Cách dự tính diện tích khi thuê văn phòng

Để tiết kiệm chi phí vận hành doanh nghiệp, thay vì tự mình sở hữu một tòa cao ốc, các doanh nghiệp có thể thuê văn phòng để hoạt động.

Làm thế nào để tính diện tích thuê văn phòng cho phù hợp? Cùng Sabay tham khảo các cách dự tính diện tích khi thuê văn phòng qua những chia sẻ dưới đây.

Vì sao cần dự tính diện tích thuê văn phòng

• Sử dụng diện tích văn phòng hợp lý, đúng diện tích: Bằng cách dự tính diện tích văn phòng, doanh nghiệp có thể liệt kê chi tiết từng không gian của văn phòng từ không gian làm việc chính, phòng họp, phòng giám đốc, khu vực ăn trưa và nghỉ ngơi. Từ đó bố trí không gian một cách hợp lý và tối ưu nhất.
• Tiết kiệm, tránh lãng phí: Khi dự tính diện tích thuê, doanh nghiệp sẽ biết cách tận dụng tối đa diện tích có thể sử dụng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể hạn chế tình trạng văn phòng thừa hoặc thiếu chỗ.
• Hỗ trợ hiệu quả cho việc thiết kế: Dựa vào bảng dự tính, những kiến trúc sư có thể tính toán, đưa ra phương án thiết kế chính xác. Hạn chế những sai sót trong thiết kế. Từ đó đẩy nhanh tốc độ hoàn thành dự án.
• Thiết kế không gian làm việc khoa học: Không gian làm việc được dự tính và thiết kế khoa học mang đến cho nhân viên cảm giác thoải mái khi làm việc. Đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.

Các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích thuê văn phòng

Để dự tính diện tích văn phòng cho thuê, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau đây: 

• Doanh nghiệp có bao nhiêu người, bao nhiêu người làm việc cố định, bao nhiều người thường xuyên làm việc bên ngoài?
• Công ty có họp thường xuyên hay không? Mỗi cuộc họp thường có bao nhiêu người?
• Có bao nhiêu vị trí lãnh đạo, các lãnh đạo có cần phòng riêng hay không?
• Công ty có tổ chức các buổi training, huấn luyện nhân viên hay không?
• Công ty có thường xuyên gặp gõ đối tác, khách hàng tại văn phòng không?

>>> Xem thêm: So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng ảo Sài Gòn

Tiêu chuẩn tính diện tích thuê văn phòng

Dưới đây, Sabay đề xuất cho bạn một số tiêu chuẩn để tính diện tích văn phòng:

• Nhân viên có chỗ ngồi cố định: những nhân viên làm việc liên tục tại bàn làm việc của mình trên 60% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ là tối đa 4.5m2
• Nhân viên vị trí linh hoạt: những nhân viên làm việc tại bạn làm việc với thời gian khoảng 40% trong ngày, tiêu chuẩn diện tích cho họ tối đa 3.0m2
• Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định: những nhân viên đảm nhiệm các vị trí làm việc tại hiện trường, tại xưởng thưởng không có chỗ ngồi cố định. Họ chỉ có mặt tại văn phòng khi có cuộc họp hoặc cần trao đổi dự án với đồng nghiệp. Diện tích văn phòng tiêu chuẩn cho họ là tối đa 1.5m2

• Bên cạnh các cách tính trên, còn có một cách tính nữa là tính thể tích không gian văn phòng trung bình của mỗi người. Tiêu chuẩn này áp dụng chung chứ không chia theo cấp bậc và vị trí. Theo đó, mỗi người cần khoảng 10m3 – 11m3 không gian.
• Như thế, với mỗi văn phòng cao 3m, mỗi nhân viên sẽ có một khoảng diện tích trung bình 3.3m2 – 3.7m2. Văn phòng nào có trần cao hơn thì diện tích sẽ nhỏ hơn.
• Đối với các cấp lãnh đạo, văn phòng của họ thường lớn hơn so với văn phòng của nhân viên. Diện tích văn phòng dành cho các giám đốc hoặc phó giám đốc dao dao động tư 25m2. Văn phòng dành cho các cấp quản lý dao động từ 10-18m2. Thông thường, các cấp quản lý trở lên đều có văn phòng riêng, để tiện tra đổi với đối tác hoặc khách hàng.

Tuy nhiên, hiện nay các văn phòng được thiết kế phổ biến theo cách văn phòng mở. Các cấp quản lý thường ngồi bên ngoài với nhân viên để tiện trao đổi và giám sát. Tình trạng này thường dễ gặp tại các công ty với thành lập hoặc các startup.

Cách tính diện tích văn phòng

Đo theo tim tường và vách bao văn phòng

Diện tích tim tường của tòa nhà văn phòng bao gồm: tường bao, vách ngăn, cột sàn, hộp kỹ thuật.

Đo diện tích tim tường chính là tính khoảng cách từ tim đến các bộ phận này.

Đo thông thủy, tính lòng văn phòng

Đo thông thỷ là cách tính từ hai mặt đối diện của kết cấu công trình. Diện tích thông thủy hay còn gọi là diện tích lọt lòng. Diện tích này tính trên mặt bằng, đã trừ đi độ dày của tường, vách, cột, thậm chí cả độ dày của lớp trát tường.

Các loại diện tích văn phòng cho thuê có diện tích net sẽ được đo bằng phương pháp đo thông thủy.

Chiều cao thông thủy tính từ bề mặt sàn cho đến dưới bề mặt tường trần. Nếu không có trần, diện tích đo sẽ là từ bề mặt sàn đến dưới bề mặt dầm, kết cấu chịu lực của văn phòng.

Chiều rộng thông thủy là khoảng cách giữa 2 bề mặt tường đối diện. Không tính lớp trát tường. Hoặc khoảng cách giữa bề mặt cột nếu có cột.

Một kích thước nữa là kích thước thông thủy của cửa sổ, cửa ra vào. Nó được tính là kích thước của các ô lọt sáng. Tức là phần kính mà ánh sáng có thể đi qua.

Đo từ mép ngoài của tưởng và vách bao văn phòng

Đo từ mép ngoài của tường, về thực chất giống đo thông thủy. Tuy nhiên nếu đo thông thủy không tính lớp trát thì đo mép ngoài lại tính cả bề mặt này (tính theo diện tích xây dựng).

Vì vậy, diện tích đo thông thủy ít hơn so ới diện tích đo mép tường từ 3-5%.

Tùy vào ưu nhược điểm của từng loại văn phòng, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp đo diện tích văn phòng kể trên. Một vài phép so sánh giữa các phương pháp như sau:

• Đo theo tim tường, số lượng m2 của văn phòng có thể nhiều hơn so với đo thông thủy.
• Trong 3 cách kể trên, phương pháp đo thông thủy là phương pháp quy ra số diện tích ít hơn.
• Để bù lại sự chênh lệch giữa 3 phương pháp trên, chủ tòa nhà có thể điều chỉnh chi phí cho từng mét vuông sàn.
• Giá thuê văn phòng khi đo bằng phương pháp thông thủy sẽ cao hơn so với giá văn phòng khi đo bằng phương pháp đo tim tường.

Mức giá thuê văn phòng được tính theo diện tích cho thuê sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc đàm phán hợp đồng giữa các bên. Do đó, khi tìm thuê văn phòng, doanh nghiệp cần đo diện tích văn phòng và cân nhắc đàm phán hợp lý để có lợi cho mình.

>>> Xem thêm: Cách tính tiền điện khi thuê văn phòng

Cách tính diện tích phòng họp

Ngoài không gian chung và phòng làm việc dành cho cấp quản lý, phòng họp cũng là không gian cần tính toán.

Khi thiết kế phòng họp, diện tích căn phòng không được quá nhỏ hoặc quá lớn. Tránh tình trạng không đủ chỗ hoặc có quá nhiều chỗ ngồi. Một số tiêu chuẩn khi thiết kế phòng họp như:

• Diện tích phòng họp dành cho 4 người dao động từ 7 – 8m2
• Diện tích phòng họp dành cho 8 người dao động từ 15m2
• Đối với phòng họp cho 12 người, diện tích cần rộng 20m2
• Các phòng họp 20 người trở lên, diện tích cần thiết kế ở mức 40m2

Nếu công ty không thường xuyên tổ chức các cuộc họp, bạn có thể tính toán cắt giảm khoản phi này để tiết kiệm chi phí. Thay vào đó, bạn có thể thuê phòng họp bên ngoài theo giờ.

>> Xem thêm: Thuê văn phòng cần đặt cọc bao nhiêu?

Kết luận

Tùy vào nhu cầu và định hướng lâu dài của doanh nghiệp, bạn có thể thuê văn phòng với diện tích phù hợp. Tại Sabay, chúng tôi có cung cấp đa dạng các loại hình văn phòng từ văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo với nhiều diện tích khác nhau. Đảm bảo phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp từ start – up đến tập đoàn lớn.

Để tìm được văn phòng phù hợp, liên hệ ngay với hotline 0931791122 để được chuyên viên Sabay tư vấn.

——————————————————

Địa chỉ: SABAY BUILDING

Hotline: 0931791122

Trụ sở: 05 Cửu Long, phường 2, quận Tân Bình, TP. HCM