3 bước đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh lần đầu

Đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh lần đầu cần chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện đúng quy trình. Vậy hộ kinh doanh cần làm gì? Dưới đây là 3 bước đăng ký BHXH cho HKD lần đầu từ chuẩn bị hồ sơ đến nhận kết quả. Mời quý độc giả cùng theo dõi với Sabay!

Thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội cho hộ kinh doanh

Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, hộ kinh doanh cần xác định đối tượng tham gia BHXH, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đăng ký với cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Để thực hiện đúng thủ tục đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu, chủ hộ cần phân biệt nghĩa vụ tham gia BHXH của bản thân với nghĩa vụ tham gia BHXH của người lao động làm việc theo hợp đồng lao động.

Về cơ bản, 3 bước đăng ký bảo hiểm xã hội cho HKD lần đầu gồm: xác định đối tượng tham gia, chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ đăng ký. Hình thức thực hiện có thể trực tiếp hoặc trực tuyến, tùy thuộc vào đối tượng đăng ký và phương thức tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH.

Bước 1: Xác định đối tượng tham gia và chuẩn bị hồ sơ đăng ký BHXH

Trước khi Đăng ký BHXH, Chủ hộ kinh doanh cá thể cần xác định người tham gia thuộc diện BHXH bắt buộc hay tự nguyện. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, từ ngày 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh và người lao động thuộc diện luật quy định phải tham gia BHXH bắt buộc. Đối với người lao động, cần xem xét loại hợp đồng lao động, thời hạn hợp đồng và các trường hợp loại trừ theo quy định hiện hành.

Hồ sơ đăng ký lần đầu thường gồm các giấy tờ sau:

• Mẫu TK3-TS: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT của hộ kinh doanh.
• Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT của chủ hộ và người lao động chưa có đầy đủ thông tin trên hệ thống.
• Mẫu D02-LT: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Chuẩn bị thông tin pháp lý để đối chiếu khi kê khai.
• Hợp đồng lao động: Sử dụng để xác định thông tin việc làm, thời điểm bắt đầu làm việc và Tiền lương đóng BHXH của người lao động.
• Giấy tờ liên quan đến quyền lợi BHYT cao hơn, nếu thuộc trường hợp được yêu cầu.

Lưu ý, các mẫu biểu và thành phần hồ sơ có thể thay đổi theo quy định và phương thức giao dịch. Vì vậy, hộ kinh doanh nên kiểm tra biểu mẫu hiện hành trên cổng dịch vụ công bảo hiểm xã hội trước khi nộp.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký bảo hiểm xã hội

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, hộ kinh doanh thực hiện cách đăng ký bảo hiểm xã hội theo một trong các phương thức được cơ quan BHXH tiếp nhận:

• Nộp trực tiếp: Mang hồ sơ đến cơ quan BHXH có thẩm quyền theo địa bàn quản lý.
• Nộp qua bưu chính: Gửi hồ sơ giấy đến địa chỉ tiếp nhận được cơ quan BHXH hướng dẫn.
• Nộp trực tuyến: Thực hiện trên Cổng Dịch vụ công BHXH hoặc thông qua Phần mềm kê khai BHXH có hỗ trợ nghiệp vụ đăng ký lần đầu.

Đối với phương thức điện tử, hộ kinh doanh cần chuẩn bị tài khoản giao dịch, thông tin người tham gia và Chữ ký số kê khai bảo hiểm nếu hệ thống yêu cầu. Sau khi đăng nhập, người kê khai chọn đúng thủ tục, nhập thông tin đơn vị và người tham gia, tải lên các tài liệu theo yêu cầu rồi ký số và gửi hồ sơ.

Nếu sử dụng Lao động thuê ngoài, chủ hộ cần kiểm tra quan hệ lao động thực tế và nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội tương ứng, thay vì chỉ căn cứ vào tên gọi hợp đồng. Trường hợp chưa có Mã đơn vị đóng BHXH, hộ kinh doanh thực hiện thủ tục đăng ký đơn vị theo hướng dẫn trên hệ thống.

Bước 3: Theo dõi kết quả và hoàn tất việc tham gia BHXH

Sau khi gửi hồ sơ, hộ kinh doanh cần theo dõi trạng thái xử lý trên hệ thống hoặc thông báo từ cơ quan bảo hiểm xã hội. Nếu hồ sơ thiếu thông tin hoặc có sai sót, người kê khai cần bổ sung, điều chỉnh theo yêu cầu để tránh kéo dài thời gian giải quyết.

Theo hướng dẫn của các đơn vị cung cấp dịch vụ BHXH, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký lần đầu thường được đề cập là không quá 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thời gian thực tế cần đối chiếu với thủ tục hành chính hiện hành và loại hồ sơ cụ thể.

Khi được chấp thuận, hộ kinh doanh kiểm tra mã số BHXH, thông tin cá nhân, mức đóng và thời điểm bắt đầu tham gia. Nếu có tuyển dụng lao động mới, hộ kinh doanh tiếp tục thực hiện thủ tục Báo tăng lao động hộ kinh doanh theo thời hạn quy định.

Đồng thời, chủ hộ cần theo dõi lịch đóng và đối chiếu số tiền đã nộp với thông báo của cơ quan BHXH. Việc kê khai chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót về quá trình đóng, quyền lợi BHYT và các chế độ BHXH sau này.

Lưu ý: Nếu chủ hộ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc thì không thể tự lựa chọn chuyển sang BHXH tự nguyện để thay thế nghĩa vụ bắt buộc. Cách đăng ký bảo hiểm xã hội tự nguyện chỉ áp dụng cho người đủ điều kiện tham gia theo quy định tương ứng.

>>> Xem thêm: Cơ sở thuế số 13 gồm những phường nào?

Mức đóng BHXH hộ kinh doanh năm 2026

Mức đóng BHXH hộ kinh doanh năm 2026 phụ thuộc vào đối tượng tham gia, căn cứ đóng và tỷ lệ đóng theo quy định pháp luật. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, cần phân biệt mức đóng của Chủ hộ kinh doanh cá thể thuộc diện BHXH bắt buộc với mức đóng của Người lao động làm việc tại hộ kinh doanh. Hai nhóm này có căn cứ đóng và trách nhiệm đóng khác nhau.

Khi tính số tiền phải đóng, hộ kinh doanh cần xác định mức thu nhập hoặc Tiền lương đóng BHXH, áp dụng tỷ lệ tương ứng và kiểm tra mức sàn, mức trần theo quy định hiện hành. Chủ hộ cũng cần xác định mình thuộc diện bắt buộc hay tự nguyện, bởi BHXH tự nguyện không thay thế nghĩa vụ BHXH bắt buộc khi đã thuộc đối tượng phải tham gia.

Mức đóng BHXH bắt buộc đối với chủ hộ kinh doanh năm 2026

Theo thông tin cập nhật về mức đóng BHXH năm 2026, Chủ hộ kinh doanh thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc tự lựa chọn mức tiền lương làm căn cứ đóng trong giới hạn quy định. Mức đóng cần phân biệt giữa BHXH và tổng khoản đóng BHXH, BHYT.

Ví dụ, nếu chủ hộ chọn mức tiền lương làm căn cứ đóng là 5.000.000 đồng/tháng, tiền BHXH theo tỷ lệ 25% là 1.250.000 đồng/tháng. Nếu tính thêm BHYT theo tỷ lệ 4,5%, tổng khoản đóng tương ứng là 1.475.000 đồng/tháng.

Chủ hộ cần lưu ý rằng mức đóng thực tế phụ thuộc vào đối tượng tham gia, mức căn cứ đóng và quy định đang có hiệu lực. Vì vậy, không nên áp dụng máy móc mức đóng từ tài liệu năm 2025 cho năm 2026.

Mức đóng BHXH đối với người lao động tại hộ kinh doanh năm 2026

Đối với Người lao động thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, tổng tỷ lệ đóng các khoản bảo hiểm thường được xác định là 32% tiền lương làm căn cứ đóng. Trong đó, hộ kinh doanh đóng 21,5% và người lao động đóng 10,5% theo cơ cấu bảo hiểm áp dụng tương ứng.

Ví dụ, nếu tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của người lao động là 8.000.000 đồng/tháng thì:

• Phần hộ kinh doanh đóng: 8.000.000 × 21,5% = 1.720.000 đồng/tháng.
• Phần người lao động đóng: 8.000.000 × 10,5% = 840.000 đồng/tháng.
• Tổng các khoản đóng: 8.000.000 × 32% = 2.560.000 đồng/tháng.

Hướng dẫn cách đăng ký BHXH cho hộ kinh doanh online

Về cơ bản, 3 bước đăng ký BHXH cho HKD lần đầu gồm: chuẩn bị thông tin và hồ sơ, kê khai trên hệ thống điện tử, sau đó gửi hồ sơ và theo dõi kết quả. Trước khi thực hiện, Hộ kinh doanh cá thể cần xác định đối tượng tham gia, chuẩn bị giấy tờ pháp lý và kiểm tra phương thức giao dịch điện tử phù hợp.

Trước tiên, Chủ hộ kinh doanh cá thể truy cập Cổng Dịch vụ công của Bảo hiểm xã hội Việt Nam tại địa chỉ: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/ 

Thực hiện lần lượt các thao tác sau:

• Chọn chức năng “Đăng ký” trên giao diện hệ thống.
• Chọn đối tượng “Cơ quan/tổ chức”, sau đó nhấn “Tiếp theo”.
• Điền thông tin hộ kinh doanh theo yêu cầu của biểu mẫu điện tử, bao gồm tên hộ kinh doanh, thông tin định danh, địa chỉ liên hệ, số điện thoại và email.
• Chọn phương thức giao dịch điện tử phù hợp. Nếu hệ thống cho phép đăng ký không sử dụng chứng thư số, chủ hộ có thể chọn tùy chọn tương ứng theo hướng dẫn trên màn hình.
• Kiểm tra thông tin đã khai báo, xác nhận đăng ký và nhập mã OTP được gửi đến số điện thoại đã đăng ký.

Sau khi hoàn tất, chủ hộ cần theo dõi email để nhận thông báo về việc chấp thuận sử dụng phương thức giao dịch điện tử. Theo hướng dẫn của Thư Viện Pháp Luật, tài khoản cần được cơ quan BHXH chấp thuận trước khi hộ kinh doanh sử dụng để thực hiện các giao dịch trực tuyến.

Hồ sơ có thể bao gồm Mẫu TK3-TS, Mẫu TK1-TS, danh sách lao động theo biểu mẫu hiện hành và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, tùy trường hợp. Nếu hộ kinh doanh chưa có Mã đơn vị đóng BHXH, cần thực hiện thủ tục đăng ký đơn vị theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.

Trường hợp sử dụng Phần mềm kê khai BHXH của nhà cung cấp dịch vụ, chủ hộ cần kiểm tra phần mềm có hỗ trợ nghiệp vụ dành cho hộ kinh doanh và hình thức ký hồ sơ phù hợp hay không. Chữ ký số kê khai bảo hiểm được sử dụng khi thủ tục hoặc hệ thống yêu cầu.

Câu hỏi thường gặp về đăng ký BHXH lần đầu đối với hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh có bắt buộc tham gia BHXH không?

Có. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội phụ thuộc vào nhóm đối tượng và điều kiện luật định. Chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc diện BHXH bắt buộc theo quy định áp dụng cho từng nhóm chủ hộ. Người lao động làm việc tại hộ kinh doanh cũng phải tham gia nếu thuộc đối tượng bắt buộc.

Để xác định nghĩa vụ cụ thể, chủ hộ cần thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra tình trạng đăng ký kinh doanh và thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Xác định mình có thuộc nhóm chủ hộ kinh doanh phải tham gia BHXH bắt buộc hay không.
• Rà soát danh sách Người lao động, loại Hợp đồng lao động và thời điểm bắt đầu làm việc.
• Liên hệ Cơ quan Bảo hiểm Xã hội quản lý để xác nhận hồ sơ và thời hạn đăng ký áp dụng.

Lưu ý, không nên mặc định mọi chủ hộ kinh doanh đều có cùng thời điểm bắt đầu tham gia. Trường hợp áp dụng lộ trình riêng cần đối chiếu quy định hiện hành để xác định đúng thời hạn thực hiện.

Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký BHXH là bao lâu?

Thời gian giải quyết hồ sơ thường không quá 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan bảo hiểm xã hội nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ có thiếu sót hoặc thông tin chưa chính xác, hộ kinh doanh cần bổ sung, điều chỉnh theo yêu cầu của cơ quan BHXH. Vì vậy, chủ hộ nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi để hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ.

>>> Xem thêm: Quy định mới về trả lương cho người lao động từ 10/9/2026

Kết

Thực hiện 3 bước đăng ký bảo hiểm xã hội cho HKD lần đầu giúp hộ kinh doanh hoàn tất hồ sơ đúng quy trình. Chủ hộ cần kiểm tra đối tượng tham gia, hồ sơ và mức đóng trước khi gửi để tránh phải bổ sung, điều chỉnh.

Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM