Cách tính tiền điện khi thuê văn phòng

Trong số các khoản phí khi thuê văn phòng, khoản chi tiền điện là khoản chi được ưu tiên hàng đầu. Mỗi đơn vị cho thuê văn phòng sẽ có cách tính tiền điện khác nhau. Để tìm hiểu vấn đề tiền điện khi thuê văn phòng, cùng Sabay tìm hiểu qua những chia sẻ sau.

Bảng giá tiền điện khi thuê văn phòng hiện nay

Hiện nay, các tòa nhà văn phòng đều tính giá thuê trên diện tích, phí dịch vụ cùng phí điện nước đối với văn phòng truyền thống. Các doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo thì thường miễn phí điện nước đối với văn phòng cho thuê. Ngoài ra, đối với các dạng văn phòng khác, khách thuê phải chi trả phí sử dụng phòng họp cũng như những chi phí khác. Khoản phí quan trọng cần lưu ý chính là tiền điện khi thuê văn phòng.

Tại mỗi văn phòng, tòa nhà, ban quản lý sẽ gắn riêng một công tơ điện. Công tơ này sẽ tính lượng điện mà công ty sử dụng, từ đó quy ra tiền điện hằng tháng.

Công thức tính tiền điện cụ thể: lượng điện tiêu thụ x đơn giá điện trên hợp đồng. 

Bản giá bản lẻ điện hiện nay:

Bên cạnh các tòa nhà sử dụng bảng giá điện của nhà nước, có một số tòa nhà quy định giá điện riêng. Giá điện này dao động từ 3.500đ/kWh đến 4.500đ/kWh.

Ngoài ra, giá điện không hoàn toàn phụ thuộc vào phân hạng của tòa nhà. Tòa nhà hạng A hay B hay C nhiều khi đều sử dụng một giá điện như nhau.

>>> Xem thêm: Gợi ý những món quà tặng nhân dịp 20/10

Trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng lắp công tơ riêng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Trong trường hợp này, khi có nhu cầu lắp công tơ riêng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam, nhân viên của Tập đoàn Điện lực Việt Nam sẽ đến văn phòng để khảo sát trực tiếp nhằm áp giá tiền điện phù hợp với quy định pháp luật và ký hợp đồng mua điện với doanh nghiệp thuê văn phòng.

Trong trường hợp thuê văn phòng với mục đích kinh doanh, phần lớn sẽ được áp Giá bán lẻ điện cho kinh doanh, cụ thể:

Lưu ý: Trong trường hợp, doanh nghiệp thuê văn phòng và chủ nhà tự lắp công tơ riêng mà không theo quy định của Tập đoàn Điện lực Việt Nam thì giá tiền điện có thể sẽ không theo bảng trên.

Trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng không lắp công tơ riêng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam

Trường hợp chủ nhà có giấy phép bán lẻ điện

Nếu chủ nhà có giấy phép bán lẻ điện, giá tiền điện cho thuê văn phòng sẽ được áp giá bán lẻ điện cho kinh doanh. Hoạt động bán lẻ này sẽ chịu sự quản lý của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.

Trường hợp chủ nhà không có giấy phép bán lẻ điện

Trong trường hợp này, pháp luật chưa có quy định cụ thể. Khi chủ nhà không có giấy phép bán lẻ điện, giá điện khi thuê văn phòng sẽ do hai bên thuê và cho thuê tự thỏa thuận.

Do đó, các doanh nghiệp khi thuê văn phòng cần có văn bản thỏa thuận rõ ràng.

>>> Xem thêm: Mô hình Hybrid work và những điều cần biết

Lưu ý khi hạch toán tiền điện cho thuê văn phòng

Cách tính tiền điện khi thuê văn phòng

Thông thường, trong hợp đồng cho thuê văn phòng sẽ ghi rõ giá tiền điện trên một chữ điện cụ thể. Khi dã ký kết hợp đồng, bên cho thuê sẽ gắn 1 công tơ điện dành cho mỗi công ty. Vì thế, doanh nghiệp thuê văn phòng cần quan tâm và thỏa thuận rõ ràng cách tính chữ điện trước khi thuê văn phòng.

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên chọn những văn phòng cho thuê với mức tiền điện được áp dụng theo quy định của nhà nước. Điều này sẽ tránh tình trạng phí độn lên khi sử dụng giá điện riêng của chủ văn phòng cho thuê. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng khi ký kết hợp đồng.

Tuy nhiên, giá tiền định văn phòng ở trên hợp đồng cũng có sự thay đổi do giá tiền điện chung thay đổi, nên một số tòa nhà cho thuê văn phòng thường sẽ cộng trừ % hao hụt trên đơn giá tiền điện. Còn một số tòa nhỏ có thể tính theo đơn giá điện nhà nước.

Cách thức tính giá điện nước

Thông thường, tiền nước khi thuê văn phòng sẽ tình luôn vào chi phí chung trên giá thuê.

Tuy nhiên, một số công ty hoạt động các ngành nghề liên quan đến việc sử dụng nước nhiều hoặc có hệ thống thải thì tòa nhà phải gắn đồng hồ nước riêng. Đồng thời, tòa nhà phải đi đường ống dẫn nước và xả thải riêng.

Trong trường hợp này, tiền nước = lượng nước tiêu thụ * đơn giá tiền nước.

Quan tâm đến số công tơ điện

Khi mới bắt đầu làm việc, bên thuê cần chốt các chỉ số liên quan đến công tơ điện và nước tại văn phòng. Điều này sẽ giúp bạn tránh tình trạng bị tính thêm chi phí giá điện do khách hàng trước đã sử dụng. Hạn chế gây tranh cãi không đáng có giữa các bên trong việc tính tiền điện khi thuê văn phòng.

Kiểm tra công cơ điện thường xuyên

Những công tơ điện sử dụng lâu ngày sẽ dễ xảy ra tình trạng sai số chữ điện. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra việc vận hành của các công ty. Tránh mất tiền oan khi công tơ chạy sai.

>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cao tầng

Chi phí tiền điện có phải xuất hóa đơn không?

Hóa đơn điện nước mang tên bên cho thuê, tuy nhiên, tiền điện nước sẽ do bên đi thuê chi trả. Nếu đưa hóa đơn điện nước này cho bên đi thuê thì bên đi thuê không được tính chi phí, không thể khấu trừ VAT vì tên trên hóa đơn là của chủ cho thuê.

Để bên đi thuê có chứng từ hạch toán hợp pháp, bên cho thuê phải thực hiện xuất hóa đơn cho bên đi thuê. Trong đó:

• Số tiền trong hóa đơn phải bằng chính xác số tiền mà nhà cung cấp điện đã thu của bên cho thuê.
• Nội dung hóa đơn phải có đầy đủ thông tin “thu lại tiền điện của kỳ phát sinh từ ngày…đến ngày….Số tiền trên hóa đơn sẽ tương ứng với lượng điện mà bên thuê đã tiêu thụ.
• Hóa đơn ghi đầy đủ tiền chưa thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng cộng thanh toán.

Chi phí điện có phải nộp thuế không?

Vì hóa đơn mà nhà cung cấp điện, nước xuất mang tên bên cho thuê. Sau đó bên cho thuê xuất lại cho bên đi thuê với thông tin bên bán là bên cho thuê, bên mua là bên đi thuê. Nên trường hợp này bên cho thuê thực hiện kê khai thuế bình thường.

Note: Khác với trường hợp thu, chi hộ mà hóa đơn chi hộ lại mang tên bên đi thuê. Ví dụ: Nhà cung cấp điện, nước xuất hóa đơn cho bên đi thuê (hóa đơn mang tên bên đi thuê), nhưng bên cho thuê lại chi hộ khoản tiền này cho bên đi thuê. Thì trường hợp này bên cho thuê không phải kê khai, tính thuế GTGT cũng như thuế TNDN của hoạt động thu, chi hộ này.

Do đó khi hóa đơn điện mang tên bên cho thuê, và bên cho thuê thu, chi hộ khoản này thì hóa đơn này phải đơn kê khai và nộp thuế.

Kết luận

Qua những chia sẻ trên, Sabay hy vọng bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về các vấn đề liên quan đến tiền điện khi thuê văn phòng. Theo dõi Sabay để cập nhật những tin tức về văn phòng hữu ích mỗi ngày bạn nhé!

 Địa chỉ: SABAY BUILDING

 Hotline: 0931791122

Trụ sở: 99 Cộng Hòa, phường 4, quận Tân Bình