5 sai lầm khi quản lý tài chính của doanh nghiệp nhỏ

Là doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, các vấn đề liên quan đến quản lý tài chính là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm. Cùng Sabay điểm qua 5 sai lầm khi quản lý tài chính mà doanh nghiệp nhỏ thường dễ mắc phải.

Quản lý tài chính là gì?

Quản lý tài chính doanh nghiệp (Financial Management) là việc phân tích các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và lên kế hoạch kinh doanh một cách hiệu quả.

Quản lý tài chính của doanh nghiệp bao gồm kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn và quản lý vốn hiệu quả. Đây là một trong những công việc quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng tối đa hóa lợi nhuận và sự phát triển của doanh nghiệp.

Quản lý tài chính và tài chính kế toán là hai hoạt động liên quan chặt chẽ với nhau, thể hiện trong việc quản lý các báo cáo về tài chính của doanh nghiệp. Khi quản lý tài chính cần áp dụng các nguyên tắc quản lý chung cho các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Cách tính tiền điện khi thuê văn phòng

Sai lầm khi quản lý tài chính cho doanh nghiệp nhỏ

1. Chưa kiểm soát được tăng trưởng

Một công ty kinh doanh dịch vụ chăm sóc da thử nghiệm quảng cáo Google Ads để gia tăng doanh số. Tháng đầu tiên, chiến dịch quảng cáo mang lại hiệu quả vượt bậc, giúp công ty lấy lại vốn rất nhanh. Nhìn thấy tiềm năng tăng trưởng, người điều hành quyết định chi thêm gấp 5 lần cho quảng cáo và dự đoán doanh thu thu về cũng tăng gấp 5 lần.

Tuy nhiên kết quả đấy không xảy ra. Dù chi khá nhiều tiền cho quảng cáo những doanh số mang lại không đáng kể. Việc chi tiêu không hiệu quả này đã đem đến lỗ hổng trong tài chính của công ty, dẫn đến tình trạng doanh nghiệp phải vay vốn để hoạt động trong thời gian qua.

Những doanh nghiệp nhỏ hoặc Startup mới thành lập thường mang tâm lý phải thành công. Việc ép buộc kinh doanh tăng trưởng là điều luôn xảy ra tại các công ty nhỏ. Tăng trưởng là tốt, nhưng doanh nghiệp phải nhìn nhận từ nhiều phía: Liệu con số tăng tưởng đưa ra đã hợp lý chưa? Có thể đạt được hay không? 

Đây là trách nhiệm mang tính hoạch định chiến lược, khá quan trọng với bộ phận quản trị tài chính của doanh nghiệp.

2. Tập trung quá nhiều chi phí tìm khách hàng mới

Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, những kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới lúc nào cũng phải cân nhắc. Có hai số liệu để xác định liệu khách hàng này có mang lại lợi nhuận mà doanh nghiệp đã dự đoán hay không, đó là:

• Chi phí nhận được: là số tiền mà khách hàng chi trả sản phẩm.
• Giá trị lâu dài: là tổng doanh thu mà khách hàng bỏ ra trong thời gian dài.

Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng giá trị lâu dài phải lớn hơn chi phí nhận được. Điều đó có nghĩa là việc doanh nghiệp có khách hàng trung thành sẽ tốt hơn là khách hàng “tạm thời”. Bằng cách này, giám đốc tài chính hay lãnh đạo sẽ nắm rõ hơn dòng tiền của công ty.

Việc chi quá nhiều vào việc bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ có được lợi nhuận nhưng rất thấp. CFO cần suy xét chi phí nào cần chi, cái nào cần tinh lược. Bởi ngoài ra còn phải chi ra nhiều thứ khác như: tiền lương của nhân viên, tiền thuê văn phòng, tiền điện, tiền internet,…

Nếu không làm tốt điều này, việc mất cân đối thu – chi sẽ ảnh hưởng dần dần tới bảng tài chính doanh nghiệp.

3. Tính toán lợi nhuận không chính xác

Một doanh nghiệp chuyên kinh doanh đồ chơi trẻ em khi bán sản phẩm ra thị trường với giá cao hơn giá gốc 30-40%, thế nhưng khi chuẩn bị bảng cân đối cuối năm mới nhận ra bị lỗ.

Xảy ra tình trạng này là bởi doanh nghiệp đó đã không xem xét chi phí chênh lệch gồm: phí giao dịch, phí vận chuyển (thay đổi theo từng đơn đặt hàng), chi phí lưu kho và quan trọng nhất – chi phí lợi nhuận.

