Những quy định pháp luật về việc thuê văn phòng kinh doanh

Mỗi ngành nghề kinh doanh đều phải tuân theo những quy định của pháp luật. Ngành bất động sản nói chung và kinh doanh thuê văn phòng nói riêng cũng vậy. Những quy định về việc thuê văn phòng là gì? Cùng Sabay khám phá qua bài viết sau.

Quy định về cho thuê văn phòng

Kinh doanh cho thuê văn phòng là một trong những ngành nghề kinh doanh được chấp thuận trongn nhóm ngành bất động sản. Kinh doanh cho thuê văn phòng thuộc nhóm 243 ngành nghề kinh doanh có điều kiện, đồng thời cũng là nhóm ngành có vốn pháp định.

Theo luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp kinh doanh bất động sản không phải chứng mình vốn khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải duy trì số vốn pháp định trong suốt thời gian kinh doanh. Cụ thể:

• Tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (sau đây gọi chung là doanh nghiệp) và có vốn pháp định không được thấp hơn 20 tỷ đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 điều này.
• Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên thì không phải thành lập doanh nghiệp nhưng phải kê khai nộp thuế theo quy định pháp luật.

>>> Xem thêm: Mô hình Hybrid work và những điều cần biết

Quy định pháp luật về cho thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, theo quy định của pháp luật, các bên thuê và cho thuê phải thỏa thuận được các điều khoản, quy định và quyền, nghĩa vụ của các bên trong quá trình hợp tac. Bằng cách thỏa thuận thông qua hợp đồng tự nguyện giữa hai bên, việc hợp tác giữa bên cho thuê và bên thuê sẽ được quy chuẩn hóa.

Hợp đồng cũng là bằng chứng quan trọng trong quá trình hoạt động của hai bên. Đảm bảo quyền lợi và lợi ích hợp pháp giữa các bên. Bên cạnh đó, khi xảy ra tranh chấp giữa các bên, hợp đồng là cơ sở để nhà nước xử lý theo quy định của pháp luật.

Khi thuê và cho thuê văn phòng, các bên liên quan cần nắm rõ các quy định sau đây:

Quy định hợp đồng thuê văn phòng   

Việc ký hợp đồng thỏa thuận giữa các bên là điều bắt buộc khi thuê văn phòng. Chi tiết hợp đồng cần có những điều khoản ràng buộc và lợi ích rõ ràng cho hai bên. Ngoài ra, hợp đồng cho thuê còn ghi rõ thời hạn thuê văn phòng, và giá thuê cũng như các chiết khấu nếu có.

Quy định PCCC văn phòng cho thuê

Văn phòng cho thuê phải đảm bảo tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy theo quy định. Bao gồm việc trang bị hệ thống báo cháy tự động, trang bị bình chữa cháy đầy đủ và có lối thoát hiểm khi xảy ra sự cố cháy…

Quy định về thời hạn cho thuê văn phòng

Thời hạn cho thuê văn phòng là không bắt buộc, do các bên liên quan thỏa thuận. Đối với văn phòng cho thuê, thông thường các bên sẽ ký hợp đồng dài hạn từ 6 tháng, 1 năm đến 2,3 năm.

Về phía người đi thuê, thường mong muốn sẽ ký hợp đồng có thời hạn và thanh toán trong vòng ngắn hạn. Việc này sẽ đề phòng những rủi ro liên quan đến việc doanh nghiệp chuyển địa điểm hay hoạt động kinh doanh không hiệu quả, phá sản. Việc trả từng khoản tiền thuê nhỏ sẽ khiến doanh nghiệp cân đối được ngân sách của mình hơn.

Về phía người cho thuê, đơn vị quản lý tòa nhà thường muốn ký hợp đồng dài hạn. Việc ký hợp đồng dài hạn giúp bên quản lý tránh được các rủi ro khi biến động. Đồng thời hạn chế cạnh tranh với các đối thủ khác.

Do tâm lý mỗi bên khác nhau, những điều khoản thời hạn trong hợp đồng cần được thống nhất giữa các bên và cần được ghi chép rõ ràng. Tránh trường hợp phát sinh tranh chấp sau này.

>>> Xem thêm: 5 cách bố trí cây cảnh trong văn phòng

Điều kiện kinh doanh cho thuê văn phòng

Khi kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý các điều sau:

• Điều 119 và Điều 146 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về thi hành Luật Đất đai quy định. Hợp đồng cho thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng. Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.

• Theo Điều 149 Nghị định số 181/2004/NĐ-CP về trình tự, thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất. Bên cho thuê quyền sử dụng đất nộp 1 bộ hồ sơ gồm có: Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất đã công chứng; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Trong thời gian không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm phải thực hiện các thủ tục đăng ký cho thuê quyền sử dụng đất. Quyền sử dụng đất được đăng ký vào hồ sơ địa chính và chỉnh lý giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đã cấp.

Một số vấn đề cần lưu ý như “có được sử dụng chung cư làm văn phòng hay không”, “có được sử dụng nhà nguyên căn làm văn phòng hay không” đều được quy định rõ ràng trong pháp luật. Cụ thể:

• Luật Nhà ở 2014 quy định rõ ràng: không được sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Bên cạnh đó, tại khoản 11 điều 6 Luật nhà ở 2014 quy định: “cấm sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư theo quy định của Chính phủ”.
• Do đo, việc sử dụng căn hộ chung cư để làm văn phòng là điều không hợp lệ.
• Tại khoản 7 Điều 80 Nghị định 99/2015/NĐ – CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Nhà ở đã quy định: “Trường hợp trong giấy tờ đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp có ghi sử dụng căn hộ chung cư làm địa điểm kinh doanh trước ngày Luật Nhà ở có hiệu lực thi hành thì tổ chức, hộ gia đình, cá nhân được cấp giấy tờ đăng ký kinh doanh này phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải là căn hộ chung cư trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành”.
• Theo Nghị định trên, kể từ 10-12-2015 các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân nếu đã kinh doanh ở chung cư mục đích để ở thì phải chuyển hoạt động kinh doanh sang địa điểm khác không phải căn hộ chung cư trong 6 tháng.
• Sau ngày 10-6-2016, mọi hoạt động kinh doanh tại căn hộ chung cư được coi là trái quy định pháp luật.

Thủ tục cho thuê nhà làm văn phòng

Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, Nghị định 12/2014 và hướng dẫn tại Công văn 2697/CT-TTHT ngày 27/03/2015 của Cục thuế TP Hồ Chí Minh: Từ ngày 01/01/2015 Doanh nghiệp ký hợp đồng thuê nhà của cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp không cần lên cơ quan thuế để kê khai, mà được thực hiện như sau:

• Công ty có trách nhiệm khấu trừ 5% thuế GTGT và 5% thuế thu nhập cá nhân trên số tiền thuê nhà phải trả đã bao gồm thuế, thuế môn bài và nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước.
• Cá nhân cho thuê nhà không phải đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ để xuất giao cho Công ty.

Các hồ sơ chứng từ để công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN gồm:

• Hợp đồng thuê nhà
• Chứng từ thanh toán tiền.
• Chứng từ khấu trừ thuế và nộp thuế
• Nếu trong hợp đồng thỏa thuận rõ, bên đi thuê chịu những khoản thuế này, thì doanh nghiệp được đưa những khoản thuế này vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

>>> Xem thêm: Top 5 vật dụng trang trí phong thủy mang tài lộc cho văn phòng doanh nghiệp

Kết luận

Trên đây là một số thông tin quy định khi thuê văn phòng. Cùng Sabay tìm hiểu những kiến thức hữu ích khác trong các bài viết sau bạn nhé!

——————————————————

Địa chỉ: SABAY BUILDING

Hotline: 0931791122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình