Trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đã chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử để tối ưu quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự. Tuy nhiên, không ít người vẫn băn khoăn hợp đồng lao động điện tử là gì, có giá trị pháp lý hay không và cần đáp ứng những điều kiện nào để được pháp luật công nhận.
Hợp đồng lao động điện tử là gì? Nguyên tắc tham gia hợp đồng như thế nào? Chủ thể ra sao? Mời quý độc giả cùng theo dõi với Sabay nhé!
Hợp đồng lao động điện tử là gì?
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, ký kết, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử. Theo quy định của pháp luật Việt Nam, loại hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về Giao dịch điện tử, nội dung hợp đồng và phương thức xác thực theo quy định hiện hành.
Từ 01/7/2026, việc ký hợp đồng lao động điện tử tiếp tục được thực hiện theo Bộ luật Lao động 2019, Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử. Các quy định này tạo hành lang pháp lý rõ ràng để doanh nghiệp và người lao động thực hiện giao kết hợp đồng trên môi trường số, giảm thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Căn cứ pháp lý về hợp đồng lao động điện tử
Hiện nay, quy định về hợp đồng lao động điện tử được xây dựng dựa trên các văn bản pháp luật sau:
- Bộ luật Lao động 2019, quy định hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu.
- Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu và phương thức xác thực trong giao dịch điện tử.
- Nghị định 337 về hợp đồng lao động điện tử, hướng dẫn việc giao kết, thực hiện và quản lý hợp đồng lao động điện tử.
- Các văn bản hướng dẫn của BỘ Lao động – Thương binh và Xã hội và cơ quan có thẩm quyền.
Những quy định này giúp bảo đảm tính hợp pháp của hợp đồng khi được ký và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý không?
Câu trả lời là có.
Theo quy định hiện hành, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực pháp lý như hợp đồng bằng văn bản nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về:
- Nội dung hợp đồng đúng quy định của Bộ luật Lao động.
- Được tạo lập dưới dạng Thông điệp dữ liệu.
- Có phương thức xác thực phù hợp, chẳng hạn sử dụng Chữ ký số hoặc hình thức xác thực điện tử được pháp luật công nhận.
- Có thể truy cập, lưu trữ và sử dụng khi cần đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp và người lao động không bắt buộc phải ký trên giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện của pháp luật.
Nguyên tắc tham gia hợp đồng lao động điện tử
Theo Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ một số nguyên tắc nhằm bảo đảm tính hợp pháp, an toàn và giá trị pháp lý của hợp đồng. Đây là cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thực hiện ký hợp đồng lao động điện tử đúng quy định.
Cụ thể, các nguyên tắc gồm:
- Tuân thủ quy định của pháp luật. Việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử phải phù hợp với quy định của pháp luật về lao động, giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP.
- Bảo đảm việc gửi và nhận hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Sau khi được ký kết, hợp đồng phải được gửi đến cả người sử dụng lao động và người lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử mà hai bên đã thống nhất. Điều này giúp các bên dễ dàng lưu trữ, tra cứu và sử dụng hợp đồng khi cần.
- Khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử trong quản trị nhân sự. Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp thay thế hợp đồng giấy bằng hợp đồng lao động điện tử trong hoạt động quản lý nhân sự cũng như khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến lao động. Việc áp dụng hình thức điện tử góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, giảm chi phí in ấn, lưu trữ và nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ.
Chủ thể tham gia hoạt động giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử
Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hoạt động giao kết hợp đồng lao động điện tử có sự tham gia của nhiều chủ thể nhằm bảo đảm quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng đúng quy định của pháp luật. Mỗi chủ thể đều có vai trò và trách nhiệm riêng trong việc tạo lập, xác thực, lưu trữ và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
Các chủ thể chính gồm:
Người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ kinh doanh hoặc cá nhân có thuê mướn lao động theo quy định.
Khi ký hợp đồng lao động điện tử, người sử dụng lao động có trách nhiệm:
- Soạn thảo hợp đồng đúng quy định.
- Gửi hợp đồng cho người lao động dưới dạng Thông điệp dữ liệu.
- Thực hiện ký bằng Chữ ký số hoặc phương thức xác thực hợp pháp.
- Lưu trữ hợp đồng theo quy định về Giao dịch điện tử.
Người lao động
Người lao động là bên trực tiếp giao kết hợp đồng với người sử dụng lao động.
Trước khi ký, người lao động cần kiểm tra nội dung hợp đồng, xác nhận thông tin cá nhân và thực hiện ký bằng phương thức xác thực đã thỏa thuận. Sau khi hoàn tất, người lao động có quyền nhận và lưu giữ một bản hợp đồng lao động điện tử.
Tổ chức cung cấp dịch vụ
Các tổ chức cung cấp nền tảng hợp đồng lao động điện tử, Chữ ký số và dịch vụ xác thực điện tử hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình ký kết, gửi, nhận và lưu trữ hợp đồng. Đây là chủ thể giúp bảo đảm tính toàn vẹn và giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử.
Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử giữa doanh nghiệp và người lao động
Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, để giao kết hợp đồng lao động điện tử hợp pháp, doanh nghiệp và người lao động phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về giấy tờ xác minh danh tính và phương thức xác thực điện tử.
Cụ thể, các điều kiện gồm:
Đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân
Các bên phải có giấy tờ tùy thân còn hiệu lực để xác minh danh tính, bao gồm:
- Thẻ Căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước.
- Căn cước điện tử hoặc Giấy chứng nhận căn cước.
- Tài khoản định danh điện tử mức độ 2 (VNeID mức 2).
- Hộ chiếu còn thời hạn.
Đối với người nước ngoài, cần có thêm thị thực nhập cảnh còn hiệu lực hoặc giấy tờ chứng minh thuộc diện được miễn thị thực theo quy định.
Đối với người sử dụng lao động là tổ chức
Nếu người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh thì phải có:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc giấy tờ thành lập hợp pháp khác.
- Giấy tờ chứng minh tư cách của người đại diện theo pháp luật.
- Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện theo pháp luật theo quy định hiện hành.
Có chữ ký số và dấu thời gian
Khi ký hợp đồng lao động điện tử, các bên phải sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian (Timestamp) theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đây là căn cứ để xác thực người ký, thời điểm ký và bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng.
Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Để hợp đồng phát sinh hiệu lực, các bên cần đáp ứng đầy đủ điều kiện về chủ thể, nội dung, hình thức và phương thức xác thực theo quy định. Đồng thời, hợp đồng phải được tạo lập và lưu trữ dưới dạng Thông điệp dữ liệu trên hệ thống điện tử.
Khi nào hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực?
Theo quy định của pháp luật, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực trong các trường hợp sau:
- Theo thời điểm do hai bên thỏa thuận trong hợp đồng.
- Kể từ thời điểm các bên hoàn tất việc ký kết, nếu hợp đồng không quy định thời điểm có hiệu lực khác.
Sau khi hợp đồng có hiệu lực, doanh nghiệp và người lao động phải thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ đã cam kết.
Điều kiện để hợp đồng có giá trị pháp lý
Để hợp đồng lao động điện tử được công nhận, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Nội dung phù hợp với quy định của Bộ luật Lao động 2019.
- Được lập dưới dạng Thông điệp dữ liệu theo quy định về Giao dịch điện tử.
- Có Chữ ký số hoặc phương thức xác thực điện tử hợp pháp.
- Có thể lưu trữ, truy cập và sử dụng khi cần đối chiếu hoặc giải quyết tranh chấp.
Nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy.
Khi nào hợp đồng lao động điện tử không có hiệu lực?
Trong một số trường hợp, hợp đồng lao động điện tử có thể bị tuyên vô hiệu theo quy định của pháp luật, chẳng hạn:
- Người ký không có thẩm quyền hoặc không đủ năng lực giao kết.
- Nội dung hợp đồng trái quy định của pháp luật lao động.
- Việc giao kết không bảo đảm nguyên tắc tự nguyện.
- Hợp đồng không đáp ứng yêu cầu về xác thực hoặc không được lập đúng quy định của pháp luật về Giao dịch điện tử.
Khi hợp đồng bị tuyên vô hiệu, quyền và nghĩa vụ của các bên sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.
>>> Xem thêm: Từ 01/7/2026: 3 điểm mới về chế độ thai sản mà người lao động cần biết
Mẫu hợp đồng lao động điện tử mới nhất hiện nay
Hiện nay, pháp luật Việt Nam không quy định một mẫu hợp đồng lao động điện tử thống nhất, bắt buộc áp dụng. Doanh nghiệp và người lao động có thể chủ động xây dựng hoặc tham khảo các mẫu hợp đồng lao động điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Tuy nhiên, nội dung hợp đồng phải đáp ứng đầy đủ các quy định của Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan, đồng thời bảo đảm các điều khoản bắt buộc theo quy định của pháp luật.
Kết
Hợp đồng lao động điện tử là giải pháp phù hợp với xu hướng số hóa trong quản trị nhân sự và được pháp luật Việt Nam công nhận nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về nội dung, hình thức và phương thức xác thực.
Việc nắm rõ quy định về giao kết, hiệu lực và sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp triển khai đúng quy định, đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Trước khi áp dụng, doanh nghiệp nên lựa chọn nền tảng ký kết uy tín và thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật mới để bảo đảm quá trình giao kết hợp đồng diễn ra an toàn, minh bạch và đúng quy định.
Theo dõi Sabay để cập nhật các tin tức hữu ích bạn nhé!
SABAY – ĐỒNG HÀNH BAY XA
Hotline: 093 179 1122
Trụ sở: 99 Cộng Hòa, P. Tân Sơn Nhất, TP. HCM