Không chỉ doanh nghiệp trên mà đa số các doanh nghiệp cảm thấy rằng họ sẽ nhận lại khá nhiều tiền lãi trong giao dịch nhưng thực tế họ phải chi trả quá nhiều chi phí xung quanh mà không kiểm soát trước.

Chính vì thế, dự đoán những chi phí sẽ phát sinh là cách làm thông minh sẽ giúp doanh nghiệp định hình giá bán ổn định hơn khi tới tay người tiêu dùng.

4. Chưa kiểm soát được vấn đề thanh toán chậm

Việc khách hàng chậm chi trả hay nợ tiền, dù số tiền không nhỏ nhưng cũng đủ gây trở ngại không ít tới doanh nghiệp, nhất là những công ty làm việc với nhà cung cấp.

Bởi không phải nhà cung cấp nào cũng đủ thời gian chờ đợi khoản tiền cần thanh toán, điều này sẽ ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp và có thể trong tương lai họ không hợp tác cùng.

Cách tốt nhất, doanh nghiệp nên thường xuyên giải quyết thanh toán trong phạm vi khoảng 3 tháng. Điều đó có nghĩa nếu không thanh toán hoặc chậm chi trả trên 3 tháng thì có thể cản trở nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh.

5. Quản lý tài chính – thuế không đúng cách

Thuế là tiền phạt để làm tốt, nghe có vẻ buồn cười nhưng đó là sự thật. Thuế không chỉ là nghĩa vụ mà buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện dù có muốn hay không mà còn phải thanh toán đúng thời hạn.

Bất cứ khi nào doanh nghiệp nào bỏ lỡ thời hạn đóng thuế, nó có thể sẽ ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh doanh nghiệp. Do đó, phải tính toán chính xác thuế trong kế hoạch tài chính.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xác định thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo, khoản tiền này sẽ phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính do Bộ Tài chính quy định trong bộ luật ban hành.

Ngoài ra, sự thay đổi đột ngột về thuế cũng có thể ảnh hưởng đến tài chính. Ví dụ như tỷ giá thuế luôn thay đổi từ 12% lên 12,36% và sau đó lên 15% chỉ trong thời gian ngắn, buộc doanh nghiệp phải “trở tay” nhanh chóng để xác định khung giá vào sản phẩm/ dịch vụ của tổ chức mình.

Vì vậy, cần có kế hoạch bổ trợ cho những phát sinh đột ngột trên, nhà quản trị phải luôn cập nhật thông tin và phổ biến lại nhân viên để có thể cân chỉnh chính xác nguồn chi tiêu hợp lý.

>> Xem thêm: 5 bước đăng ký thành lập doanh nghiệp

Những lưu ý khi quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ

Tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý tài chính thường chưa được xem trọng. Một phần là do chủ doanh nghiệp có quá nhiều công việc cần quan tâm, một phần là do họ không có kỹ năng, thời gian để quản lý tài chính.

Để doanh nghiệp quản lý hiệu quả các nguồn tài chính, chủ doanh nghiệp cần tham khảo những cách cơ bản sau:

• Tham gia một lớp kế toán cơ bản trước khi bắt đầu kinh doanh. Dù có sẵn đội ngũ nhân viên kế toán thì chủ doanh nghiệp cũng phải có kiến thức trong việc quản lý sổ sách của công ty.
• Đầu tư vào các thiết bị và ứng dụng công nghệ để quản lý tài chính tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
• Chủ doanh nghiệp có thể theo dõi và thực hiện những công việc liên quan đến kế toán trong giai đoạn đầu, khi việc quản lý tài chính chưa nhiều và chưa gặp khó khăn.
• Ngay từ đầu, chủ doanh nghiệp nên thiết lập các biện pháp chống gian lận trong việc quản lý tài chính. Những biện pháp này bao gồm việc thiết lập chính sách kiểm tra và kiểm soát tài chính nội bộ.
• Quy định thời gian báo cáo chi tiêu dòng tiền hằng tháng, hằng quý thường xuyên và đúng hạn.
• Tách riêng tài khoản cá nhân và tài khoản dùng để kinh doanh để minh bạch và tránh lẫn lộn khi sử dụng dòng tiền.

>>> Xem thêm: 6 điều cần làm khi chuyển văn phòng

Kết luận

Kiểm soát hiệu quả các sai lầm trên, doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển theo hướng bền vững. Tin rằng, doanh nghiệp nhỏ sẽ có những ngày thành công không xa. Theo dõi Sabay để cập nhật những kiến thức mới bạn nhé!

 Địa chỉ: SABAY BUILDING

 Hotline: 0931791122