Quản trị văn phòng là gì?

Trong quản lý nhà nước hay quản lý doanh nghiệp, dù quy mô lớn nhỏ thế nào, quản trị văn phòng là một bộ phận cần thiết không thể bỏ qua. Vậy, quản trị văn phòng là gì? Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Quản trị văn phòng là gì?

Quản trị văn phòng là một ngành học liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi và đánh giá quá trình làm việc trong một tổ chức, doanh nghiệp. 

Một người quản trị văn phòng phải chịu trách nhiệm giám sát, theo dõi hệ thống. Đồng thời, tập trung vào những mục tiêu cụ thể, cải thiện doanh thu, sản lượng, bán hàng.

Tùy vào cấu trúc hoạt động của tổ chức và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động nói chung, trách nhiệm của người quản lý hoặc quản trị viên văn phòng có thể tập trung vào một vài nhiệm vụ cốt lõi hoặc liên quan đến việc quản lý một loạt các chức năng.

Ở nước ta, ngành quản trị văn phòng xuất hiện khá sớm, là đầu não cung cấp nhân lực cho các cơ quan, tổ chức. Khối kiến thức về khoa học quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng thường được ứng dụng trong những mô hình hoạt động của tổ chức văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp.

2. Quản trị văn phòng học ở đâu?

Tại Việt Nam, ngành quản trị văn phòng xuất hiện từ khá sớm và được đào tạo trong nhiều trường đại học, các cơ sở đào tạo khác nhau. Tùy theo từng cơ sở mà có thể chia ra thành những ngành nhỏ hơn, ngành phụ như quản trị văn phòng, quản trị hành chính công, quản trị hành chính – văn phòng.

Hầu hết các trường đại học, cao đẳng về kinh tế đều có ngành học này, bạn có thể tham khảo và lựa chọn. Điểm chuẩn đầu vào của ngành học cũng khá dao động, tùy theo từng trường khác nhau dựa trên kết quả của kỳ thi THPT quốc gia.

Một số trường học đã và đang phát triển ngành quản trị văn phòng theo hướng hiện đại mà bạn có thể tham khảo như:

• Trường Đại học Sài Gòn (SGD) – Tổ hợp môn D1
• Trường Đại học Hoa Sen (DTH) – Tổ hợp môn D01/03/09 và A00/01
• Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội (DCN) – Tổ hợp môn A00/01 và D01
• Trường Đại học Đông Á (DAD) – Tổ hợp môn A16, C00/15, D001
• Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Bình Dương (DKB) – Tổ hợp môn A00/01, C03, D01
• Trường Đại học Nội vụ (DNV) – Tổ hợp môn C19/20
• Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông (DTC) – Tổ hợp môn A00/01, C00/01 và D01

>>> Xem thêm: 5 lợi ích khi thuê văn phòng Quận 1

3. Quản trị văn phòng làm gì?

Sau khi học xong, sinh viên ngành quản trị văn phòng sẽ làm gì? Đúng như tên gọi, sau khi tốt nghiệp ra trường, những sinh viên ngành quản trị văn phòng thường tiếp nhận các vị trí chuyên môn và được gọi là quản trị viên văn phòng.

Đây là những chuyên gia trong lĩnh vực hành chính, những người thực hiện các nhiệm vụ văn thư để giúp các tổ chức triển khai có hiệu quả.

Tùy thuộc từng vị trí cụ thế mà nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng có thể khác nhau bao gồm từ hỗ trợ hành chính cho nhân viên, sắp xếp hồ sơ, sắp xếp công việc đi lại cho giám đốc, thực hiện các nghiệp vụ kế toán, bảng lương…

Người tốt nghiệp ngành học này cũng có thể ứng tuyển vào nhiều vị trí tại cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và các doanh nghiệp. Một số vị trí có thể làm việc như:

• Thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn phòng, nhân viên văn thư – lưu trữ, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.
• Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
• Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.
• Sau khi hoàn thành chương trình đào tạo đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học tập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư – lưu trữ.

Những trách nhiệm bổ sung có thể bao gồm:

• Giám sát các chức năng hành chính và giám sát các thành viên khác của bộ phận.
• Chào hỏi khách hàng, trả lời điện thoại hoặc email của khách hàng, đối tác.
• Vận hành và bảo trì các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy in, máy tính,…
• Tiến hành nghiên cứu và tổng hợp báo cáo cho người giám sát và các bộ phận khác.
• Lên lịch các cuộc hợp và sự kiện, tổ chức, chuẩn bị và triển khai các tài liệu cần thiết.
• Hỗ trợ nhân sự với việc tuyển dụng nhân viên mới,…

>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cao tầng

Điều kiện cần thiết để trở thành quản trị viên văn phòng

Để trở thành quản trị viên văn phòng, bạn không nhất thiết phải học đúng ngành, làm đúng việc. Tuy nhiên, người quản lý văn phòng được đào tạp chuyên môn sẽ có nhiều lợi thế hơn. Những doanh nghiệp, văn phòng lớn cũng yêu cầu người quản trị viên văn phòng phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực này bằng cách làm việc cho các công ty nhỏ hơn trước đó.

Những người làm việc văn phòng phải là những người có tổ chức cao, biết cách làm việc trong môi trường có nhịp độ nhanh và cường độ áp lực cao. Người quản trị viên văn phòng yêu cầu phải có kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và sự sẵn sàng học hỏi các nhiệm vụ mới với thông báo ngắn.

Những người quản trị viên văn phòng làm việc trong môi trường y tế hoặc môi trường luật thường nắm nhiều thông tin bí mật và riêng tư. Do đó, khi tuyển dụng quản trị viên văn phòng, cần chọn người đáng tin cậy và biết bảo mật thông tin.

Tùy thuộc vào yêu cầu của môi trường làm việc, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu quản trị viên phải có ít nhất hai năm kinh nghiệm cùng với bằng cấp liên quan đến chức năng chung của doanh nghiệp. Với một môi trường làm việc phức tạp hơn, quản trị viên còn được yêu cầu phải có bằng cấp nhiều năm với một khóa học phù hợp.

Làm cách nào trở thành quản trị viên văn phòng xuất sắc?

Để trở thành một quản trị viên văn phòng xuất sắc, bạn cần học cách sử dụng càng nhiều ứng dụng các tốt. Khi bạn biết cách sử dụng đa dạng các loại ứng dụng cho văn phòng, cơ hội làm việc của bạn sẽ ngày càng đa dạng và rộng mở.

Bên cạnh đó, đừng quên cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản của bạn. Bạn nên cân nhắc tham gia các khóa học thuyết trình trước đám đông hoặc các khóa học kỹ năng viết để cải thiện khả năng giao tiếp của mình.

Ngoài việc cải thiện kỹ năng giao tiếp, quản trị viên văn phòng cần tham gia các lớp học về lập ngân sách, thậm chí là điều phối sự kiện để phục vụ cho các nhu cầu quản trị của công ty.

Cuối cùng, việc ứng phó với các tình huống bất ngờ xảy ra là điều rất cần thiết. Trong công việc, đôi khi bạn sẽ gặp những điều bất ngờ không lường trước được. Khi xuất hiện một tình huống bất ngờ, bạn chỉ có một vài phút hoặc vài giờ để giải quyết mọi thứ. Kh bạn có thể giải quyết vấn đề trong một thời gian ngắn, vị trí của bạn càng quan trọng và được trọng dụng trong doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Chức năng của văn phòng đại diện

Kết luận

Hy vọng với những chia sẻ trên của Sabay, bạn đọc sẽ có thêm kiến thức mới về quản trị văn phòng. Theo dõi Sabay để cập nhật các kiến thức hữu ích bạn nhé!

——————————————————

Địa chỉ: SABAY BUILDING

Hotline: 0931791122