3 giấy tờ cần chú ý khi nghỉ việc

Khi nghỉ việc, nhiều người chỉ quan tâm đến việc bàn giao công việc mà quên nhận lại các giấy tờ quan trọng liên quan đến bảo hiểm, thuế và quyền lợi lao động. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp người lao động thuận lợi hơn khi hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc làm việc tại doanh nghiệp mới. Vậy 3 giấy tờ cần chú ý khi nghỉ việc là gì? Cùng Sabay tìm hiểu bạn nhé!

Những giấy tờ cần chú ý khi nghỉ việc để đảm bảo quyền lợi

Khi thực hiện thủ tục nghỉ việc, nhiều người chỉ quan tâm đến việc nhận lương tháng cuối mà quên kiểm tra các hồ sơ liên quan đến quá trình làm việc. Trên thực tế, việc thu hồi đầy đủ giấy tờ nghỉ việc là yếu tố quan trọng để bảo vệ quyền lợi về bảo hiểm, thuế, trợ cấp và quá trình tìm việc sau này. Theo quy định của Luật Lao động Việt Nam, khi quy trình chấm dứt hợp đồng lao động hoàn tất, người sử dụng lao động có trách nhiệm phối hợp với người lao động để thanh toán các quyền lợi và bàn giao các giấy tờ liên quan.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay yêu cầu ứng viên cung cấp hồ sơ chứng minh quá trình công tác khi thực hiện ký kết hợp đồng lao động, thủ tục thử việc, gia hạn hợp đồng lao động hoặc bổ nhiệm vị trí mới. Vì vậy, việc lưu giữ đầy đủ những giấy tờ cần chú ý khi nghỉ việc sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong công tác quản trị nhân sự, chứng minh kinh nghiệm làm việc và giải quyết các thủ tục hành chính sau này.

Ba loại giấy tờ quan trọng nhất mà người lao động cần ưu tiên nhận lại gồm:

Giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng lao động

Giấy tờ chứng minh việc chấm dứt quan hệ lao động là một trong những hồ sơ quan trọng nhất khi nghỉ việc. Đây là căn cứ để cơ quan chức năng xác nhận người lao động đã kết thúc hợp đồng hợp pháp và đủ điều kiện thực hiện các thủ tục liên quan.

Các loại giấy tờ thường được sử dụng bao gồm:

• Quyết định thôi việc.
• Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động.
• Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động.
• Văn bản xác nhận nghỉ việc của doanh nghiệp.
• Hợp đồng lao động hết hạn kèm xác nhận thanh lý hợp đồng.

Trong thực tế, hồ sơ này là giấy tờ bắt buộc khi người lao động làm thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Trung tâm Dịch vụ việc làm. Nếu không có giấy tờ chứng minh việc nghỉ việc hợp pháp, hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận.

Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp yêu cầu ứng viên cung cấp quyết định nghỉ việc hoặc giấy xác nhận công tác khi thực hiện giấy tờ khi tiếp nhận nhân sự mới. Vì vậy, người lao động nên yêu cầu doanh nghiệp cấp bản gốc hoặc bản sao có xác nhận trước khi hoàn tất nghỉ việc.

Sổ bảo hiểm xã hội sau khi đã chốt thời gian đóng

Sổ bảo hiểm xã hội là hồ sơ ghi nhận toàn bộ quá trình tham gia bảo hiểm của người lao động. Sau khi chấm dứt hợp đồng, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện thủ tục chốt thời gian đóng bảo hiểm và trả lại sổ cho người lao động theo quy định pháp luật.

Khi nhận sổ, người lao động nên kiểm tra:

• Thông tin cá nhân có chính xác hay không.
• Thời gian tham gia BHXH đã được cập nhật đầy đủ chưa.
• Đơn vị sử dụng lao động cuối cùng đã hoàn tất thủ tục chốt sổ hay chưa.
• Quá trình đóng bảo hiểm thất nghiệp có bị thiếu tháng nào không.

Việc nhận lại sổ đã chốt giúp người lao động tiếp tục tham gia BHXH tại nơi làm việc mới hoặc làm hồ sơ hưởng bảo hiểm xã hội một lần khi đủ điều kiện. Đây cũng là giấy tờ quan trọng để giải quyết các chế độ thai sản, hưu trí và bảo hiểm thất nghiệp sau này.

Giấy tờ, chứng từ liên quan đến thanh toán thuế thu nhập cá nhân

Bên cạnh hồ sơ lao động và bảo hiểm, người lao động cần yêu cầu doanh nghiệp cung cấp đầy đủ chứng từ giấy tờ thuế liên quan đến quá trình làm việc.

Các giấy tờ cần kiểm tra gồm:

• Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Bảng xác nhận thu nhập trong năm.
• Hồ sơ quyết toán thuế (nếu doanh nghiệp thực hiện thay).
• Các chứng từ liên quan đến khoản thưởng, phụ cấp và thu nhập chịu thuế.

