KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả?

KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả? Bạn đọc cùng theo dõi những chia sẻ sau của Sabay nha!

KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, tạm dịch là chỉ số đánh giá hiệu suất. KPI là các chỉ số định lượng, được sử dụng để đo lường, đánh giá hiệu quả hoạt động của một cá nhân, nhóm, bộ phận, hoặc của cả một doanh nghiệp.

KPI có thể được sử dụng để đo lường một loạt các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh, bao gồm:

• Doanh thu
• Chi phí
• Lợi nhuận
• Chất lượng sản phẩm/dịch vụ
• Năng suất
• Sự hài lòng của khách hàng
• Năng lực cạnh tranh

>>> Xem thêm: Chi phí ẩn là gì? 7 chi phí ẩn thường gặp trong kinh doanh

Các loại KPI chính

Tùy thuộc vào mục đích và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp, việc xác định và theo dõi KPI có thể được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau. Việc chọn lựa KPI phù hợp ngay từ giai đoạn ban đầu là quan trọng để đảm bảo rằng thông tin thu được sẽ mang lại giá trị hữu ích và làm nền tảng cho hoạt động của công ty.

Đối với mỗi bộ phận kinh doanh, việc xây dựng một tập hợp KPI riêng biệt là chìa khóa quan trọng, vì mỗi bộ phận đều có nhiệm vụ và mục tiêu duy nhất của mình.

Các loại KPI thường gặp trong doanh nghiệp bao gồm:

KPI kinh doanh

KPI kinh doanh chủ yếu hỗ trợ trong việc đo lường đạt được của các mục tiêu kinh doanh dài hạn, thông qua việc theo dõi các chỉ số quan trọng của công ty. Bằng cách này, các doanh nghiệp có thể tập trung vào các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định những lĩnh vực có tiềm năng tăng trưởng chậm.

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:

• Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu: Đo lường mức độ gia tăng trong doanh số bán hàng, thể hiện sức mạnh và sự phát triển của công ty trên thị trường.
• Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối: Đánh giá khả năng của công ty giữ và mở rộng thị phần so với các đối thủ cạnh tranh.
• Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần: Xác định hiệu suất tài chính của công ty bằng cách đo lường lợi nhuận được tạo ra so với số vốn cổ phần đầu tư.

KPI tài chính

KPI tài chính đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất tài chính của một tổ chức. Thường được giám sát chặt chẽ bởi lãnh đạo cấp cao và bộ phận tài chính, các chỉ số tài chính cung cấp cái nhìn toàn diện về cách công ty đang hoạt động liên quan đến việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận.

KPI tài chính là các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các chỉ số như dòng tiền, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế,…

KPI bán hàng

KPI bán hàng là các chỉ số đo lường được sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi hiệu suất và tiến triển trong việc đạt được mục tiêu và mục đích chính của quá trình bán hàng. Số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đảm bảo việc đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.

Dưới đây là một số KPI doanh thu phổ biến:

• Bán hàng hàng tháng: Đo lường doanh số bán hàng hàng tháng, cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất bán hàng trong khoảng thời gian đó.
• Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng: Đánh giá hiệu suất chuyển đổi từ lượt xem hoặc lượt nhấp đến quá trình mua hàng, làm nổi bật sức mạnh của chiến lược bán hàng.
• Chi phí mỗi lần mua: Xác định chi phí trung bình cho mỗi giao dịch bán hàng, giúp đánh giá hiệu quả chiến lược tiếp thị và quảng cáo.
• Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL):  Số lượng chào hàng đủ chất lượng để chuyển giao cho đội ngũ bán hàng, thể hiện chất lượng của nguồn cung cấp chào hàng.
• Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV): Đo lường giá trị tổng cộng mà một khách hàng có thể mang lại trong thời gian sử dụng dịch vụ hoặc mua sắm.

KPI tiếp thị

Các KPI tiếp thị đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi hiệu suất của các đội ngũ tiếp thị trên mọi kênh tiếp thị, cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về số liệu tiếp thị. Điều này giúp đội ngũ tiếp thị nhanh chóng đánh giá khả năng thành công của họ trong việc thu hút khách hàng tiềm năng mới và phản ánh cách họ đang hoạt động để đạt được mục tiêu.

KPI tiếp thị bao gồm các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động tiếp thị của doanh nghiệp, như các chỉ số như lượt truy cập website, lượt thích/chia sẻ trên mạng xã hội, tỷ lệ chuyển đổi,…

KPI quản lý dự án

KPI quản lý dự án là những chỉ số mà các nhà quản lý dự án sử dụng để theo dõi tiến độ và đánh giá phần trăm đạt được của các mục tiêu đã đề ra trong dự án. Các tổ chức thường sử dụng các số liệu này để đánh giá khả năng thành công của dự án và khả năng đáp ứng yêu cầu tại các điểm thời gian quan trọng. Dưới đây là một số KPI quản lý dự án phổ biến:

• Giá trị theo kế hoạch (PV): Đo lường giá trị của công việc đã được thực hiện so với lịch trình dự án kế hoạch.
• Chi phí thực tế (AC): Biểu thị tổng chi phí thực hiện công việc đến thời điểm hiện tại.
• Giá trị thu được (EV): Xác định giá trị của công việc đã được thực hiện so với giá trị kế hoạch tương ứng.
• Biến động chi phí (CV): Đo lường sự chênh lệch giữa giá trị thực tế của công việc đã thực hiện và giá trị kế hoạch.
• Sự khác biệt lịch biểu (SV): Thể hiện sự chênh lệch giữa tiến độ thực hiện công việc và lịch trình kế hoạch.

Làm thế nào để xây dựng KPI hiệu quả?

Xác định người/bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của doanh nghiệp, người/bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI có thể là:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp
• Bộ phận quản lý nhân sự
• Bộ phận kế hoạch và phát triển
• Các bộ phận chức năng khác

Người/bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI cần có kiến thức và kinh nghiệm về quản lý, đo lường hiệu suất, và hiểu rõ mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc lựa chọn người/bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI có thể mang đến một số ưu – nhược điểm như sau:

• Ưu điểm của phương pháp này nằm ở việc các chỉ số KPI được xây dựng bởi các bộ phận/phòng/ban chủ thể, mang lại tính khả thi cao và minh họa rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận riêng biệt. Cách tiếp cận này giúp tạo ra những chỉ số KPI phản ánh đúng bức tranh hoạt động cụ thể của từng đơn vị trong tổ chức.
• Việc tự xây dựng KPI có thể dẫn đến sự thiếu khách quan, đặc biệt là khi đặt mục tiêu quá thấp để dễ dàng đạt được. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính minh bạch và khách quan của quá trình đánh giá hiệu suất.

Do đó, để đảm bảo sự công bằng và độ chính xác, việc xây dựng KPIs theo phương pháp này cần sự thẩm định và đánh giá từ hội đồng chuyên gia, những người hiểu rõ về công việc của từng bộ phận/phòng/ban trong tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng các chỉ số được thiết lập phản ánh đúng cấp độ và đóng góp của từng đơn vị.

Xác định các chỉ số tạo nên KPI

Khi tạo ra một hệ thống chỉ số KPI, quan trọng nhất là phải rõ ràng về chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án hoặc cá nhân cụ thể. Vì mỗi đơn vị sẽ có những chức năng và nhiệm vụ đặc biệt, không thể áp dụng các chỉ số KPI một cách đồng nhất mà cần phải tùy chỉnh chúng theo đặc thù của công việc thực tế mà họ đang thực hiện.

Quá trình xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) được thực hiện thông qua việc phân chia theo các tiêu chí sau:

• Chỉ số KPIs của bộ phận: Dựa vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, người chịu trách nhiệm xây dựng hệ thống KPIs sẽ tạo ra các chỉ số KPIs chung, đặc trưng cho hoạt động toàn bộ bộ phận. Những chỉ số này đóng vai trò là cơ sở để phát triển KPIs cho từng vị trí chức danh.
• Chỉ số KPIs cho từng vị trí chức danh: Xây dựng các chỉ số KPIs để hướng dẫn người lao động thực hiện công việc một cách đúng đắn và theo đúng mô tả và yêu cầu công việc của họ. Các chỉ số KPIs thường được xây dựng dựa trên trách nhiệm chính của vị trí chức danh và sự liên kết với các chỉ số KPIs của bộ phận.
• Chất lượng KPIs: Các chỉ số KPIs phải tuân thủ tiêu chí SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) và được thiết lập dựa trên nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang hoặc sẽ sử dụng trong tương lai gần.
• Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường được xác định theo tháng, quý, hoặc năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này giúp xác định rõ thời điểm và chu kỳ đánh giá hiệu suất, tạo điều kiện cho quá trình đánh giá liên tục và theo dõi tiến triển của các chỉ số KPIs.

Đánh giá mức độ hoàn thành các chi tiêu KPI

Sau khi đã hoàn tất quá trình xây dựng hệ thống KPI cho từng phòng ban và vị trí nhân sự trong tổ chức, bước tiếp theo là triển khai nó vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và tiến hành đánh giá mức độ đạt được của các chỉ số KPI. Trong mỗi doanh nghiệp, các KPI có thể được tổ chức thành các nhóm dựa trên thời gian thực hiện và số lượng mục tiêu ảnh hưởng của nhóm KPI đó.

Tùy thuộc vào từng dự án khác nhau mà mỗi nhóm KPI này sẽ có tỷ lệ khác nhau, ví dụ A 60%; B 25% và C 15%.

Kết nối đánh giá KPI và chế độ lương thưởng

Để tạo động lực cho nhân viên phấn đấu hoàn thành các mục tiêu đề ra, doanh nghiệp cần kết nối đánh giá KPI với chế độ lương thưởng.

Chế độ lương thưởng cần được thiết kế một cách hợp lý, đảm bảo rằng nhân viên được thưởng xứng đáng khi hoàn thành tốt KPI.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng một số hình thức thưởng sau:

• Thưởng tiền
• Thưởng cổ phiếu
• Thưởng du lịch
• Thưởng thăng chức/lên lương

Điều chỉnh và tối ưu hệ thống đánh giá KPI

KPI không phải là một hệ thống cố định, mà có khả năng được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian để phản ánh một cách chính xác nhất tình hình trong doanh nghiệp. Trong quá trình xây dựng các chỉ số KPI lần đầu, quan trọng nhất là đảm bảo rằng các số liệu này phản ánh đúng thực tế, tuy nhiên, chúng chỉ là ước tính và có thể xuất hiện nhiều sai sót ban đầu.

Thông qua các bước điều chỉnh và tối ưu hóa, KPI của doanh nghiệp có thể đạt đến mức hoàn thiện và hiệu quả nhất. Thời gian để đạt được điều này tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và dự án, có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng.

Vai trò của KPI đối với doanh nghiệp

KPI sẽ được đánh giá thông qua hệ thống quản trị toàn diện của doanh nghiệp, được tích hợp trong ERP. Đối với mỗi phòng ban, sẽ có các chỉ số KPI riêng biệt, mang lại nhiều ưu điểm cho tổ chức. Cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động: KPI giúp doanh nghiệp xác định được các khía cạnh hoạt động nào đang hiệu quả, khía cạnh nào cần được cải thiện.
• Giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược và kế hoạch: KPI giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của các chiến lược và kế hoạch đã đề ra. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược và kế hoạch cho phù hợp.
• Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất của nhân viên: KPI giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu suất của nhân viên, từ đó có thể đưa ra các chính sách khen thưởng, kỷ luật phù hợp.
• Khuyến khích nỗ lực của nhân viên: KPI tạo động lực cho nhân viên, vì khi họ đạt hoặc vượt qua các chỉ số doanh nghiệp đặt ra, họ sẽ nhận được các phần thưởng khích lệ tinh thần.

>>> Xem thêm: Giam lương là gì? Người lao động cần làm gì khi bị giam lương

Kết luận

KPI là một công cụ quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động, điều chỉnh chiến lược và kế hoạch, đánh giá hiệu suất của nhân viên. Để xây dựng và quản lý KPI hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý các nguyên tắc và biện pháp đã nêu trên.

Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nha!

SABAY – VĂN PHÒNG SÂN BAY

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM