Văn phòng giao dịch là gì? [cập nhật 2023]

Văn phòng giao dịch là một địa điểm được sử dụng để thực hiện các giao dịch kinh doanh và quản lý các hoạt động của một công ty tại một quốc gia hoặc khu vực khác ngoài nơi công ty đó được thành lập. Trong bài viết này, Sabay sẽ giới thiệu đến bạn khái niệm văn phòng giao dịch, phân biệt nó với văn phòng đại diện và hướng dẫn thủ tục đăng ký văn phòng giao dịch.

Văn phòng giao dịch là gì?

Khái niệm

Văn phòng giao dịch (hay còn gọi là chi nhánh, văn phòng đại diện) là một địa điểm để gọi chung cho các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Văn phòng giao dịch là nơi mà một công ty thành lập để thực hiện các giao dịch kinh doanh và quản lý các hoạt động trong khu vực đó. Văn phòng giao dịch thường được sử dụng để tạo dựng mối quan hệ kinh doanh, tiếp cận khách hàng và phát triển thị trường.

Theo quy định của pháp luật, các loại hình đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp gồm:

• Chi nhánh: Đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, nơi thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền và ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện: Đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
• Địa điểm kinh doanh: Nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể.

Chức năng của văn phòng giao dịch

Văn phòng đại diện được thành lập với các mục đích sau:

• Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của công ty: Văn phòng giao dịch là nơi khách hàng có thể tiếp cận với các sản phẩm và dịch vụ của công ty, như tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, vay vốn, bảo hiểm, chứng khoán, trái phiếu, và các sản phẩm tài chính khác.
• Tiếp nhận yêu cầu và giải đáp thắc mắc của khách hàng: Nhân viên trong văn phòng giao dịch sẽ tiếp nhận yêu cầu và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
• Thực hiện các giao dịch tài chính: Văn phòng giao dịch là nơi khách hàng có thể thực hiện các giao dịch tài chính như rút tiền, gửi tiền, chuyển khoản, thanh toán hóa đơn, mở tài khoản, đăng ký sử dụng các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
• Quản lý tài chính và giao dịch của khách hàng: Nhân viên trong văn phòng giao dịch cũng có trách nhiệm quản lý tài chính và các giao dịch của khách hàng để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.
• Thực hiện công tác marketing và quảng cáo sản phẩm, dịch vụ của công ty tại địa phương.
• Tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ của công ty, giúp khách hàng có được sự lựa chọn tốt nhất và đáp ứng nhu cầu của họ.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác như quản lý tài liệu, lưu trữ thông tin khách hàng, xử lý các vấn đề pháp lý và các thủ tục liên quan đến hoạt động của văn phòng giao dịch.

>>> Xem thêm: Văn phòng Sabay

Phân biệt văn phòng giao dịch & văn phòng đại diện

Văn phòng giao dịch và văn phòng đại diện đều là các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi đơn vị đều có những chức năng và điểm khác biệt riêng. Cùng Sabay phân biệt hai loại hình này qua các điểm sau:

Trụ sở

• Văn phòng đại diện là một địa điểm duy nhất được thành lập bởi công ty để đại diện cho công ty tại một quốc gia hoặc khu vực khác. Văn phòng đại diện có thể đặt tại các tỉnh/thành nơi công ty có trụ sở chính và các chi nhánh hoặc đặt tại các tỉnh/thành nơi công ty không có trụ sở chính. Một doanh nghiệp có thể có nhiều văn phòng đại diện ở một hoặc nhiều thành phố, thị xã khác nhau.
• Văn phòng giao dịch là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chỉ có thể lập một hoặc nhiều văn phòng giao dịch tại tỉnh/thành nơi công ty có trụ sở chính. Nếu muốn mở rộng kinh doanh tại nơi khác thì doanh nghiệp buộc phải thành lập chi nhánh công ty, không được lập văn phòng giao dịch.

Phạm vi hoạt động

• Văn phòng đại diện thường được thành lập bởi các doanh nghiệp muốn có một đại diện tại một địa phương khác ngoài nơi đặt trụ sở chính. Văn phòng đại diện có nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty cho khách hàng, thị trường tại địa phương. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh trực tiếp tại địa phương đó.
• Trong khi đó, văn phòng giao dịch cũng là một loại hình văn phòng đại diện tại địa phương khác, văn phòng giao dịch có quyền thực hiện một số hoạt động kinh doanh trực tiếp tại địa phương như bán hàng, thu hồi công nợ và thực hiện các giao dịch mua bán hợp đồng.

Thủ tục đăng ký

Nhìn chung, việc thành lập văn phòng đại diện sẽ phức tạp và mất thời gian hơn so với việc thành lập văn phòng giao dịch.

• Khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục xác nhận thuế trước khi tiến hành việc thay đổi địa chỉ trên giấy xác nhận.
• Đối với văn phòng giao dịch, khi thay đổi địa chỉ văn phòng, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục xác nhận thuế đối với cơ quan thuế.

Cơ cấu tổ chức

• Văn phòng đại diện sở hữu cơ cấu tổ chức đơn giản với chức danh của người đứng đầu là trưởng văn phòng đại diện.
• Tại văn phòng giao dịch, người đứng đầu phải đảm bảo đáp ứng các quy định của pháp luật: từ 18 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự, không phải là cán bộ, công chức theo quy định của về thành lập văn phòng đại diện.

Ngoài ra, văn phòng đại diện còn sở hữu con dấu và mã số riêng, có quyền tiến hành kê khai thuế theo mã số văn phòng ghi nhận trên giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của doanh nghiệp. Ngược lại, văn phòng giao dịch lại không có con dấu riêng, không có tư cách pháp nhân và không có mã số thuế riêng.

Thủ tục đăng ký văn phòng giao dịch

Như đã nêu trên, thủ tục thực hiện đăng ký văn phòng giao dịch sẽ đơn giản hơn so với văn phòng đại diện. Cụ thể:

Hồ sơ đăng ký văn phòng giao dịch

Doanh nghiệp có quyền đăng ký thành lập văn phòng giao dịch ở khắp lãnh thổ Việt Nan và tại nước người. Tuy nhiên, hồ sơ đăng ký văn phòng giao dịch của mỗi loại hinh sẽ có yêu cầu khác nhau.

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng giao dịch gồm các giấy tờ sau:

Trường hợp 1: Thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện

• Thông báo xin thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.
• Quyết định, bản sao hợp lệ biên bản họp của hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh của văn phòng đại diện.
• Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ tùy thân sau (Thẻ căn cước công dân, CMT, hộ chiếu…) của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trường hợp 2: Thành lập địa điểm kinh doanh 

• Giấy tờ có ghi đầy đủ thông tin về mã số của doanh nghiệp, tên, địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh (nếu có).
• Giấy tờ khai báo lĩnh vực, ngành nghề của địa điểm kinh doanh với đầy đủ tên và địa chỉ cụ thể.
• Bản sao hợp lệ khai báo đầy đủ thông tin như họ tên, nơi cư trú, giấy tờ tùy thân của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.
• Giấy tờ có chữ ký và họ tên của người thay mặt cho doanh nghiệp chịu trách nhiệm trước pháp luật (nếu địa điểm kinh doanh thuộc trực thuộc công ty).

Quy trình đăng ký văn phòng giao dịch

Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị tất cả các hồ sơ nêu trên tùy vào loại hình doanh nghiệp muốn thành lập và gửi đến Phòng đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Cơ quan chức năng sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ của doanh nghiệp.

Nếu hồ sơ hợp lệ, phòng Đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Trong vòng 03 ngày làm việc, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy chứng nhận cho doanh nghiệp.

Văn phòng giao dịch là một giải pháp tối ưu cho các công ty nước ngoài và doanh nghiệp trong nước muốn mở rộng quy mô kinh doanh mà không cần phải đầu tư quá nhiều chi phí cho trang thiết bị, nhân sự và hệ thống quản lý.

Tuy nhiên, để đăng ký một văn phòng giao dịch, các bạn cần nắm rõ đầy đủ các quy định của pháp luật và hoàn thành đầy đủ thủ tục đăng ký.

>>> Xem thêm: Hội đồng quản trị là gì? Chức năng của hội đồng quản trị

Kết luận

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về văn phòng giao dịch và quy trình đăng ký văn phòng giao dịch tại Việt Nam.

Với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, Sabay tự hào là đơn vị cho thuê văn phòng hàng đầu tại khu vực Tân Bình với hơn 12 tòa nhà. Để sở hữu văn phòng giao dịch đáp ứng đủ các điều kiện: địa chỉ đắc địa, giá thành tiết kiệm, đa dạng tiện ích, quý khách hàng & quý doanh nghiệp có thể liên hệ chúng tôi qua hotline 093 179 1122 hoặc website để được tư vấn chi tiết!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM