Trong quá trình làm việc tại Việt Nam, người lao động nước ngoài có thể cần cấp lại giấy phép lao động khi giấy phép bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi thông tin cá nhân. Vậy thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026 được thực hiện như thế nào? Hồ sơ cần chuẩn bị những gì và thời gian giải quyết bao lâu? Cùng Sabay tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Khi nào người lao động nước ngoài cần cấp lại giấy phép lao động?
Theo Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài được cấp lại giấy phép lao động khi giấy phép còn thời hạn nhưng bị mất, bị hư hỏng không sử dụng được hoặc có thay đổi một số thông tin được ghi trên giấy phép.
Như vậy, không phải mọi trường hợp giấy phép lao động có vấn đề đều thực hiện thủ tục cấp lại. Người lao động và Người sử dụng lao động cần xác định đúng lý do để lựa chọn thủ tục phù hợp, tránh nhầm lẫn giữa cấp lại, gia hạn và cấp mới giấy phép lao động.
Căn cứ Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có 2 nhóm trường hợp được thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động, cụ thể:
Trường hợp 1: Giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất hoặc hư hỏng
Người lao động nước ngoài được đề nghị cấp lại khi:
– Giấy phép lao động còn thời hạn nhưng bị mất.
– Giấy phép lao động bị rách, hỏng hoặc hư hỏng đến mức không thể sử dụng.
Đối với trường hợp này, người sử dụng lao động cần phối hợp với người lao động chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục xin cấp lại theo quy định. Nếu giấy phép bị mất, người lao động không cần nộp lại bản giấy phép cũ trong hồ sơ.
Trường hợp 2: Thay đổi thông tin ghi trên giấy phép lao động
Người lao động nước ngoài cần làm thủ tục cấp lại nếu giấy phép còn thời hạn nhưng có thay đổi một trong các thông tin sau:
– Họ và tên: Thông tin họ tên thay đổi so với giấy phép đã được cấp.
– Quốc tịch: Người lao động thay đổi quốc tịch.
– Số hộ chiếu: Được cấp hộ chiếu mới có số khác với thông tin trên giấy phép lao động.
– Tên người sử dụng lao động: Doanh nghiệp thay đổi tên nhưng không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.
Khi thuộc các trường hợp này, hồ sơ cần có giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi, chẳng hạn hộ chiếu mới hoặc tài liệu pháp lý liên quan đến việc thay đổi tên doanh nghiệp.
Thủ tục cấp lại giấy phép lao động mới nhất 2026?
Năm 2026, thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài được thực hiện theo Điều 23, Điều 24 và Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Người sử dụng lao động có trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công ở địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
Thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu không cấp lại giấy phép, cơ quan tiếp nhận phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động gồm những giấy tờ gì?
Theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động gồm:
– Văn bản đề nghị cấp lại: Do người sử dụng lao động lập theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định.
– 02 ảnh màu: Kích thước 4 x 6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.
– Giấy tờ chứng minh nội dung thay đổi: Áp dụng khi cấp lại do thay đổi họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hoặc tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh.
– Giấy phép lao động còn thời hạn: Nộp lại bản giấy, trừ trường hợp giấy phép bị mất hoặc hư hỏng không thể sử dụng.
Lưu ý, Giấy chứng nhận sức khỏe, Hợp đồng lao động và Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động không nằm trong thành phần hồ sơ cấp lại theo Điều 24. Người sử dụng lao động không nên nhầm hồ sơ cấp lại với hồ sơ cấp mới hoặc gia hạn giấy phép lao động.
Các bước thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động
Sau khi chuẩn bị đủ giấy tờ, người sử dụng lao động thực hiện theo trình tự sau:
- Bước 1: Hoàn thiện hồ sơ
Người sử dụng lao động lập văn bản đề nghị theo Mẫu số 03, chuẩn bị 02 ảnh 4 x 6 cm và giấy tờ chứng minh lý do cấp lại. Nếu giấy phép bị mất, không phải nộp lại giấy phép cũ.
- Bước 2: Nộp hồ sơ
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc. Có thể lựa chọn một trong các hình thức:
– Nộp trực tiếp.
– Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
– Gửi qua dịch vụ bưu chính công ích.
– Thuê đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức thực hiện.
- Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp lại giấy phép lao động. Nếu từ chối, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
- Bước 4: Nhận giấy phép lao động mới
Người sử dụng lao động nhận kết quả theo hình thức đã đăng ký. Thời hạn của giấy phép được cấp lại bằng thời hạn còn lại của giấy phép đã cấp, sau khi trừ đi thời gian người lao động đã làm việc tính đến ngày đề nghị cấp lại.
Người lao động nước ngoài khi làm việc tại Việt Nam cần đáp ứng những điều kiện gì?
Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài muốn làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự, trình độ chuyên môn, sức khỏe và tình trạng pháp lý. Ngoài ra, người lao động phải có Giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp được miễn giấy phép.
Điều kiện chung đối với người lao động nước ngoài
Theo khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng 4 điều kiện:
- Về độ tuổi: Từ đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Về chuyên môn và sức khỏe: Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp và đủ sức khỏe theo quy định.
- Về tình trạng pháp lý: Không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc nước ngoài.
- Về giấy phép: Có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép theo Điều 154 Bộ luật Lao động.
Bên cạnh đó, người lao động nước ngoài phải tuân thủ pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ. Thời hạn của hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn ghi trên giấy phép lao động.
Điều kiện về vị trí công việc và trình độ chuyên môn
Theo Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài được tuyển dụng vào 4 vị trí công việc: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật. Mỗi vị trí có tiêu chuẩn riêng.
| Vị trí công việc | Điều kiện cơ bản |
| Nhà quản lý | Là người quản lý doanh nghiệp hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. |
| Giám đốc điều hành | Là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc người trực tiếp điều hành một lĩnh vực và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp. |
| Chuyên gia | Có bằng đại học trở lên và ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp; một số lĩnh vực ưu tiên được áp dụng điều kiện ít nhất 1 năm kinh nghiệm. |
| Lao động kỹ thuật | Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm phù hợp, hoặc có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp. |
Người lao động cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh vị trí công việc tương ứng. Ví dụ, chuyên gia có thể sử dụng bằng đại học và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc; lao động kỹ thuật cần có văn bằng, chứng chỉ đào tạo hoặc giấy tờ xác nhận kinh nghiệm theo quy định.
Đối tượng thực hiện thủ tục Cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài
Theo Quyết định 886/QĐ-BNV và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động là đối tượng thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Cụ thể, người sử dụng lao động có trách nhiệm:
– Chuẩn bị văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động theo Mẫu số 03 ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
– Phối hợp với người lao động nước ngoài chuẩn bị ảnh và giấy tờ chứng minh lý do cấp lại.
– Nộp hồ sơ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công theo hình thức phù hợp.
– Nhận kết quả và thông báo cho người lao động sau khi có giấy phép được cấp lại.
Người sử dụng lao động có thể trực tiếp nộp hồ sơ, gửi qua dịch vụ bưu chính công ích, sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp hoặc cá nhân, hoặc ủy quyền cho đơn vị khác thực hiện. Hồ sơ cũng có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
>>> Xem thêm: Người lao động nghỉ ngang có được tự chốt sổ bảo hiểm xã hội?
Kết
Thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026 cần được thực hiện đúng đối tượng, hồ sơ và trình tự theo quy định hiện hành. Người sử dụng lao động nên chủ động phối hợp với người lao động chuẩn bị giấy tờ và nộp hồ sơ đúng thời hạn để tránh ảnh hưởng đến quá trình làm việc tại Việt Nam. Hy vọng những thông tin trên giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình và thực hiện thủ tục thuận lợi.
Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