Những giấy tờ này giúp người lao động thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế hoặc cung cấp cho đơn vị mới khi cần thiết. Trong trường hợp làm việc tại nhiều công ty trong cùng một năm, việc lưu giữ đầy đủ chứng từ thuế sẽ giúp xác định chính xác nghĩa vụ thuế và tránh phát sinh sai sót khi quyết toán.

Người lao động nên lưu trữ bản cứng và bản điện tử của toàn bộ hồ sơ để thuận tiện cho việc đối chiếu, tra cứu và giải quyết các thủ tục pháp lý về sau.

Công ty không đưa quyết định thôi việc, không trả sổ BHXH… phải làm sao?

Đây là tình huống nhiều người lao động gặp phải sau khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc. Công ty im lặng, không cấp quyết định thôi việc, không chốt sổ bảo hiểm xã hội, hoặc đã chốt nhưng không trả lại. Kết quả là người lao động không thể nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, không rút được bảo hiểm xã hội một lần, và bị tắc toàn bộ quy trình chấm dứt hợp đồng lao động.

Theo Luật Lao động Việt Nam (khoản 3, Điều 48, Bộ luật Lao động 2019), người sử dụng lao động có nghĩa vụ pháp lý phải hoàn thành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm và trả lại toàn bộ giấy tờ bản gốc cho người lao động ngay khi hợp đồng lao động chấm dứt. Đây không phải ưu đãi — đây là nghĩa vụ bắt buộc có chế tài xử phạt.

Dưới đây là các bước người lao động cần thực hiện theo từng trường hợp cụ thể.

Trường hợp 1: Công ty không cấp quyết định thôi việc hoặc giấy tờ chứng minh chấm dứt hợp đồng

Quyết định thôi việc là một trong những giấy tờ cần xin khi nghỉ việc quan trọng nhất. Thiếu loại giấy tờ này, người lao động không thể hoàn thiện hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Trung tâm Dịch vụ việc làm. Tuy nhiên, theo khoản 2, Điều 16, Nghị định 28/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 61/2020/NĐ-CP), quyết định thôi việc chỉ là một trong nhiều giấy tờ nghỉ việc có giá trị tương đương.

Bước 1 – Yêu cầu bằng văn bản:

Gửi email hoặc công văn đến bộ phận quản trị nhân sự của công ty, nêu rõ yêu cầu cung cấp một trong các tài liệu sau:

• Quyết định thôi việc
• Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
• Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động (nếu hai bên đã ký)
• Giấy xác nhận của doanh nghiệp về việc chấm dứt hợp đồng lao động, ghi rõ: thông tin người lao động, loại hợp đồng đã ký kết hợp đồng lao động, lý do và ngày chấm dứt
• Hợp đồng lao động đã hết hạn kèm xác nhận của công ty

Lưu lại toàn bộ email, tin nhắn, hoặc biên bản làm việc. Đây là bằng chứng cần thiết nếu cần khiếu nại sau này.

Bước 2 – Khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động:

Nếu bộ phận nhân sự không phản hồi hoặc từ chối trong vòng 5–7 ngày làm việc, người lao động gửi văn bản khiếu nại chính thức đến người sử dụng lao động (giám đốc hoặc người đại diện pháp luật của công ty). Văn bản cần:

• Nêu rõ quyền lợi bị ảnh hưởng (không hưởng được trợ cấp thất nghiệp)
• Trích dẫn căn cứ pháp lý: khoản 3, Điều 48, Bộ luật Lao động 2019
• Yêu cầu cụ thể và thời hạn giải quyết (không quá 7 ngày)

Bước 3 – Khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội:

Nếu người sử dụng lao động không giải quyết hoặc giải quyết không thỏa đáng, người lao động tiến hành khiếu nại lần hai theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Hồ sơ khiếu nại cần chuẩn bị:

• Đơn khiếu nại (ghi rõ nội dung, thời gian, tên công ty, họ tên người đại diện)
• Bản sao hợp đồng lao động đã ký
• Bản sao biên bản bàn giao công việc (nếu có)
• Bằng chứng đã khiếu nại lần đầu nhưng không được giải quyết (email, văn bản gửi đi)

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

Lưu ý trong quản trị nhân sự: Đối với các vị trí có quyết định bổ nhiệm hoặc thủ tục thử việc chưa hoàn tất, công ty vẫn có nghĩa vụ cấp giấy tờ xác nhận chấm dứt quan hệ lao động theo đúng quy định pháp luật.

Trường hợp 2: Công ty không chốt sổ BHXH hoặc không trả lại sổ BHXH

Sổ bảo hiểm xã hội là tài sản của người lao động. Công ty không có quyền giữ lại sau khi hợp đồng lao động chấm dứt. Tình trạng này xảy ra trong hai trường hợp: công ty chưa chốt sổ với cơ quan BHXH, hoặc đã chốt nhưng không trả.

Mức xử phạt theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP được tóm tắt như sau:

Quy trình xử lý khi công ty không trả sổ BHXH:

Bước 1 – Kiểm tra tình trạng sổ:

Tra cứu trên ứng dụng VssID (ứng dụng BHXH Việt Nam) hoặc đến trực tiếp cơ quan BHXH cấp huyện/quận để xác nhận xem công ty đã chốt sổ chưa. Bước này giúp người lao động biết chính xác mình đang ở tình huống nào trước khi làm việc với công ty.

Bước 2 – Yêu cầu công ty chốt và trả sổ bằng văn bản:

Gửi yêu cầu chính thức đến bộ phận quản trị nhân sự, nêu rõ:

• Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động
• Yêu cầu chốt thời gian đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp
• Thời hạn hoàn thành (đề nghị không quá 5 ngày làm việc)
• Căn cứ pháp lý: điểm a, khoản 3, Điều 48, Bộ luật Lao động 2019

Bước 3 – Tố cáo đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội:

Nếu công ty không thực hiện, người lao động có quyền tố cáo hành vi vi phạm theo Nghị định 24/2018/NĐ-CP. Đây là công cụ pháp lý mạnh hơn khiếu nại. Hồ sơ tố cáo bao gồm:

• Đơn tố cáo ghi rõ hành vi vi phạm, thời gian, tên và địa chỉ công ty
• Bản sao hợp đồng lao động
• Bằng chứng yêu cầu công ty nhưng không được đáp ứng
• Bản sao CMND/CCCD

Nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi công ty đặt trụ sở hoặc gửi bưu điện có xác nhận.

Trường hợp 3: Công ty không thanh toán lương hoặc các khoản còn lại

Theo khoản 1, Điều 94, Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải thanh toán toàn bộ lương và các khoản tất toán lương trong vòng 14 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời hạn này có thể kéo dài đến 30 ngày.

Các khoản người lao động cần yêu cầu thanh toán đủ:

• Lương tháng làm việc cuối chưa được trả
• Tiền phép năm chưa nghỉ hết
• Trợ cấp thôi việc (nếu đã làm đủ 12 tháng trở lên)
• Các khoản thưởng hoặc phúc lợi đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động

Nếu công ty chậm thanh toán hoặc từ chối, người lao động thực hiện theo quy trình khiếu nại tương tự như Trường hợp 1. Đơn khiếu nại cần kèm theo chứng từ giấy tờ thuế và bảng lương để minh chứng số tiền còn thiếu. Đây cũng là giấy tờ cần xin khi nghỉ việc mà nhiều người lao động bỏ qua trong thủ tục nghỉ việc.

Một số câu hỏi về việc lấy giấy tờ, lấy sổ bảo hiểm xã hội sau khi nghỉ việc

Nghỉ việc rồi nhưng chưa nhận được sổ bảo hiểm xã hội phải làm sao?

Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động, chốt quá trình tham gia bảo hiểm và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

Nếu chưa nhận được sổ, người lao động nên thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Kiểm tra tình trạng chốt sổ BHXH
• Bước 2: Gửi yêu cầu bằng văn bản
• Bước 3: Liên hệ cơ quan BHXH
• Bước 4: Khiếu nại nếu doanh nghiệp chậm thực hiện

Người lao động không nên để việc nhận sổ BHXH kéo dài vì hồ sơ này liên quan trực tiếp đến quyền lợi bảo hiểm và hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp.

Có bắt buộc phải lấy quyết định thôi việc khi nghỉ việc không?

Quyết định thôi việc là một trong những giấy tờ quan trọng nhất khi nghỉ việc. Đây là căn cứ chứng minh quan hệ lao động đã chấm dứt hợp pháp giữa người lao động và doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp không ban hành quyết định thôi việc, người lao động nên đề nghị cấp văn bản xác nhận việc chấm dứt hợp đồng để thay thế.

Công ty giữ giấy tờ nghỉ việc đến khi hoàn tất bàn giao có đúng không?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp yêu cầu hoàn thành biên bản bàn giao trước khi trả hồ sơ nghỉ việc. Đây là hoạt động quản lý nội bộ nhằm xác nhận người lao động đã bàn giao tài sản, hồ sơ và công việc theo quy định.

Người lao động nên thực hiện:

– Hoàn tất bàn giao theo yêu cầu hợp lý.

– Ký biên bản bàn giao và lưu một bản sao.

– Đối chiếu các khoản công nợ, thiết bị được giao.

– Xác nhận ngày hoàn thành bàn giao với bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên, việc bàn giao không phải là lý do để doanh nghiệp giữ giấy tờ trong thời gian kéo dài hoặc từ chối trả hồ sơ thuộc quyền sở hữu của người lao động.

Nghỉ việc có cần lấy chứng từ thuế thu nhập cá nhân không?

Người lao động nên nhận đầy đủ chứng từ giấy tờ thuế trước khi nghỉ việc.

Các giấy tờ cần kiểm tra gồm:

– Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

– Xác nhận thu nhập trong năm.

– Hồ sơ quyết toán thuế (nếu doanh nghiệp thực hiện thay).

– Các chứng từ liên quan đến tiền thưởng và phụ cấp.

Những giấy tờ này giúp người lao động thực hiện quyết toán thuế hoặc cung cấp cho đơn vị mới khi cần thiết.

>>> Xem thêm: Hợp đồng điện tử là gì? 3 bước ký kết hợp đồng điện tử

Kết

Đừng quên theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM