Onboarding là gì? Các bước Onboarding nhân viên mới hiệu quả

Dù bạn là một doanh nghiệp lớn hay một doanh nghiệp nhỏ, việc chào đón nhân viên mới một cách hiệu quả không chỉ là một nhiệm vụ đơn giản mà còn là một phần quan trọng trong việc xây dựng nền văn hóa công ty và đảm bảo sự thành công trong tương lai. Chính vì vậy, Onboarding đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc định hình trải nghiệm và sự hài lòng của nhân viên. Cùng Sabay tìm hiểu Onboarding là gì và những bước Onboarding hiệu quả qua các chia sẻ sau đây nhé!

Onboarding là gì?

Trong ngành Nhân sự, thuật ngữ “Onboarding” được sử dụng để mô tả những hoạt động được thực hiện để giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả với môi trường làm việc của công ty. Quá trình này không chỉ đơn thuần là việc cung cấp thông tin về công việc, mà còn tập trung vào việc giới thiệu nhân viên mới với văn hóa tổ chức, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp.

Trong quá trình đào tạo Onboarding, nhân viên mới sẽ có cơ hội tiếp xúc và làm quen với các quy tắc, quy trình và nhiệm vụ công việc cụ thể của họ. Điều này giúp họ cảm thấy tự tin hơn trong việc thực hiện công việc và tương tác với đồng nghiệp.

>>> Xem thêm: Top 8 tiêu chí đánh giá môi trường làm việc lý tưởng

Lợi ích khi triển khai hoạt động Onboarding

Quá trình Onboarding không chỉ là bước thủ tục, mà còn là cơ hội để nhân viên mới nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng hơn với môi trường làm việc và quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Đây là cách hiệu quả nhất để giảm thiểu thời gian mà nhân viên mới cần để làm quen và bắt đầu làm việc một cách hiệu quả.

Khi nhân viên mới học việc hiệu quả thông qua quá trình Onboarding, khoảng cách về trình độ giữa họ và nhân viên cũ cũng dần được rút ngắn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo cho doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển và tiến bộ của nhân viên.

Ngoài ra, quá trình Onboarding cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo mối quan hệ giữa nhân viên mới và đồng nghiệp. Nó giúp nhân viên mới xóa bỏ sự ngại ngùng và tiến nhanh hơn tới việc gắn kết nội bộ, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.

Thực hiện Onboarding tốt không chỉ giúp kết nối chặt chẽ giữa hoạt động tuyển dụng và đào tạo mà còn giúp giảm thiểu tình trạng biến động nhân sự trong giai đoạn thử việc. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc giữ chân nhân tài và gia tăng tỷ lệ giữa nhân viên mới và tổ chức.

Trong các buổi đào tạo hội nhập, nhà quản lý sẽ có cơ hội tiếp xúc sâu và hiểu rõ hơn về nhân sự mới. Điều này cho phép họ đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp và rõ ràng cho nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển cá nhân và tiến bộ trong công việc.

Nhìn chung, tương tác là yếu tố cốt lõi của mọi chương trình Onboarding. Điều này giúp phòng Nhân sự xây dựng văn hóa công ty vững mạnh và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, đồng thời thúc đẩy sự tăng trưởng và hiệu quả kinh doanh của tổ chức.

Các bước Onboarding nhân viên

Quá trình Onboarding nhân viên thường được chia thành ba giai đoạn chính để đảm bảo việc chào đón và hòa nhập của nhân viên mới diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Dưới đây là các bước cụ thể của quá trình này:

Pre-onboarding

Trước khi nhân viên mới bắt đầu công việc, giai đoạn Pre-onboarding chủ yếu tập trung vào chuẩn bị các tài liệu và thông tin cần thiết để chào đón nhân viên. Các hoạt động trong giai đoạn này có thể bao gồm:

• Chuẩn bị và gửi các tài liệu quan trọng như hợp đồng lao động, các biểu mẫu, và thông tin về chế độ phúc lợi.
• Gửi thông điệp chào mừng và hướng dẫn cho nhân viên mới về thời gian, địa điểm, và các bước tiếp theo của quá trình Onboarding.
• Chuẩn bị môi trường làm việc, bao gồm cấu hình máy tính, thiết bị văn phòng, và tài liệu làm việc.

Ngày đầu tiên đi làm

Giai đoạn thứ hai của quá trình Onboarding, được gọi là Orientation, là lúc nhân viên mới được chào đón trong ngày đầu tiên làm việc. Trong giai đoạn này, họ thường chưa quen biết ai trong tổ chức và cũng chưa hiểu rõ về cách thức thực hiện công việc hàng ngày.

Do đó, tổ chức cần tổ chức một buổi Orientation Day để giúp nhân viên mới sớm hòa nhập với môi trường làm việc. Tại đây, các phòng ban có thể phân công nhiệm vụ như sau:

Phòng Nhân sự:

• Đưa nhân viên mới làm quen với các phòng ban khác trong tổ chức.
• Giới thiệu về lịch sử và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, cũng như nội quy công ty.
• Thu thập và xử lý các giấy tờ, hồ sơ công việc theo quy định.

Phòng Đào tạo:

• Lập kế hoạch và thông báo về chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới.
• Tổ chức chương trình đào tạo hội nhập và đánh giá sau đó.

Nhà quản lý:

• Giới thiệu và kết nối nhân viên mới với các thành viên khác trong phòng ban.
• Chia sẻ về tiêu chuẩn và kỳ vọng công việc.
• Hướng dẫn về cách làm việc cộng tác trong nhóm để hoàn thành công việc tốt nhất.

Bên cạnh các phòng ban và người lãnh đạo, đồng nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng để nhân viên mới hòa nhập vào môi trường làm việc, cụ thể:

• Giúp giải đáp thắc mắc hàng ngày và tạo cảm giác an toàn cho nhân viên mới.
• Giúp họ hiểu rõ về sứ mệnh, tầm nhìn, và mục tiêu của công ty.

Trong giai đoạn cuối cùng của Orientation, phòng Nhân sự nên tổ chức một buổi họp nhanh với nhóm nhân sự mới để đảm bảo họ cảm thấy thoải mái và có thể thích nghi tốt với môi trường làm việc của tổ chức.

Thời gian sau khi nhân viên đã làm việc

Sau khi nhân viên đã bắt đầu làm việc, quá trình Onboarding vẫn tiếp tục để hỗ trợ họ trong việc hòa nhập và phát triển trong công việc. Các hoạt động trong giai đoạn này có thể bao gồm:

• Hỗ trợ công việc: Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình thực hiện công việc.
• Phản hồi và đánh giá: Tổ chức các cuộc họp định kỳ để đánh giá tiến triển và cung cấp phản hồi cho nhân viên mới.
• Phát triển cá nhân: Xác định và hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển kỹ năng và năng lực cá nhân để họ có thể đạt được mục tiêu sự nghiệp của mình.

Những bước trên giúp đảm bảo rằng quá trình Onboarding diễn ra một cách mạch lạc và hiệu quả, từ khi nhân viên mới bước vào cửa công ty cho đến khi họ trở thành một phần không thể thiếu của tổ chức.

Bí quyết giúp quá trình Onboarding trở nên hiệu quả

Chào đón nhân viên mới bằng đa dạng hình thức

Chào đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức khác nhau giúp tạo ra một môi trường chào đón ấm áp và thoải mái ngay từ ngày đầu tiên của họ. Các phương tiện như email chào mừng, cuộc gặp mặt chào đón, hoặc video giới thiệu không chỉ tạo cảm giác được đánh giá và chào đón mà còn giúp kích thích sự tương tác và kết nối giữa nhân viên mới và các thành viên trong tổ chức.

Đào tạo nhân viên mới bài bản

Một kế hoạch đào tạo chi tiết và cụ thể là chìa khóa để đảm bảo quá trình Onboarding diễn ra hiệu quả. Chuẩn bị các khóa học, tài liệu hướng dẫn và hướng dẫn cụ thể về nhiệm vụ và quy trình công việc của nhân viên mới giúp họ nắm bắt nhanh chóng và dễ dàng hơn. Buổi đánh giá và phản hồi định kỳ cũng cần được tổ chức để đảm bảo rằng nhân viên mới đáp ứng được yêu cầu công việc và hiểu rõ về vai trò của mình trong tổ chức.

Việc áp dụng đào tạo chuyên nghiệp sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau:

• Giảm thiểu tỷ lệ nhân viên mới nghỉ việc chỉ sau từ 01 đến 02 ngày.
• Cải thiện hình ảnh chuyên nghiệp của công ty.
• Tiết kiệm chi phí đào tạo lại.

Xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên

Việc xác định và đưa ra lộ trình phát triển rõ ràng và cụ thể giúp nhân viên mới thấy được cơ hội và mục tiêu trong công ty. Khuyến khích và hỗ trợ họ trong việc phát triển kỹ năng và năng lực cá nhân qua các khóa đào tạo và dự án thực hành. Bằng cách tạo điều kiện cho việc thảo luận và định hình mục tiêu cá nhân của nhân viên mới, tổ chức không chỉ giúp họ phát triển mà còn xây dựng một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.

Những vấn đề cần lưu ý trong quá trình Onboard

Triển khai quá trình Onboarding sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu nhà quản lý của doanh nghiệp chú ý và nắm vững các vấn đề quan trọng sau đây:

• Kiểm soát thời gian Onboarding sao cho không kéo dài quá lâu, phù hợp với từng vị trí công việc cụ thể.
• Truyền đạt đầy đủ và chính xác mọi thông tin về công ty và văn hóa làm việc trong quá trình Onboarding.
• Bộ phận nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quá trình Onboarding.
• Xác định mục tiêu cho nhân viên mới phù hợp với vị trí công việc mà họ sẽ đảm nhiệm trong doanh nghiệp.
• Đặt ra mục tiêu rõ ràng về ấn tượng tích cực mà doanh nghiệp muốn để lại cho nhân viên mới, và nhà quản lý nên thúc đẩy việc này.

>>> Xem thêm: Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty [cập nhật 2024]

Kết luận

Quá trình Onboarding không chỉ giúp nhân viên nắm bắt công việc một cách nhanh chóng mà còn tạo điều kiện cho họ hiểu rõ về văn hóa và giá trị của doanh nghiệp. Để thực hiện Onboarding hiệu quả, các doanh nghiệp cần tập trung vào các bước như Pre-onboarding, ngày đầu tiên đi làm và thời gian sau khi nhân viên đã làm việc. Bằng cách thực hiện các bước này một cách tổ chức và cẩn thận, tổ chức có thể đảm bảo rằng nhân viên mới sẽ hòa nhập và phát triển tốt trong môi trường làm việc mới.

Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức hữu ích bạn nha!

SABAY – VĂN PHÒNG SÂN BAY

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM