanh nghiệp đi công tác vẫn ký được hợp đồng đúng hạn. Đây là điểm khác biệt rõ nhất so với cách giao kết bằng lời nói hay giao kết bằng hành vi cụ thể trong giao dịch truyền thống, vốn đòi hỏi các bên gặp mặt hoặc trao đổi qua nhiều bước trung gian.

2. Tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực

Toàn bộ quy trình tạo lập, duyệt, ký, gửi và nhận hợp đồng diễn ra trên môi trường trực tuyến. Doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ giấy tờ. Nhân sự không phải photo, đóng dấu, chuyển hồ sơ qua nhiều phòng ban. Thời gian hoàn tất một hợp đồng giảm từ vài ngày xuống còn vài giờ hoặc vài phút.

3. Quy trình chuyên nghiệp, giảm sai sót

Hệ thống hợp đồng điện tử hiển thị đầy đủ thông tin trước khi ký, hai bên rà soát kỹ nội dung trên màn hình. Việc này hạn chế tình trạng thiếu trang, sai số liệu, hoặc nhầm phiên bản, vốn thường gặp khi xử lý văn bản công chứng trực tiếp hoặc hợp đồng giấy nhiều trang.

4. Lưu trữ và tra cứu dễ dàng

Hợp đồng điện tử lưu trên hệ thống đám mây hoặc phần mềm quản lý. Khách hàng tìm lại hợp đồng cũ bằng vài cú click, không cần lật từng tập hồ sơ. Dữ liệu không lo mất, rách, cháy như bản giấy.

5. Tính pháp lý và bảo mật thông tin được đảm bảo

Chữ ký số trên hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và con dấu trên hợp đồng giấy. Hệ thống chứng thực điện tử xác minh danh tính các bên, đảm bảo nội dung không bị chỉnh sửa sau khi ký. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử vận hành theo tiêu chuẩn bảo mật quốc tế ISO/IEC 27001:2013, giúp bảo mật thông tin doanh nghiệp trong suốt quá trình giao dịch điện tử.

Lưu ý: Nếu hợp đồng thuộc loại bắt buộc dùng hình thức truyền thống (ví dụ giao dịch bất động sản, di chúc), việc chỉ dùng hợp đồng điện tử có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu do thiếu chữ ký sống. Doanh nghiệp nên đối chiếu với hệ thống pháp luật dân sự và kinh tế liên quan trước khi áp dụng.

3 bước ký kết hợp đồng điện tử

Bước 1: Tạo lập hợp đồng điện tử trên hệ thống

Bên bán soạn nội dung hợp đồng trực tiếp trên hệ thống hoặc phần mềm hợp đồng điện tử, ví dụ hệ thống iContract. Nội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản như hợp đồng giấy thông thường: đối tượng, giá trị, thời hạn, quyền và nghĩa vụ hai bên. Ngoài ra, hai bên có thể thỏa thuận thêm về yêu cầu kỹ thuật, phương thức chứng thực điện tử và điều kiện đảm bảo bảo mật thông tin. Đây là điểm khác với hợp đồng giấy truyền thống, nơi nội dung chỉ giới hạn ở các điều khoản giao dịch cơ bản.

Bước 2: Bên bán ký số và gửi link cho bên mua

Sau khi hoàn tất nội dung, bên bán dùng chữ ký số ký lên hợp đồng. Hệ thống tạo một đường link riêng cho hợp đồng đó và gửi qua email cho bên mua. Chữ ký số tại bước này đóng vai trò như chữ ký tay và con dấu trong hợp đồng giấy, có tính pháp lý đầy đủ theo quy định.

Bước 3: Bên mua truy cập link và ký số xác nhận

Bên mua nhận email, mở link hợp đồng, đọc lại toàn bộ nội dung trên màn hình. Sau khi xác nhận đúng, bên mua dùng chữ ký số của mình để ký vào hợp đồng theo hướng dẫn trên hệ thống. Lúc này hợp đồng được coi là đã giao kết xong, có giá trị tương đương hợp đồng ký tay trực tiếp.
Sau bước 3, hệ thống tự động lưu hợp đồng, bên bán xuất hóa đơn điện tử và gửi đề nghị thanh toán. Khách hàng kiểm tra lại thông tin và hoàn tất thanh toán để kết thúc giao dịch điện tử.

3 điểm khác nhau giữa hợp đồng điện tử với hợp đồng truyền thống

Trong bối cảnh số hóa hiện nay, việc sử dụng Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí và hạn chế các rủi ro phát sinh từ hồ sơ giấy, bao gồm cả trường hợp tranh chấp liên quan đến việc chậm ký hoặc Hợp đồng vô hiệu do thiếu chữ ký sống trong những giao dịch đã được pháp luật cho phép áp dụng chữ ký điện tử.

Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử như thế nào?

Theo Điều 36, Luật Giao dịch điện tử 2023, có 3 nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp và khách hàng cần nắm rõ trước khi áp dụng.

1. Các bên có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử

Hai bên tự quyết định có dùng thông điệp dữ liệu và phương tiện điện tử hay không, dùng một phần hay toàn bộ trong quá trình giao dịch điện tử. Pháp luật không bắt buộc, nhưng cũng không cấm, trừ một số loại giao dịch đặc thù. Nếu không có thỏa thuận này, các bên vẫn có thể chọn cách giao kết bằng lời nói hoặc giao kết bằng hành vi cụ thể như trong hợp đồng giấy truyền thống.

Để thực hiện nguyên tắc này, hai bên nên ghi rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục về việc đồng ý sử dụng hợp đồng điện tử, loại chữ ký số sử dụng, và phương thức gửi nhận thông điệp dữ liệu. Việc ghi rõ ngay từ đầu giúp tránh tranh chấp sau này về tính pháp lý của hợp đồng.

2. Các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và bảo mật

Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, hai bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin liên quan đến hợp đồng đó. Ví dụ: loại chữ ký số dùng, định dạng file, hệ thống lưu trữ, đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.

Doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau để đáp ứng nguyên tắc này:

• Chọn đơn vị cung cấp chứng thực điện tử uy tín, có chứng nhận hoạt động hợp pháp.
• Thống nhất với đối tác về loại chữ ký số sử dụng (chữ ký số cá nhân hoặc tổ chức).
• Lưu trữ hợp đồng trên hệ thống có cơ chế sao lưu, chống chỉnh sửa sau khi ký.
• Kiểm tra định kỳ quyền truy cập vào hệ thống lưu trữ hợp đồng.

3. Tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử, quy định của pháp luật về hợp đồng và các quy định khác có liên quan. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất, vì nó đặt hợp đồng điện tử vào trong hệ thống pháp luật dân sự và kinh tế chung, không tách riêng thành một hệ thống luật khác.

Theo nguyên tắc này, một hợp đồng điện tử vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện về chủ thể, nội dung, hình thức như Bộ luật Dân sự quy định. Nếu loại giao dịch nào pháp luật yêu cầu phải có văn bản công chứng trực tiếp (ví dụ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, di chúc, hối phiếu), các bên không thể thay thế bằng hợp đồng điện tử. Áp dụng sai trong trường hợp này có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu do thiếu chữ ký sống.

Về thời điểm, địa điểm gửi nhận thông điệp dữ liệu, nếu các bên không thỏa thuận khác thì thời điểm gửi là lúc thông điệp dữ liệu rời khỏi hệ thống thông tin của người khởi tạo. Địa điểm gửi là trụ sở hoặc nơi cư trú của người khởi tạo. Hai mốc này có ý nghĩa quan trọng khi xác định thời điểm hợp đồng có hiệu lực hoặc khi giải quyết tranh chấp.

Nắm rõ 3 nguyên tắc trên giúp doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số doanh nghiệp đúng hướng, vận hành thương mại điện tử an toàn và đảm bảo mọi hợp đồng điện tử ký kết đều có giá trị pháp lý vững chắc.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử như thế nào?

Chữ ký điện tử là yếu tố quyết định tính pháp lý của một hợp đồng điện tử. Theo Khoản 11, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, nhằm xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó với nội dung thông điệp dữ liệu.

Để hiểu rõ chứng thực hợp đồng điện tử là gì và giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, cần xem xét hai trường hợp pháp luật quy định: văn bản cần có chữ ký và văn bản cần đóng dấu.

Trường hợp 1: Văn bản theo quy định cần có chữ ký

Khi pháp luật yêu cầu một văn bản phải có chữ ký, yêu cầu này được xem là đáp ứng đối với thông điệp dữ liệu nếu chữ ký điện tử dùng để ký thông điệp đó thỏa hai điều kiện:

• Phương pháp tạo chữ ký cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu.
• Phương pháp đó đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

Để đáp ứng hai điều kiện này trong thực tế, các bên nên thực hiện như sau:

• Sử dụng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử được cấp phép phát hành.
• Lưu lại lịch sử ký, thời gian ký, IP hoặc thiết bị ký để làm chứng cứ khi cần.
• Không chia sẻ khóa bí mật của chữ ký số cho người khác sử dụng.
• Kiểm tra trạng thái hiệu lực của chứng thư số trước khi ký, tránh dùng chứng thư đã hết hạn hoặc bị thu hồi.

Trường hợp 2: Văn bản theo quy định cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức

Nếu pháp luật yêu cầu văn bản phải có dấu của cơ quan, tổ chức, yêu cầu này được xem là đáp ứng đối với thông điệp dữ liệu nếu thông điệp đó được ký bằng chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức, đáp ứng điều kiện như trường hợp 1, và chữ ký điện tử đó có chứng thực điện tử.

Như vậy, chữ ký số của tổ chức kết hợp với chứng thực từ đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử sẽ có giá trị tương đương con dấu và chữ ký người đại diện trên hợp đồng giấy truyền thống.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn kê khai tờ khai thuế cho thuê nhà thay chủ nhà

Kết

Khi được ký kết đúng quy định bằng chữ ký số hoặc phương thức xác thực hợp lệ, hợp đồng điện tử vẫn có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM