Chi phí ẩn là gì? 7 chi phí ẩn thường gặp trong kinh doanh

Trong hành trình quản lý tài chính, không phải lúc nào các chi phí cũng xuất hiện rõ ràng trên bảng báo cáo. Đằng sau những con số chính thức, có một thế giới của những khoản chi phí không dễ dàng đo lường, đánh giá, hay thậm chí nhận biết. Đó chính là thế giới của “Chi phí ẩn” – những chi phí tinh tế, thường không được tính đến nhưng lại có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả kinh doanh. Cùng Sabay tìm hiểu khái niệm Chi phí ẩn là gì và các chi phí ẩn thường gặp trong kinh doanh.

Chi phí ẩn là gì?

Chi phí ẩn là những chi phí mà một doanh nghiệp chi trả mà không dễ dàng được nhận biết hoặc theo dõi. Điều này có thể dẫn đến sự lạc quan về tình hình tài chính và làm suy giảm hiệu suất kinh doanh. Để duy trì sự cân đối và hiệu quả, việc xác định và kiểm soát chi phí ẩn là quan trọng.

Bạn không thể nhìn thấy các chi phí ẩn được nêu trên báo cáo tài chính. Bởi, những chi phí này mô tả một khoảng mất mát tiềm năng chứ không phải là thực tế đã phát sinh. Chi phí ẩn thường rất khó để đo lường, đòi hỏi sự nhạy bén trong kinh doanh của người quản trị doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Hợp đồng thử việc là gì? Những điều cần biết về hợp đồng thử việc

Đặc điểm của chi phí ẩn trong doanh nghiệp

Chi phí ẩn trong doanh nghiệp có những đặc điểm chung đặc trưng, đòi hỏi sự chú ý và kiểm soát cẩn thận để đảm bảo tình hình tài chính được quản lý hiệu quả. Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng:

• Khó nhận biết và kiểm soát: Chi phí ẩn thường không dễ nhận biết trong quá trình quản lý thông thường. Chúng có thể xuất hiện và tăng lên mà không được theo dõi một cách chặt chẽ.
• Ảnh hưởng âm thầm đến lợi nhuận của doanh nghiệp: Chi phí ẩn có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận mà không tạo ra dấu hiệu rõ ràng. Sự âm thầm này có thể làm suy giảm hiệu quả kinh doanh dần dần.

Có nhiều nguyên nhân gây ra chi phí ẩn, bao gồm quản lý không hiệu quả, quy trình kinh doanh không tối ưu, hoặc sự thiếu minh bạch trong quản lý chi phí. Những nguyên nhân gây nên chi phí ẩn cũng ảnh hưởng đến các loại chi phí mà doanh nghiệp mắc phải. Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết các loại chi phí ẩn qua những chia sẻ sau.

Các loại chi phí ẩn trong kinh doanh

Một số chi phí ẩn mà doanh nghiệp thường gặp phải:

Chi phí chất lượng ẩn

Chi phí chất lượng mô tả các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đảm bảo rằng sản phẩm của họ đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng nhất định. Trong trường hợp sản phẩm thường xuyên gặp lỗi, không đạt chuẩn, hoặc hư hại, chi phí chất lượng ẩn sẽ tăng lên.

Mỗi sản phẩm lỗi đều đi kèm với một loạt các chi phí ẩn, bao gồm:

• Chi phí dự trữ tăng: Chi phí để duy trì hàng tồn kho lớn hơn để đáp ứng nhu cầu phát sinh khi sản phẩm lỗi cần được thay thế hoặc sửa chữa.
• Chi phí thời gian dừng máy: Chi phí do việc dừng máy sản xuất để xử lý lỗi, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất chung và hiệu suất.
• Chi phí thời gian quản lý: Chi phí liên quan đến thời gian và công sức mà đội ngũ quản lý phải chi trả để giải quyết vấn đề và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng được yêu cầu chất lượng.
• Chi phí thời gian sản xuất: Chi phí do việc sản xuất lại sản phẩm hoặc phải tăng cường kiểm soát chất lượng trong quá trình sản xuất.
• Chi phí làm lại phế phẩm: Chi phí liên quan đến việc xử lý, xóa bỏ hoặc tái chế sản phẩm lỗi và phế phẩm.
• …

Các chi phí này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh mà còn tăng khả năng mất mát và giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.

Chi phí khấu hao hệ thống cơ sở vật chất ẩn

Theo thời gian, hệ thống nhà xưởng, máy móc, và công cụ sản xuất của doanh nghiệp sẽ trở nên cũ kỹ và xuống cấp. Để duy trì hiệu suất tối ưu, doanh nghiệp cần phải dành một nguồn lực tài chính nhất định cho hoạt động bảo trì và sửa chữa.

Nếu máy móc hoạt động không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ chịu chi phí khấu hao của cơ sở vật chất. Tình trạng này kéo dài có thể dẫn đến việc tăng lên chi phí ẩn, trở thành một gánh nặng tài chính đáng kể cho doanh nghiệp.

Chi phí họp hành và hội nghị

Mỗi buổi họp hay hội nghị trong doanh nghiệp, dù là để thảo luận về công việc hoặc để tổ chức sự kiện kỷ niệm và tổng kết, đều đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, mặc dù có tính chất quan trọng, nhưng không ít doanh nghiệp vẫn chưa nhận ra rằng những cuộc họp không cần thiết lại là nguồn lãng phí thời gian và ngân sách.

Những cuộc họp liên tục không chỉ tạo ra áp lực cho nhân viên mà còn khiến họ mất tinh thần làm việc, căng thẳng và mất tập trung. Tình trạng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc hàng ngày và chất lượng công việc của họ, đồng thời ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi phí phục vụ cho nhân viên làm thêm giờ

Việc nhân viên ở lại văn phòng sau giờ làm việc được coi là một dấu hiệu tích cực, tượng trưng cho sự tận tụy và trách nhiệm của họ đối với công việc. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chủ doanh nghiệp cũng nên đặt câu hỏi khi nhân viên thường xuyên làm thêm giờ.

Để kiểm soát và giảm thiểu chi phí này, chủ doanh nghiệp và bộ phận quản lý cần duy trì theo dõi chặt chẽ về quy trình làm việc và năng suất của nhân viên. Đồng thời, việc thường xuyên đo lường hiệu suất làm việc ở từng giai đoạn giúp đưa ra các biện pháp can thiệp kịp thời để hỗ trợ nhân viên và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Chi phí tài nguyên nhàn rỗi

Tài nguyên nhàn rỗi trong doanh nghiệp bao gồm cả nhân lực và máy móc. Việc không tận dụng chúng một cách hiệu quả có thể dẫn đến chi phí ẩn lớn.

Hằng năm, doanh nghiệp có thể thường xuyên chịu trách nhiệm đối với các khoản phí “siêu to khổng lồ” để chi trả cho các tài nguyên nhàn rỗi bao gồm:

• Máy móc & thiết bị không được khai thác sử dụng một cách hiệu quả, doanh nghiệp vẫn tốn chi phí bảo trì và khấu hao.
• Nhân viên làm việc không hiệu quả nhưng vẫn nhận đủ lương từ doanh nghiệp.

Để giảm thiểu chi phí tài nguyên nhàn rỗi, doanh nghiệp cần tối ưu hóa việc sử dụng máy móc và đảm bảo rằng nhân sự được đào tạo và thúc đẩy để làm việc hiệu quả. Quản lý hiệu suất là quan trọng để đảm bảo rằng mọi nguồn lực được tận dụng đúng cách và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Chi phí tồn kho & luân chuyển chậm

Chi phí tồn kho và luân chuyển chậm có thể tạo ra một loạt các vấn đề và chi phí ẩn trong doanh nghiệp. Chi phí tồn kho và luân chuyển chậm sảy ra do tình trạng:

• Số lượng sản phẩm dư thừa quá nhiều so với nhu cầu thực tế của thị trường.
• Công tác kiểm soát hàng tồn kho và vận chuyển hàng không tốt dẫn đến phí nhiều tiền cho kho bãi và vận chuyển.

Để giảm chi phí tồn kho và luân chuyển chậm, doanh nghiệp cần quản lý chi tiết lượng tồn kho, cải thiện quy trình vận chuyển, và áp dụng chiến lược giảm giá hàng tồn kho một cách thông minh để đảm bảo hàng hóa di chuyển nhanh chóng từ kho đến người tiêu dùng một cách hiệu quả.

Chi phí dành cho những bộ phận khó kiểm soát

Chi phí dành cho những bộ phận khó kiểm soát trong doanh nghiệp thường đến từ sự không rõ ràng về hiệu suất và không có các chỉ số đo lường cụ thể. Trong doanh nghiệp, những bộ phận phát sinh nhiều chi phí ẩn bao gồm back office, admin,….

Do không có các chỉ số đo lường cụ thể, hiệu quả công việc của các nhân sự ở bộ phận này thường không được kiểm soát. Nhiều nhân sự có thái độ làm việc chậm trễ, thậm chí là ngồi chơi xơi nước cho hết ngày. Với những nhân sự này, chi phí doanh nghiệp có thể bị lãng phí đáng kể.

Cách kiểm soát chi phí ẩn trong kinh doanh

Để kiểm soát các chi phí ẩn, doanh nghiệp có thể áp dụng các cách sau đây:

Phân tích chi tiết

Tiến hành phân tích chi tiết các hoạt động, quy trình và quyết định kinh doanh để xác định các yếu tố gây ra chi phí ẩn. Bằng cách này, doanh nghiệp có khả năng nhận biết những lĩnh vực có thể cải thiện và tối ưu hóa để giảm bớt chi phí ẩn.

Đánh giá giá trị cơ hội

Doanh nghiệp cần xem xét các cơ hội đầu tư hoặc quyết định kinh doanh khác có thể mang lại lợi ích lớn hơn. Đánh giá giá trị cơ hội của việc đầu tư vào các dự án khác để đảm bảo chi phí ẩn không vượt quá giá trị tiềm năng của những cơ hội này.

Quản lý tài nguyên hiệu quả

Đảm bảo tài nguyên của doanh nghiệp được sử dụng một cách hiệu quả và có lợi nhất. Doanh nghiệp nên xem xét sử dụng công nghệ tiên tiến, tự động hóa hoạt động, và tối ưu hóa quy trình làm việc để giảm thiểu lãng phí tài nguyên và năng lực lao động.

Theo dõi và đo lường

Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống theo dõi và đo lường để theo dõi chi phí ẩn. Ngoài ra, nhận biết các khu vực đang tốn kém và thực hiện điều chỉnh cần thiết để giảm bớt chi phí ẩn cũng là biện pháp cần thiết cho các doanh nghiệp.

Đầu tư vào đào tạo nhân viên

Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo và phát triển đầy đủ để thực hiện công việc hiệu quả. Đừng quên đầu tư vào đào tạo giúp cải thiện năng lực lao động và tăng cường hiệu suất làm việc, giảm thiểu chi phí ẩn của lao động.

Tối ưu hóa quyết định kinh doanh

Doanh nghiệp cần đánh giá một cách cẩn thận các quyết định kinh doanh quan trọng. Hãy đảm bảo rằng chúng được đưa ra một cách tỉnh táo và dựa trên dữ liệu và thông tin chính xác để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo giá trị tối đa.

>>> Xem thêm: 5+ biện pháp giải tỏa căng thẳng trong công việc

Kết luận

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc hiểu và quản lý chi phí ẩn là điều vô cùng quan trọng để đảm bảo sự bền vững và hiệu suất của doanh nghiệp. Những chi phí này mặc dù không nằm trực tiếp trong các bảng kế toán chính thức, nhưng lại có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và hiệu quả toàn bộ hệ thống.

Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích bạn nha!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM