5 Kiểu bố trí phòng họp phổ biến nhất

Phòng họp đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bố trí phòng họp đúng tiêu chuẩn với mục đích sử dụng có thể tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc họp, buổi thảo luận, và hội thảo. Cùng Sabay tìm hiểu về tiêu chuẩn bố trí phòng họp, các kiểu bố trí phòng họp phổ biến qua những chia sẻ ngay sau đây bạn nhé!

Tầm quan trọng của phòng họp đối với doanh nghiệp

Phòng họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Phòng họp cung cấp một môi trường thuận lợi cho giao tiếp trực tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Điều này giúp cải thiện sự hiểu biết, tương tác và sự hợp tác trong công việc. Một số công dụng thiết yếu của phòng họp mà bạn cần lưu ý như:

• Giao tiếp hiệu quả: Phòng họp tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Nhờ có không gian riêng tư và trang thiết bị hỗ trợ, các cuộc họp có thể diễn ra một cách hiệu quả, giúp trao đổi ý kiến, thông báo thông tin và đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới: Phòng họp cung cấp môi trường lý tưởng để thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới trong doanh nghiệp. Các cuộc họp sáng tạo có thể tạo ra ý tưởng mới, giải quyết vấn đề và phát triển các giải pháp tiên tiến.
• Xây dựng mối quan hệ: Phòng họp không chỉ là nơi để làm việc mà còn là không gian để xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Qua các cuộc họp, các thành viên có thể tương tác, chia sẻ thông tin và xây dựng sự đồng lòng và tin tưởng.
• Tăng cường hiệu suất làm việc: Sử dụng phòng họp đúng cách có thể tăng cường hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Các cuộc họp được tổ chức một cách có tổ chức và có mục tiêu sẽ giúp cải thiện tương tác, tăng sự tập trung và đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Một phòng họp tốt, trang thiết bị hiện đại và môi trường chuyên nghiệp góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và nhân viên.

>>> Xem thêm: Top 05 nhà sách nổi tiếng tại Tân Bình

Tiêu chuẩn bố trí phòng họp

Tiêu chuẩn về diện tích

Diện tích phòng họp là một trong những vấn đề mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm khi thiết kế và bố trí phòng họp. Tùy vào nhu cầu sử dụng, số lượng người dùng, doanh nghiệp có thể bố trí phòng họp với diện tích lớn hay nhỏ.

Diện tích của phòng họp phải đáp ứng đủ không gian cho số lượng người tham dự một cách thoải mái và thoáng đãng. Phòng họp nhỏ quá có thể gây cảm giác chật chội và không thoải mái, trong khi phòng họp quá lớn so với số người tham dự sẽ tạo cảm giác xa cách và không gắn kết.

Trên thực tế, các đơn vị thiết kế phòng họp thường chia không gian này thành 3 loại phòng: nhỏ, vừa và lớn với các tiêu chuẩn khác nhau. Bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn thiết kế từng loại phòng trong bảng dưới đây:

Tiêu chuẩn về nội thất

Nội thất phòng họp cần được thiết kế và chọn lựa một cách cẩn thận để tạo môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp. Nội thất phòng họp bao gồm các bàn, ghế, bảng trắng hoặc màn hình hiển thị, và các thiết bị liên quan khác. Các thành phần nội thất cần phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

• Mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu khi sử dụng;
• Đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất và hài hòa về mặt trang trí;
• Thể hiện thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp;
• Nội thất được sử dụng đúng với mục đích của không gian.

Để nội thất không gian đạt tiêu chuẩn kể trên, doanh nghiệp phải chú ý lựa chọn nội thất phù hợp với mục đích của mình. Sabay giợ ý một số cách lựa chọn nội thất mà bạn có thể tham khảo như:

• Kiểu dáng: tùy thuộc vào số lượng người tham dự, diện tích phòng họp, cách bố trí bàn ghế để chọn thiết bị có kiểu dạng phù hợp.
• Kích thước: kích thước bàn họp, ghế ngồi phải đảm bảo với số lượng người tham dự cuộc họp. Kích thước các vật dụng khác cũng phải phù hợp với không gian phòng họp.
• Chất liệu: bàn, ghế, vật dụng bên trong phòng họp cần sử dụng chất liệu thân thiện với người dùng và môi trường. Những vật dụng này cần có kiểu dáng, màu sắc hiện đại, thích hợp với tổng quan văn phòng của doanh nghiệp.
• Màu sắc nội thất: nội thất phải mang màu sắc nhẹ nhàng, gần gũi, vừa tạo cảm giác nghiêm túc, vừa hài hòa với không gian tổng thể.

Ví dụ kích thước tiêu chuẩn: Bàn họp nên cao 70 – 76cm, ghế cao 40 – 44cm, khoảng cách giữa bàn và ghế là 28 – 32cm, khoảng cách từ mặt đất đến gầm bàn là trên 52cm, chiều dài mặt ghế là 48 – 60cm. Mỗi ngăn tủ đựng tài liệu nên cao trên 22cm.

Tiêu chuẩn về âm thanh, ánh sáng

Phòng họp cần có hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt để đảm bảo rõ ràng và hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin và giao tiếp. Cụ thể:

• Về âm thanh: phòng họp nên trang bị đủ loa, micro, máy chiếu, màn hình led, tùy vào nhu cầu và mục đích của phòng họp. Các thiết bị âm thanh như loa phải bố trí ở phía trước hoặc phía sau phòng họp, đảm bảo ai cũng có thể nghe thấy. Chú ý vị trí đặt âm thanh cho đến vị trí ngồi của nhân viên, khoảng cách các thiết bị âm thanh và khoảng các so với tường vật lý.
• Về ánh sáng: Hệ thống máy chiếu, màn hình cần có kích thước đủ, đảm bảo tất cả mọi thành viên tham gia cuộc họp đều có thể nhìn thấy. Hệ thống ánh sáng được bố trí vừa đủ, nên kết hợp giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng từ đèn. Nếu phòng họp có nhiều cửa sổ, cần sử dụng rèm che để điều tiết ánh sáng cũng như tránh xao nhãng trong quá trình họp.

Tiêu chuẩn về cách âm

Phòng họp cần được cách âm tốt để tránh tiếng ồn từ bên ngoài và đảm bảo sự riêng tư và tập trung trong cuộc họp. Cách âm giúp giảm tiếng ồn xung quanh và ngăn chặn tiếng vọng trong phòng, tạo ra một môi trường yên tĩnh và tĩnh lặng. Điều này đặc biệt quan trọng khi các cuộc họp diễn ra trong môi trường ồn ào hoặc có nhiều hoạt động khác xung quanh.

Để đảm bảo cách âm phòng họp, doanh nghiệp có thể sử dụng các vật liệu cách âm chống ồn như trần thạch cao, vách ngăn cách âm bằng bông thủy tinh, cao su non, cách âm sàn, tường, trần,…

5 Kiểu bố trí phòng họp phổ biến nhất

Phòng họp theo kiểu nhà hát (Theater)

Trong kiểu bố trí phòng họp này, các ghế được sắp xếp như một nhà hát, tập trung về một hướng duy nhất. Đây là kiểu bố trí phổ biến cho các cuộc họp trình diễn, buổi thuyết trình hoặc diễn đàn. Người dùng ngồi trong các ghế không có bàn riêng và tập trung vào người phát ngôn hoặc trình diễn trên sân khấu.

Bố trí phòng họp theo kiểu nhà hát phù hợp với không gian phòng lớn, nơi thường xuyên tổ chức các hội nghị, hội thảo hoặc giới thiệu sản phẩm,…

Phòng họp theo kiểu chữ U

Kiểu bố trí phòng họp chữ U là kiểu bố trí thích hợp cho một không gian hội thảo hoặc thảo luận nội bộ.  Tất cả các thành viên tham gia sẽ cùng ngồi xung quanh bàn theo hình dạng chữ U, tạo ra sự giao tiếp và tương tác dễ dàng giữa các thành viên.

Đây là kiểu bố trí phòng họp phổ biến cho các cuộc họp nhỏ hoặc hội thảo nhóm. Thông thường, kiểu bố trí chữ U sẽ phù hợp với số lượng dưới 25 người, vừa đảm bảo về thẩm mỹ, vừa tránh xao lãng trong quá trình hội họp.

Với kiểu bố trí phòng họp hình chữ U, tất cả các thành viên tham dự cuộc họp sẽ có không gian tương tác tốt, không bị khuất tầm nhing và dễ dàng trong việc di chuyển.

Phòng họp theo kiểu lớp học

Phòng họp theo kiểu lớp học là một trong những kiểu bố trí phòng họp phổ biến tại các doanh nghiệp. Theo kiểu bố trí phòng họp này, các bàn và ghế được sắp xếp theo hàng ngang, tạo thành các dãy giống như phòng học.

Kiểu bố trí này thích hợp cho các cuộc họp đào tạo, buổi thuyết trình hoặc hội thảo với sự tập trung vào người trình bày. Mỗi người tham gia có một chỗ ngồi riêng và không có sự tương tác trực tiếp với nhau.

Kiểu sắp xếp bàn tròn

Theo kiểu bố trí phòng họp này, các bàn và ghế được sắp xếp thành một vòng tròn, tạo ra không gian trò chuyện và tương tác dễ dàng giữa các thành viên. Đây là kiểu bố trí phổ biến cho các cuộc họp nhóm, hội thảo tạo động và các cuộc thảo luận cần sự chia sẻ ý kiến và tương tác tích cực.

Những doanh nghiệp có diện tích nhỏ thường hay lựa chọn kiểu bố trí này, vừa đảm bảo tiết kiệm diện tích, vừa thích hợp với các cuộc họp nội bộ, cuộc hộ quy mô nhỏ.

Kiểu sắp xếp theo bàn tròn mang đến khả năng tương tác cao giữa các thành viên, không phân biệt cấp bậc. Các thành viên tham gia có thể dễ dàng trao đổi, nắm bắt thông tin và đóng góp ý kiến trong cuộc họp.

Kiểu sắp xếp hội trường

Kiểu sắp xếp hội trường phù hợp với những cuộc họp, hội thảo có quy mô lớn lên đến vài trăm người. Kiểu bố trí này được thiết kế đảm bảo độ thoáng nhất định, tạo không gian thoải mái cho người tham gia.

Với kiểu sắp xếp hội trường, bàn ghế được lựa chọn và bố trí sẽ có sự đồng nhất nhất định, đảm bảo cân bằng và hài hòa về mặt thiết kế.

Bên cạnh yếu tố không gian, kiểu sắp xếp hội trường còn cần chú ý nhiều hơn về âm thanh, ánh sáng. Dàn âm thanh và hệ thống ánh sáng cần đảm bảo cung cấp đủ cho tất cả các thành viên tham dự cuộc họp, mỗi người đều có thể nghe được tốt và thể hiện được tính tôn nghiêm trong những cuộc họp.

>>> Xem thêm: Gợi ý các cách đặt tên công ty hay

Kết luận

Việc bố trí phòng họp đúng tiêu chuẩn vừa đảm bảo không gian hội họp cho doanh nghiệp, vừa đóng góp vào hiệu quả làm việc và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên của Sabay sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình triển khai và bố trí phòng họp cho doanh nghiệp.

Với các công ty vừa và nhỏ chưa có khả năng khai thác phòng họp, dịch vụ phòng họp cho thuê là sự lựa chọn hợp lý, vừa tiết kiệm chi phí, vừa tối ưu không gian. Để tìm hiểu thêm về dịch vụ cho thuê phòng họp, quý khách hàng có nhu cầu có thể liên hệ hotline 093 179 1122 của Sabay.

SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA

Hotline: 093 179 1122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình, TP. HCM